O que é um Kanban? Definição, metodologia, processo, exemplos e análise

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Os quadros Kanban são alguns dos modelos de colaboração mais flexíveis e difundidos usados no local de trabalho. Se você ainda não conhece a colaboração visual, eles são um ótimo ponto de partida e também trarão grandes benefícios para a sua equipe. Este artigo o orientará sobre o que são os kanbans e algumas estratégias para aproveitá-los ao máximo.

Se quiser saber mais sobre como usar outros tipos de quadros, consulte nossos guias para usar mapas de jornada do cliente ou análises SWOT.

O que é um Kanban?

Kanban, derivado do termo japonês que significa “sinal visual” ou “cartão”, é definido como uma poderosa ferramenta visual de gerenciamento de projetos e otimização de fluxo de trabalho. Originalmente concebido no setor de manufatura, o Kanban evoluiu para uma metodologia versátil aplicável em diversos setores, incluindo desenvolvimento de software, gerenciamento de projetos e trabalho de conhecimento.

No sistema Kanban, um quadro com colunas e cartões representa visualmente os itens de trabalho que progridem em vários estágios de um processo. Cada coluna significa um estágio distinto do fluxo de trabalho, enquanto os cartões simbolizam tarefas ou itens de trabalho individuais. O objetivo fundamental do Kanban é proporcionar transparência nos processos de trabalho, permitindo que as equipes gerenciem e otimizem seus fluxos de trabalho com eficiência.

Ao implementar um sistema Kanban, as equipes podem limitar estrategicamente o trabalho em andamento (WIP) e se concentrar na conclusão sistemática das tarefas. Essa abordagem reduz os gargalos, aumenta a produtividade e garante um fluxo consistente de trabalho. A ênfase na melhoria contínua e na adaptabilidade permite que as equipes refinem os processos ao longo do tempo, aumentando a eficiência para atender às crescentes demandas dos clientes.

Principais recursos do Kanban:

• Representação visual: Utiliza um quadro visual com colunas e cartões para uma representação clara dos itens de trabalho.

• Transparência do fluxo de trabalho: Aumenta a visibilidade dos processos de trabalho para melhorar a coordenação da equipe.

• Limites de WIP: Concentra-se em limitar o trabalho em andamento para aumentar a eficiência da conclusão da tarefa.

• Melhoria contínua: Incentiva uma abordagem iterativa para o aprimoramento contínuo do processo.

• Adaptabilidade: Permite que as equipes evoluam e adaptem os processos para atender aos requisitos em constante mudança.

Ao compreender e implementar os princípios do Kanban, as equipes podem alcançar não apenas o gerenciamento eficiente do fluxo de trabalho, mas também promover uma cultura de melhoria contínua, garantindo o sucesso sustentado em ambientes de trabalho dinâmicos.

Como usar um Kanban

Os quadros Kanban são divididos em várias seções diferentes. Essas seções baseiam-se nos diferentes estágios do fluxo de trabalho e são a base para a organização baseada em tarefas em que você se envolverá. Nosso quadro Kanban é dividido em 5 seções diferentes: Ideias possíveis, Backlog, On Deck, Em andamento e Concluído. Essa é uma configuração comum para um Kanban, enquanto alguns fazem apenas três seções, consistindo em Backlog, Em andamento e Concluído, ou alguns adicionam uma seção para “preso”, na qual você pode agrupar tarefas quando tiver um obstáculo.

Seja qual for a configuração do Kanban que você estiver usando, o método de interação será o mesmo em todos eles. Você começa se concentrando em um projeto ou sprint específico. Esse projeto será a base de todo o Kanban. O objetivo de usar um Kanban é visualizar e organizar as tarefas acionáveis que você precisa realizar para obter sucesso em seu projeto. Por isso, você continuará a criar notas com base em todas as tarefas tangíveis e acionáveis que precisam ser realizadas para que o projeto seja concluído com sucesso. Essas tarefas devem ser tão específicas quanto possível para direcionar as ações tomadas para concluí-las.

Depois de reunir todas as suas tarefas acionáveis e possíveis ideias, você começa a priorizá-las. Esse será um processo mais exclusivo, pois sua equipe terá prioridades diferentes com base no projeto específico em que está trabalhando. No entanto, sejam quais forem suas prioridades, você pode organizar suas tarefas nas seções acima com base em quando elas precisam ser concluídas e em seu possível impacto.

A próxima etapa do uso do Kanban é revisá-lo à medida que o projeto avança. À medida que a equipe conclui as tarefas e avança em direção à conclusão, você pode atualizar o quadro e mover as tarefas para o lado da conclusão.

