Los tableros kanban son algunas de las plantillas de colaboración más flexibles y extendidas que se utilizan en el lugar de trabajo. Si eres nuevo en la colaboración visual, son un buen punto de partida y además aportarán enormes beneficios a tu equipo. Este artículo le explicará qué son los kanban y algunas estrategias para sacarles el máximo partido.
Si desea obtener más información sobre cómo utilizar otros tipos de tableros, consulte nuestras guías sobre el uso de mapas de viaje del cliente o análisis DAFO.
¿Qué es un Kanban?
Kanban, derivado del término japonés que significa «señal visual» o «tarjeta», se define como una potente herramienta visual de gestión de proyectos y optimización del flujo de trabajo. Concebida originalmente en la industria manufacturera, Kanban ha evolucionado hasta convertirse en una metodología versátil aplicable en diversos sectores, como el desarrollo de software, la gestión de proyectos y el trabajo del conocimiento.
En el sistema Kanban, un tablero con columnas y tarjetas representa visualmente los elementos de trabajo que avanzan por las distintas fases de un proceso. Cada columna representa una fase distinta del flujo de trabajo, mientras que las tarjetas simbolizan tareas individuales o elementos de trabajo. El objetivo fundamental de Kanban es aportar transparencia a los procesos de trabajo, permitiendo a los equipos gestionar y optimizar sus flujos de trabajo de forma eficaz.
Al implantar un sistema Kanban, los equipos pueden limitar estratégicamente el trabajo en curso (WIP) y concentrarse en completar las tareas de forma sistemática. Este enfoque mitiga los cuellos de botella, aumenta la productividad y garantiza un flujo constante de trabajo. El énfasis en la mejora continua y la adaptabilidad permite a los equipos perfeccionar los procesos a lo largo del tiempo, mejorando la eficiencia para satisfacer las cambiantes demandas de los clientes.
Características principales de Kanban:
- Representación visual: Utiliza un tablero visual con columnas y tarjetas para una representación clara de los elementos de trabajo.
- Transparencia del flujo de trabajo: Aumenta la visibilidad de los procesos de trabajo para mejorar la coordinación de los equipos.
- Límites del trabajo en curso: Se centra en limitar el trabajo en curso para mejorar la eficacia en la finalización de tareas.
- Mejora continua: Fomenta un enfoque iterativo para la mejora continua de los procesos.
- Adaptabilidad: Permite a los equipos evolucionar y adaptar los procesos para satisfacer los requisitos cambiantes.
Al comprender y aplicar los principios de Kanban, los equipos pueden lograr no sólo una gestión eficaz del flujo de trabajo, sino también fomentar una cultura de mejora continua, garantizando el éxito sostenido en entornos de trabajo dinámicos.
Cómo utilizar un Kanban
Los tableros kanban se dividen en varias secciones diferentes. Estas secciones se basan en las distintas etapas del flujo de trabajo y constituyen la base de la organización por tareas que se llevará a cabo. Nuestro tablero Kanban se divide en 5 secciones diferentes: Ideas posibles, Atraso, En cubierta, En curso y Completo. Esta es una configuración común para un kanban, mientras que algunos en su lugar sólo hacen tres secciones que consisten en Backlog, En curso y Completo, o algunos añadirán una sección para «atascado» donde se pueden agrupar las tareas cuando se han encontrado con un obstáculo.
Sea cual sea la configuración del Kanban que utilice, el método de interacción será el mismo en todos ellos. Se empieza por centrarse en un proyecto o sprint específico. Este proyecto será la base de todo el Kanban. El propósito de utilizar un kanban es visualizar y organizar las tareas procesables que debe realizar para lograr el éxito en su proyecto. Por ello, procederá a crear notas basadas en todas las tareas tangibles y procesables que deben realizarse para que el proyecto finalice con éxito. Estas tareas deben ser lo más específicas posible para orientar las acciones emprendidas para completarlas.
