Bảng Kanban là một số mẫu cộng tác linh hoạt và phổ biến nhất được sử dụng tại nơi làm việc. Nếu bạn chưa quen với cộng tác trực quan thì đây là nơi tuyệt vời để bắt đầu và cũng sẽ mang lại lợi ích to lớn cho nhóm của bạn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn biết Kanban là gì và một số chiến lược để tận dụng tối đa chúng.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách sử dụng các loại bảng khác, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách sử dụng bản đồ hành trình khách hàng hoặc phân tích SWOT.
Kanban là gì?
Kanban, bắt nguồn từ thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là “tín hiệu hình ảnh” hoặc “thẻ”, được định nghĩa là một công cụ tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý dự án trực quan mạnh mẽ. Ban đầu được hình thành trong lĩnh vực sản xuất, Kanban đã phát triển thành một phương pháp linh hoạt có thể áp dụng trong nhiều ngành khác nhau, bao gồm phát triển phần mềm, quản lý dự án và công việc tri thức.
Trong hệ thống Kanban, một bảng có các cột và thẻ thể hiện trực quan các hạng mục công việc đang tiến triển qua các giai đoạn khác nhau của quy trình. Mỗi cột biểu thị một giai đoạn quy trình công việc riêng biệt, trong khi các thẻ tượng trưng cho các nhiệm vụ hoặc mục công việc riêng lẻ. Mục tiêu cơ bản của Kanban là mang lại sự minh bạch trong quy trình làm việc, cho phép các nhóm quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc của họ một cách hiệu quả.
Bằng cách triển khai hệ thống Kanban, các nhóm có thể hạn chế công việc đang tiến hành (WIP) một cách chiến lược và tập trung hoàn thành nhiệm vụ một cách có hệ thống. Cách tiếp cận này giảm thiểu tắc nghẽn, tăng năng suất và đảm bảo luồng công việc nhất quán. Việc nhấn mạnh vào cải tiến liên tục và khả năng thích ứng giúp các nhóm tinh chỉnh các quy trình theo thời gian, nâng cao hiệu quả để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng.
Các tính năng chính của Kanban:
- Trình bày trực quan: Sử dụng bảng trực quan với các cột và thẻ để trình bày mục công việc rõ ràng.
- Tính minh bạch của quy trình làm việc: Nâng cao khả năng hiển thị các quy trình làm việc để cải thiện khả năng phối hợp nhóm.
- Giới hạn WIP: Tập trung vào việc giới hạn công việc đang tiến hành để nâng cao hiệu quả hoàn thành nhiệm vụ.
- Cải tiến liên tục: Khuyến khích cách tiếp cận lặp đi lặp lại để nâng cao quy trình đang diễn ra.
- Khả năng thích ứng: Cho phép các nhóm phát triển và điều chỉnh các quy trình để đáp ứng các yêu cầu thay đổi.
Bằng cách hiểu và thực hiện các nguyên tắc của Kanban, các nhóm không chỉ có thể quản lý quy trình làm việc hiệu quả mà còn thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục, đảm bảo thành công bền vững trong môi trường làm việc năng động.
Cách sử dụng Kanban
Bảng Kanban được chia thành nhiều phần khác nhau. Các phần này dựa trên các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc và là cơ sở cho việc tổ chức dựa trên nhiệm vụ mà bạn sẽ tham gia. Bảng Kanban của chúng tôi được chia thành 5 phần khác nhau: Ý tưởng khả thi, Tồn đọng, Đang thực hiện, Đang tiến hành và Hoàn thành. Đây là cách thiết lập phổ biến cho kanban, trong khi một số sẽ chỉ thực hiện ba phần bao gồm Backlog, In Progress và Complete hoặc một số sẽ thêm một phần dành cho “bị mắc kẹt”, nơi bạn có thể nhóm các nhiệm vụ khi gặp phải rào cản.