Também é importante verificar se as prioridades ainda estão corretas e, se for necessário reavaliá-las, você pode facilmente transferir tarefas para o backlog e começar a trabalhar em outras. A visualização dessas tarefas oferece uma excelente visão geral do projeto e ajuda a alinhar as equipes.

O uso de quadros Kanban é possível em quadros físicos, mas é incrivelmente mais fácil com quadros brancos on-line. É possível gerenciar todas as suas tarefas em notas adesivas e alinhar facilmente sua equipe.

Entretanto, os quadros físicos limitam um pouco as possibilidades de uso do Kanban. Devido à sua acessibilidade, os quadros brancos on-line facilitam muito a organização de todas as suas tarefas no mesmo local e, posteriormente, a revisão do quadro para atualizá-lo ou lembrar-se da próxima prioridade. A acessibilidade permanente dos quadros brancos on-line faz deles o local perfeito para seu próximo kanban e um ótimo lugar para usar qualquer organizador visual.

Saiba mais:
Waterfall vs Kanban vs Scrum vs Lean

Metodologia Kanban

O Kanban é uma metodologia popular usada no gerenciamento de projetos e na otimização do fluxo de trabalho. Ele é conhecido por sua representação visual do trabalho, que ajuda as equipes a gerenciar tarefas e processos com eficiência. O Kanban teve origem no setor de manufatura no Japão e foi posteriormente adaptado para o trabalho de conhecimento e vários outros setores. Aqui estão os principais princípios e conceitos da metodologia Kanban:

• Visualizar o trabalho: A ideia central do Kanban é visualizar o trabalho. Normalmente, isso é feito em um quadro Kanban, uma representação visual do fluxo de trabalho. O tabuleiro consiste em colunas e cartas. Cada coluna representa um estágio do trabalho, e os cartões representam tarefas ou itens individuais.

• Limitar o trabalho em andamento (WIP): O Kanban enfatiza a definição de limites para o número de tarefas que podem estar em andamento em um determinado momento em cada coluna. Isso evita a sobrecarga dos membros da equipe e garante um fluxo constante de trabalho.

• Gerenciar o fluxo: o objetivo do Kanban é fazer com que o trabalho flua de forma suave e previsível de um estágio para o outro. Ao limitar o WIP e prestar atenção aos gargalos, as equipes podem otimizar seus processos para melhorar o fluxo.

• Tornar explícitas as políticas de processo: As equipes que usam o Kanban devem definir políticas explícitas para cada coluna do quadro. Essas políticas ajudam a esclarecer como o trabalho deve fluir e quais critérios devem ser atendidos para que uma tarefa seja transferida de uma coluna para outra.

• Loops de feedback e melhoria contínua: O Kanban incentiva as equipes a revisar e melhorar continuamente seus processos. Reuniões regulares ou “stand-ups” são comuns para discutir o estado do trabalho, identificar problemas e fazer ajustes no processo.

• Sistema de puxar: O Kanban opera em um sistema de puxar, o que significa que o novo trabalho é puxado para o sistema somente quando há capacidade disponível. Isso contrasta com um sistema de empurrar, em que o trabalho é empurrado para os membros da equipe independentemente de sua capacidade.

• Foco no valor para o cliente: O Kanban enfatiza muito a entrega de valor ao cliente. Ele incentiva a priorização das tarefas que têm o impacto mais significativo sobre o cliente.

• Adaptabilidade: O Kanban é altamente adaptável e pode ser usado junto com outras metodologias, como o Scrum, ou como uma abordagem autônoma. As equipes podem personalizar os quadros Kanban para atender às suas necessidades específicas.

• Acordos de nível de serviço (SLAs): Os SLAs são frequentemente usados no Kanban para definir as expectativas de rapidez com que o trabalho deve passar pelos vários estágios. Isso pode ajudar as equipes a atender às demandas e expectativas dos clientes.

• Tempo de execução e tempo de ciclo: o Kanban usa métricas como o tempo de execução (o tempo que leva para concluir uma tarefa a partir do momento em que ela é adicionada ao quadro) e o tempo de ciclo (o tempo que leva para concluir uma tarefa depois que o trabalho ativo começa) para analisar e otimizar o fluxo de trabalho.

O Kanban é uma metodologia flexível que pode ser aplicada a vários domínios, desde o desenvolvimento de software e o gerenciamento de projetos até a fabricação e o suporte ao cliente. Ele oferece uma abordagem visual e responsiva para gerenciar o trabalho e aumentar a eficiência.

Processo Kanban

O processo Kanban é uma abordagem visual e flexível para gerenciar o trabalho e os fluxos de trabalho. Ele gira em torno de um quadro Kanban, que é uma representação visual das etapas e tarefas do trabalho. O processo envolve várias etapas importantes:

1. Visualize o fluxo de trabalho:

• Criar um quadro Kanban: Normalmente, é um quadro físico com colunas ou um quadro eletrônico usando um software especializado. Cada coluna no quadro significa uma fase específica do trabalho.