Una vez que hayas reunido todas las tareas e ideas posibles, empieza a priorizarlas. Este será un proceso más singular, ya que su equipo tendrá diferentes prioridades en función del proyecto específico en el que esté trabajando. Sin embargo, sean cuales sean tus prioridades, puedes organizar tus tareas en las secciones anteriores en función de cuándo deben completarse y de su posible impacto.
El siguiente paso en el uso del Kanban es revisarlo a medida que avanza el proyecto. A medida que el equipo completa las tareas y avanza hacia su finalización, puede actualizar el tablero y mover las tareas hacia el lado de las completadas.
También es importante comprobar que las prioridades siguen siendo las correctas y, si es necesario reevaluarlas, se pueden transferir fácilmente tareas a la lista de pendientes y empezar con otras. La visualización de estas tareas proporciona una gran visión de conjunto del proyecto y ayuda a alinear a los equipos.
Utilizar pizarras Kanban es posible en pizarras físicas, pero se hace increíblemente más fácil a través de pizarras online. Puedes gestionar de forma viable todas tus tareas en notas adhesivas y alinear fácilmente a tu equipo.
Sin embargo, los tableros físicos frenan ligeramente las posibilidades de utilizar un Kanban. Gracias a su accesibilidad, las pizarras en línea facilitan enormemente la organización de todas las tareas en un mismo lugar y la posterior revisión de la pizarra para actualizarla o recordar la siguiente prioridad. La accesibilidad permanente de las pizarras en línea las convierte en el lugar perfecto para su próximo kanban y en un lugar ideal para utilizar cualquier organizador visual.
Más información: Cascada vs Kanban vs Scrum vs Lean
Metodología Kanban
Kanban es una metodología muy utilizada en la gestión de proyectos y la optimización del flujo de trabajo. Es conocida por su representación visual del trabajo, que ayuda a los equipos a gestionar las tareas y los procesos con eficacia. Kanban se originó en el sector manufacturero de Japón y posteriormente se adaptó al trabajo del conocimiento y a otras industrias. He aquí los principios y conceptos clave de la metodología Kanban:
- Visualizar el trabajo: La idea central de Kanban es visualizar el trabajo. Esto suele hacerse en un tablero Kanban, una representación visual del flujo de trabajo. El tablero consta de columnas y cartas. Cada columna representa una fase del trabajo, y las tarjetas representan tareas o elementos individuales.
- Limitar el trabajo en curso (WIP): Kanban hace hincapié en establecer límites al número de tareas que pueden estar en curso en un momento dado en cada columna. Así se evita sobrecargar a los miembros del equipo y se garantiza un flujo constante de trabajo.
- Gestionar el flujo: El objetivo de Kanban es hacer que el trabajo fluya sin problemas y de forma predecible de una etapa a la siguiente. Limitando el trabajo en curso y prestando atención a los cuellos de botella, los equipos pueden optimizar sus procesos para mejorar el flujo.
- Hacer explícitas las políticas de proceso: Los equipos que utilizan Kanban deben definir políticas explícitas para cada columna del tablero. Estas políticas ayudan a aclarar cómo debe fluir el trabajo y qué criterios deben cumplirse para que una tarea pase de una columna a otra.
- Bucles de retroalimentación y mejora continua: Kanban anima a los equipos a revisar y mejorar continuamente sus procesos. Las reuniones periódicas o «stand-ups» son habituales para debatir el estado del trabajo, identificar problemas y realizar ajustes en los procesos.
- Sistema pull: Kanban funciona con un sistema pull, lo que significa que el nuevo trabajo se introduce en el sistema sólo cuando hay capacidad disponible. Esto contrasta con un sistema de empuje, en el que el trabajo se impone a los miembros del equipo independientemente de su capacidad.
- Centrarse en el valor para el cliente: Kanban hace especial hincapié en aportar valor al cliente. Anima a priorizar las tareas que tienen un impacto más significativo en el cliente.
- Adaptabilidad: Kanban es altamente adaptable y se puede utilizar junto con otras metodologías como Scrum o como un enfoque independiente. Los equipos pueden personalizar los tableros Kanban para adaptarlos a sus necesidades específicas.