Dù bạn đang sử dụng thiết lập Kanban nào thì phương thức tương tác sẽ giống nhau trên tất cả chúng. Bạn bắt đầu bằng cách tập trung vào một dự án cụ thể hoặc chạy nước rút. Dự án này sẽ là cơ sở của toàn bộ Kanban. Mục đích của việc sử dụng Kanban là để trực quan hóa và sắp xếp các nhiệm vụ có thể thực hiện được mà bạn cần hoàn thành để đạt được thành công trong dự án của mình. Do đó, bạn sẽ tiến hành tạo ghi chú dựa trên tất cả các nhiệm vụ hữu hình, có thể thực hiện được cần hoàn thành để dự án hoàn thành thành công. Những nhiệm vụ này phải càng cụ thể càng tốt để hướng tới các hành động được thực hiện để hoàn thành chúng.
Khi bạn đã tập hợp tất cả các nhiệm vụ có thể thực hiện và các ý tưởng khả thi, bạn bắt đầu ưu tiên chúng. Đây sẽ là một quy trình độc đáo hơn vì nhóm của bạn sẽ có những ưu tiên khác nhau dựa trên dự án cụ thể mà bạn đang thực hiện. Tuy nhiên, bất kể ưu tiên của bạn là gì, bạn có thể sắp xếp nhiệm vụ của mình thành các phần trên dựa trên thời điểm chúng cần được hoàn thành và tác động có thể có của chúng.
Bước tiếp theo trong việc sử dụng Kanban là xem lại nó khi dự án của bạn tiến triển. Khi nhóm hoàn thành nhiệm vụ và tiến tới hoàn thành, bạn có thể cập nhật bảng và chuyển nhiệm vụ về phía đã hoàn thành.
Điều quan trọng nữa là phải kiểm tra để đảm bảo rằng các ưu tiên của bạn vẫn đúng và nếu cần đánh giá lại các ưu tiên của mình, bạn có thể dễ dàng chuyển các nhiệm vụ tiếp theo sang hồ sơ tồn đọng và bắt đầu thực hiện các nhiệm vụ khác. Trực quan hóa các nhiệm vụ này mang lại cái nhìn tổng quan tuyệt vời về dự án và giúp gắn kết các nhóm lại với nhau.
Bạn có thể sử dụng bảng Kanban trên bảng vật lý nhưng việc sử dụng bảng trắng trực tuyến sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn có thể quản lý tất cả nhiệm vụ của mình trên các ghi chú dán và dễ dàng sắp xếp nhóm của mình một cách khả thi.
Tuy nhiên, bảng vật lý hơi hạn chế khả năng sử dụng Kanban. Do khả năng truy cập của chúng, bảng trắng trực tuyến giúp bạn sắp xếp tất cả nhiệm vụ của mình ở cùng một nơi dễ dàng hơn nhiều và sau đó truy cập lại bảng để cập nhật hoặc nhắc nhở bản thân về ưu tiên tiếp theo. Khả năng truy cập vĩnh viễn của bảng trắng trực tuyến khiến chúng trở thành vị trí hoàn hảo cho thẻ báo tiếp theo của bạn và là nơi tuyệt vời để sử dụng bất kỳ công cụ sắp xếp trực quan nào.
Tìm hiểu thêm: Thác nước vs Kanban vs Scrum vs Lean
Phương pháp Kanban
Kanban là một phương pháp phổ biến được sử dụng trong quản lý dự án và tối ưu hóa quy trình làm việc. Nó được biết đến với khả năng trình bày công việc một cách trực quan, giúp các nhóm quản lý nhiệm vụ và quy trình một cách hiệu quả. Kanban có nguồn gốc từ lĩnh vực sản xuất ở Nhật Bản và sau đó được áp dụng cho công việc tri thức và nhiều ngành công nghiệp khác. Dưới đây là các nguyên tắc và khái niệm chính của phương pháp Kanban:
- Trực quan hóa công việc: Ý tưởng cốt lõi của Kanban là trực quan hóa công việc. Việc này thường được thực hiện trên bảng Kanban, một bản trình bày trực quan về quy trình làm việc. Bảng bao gồm các cột và thẻ. Mỗi cột thể hiện một giai đoạn công việc và các thẻ thể hiện các nhiệm vụ hoặc hạng mục riêng lẻ.
- Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP): Kanban nhấn mạnh việc đặt giới hạn về số lượng nhiệm vụ có thể được thực hiện tại bất kỳ thời điểm nhất định nào trong mỗi cột. Điều này ngăn ngừa tình trạng quá tải của các thành viên trong nhóm và đảm bảo luồng công việc ổn định.
- Quản lý quy trình: Mục tiêu của Kanban là làm cho công việc trôi chảy và có thể dự đoán được từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo. Bằng cách hạn chế WIP và chú ý đến các điểm nghẽn, các nhóm có thể tối ưu hóa quy trình của mình để cải thiện quy trình.
- Thực hiện rõ ràng các chính sách quy trình: Các nhóm sử dụng Kanban nên xác định các chính sách rõ ràng cho từng cột trên bảng. Các chính sách này giúp làm rõ cách thức thực hiện công việc và những tiêu chí nào phải đáp ứng để nhiệm vụ chuyển từ cột này sang cột khác.
- Vòng phản hồi và cải tiến liên tục: Kanban khuyến khích các nhóm liên tục xem xét và cải thiện quy trình của họ. Các cuộc họp thường xuyên hoặc “các cuộc gặp gỡ độc lập” là phổ biến để thảo luận về tình trạng công việc, xác định các vấn đề và điều chỉnh quy trình.
- Hệ thống kéo: Kanban hoạt động trên hệ thống kéo, nghĩa là công việc mới chỉ được kéo vào hệ thống khi có đủ năng lực. Điều này trái ngược với hệ thống đẩy, trong đó công việc được đẩy lên các thành viên trong nhóm bất kể năng lực của họ.
- Tập trung vào giá trị khách hàng: Kanban nhấn mạnh vào việc mang lại giá trị cho khách hàng. Nó khuyến khích ưu tiên các nhiệm vụ có tác động đáng kể nhất đến khách hàng.
- Khả năng thích ứng: Kanban có khả năng thích ứng cao và có thể được sử dụng cùng với các phương pháp khác như Scrum hoặc như một cách tiếp cận độc lập. Các nhóm có thể tùy chỉnh bảng Kanban để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.
- Thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA): SLA thường được sử dụng trong Kanban để xác định kỳ vọng về tốc độ thực hiện công việc qua các giai đoạn khác nhau. Điều này có thể giúp các nhóm đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng.
- Thời gian thực hiện và thời gian chu kỳ: Kanban sử dụng các số liệu như thời gian thực hiện (thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ kể từ thời điểm nó được thêm vào bảng) và thời gian chu kỳ (thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ khi công việc đang hoạt động bắt đầu) để phân tích và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Kanban là một phương pháp linh hoạt có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau, từ phát triển phần mềm và quản lý dự án đến sản xuất và hỗ trợ khách hàng. Nó cung cấp một cách tiếp cận trực quan và đáp ứng để quản lý công việc và nâng cao hiệu quả.
Quy trình Kanban
Quy trình Kanban là một cách tiếp cận trực quan và linh hoạt để quản lý công việc và quy trình làm việc. Nó xoay quanh bảng Kanban, là sự thể hiện trực quan các giai đoạn và nhiệm vụ trong công việc. Quá trình này bao gồm một số bước chính:
1. Trực quan hóa quy trình làm việc:
- Tạo bảng Kanban: Đây thường là bảng vật lý có cột hoặc bảng điện tử sử dụng phần mềm chuyên dụng. Mỗi cột trên bảng biểu thị một giai đoạn làm việc cụ thể.