• Defina os estágios do fluxo de trabalho: Identifique e liste os estágios pelos quais os itens de trabalho ou as tarefas fluirão. As fases típicas podem incluir “To-Do”, “Work in Progress”, “Testing” e “Completed”.

2. Cartões de itens de trabalho:

• Criar cartões de itens de trabalho: Cada item de trabalho ou tarefa é representado por um cartão, geralmente uma nota adesiva ou um cartão digital no quadro Kanban.

• Adicione detalhes da tarefa: Inclua informações essenciais em cada cartão, como uma breve descrição, prioridade, data de vencimento e qualquer outra informação relevante.

3. Limitar o trabalho em andamento (WIP):

• Definir limites de WIP: Determine o número máximo de tarefas permitidas em cada coluna para evitar a sobrecarga e manter um fluxo de trabalho estável. Esses limites ajudam as equipes a se concentrarem na conclusão do trabalho em vez de iniciarem novas tarefas.

4. Sistema de tração:

• Trabalhar nas tarefas: Os membros da equipe puxam as tarefas da coluna “A fazer” para a coluna “Em andamento” somente quando têm a capacidade de trabalhar nelas. Isso garante que o trabalho só seja iniciado quando houver capacidade disponível.

• As tarefas passam porestágios: À medida que o trabalho progride, os cartões passam de uma coluna para outra com base nas políticas de processo definidas no quadro Kanban.

5. Monitoramento e aprimoramento contínuos:

• Reuniões regulares de stand-up: Realize reuniões diárias ou periódicas para analisar o status do trabalho no quadro Kanban, identificar problemas ou gargalos e discutir como otimizar o fluxo de trabalho.

• Métricas eanálise de dados: Meça e acompanhe as principais métricas, como lead time (tempo entre a solicitação e a conclusão) e tempo de ciclo (tempo gasto trabalhando ativamente em uma tarefa). Use esses dados para tomar decisões informadas sobre melhorias no processo.

6. Adaptar e otimizar:

• Faça ajustes no processo: Com base nos insights obtidos com o monitoramento e a análise do fluxo de trabalho, faça alterações para aumentar a eficiência, reduzir os gargalos e garantir que as tarefas fluam sem problemas.

• Cultura de melhoria contínua: Promover uma cultura de aprendizado e adaptação, incentivando os membros da equipe a sugerir e implementar mudanças que melhorem o processo Kanban.

7. Gerenciar as expectativas dos clientes:

• Priorizar as tarefas com base no valor para o cliente: Concentre-se na entrega de tarefas que proporcionem o valor mais significativo para o cliente, garantindo que suas necessidades sejam atendidas com eficiência.

8. Revisar e refinar as políticas:

• Revisar e refinar periodicamente as políticas associadas a cada coluna do quadro Kanban. Isso garante que o fluxo de trabalho permaneça alinhado aos objetivos da equipe e aos requisitos do cliente.

9. Colaboração e comunicação:

• Comunicação eficaz: As equipes devem manter uma comunicação e colaboração abertas para resolver problemas, compartilhar percepções e garantir que todos estejam alinhados com o fluxo de trabalho e os objetivos.

O processo Kanban é altamente adaptável e pode ser personalizado para atender às necessidades específicas de diferentes equipes e organizações. Ele promove a transparência, reduz o desperdício e promove melhorias contínuas nos processos de trabalho.

Exemplos de Kanban

Explore esses exemplos práticos de quadros Kanban em diversos contextos para entender como ele pode revolucionar seu gerenciamento de projetos:

• Quadro Kanban de Desenvolvimento de Software: Simplifique seu processo de desenvolvimento de software com colunas como Backlog, Ready, Development, Testing e Deployment. Obtenha visibilidade do progresso e identifique os gargalos sem esforço.

• Fluxo de trabalho de marketing de conteúdo: Eleve sua estratégia de criação de conteúdo com um quadro Kanban que apresenta estágios como Ideias, Redação, Edição, Design e Publicação. Gerencie sem esforço seu pipeline de conteúdo, desde o início até a publicação.

• Quadro de gerenciamento de tarefas pessoais: Otimize seu gerenciamento de tarefas pessoais com um quadro Kanban que exibe as colunas Backlog, To-Do, Doing e Done. Mantenha-se organizado e concentrado em suas prioridades.

• Visualização do desenvolvimento de produtos: Gerencie com eficiência o ciclo de vida de produtos físicos usando um quadro Kanban com os estágios de Conceito, Projeto, Prototipagem, Teste e Lançamento.