- Acuerdos de nivel de servicio (SLA): Los SLA se utilizan a menudo en Kanban para definir las expectativas sobre la rapidez con la que el trabajo debe avanzar a través de las distintas etapas. Esto puede ayudar a los equipos a satisfacer las demandas y expectativas de los clientes.
- Tiempo de espera y tiempo de ciclo: Kanban utiliza métricas como el tiempo de espera (el tiempo que se tarda en completar una tarea desde el momento en que se añade al tablero) y el tiempo de ciclo (el tiempo que se tarda en completar una tarea una vez que comienza el trabajo activo) para analizar y optimizar el flujo de trabajo.
Kanban es una metodología flexible que puede aplicarse a diversos ámbitos, desde el desarrollo de software y la gestión de proyectos hasta la fabricación y la atención al cliente. Proporciona un enfoque visual y receptivo para gestionar el trabajo y mejorar la eficacia.
Proceso Kanban
El proceso Kanban es un enfoque visual y flexible para gestionar el trabajo y los flujos de trabajo. Gira en torno a un tablero Kanban, que es una representación visual de las fases de trabajo y las tareas. El proceso implica varios pasos clave:
1. Visualice el flujo de trabajo:
- Cree un tablero Kanban: Suele ser un tablero físico con columnas o un tablero electrónico que utiliza un software especializado. Cada columna del tablero significa una fase de trabajo específica.
- Defina las etapas del flujo de trabajo: Identifique y enumere las etapas a través de las cuales fluirán los elementos de trabajo o las tareas. Las fases típicas pueden abarcar «Por hacer», «Trabajo en curso», «Pruebas» y «Terminado».
2. Fichas de trabajo:
- Crear tarjetas de elementos de trabajo: Cada elemento de trabajo o tarea está representado por una tarjeta, a menudo una nota adhesiva o una tarjeta digital en el tablero Kanban.
- Añada detalles de la tarea: Incluya información esencial en cada tarjeta, como una breve descripción, prioridad, fecha de vencimiento y cualquier otra información relevante.
3. 3. Limitar el trabajo en curso (WIP):
- Establezca límites de WIP: Determine el número máximo de tareas permitidas en cada columna para evitar la sobrecarga y mantener un flujo de trabajo constante. Estos límites ayudan a los equipos a centrarse en completar el trabajo en lugar de empezar nuevas tareas.
4. Sistema de tracción:
- Trabajar en tareas: Los miembros del equipo sacan tareas de la columna «Tareas pendientes» a la columna «En curso» sólo cuando tienen capacidad para trabajar en ellas. Esto garantiza que el trabajo sólo se inicie cuando haya capacidad disponible.
- Las tareas avanzan poretapas: A medida que el trabajo avanza, las tarjetas se mueven de una columna a la siguiente en función de las políticas de proceso definidas en el tablero Kanban.
5. Seguimiento y mejora continuos:
- Reuniones periódicas: Celebre reuniones diarias o periódicas para revisar el estado del trabajo en el tablero Kanban, identificar problemas o cuellos de botella y debatir cómo optimizar el flujo de trabajo.
- Métricas yanálisis de datos: Mida y realice un seguimiento de las métricas clave, como el plazo de entrega (tiempo transcurrido desde la solicitud hasta la finalización) y el tiempo de ciclo (tiempo dedicado a trabajar activamente en una tarea). Utilice estos datos para tomar decisiones informadas sobre las mejoras de los procesos.
6. Adaptar y optimizar:
- Realice ajustes en los procesos: Basándose en la información obtenida de la supervisión y el análisis del flujo de trabajo, realice cambios para mejorar la eficiencia, reducir los cuellos de botella y garantizar que las tareas fluyan sin problemas.
- Cultura de mejora continua: Fomentar una cultura de aprendizaje y adaptación, animando a los miembros del equipo a sugerir y aplicar cambios que mejoren el proceso Kanban.
7. Gestionar las expectativas de los clientes:
- Priorice las tareas en función del valor para el cliente: Céntrese en realizar las tareas que aporten el valor más significativo al cliente, garantizando que sus necesidades se satisfacen de forma eficiente.