- Xác định các giai đoạn của quy trình công việc: Xác định và liệt kê các giai đoạn mà các mục công việc hoặc nhiệm vụ sẽ diễn ra. Các giai đoạn điển hình có thể bao gồm “Việc cần làm”, “Đang tiến hành”, “Thử nghiệm” và “Đã hoàn thành”.
2. Thẻ hạng mục công việc:
- Tạo thẻ mục công việc: Mỗi mục công việc hoặc nhiệm vụ được thể hiện bằng một thẻ, thường là ghi chú dán hoặc thẻ kỹ thuật số trên bảng Kanban.
- Thêm chi tiết nhiệm vụ: Bao gồm thông tin cần thiết trên mỗi thẻ, chẳng hạn như mô tả ngắn gọn, mức độ ưu tiên, ngày đến hạn và bất kỳ thông tin liên quan nào khác.
3. Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP):
- Đặt giới hạn WIP: Xác định số lượng tác vụ tối đa được phép trong mỗi cột để tránh quá tải và duy trì quy trình làm việc ổn định. Những giới hạn này giúp các nhóm tập trung hoàn thành công việc hơn là bắt đầu nhiệm vụ mới.
4. Hệ thống kéo:
- Thực hiện nhiệm vụ: Các thành viên trong nhóm chỉ kéo các nhiệm vụ từ cột “Việc cần làm” sang cột “Đang tiến hành” khi họ có đủ năng lực để thực hiện chúng. Điều này đảm bảo rằng công việc chỉ được bắt đầu khi có đủ năng lực.
- Nhiệm vụ di chuyển qua các giai đoạn: Khi công việc tiến triển, thẻ sẽ di chuyển từ cột này sang cột tiếp theo dựa trên các chính sách quy trình đã xác định của bảng Kanban.
5. Giám sát và cải tiến liên tục:
- Các cuộc họp độc lập thường xuyên: Tổ chức các cuộc họp hàng ngày hoặc định kỳ để xem xét trạng thái công việc trên bảng Kanban, xác định mọi vấn đề hoặc tắc nghẽn và thảo luận cách tối ưu hóa quy trình làm việc.
- Số liệu và phân tích dữ liệu : Đo lường và theo dõi các số liệu chính, chẳng hạn như thời gian thực hiện (thời gian từ khi yêu cầu đến khi hoàn thành) và thời gian chu kỳ (thời gian tích cực thực hiện một nhiệm vụ). Sử dụng dữ liệu này để đưa ra quyết định sáng suốt về cải tiến quy trình.
6. Thích ứng và tối ưu hóa:
- Thực hiện điều chỉnh quy trình: Dựa trên những hiểu biết sâu sắc thu được từ việc giám sát và phân tích quy trình làm việc, thực hiện các thay đổi để nâng cao hiệu quả, giảm tắc nghẽn và đảm bảo rằng các nhiệm vụ diễn ra suôn sẻ.
- Văn hóa cải tiến liên tục: Nuôi dưỡng văn hóa học hỏi và thích ứng, khuyến khích các thành viên trong nhóm đề xuất và thực hiện các thay đổi nhằm nâng cao quy trình Kanban.
7. Quản lý mong đợi của khách hàng:
- Ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên giá trị của khách hàng: Tập trung vào việc thực hiện các nhiệm vụ mang lại giá trị quan trọng nhất cho khách hàng, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của họ một cách hiệu quả.
8. Xem xét và tinh chỉnh chính sách:
- Định kỳ xem xét và tinh chỉnh các chính sách liên quan đến từng cột trên bảng Kanban. Điều này đảm bảo rằng quy trình làm việc vẫn phù hợp với mục tiêu của nhóm và yêu cầu của khách hàng.
9. Hợp tác và liên lạc:
- Giao tiếp hiệu quả: Các nhóm phải duy trì giao tiếp và cộng tác cởi mở để giải quyết các vấn đề, chia sẻ thông tin chi tiết và đảm bảo rằng mọi người đều tuân thủ quy trình làm việc và mục tiêu.