• Gerenciamento do pipeline de vendas: Capacite sua equipe de vendas visualizando leads e oportunidades por meio das colunas Prospecção, Qualificação, Apresentação, Negociação, Fechado-Ganhado e Fechado-Perdido.

• Rastreamento de suporte ao cliente: Aprimore os processos de suporte ao cliente com um quadro Kanban destacando estágios como Novas solicitações, Triagem, Em andamento, Testes, Resolvido e Fechado.

• Fluxo de trabalho de marketing ágil: Revolucione suas campanhas de marketing com um quadro Kanban que enfatiza as fases Planejar, Executar, Analisar e Otimizar. Promova um ciclo de melhoria contínua para sua equipe de marketing.

• Coordenação de planejamento de eventos: Agilize o planejamento de eventos com um quadro Kanban que abrange os estágios de Planejamento, Logística, Promoção, Execução e Acompanhamento.

• Gerenciamento de processos de fabricação: Transforme suas operações de fabricação com um quadro Kanban que incorpora etapas como matérias-primas, produção, controle de qualidade, embalagem e expedição.

• Integração de desenvolvimento Scrum e Agile: Integre perfeitamente os quadros Kanban às metodologias Scrum ou Agile. Visualize o trabalho, gerencie sprints e acompanhe o progresso sem esforço.

Esses exemplos de quadros Kanban servem como base para personalizar sua abordagem com base nas necessidades exclusivas de sua equipe ou projeto. Otimize seu fluxo de trabalho, aumente a colaboração e eleve a produtividade com essa ferramenta flexível para visualizar e gerenciar o trabalho.

Kanban x Scrum

As pessoas geralmente confundem as diferenças entre usar um kanban e um scrum, e com razão. Esses dois sistemas de gerenciamento de projetos são muito semelhantes e geralmente usam os mesmos formatos físicos, mas podem ser muito diferentes em sua mentalidade e objetivos. Aqui estão algumas das principais diferenças entre os dois:

Como uma breve definição, embora ambos se concentrem na conclusão e organização de tarefas acionáveis, os fluxos de trabalho Kanban são mais maleáveis e fluidos, enquanto as organizações Scrum são mais rígidas e baseadas em pequenos sprints.

• Os sprints do Scrum têm cronogramas e prazos de liberação rigorosos. Embora os fluxos kanban também possam se concentrar em projetos específicos, eles são mais usados para o alinhamento contínuo da equipe.

• A organização Kanban impulsiona o conteúdo/produto continuamente, enquanto os sprints do Scrum têm uma data de lançamento semanal/bimestral programada.

• Os quadros Scrum têm funções e diretrizes claras, enquanto os quadros Kanban são mais auto-organizados e baseados em equipes.

• Os quadros Kanban são projetados para serem revisados e reavaliados. Essa flexibilidade é fundamental para o fluxo de trabalho Kanban.

Análise retrospectiva

Os Kanbanes são muito úteis para planejar projetos futuros ou organizar aquele em que sua equipe está trabalhando atualmente, mas é igualmente importante organizar e avaliar seu trabalho anterior e seus projetos atuais.

Os modelos retrospectivos organizam as tarefas e ações de trabalhos anteriores e permitem que você categorize as tarefas com base em “o que deu certo”, “o que poderia ser melhor” e “tarefas acionáveis para implementar essas mudanças”. Ao organizar as tarefas com base nessas seções, você pode analisar o sprint anterior, tanto os pontos positivos quanto os negativos. Ao fazer isso, você entende como pode melhorar seus projetos futuros e cria ações tangíveis que tornarão isso uma realidade.

Os modelos retrospectivos funcionam de forma muito semelhante aos Kanbans e, por esse motivo, criamos um quadro que implementa ambos no mesmo lugar. Nosso quadro Weekly Kanban & Analysis permite que os usuários analisem o sucesso de seu projeto mais recente e, ao mesmo tempo, avaliem e priorizem suas tarefas futuras. Essas ações ficam muito interligadas e, por meio da análise interseccional, você pode maximizar a eficiência com que conclui suas tarefas e prioriza seu fluxo de trabalho.

Saiba mais: O que é um Lean Canvas? Definição e passo a passo

Conclusão

Os Kanbans são alguns dos modelos mais ágeis que as equipes podem implementar para otimizar seu fluxo de trabalho e, esperamos, este artigo tenha servido de inspiração para usar um. Se quiser conferir nossas dicas sobre como ter sucesso em inovação trabalhando em casa, confira nossa publicação recente no blog da IdeaScale e não se esqueça de experimentar nosso quadro Kanban gratuitamente!

Como sempre, você também pode conferir nossos guias sobre workshops virtuais e quadros brancos on-line.