Quy trình Kanban có khả năng thích ứng cao và có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của các nhóm và tổ chức khác nhau. Nó thúc đẩy tính minh bạch, giảm lãng phí và liên tục thúc đẩy cải tiến trong quy trình làm việc.
Ví dụ về Kanban
Khám phá các ví dụ bảng Kanban thực tế này trong các bối cảnh khác nhau để hiểu cách nó có thể cách mạng hóa việc quản lý dự án của bạn:
- Kanban Board Phát triển Phần mềm: Hợp lý hóa quy trình phát triển phần mềm của bạn với các cột như Backlog, Ready, Development, Test và Deployment. Có được khả năng hiển thị về tiến độ và xác định các điểm nghẽn một cách dễ dàng.
- Quy trình tiếp thị nội dung: Nâng cao chiến lược tạo nội dung của bạn với bảng Kanban bao gồm các giai đoạn như Ý tưởng, Viết, Chỉnh sửa, Thiết kế và Xuất bản. Dễ dàng quản lý quy trình nội dung của bạn từ khi bắt đầu đến khi xuất bản.
- Bảng quản lý nhiệm vụ cá nhân: Tối ưu hóa việc quản lý nhiệm vụ cá nhân của bạn với bảng Kanban hiển thị các cột Backlog, To-Do, doing và Done. Luôn ngăn nắp và tập trung vào các ưu tiên của bạn.
- Trực quan hóa phát triển sản phẩm: Quản lý hiệu quả vòng đời của các sản phẩm vật lý bằng cách sử dụng bảng Kanban bao gồm các giai đoạn Ý tưởng, Thiết kế, Tạo nguyên mẫu, Thử nghiệm và Phát hành.
- Quản lý quy trình bán hàng: Trao quyền cho đội ngũ bán hàng của bạn bằng cách trực quan hóa các khách hàng tiềm năng và cơ hội thông qua các cột Thăm dò, Đánh giá chất lượng, Trình bày, Đàm phán, Đóng-Thắng và Đóng-Mất.
- Theo dõi hỗ trợ khách hàng: Nâng cao quy trình hỗ trợ khách hàng bằng bảng Kanban nêu bật các giai đoạn như Yêu cầu mới, Xử lý, Đang tiến hành, Thử nghiệm, Đã giải quyết và Đã đóng.
- Quy trình tiếp thị linh hoạt: Cách mạng hóa các chiến dịch tiếp thị của bạn với bảng Kanban nhấn mạnh vào các giai đoạn Lập kế hoạch, Thực hiện, Phân tích và Tối ưu hóa. Thúc đẩy chu trình cải tiến liên tục cho nhóm tiếp thị của bạn.
- Điều phối kế hoạch sự kiện: Hợp lý hóa việc lập kế hoạch sự kiện với bảng Kanban bao gồm các giai đoạn Lập kế hoạch, Hậu cần, Quảng bá, Thực hiện và Theo dõi.
- Quản lý quy trình sản xuất: Chuyển đổi hoạt động sản xuất của bạn bằng bảng Kanban kết hợp các giai đoạn như Nguyên liệu thô, Sản xuất, Kiểm soát chất lượng, Đóng gói và Vận chuyển.
- Tích hợp phát triển Scrum và Agile: Tích hợp bảng Kanban một cách liền mạch với các phương pháp Scrum hoặc Agile. Trực quan hóa công việc, quản lý các lần chạy nước rút và theo dõi tiến độ một cách dễ dàng.
Các ví dụ về bảng Kanban này đóng vai trò là nền tảng để tùy chỉnh cách tiếp cận của bạn dựa trên nhu cầu riêng của nhóm hoặc dự án của bạn. Tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn, tăng cường cộng tác và nâng cao năng suất bằng công cụ linh hoạt này để trực quan hóa và quản lý công việc.
Kanban vs Scrum
Mọi người thường nhầm lẫn giữa sự khác biệt giữa việc sử dụng Kanban và Scrum, và đúng như vậy. Hai hệ thống quản lý dự án này rất giống nhau và thường sử dụng các định dạng vật lý giống nhau, nhưng có thể khác nhau rất nhiều về tư duy và mục tiêu. Dưới đây là một số khác biệt chính giữa hai:
Theo định nghĩa ngắn gọn, trong khi cả hai đều tập trung vào việc hoàn thành và tổ chức các nhiệm vụ có thể thực hiện được, quy trình làm việc của Kanban linh hoạt và trôi chảy hơn, trong khi các tổ chức scrum cứng nhắc hơn và dựa trên các lần chạy nước rút nhỏ.
- Chạy nước rút Scrum có khung thời gian và thời hạn phát hành nghiêm ngặt. Mặc dù các luồng Kanban cũng có thể tập trung vào các dự án cụ thể nhưng chúng được sử dụng nhiều hơn để liên kết nhóm liên tục.
- Tổ chức Kanban đẩy nội dung/sản phẩm liên tục trong khi các cuộc chạy nước rút scrum có ngày phát hành hàng tuần/hai tháng một lần theo lịch trình.
- Bảng Scrum có vai trò và hướng dẫn rõ ràng, trong khi bảng Kanban có tính tự tổ chức và dựa trên nhóm nhiều hơn.
- Bảng Kanban được thiết kế để xem lại và đánh giá lại. Tính linh hoạt này là chìa khóa cho quy trình làm việc của Kanban.
Phân tích hồi cứu
Kanbanes rất hữu ích trong việc lập kế hoạch cho các dự án trong tương lai hoặc tổ chức dự án mà nhóm của bạn hiện đang thực hiện, nhưng việc tổ chức và đánh giá công việc trước đây cũng như các dự án hiện tại của bạn cũng quan trọng không kém.
Các mẫu hồi tưởng sắp xếp các nhiệm vụ và hành động của công việc trước đó, đồng thời cho phép bạn phân loại các nhiệm vụ dựa trên “điều gì đã diễn ra tốt đẹp”, “điều gì có thể tốt hơn” và “Nhiệm vụ có thể thực hiện để triển khai những thay đổi này”. Bằng cách tổ chức các nhiệm vụ dựa trên các phần này, bạn có thể phân tích lần chạy nước rút trước đó của mình, cả mặt tốt và mặt xấu. Bằng cách này, bạn hiểu cách bạn có thể cải thiện các dự án trong tương lai của mình và tạo ra những hành động hữu hình để biến điều đó thành hiện thực.
Các mẫu hồi tưởng hoạt động rất giống với Kanbans và vì lý do đó, chúng tôi đã tạo một bảng triển khai cả hai mẫu này ở cùng một nơi. Bảng phân tích & Kanban hàng tuần của chúng tôi cho phép người dùng phân tích sự thành công của dự án gần đây nhất của họ, đồng thời đánh giá và ưu tiên các nhiệm vụ trong tương lai của họ. Những hành động này trở nên rất đan xen và thông qua phân tích xen kẽ, bạn có thể tối đa hóa hiệu quả khi hoàn thành nhiệm vụ và ưu tiên quy trình làm việc của mình.
Tìm hiểu thêm: Lean Canvas là gì? Định nghĩa và hướng dẫn
Phần kết luận
Kanban là một số mẫu linh hoạt nhất mà nhóm có thể triển khai để tối ưu hóa quy trình làm việc của họ và hy vọng rằng bài viết này đã mang lại cảm hứng để sử dụng một mẫu. Nếu muốn xem các mẹo của chúng tôi về cách đổi mới thành công khi làm việc tại nhà, bạn có thể xem bài đăng gần đây của chúng tôi trên blog IdeaScale và đừng quên dùng thử bảng Kanban miễn phí của chúng tôi!
Như thường lệ, bạn có thể xem hướng dẫn của chúng tôi về hội thảo ảo và bảng trắng trực tuyến.