8. Revisar y perfeccionar las políticas:
- Revise y perfeccione periódicamente las políticas asociadas a cada columna del tablero Kanban. Esto garantiza que el flujo de trabajo se mantenga alineado con los objetivos del equipo y los requisitos del cliente.
9. Colaboración y comunicación:
- Comunicación eficaz: Los equipos deben mantener una comunicación y colaboración abiertas para abordar problemas, compartir ideas y garantizar que todo el mundo esté alineado con el flujo de trabajo y los objetivos.
El proceso Kanban es muy adaptable y puede ajustarse a las necesidades específicas de diferentes equipos y organizaciones. Fomenta la transparencia, reduce el despilfarro e impulsa continuamente mejoras en los procesos de trabajo.
Ejemplos de Kanban
Explore estos ejemplos prácticos de tableros Kanban en diversos contextos para comprender cómo puede revolucionar su gestión de proyectos:
- Tablero Kanban de Desarrollo de Software: Optimice su proceso de desarrollo de software con columnas como Backlog, Ready, Development, Testing y Deployment. Obtenga visibilidad del progreso e identifique los cuellos de botella sin esfuerzo.
- Flujo de trabajo de marketing de contenidos: Mejore su estrategia de creación de contenidos con un tablero Kanban con etapas como Ideas, Redacción, Edición, Diseño y Publicación. Gestione sin esfuerzo sus contenidos desde el inicio hasta la publicación.
- Tablero de gestión de tareas personales: Optimiza tu gestión personal de tareas con un tablero Kanban que muestra las columnas Backlog, To-Do, Doing y Done. Organícese y concéntrese en sus prioridades.
- Visualización del desarrollo de productos: Gestione eficazmente el ciclo de vida de los productos físicos mediante un tablero Kanban con las fases de concepto, diseño, creación de prototipos, pruebas y lanzamiento.
- Gestión del proceso de ventas: Capacite a su equipo de ventas mediante la visualización de clientes potenciales y oportunidades a través de las columnas Prospección, Cualificación, Presentación, Negociación, Cerrado-Ganado y Cerrado-Perdido.
- Seguimiento de la atención al cliente: Mejore los procesos de atención al cliente con un tablero Kanban que destaque etapas como Nuevas solicitudes, Triaje, En curso, Pruebas, Resueltas y Cerradas.
- Flujo de trabajo de marketing ágil: Revolucione sus campañas de marketing con un tablero Kanban que hace hincapié en las fases Planificar, Ejecutar, Analizar y Optimizar. Fomente un ciclo de mejora continua para su equipo de marketing.
- Coordinación de la planificación de eventos: Agilice la planificación de eventos con un tablero Kanban que cubra las etapas de Planificación, Logística, Promoción, Ejecución y Seguimiento.
- Gestión de procesos de fabricación: Transforme sus operaciones de fabricación con un tablero Kanban que incorpore etapas como Materias primas, Producción, Control de calidad, Embalaje y Expedición.
- Integración de Scrum y Desarrollo Ágil: Integra tableros Kanban a la perfección con metodologías Scrum o Agile. Visualice el trabajo, gestione los sprints y realice un seguimiento del progreso sin esfuerzo.
Estos ejemplos de tableros Kanban sirven como base para personalizar su enfoque en función de las necesidades únicas de su equipo o proyecto. Optimice su flujo de trabajo, impulse la colaboración y eleve la productividad con esta herramienta flexible para visualizar y gestionar el trabajo.
Kanban vs Scrum
La gente suele confundir las diferencias entre utilizar un kanban y un scrum, y con razón. Estos dos sistemas de gestión de proyectos son muy similares y a menudo utilizan los mismos formatos físicos, pero pueden diferir mucho en su mentalidad y objetivos. He aquí algunas de las principales diferencias entre ambos:
A modo de breve definición, aunque ambos se centran en la realización y organización de tareas procesables, los flujos de trabajo Kanban son más maleables y fluidos, mientras que las organizaciones Scrum son más rígidas y se basan en pequeños sprints.
- Los sprints de Scrum tienen plazos estrictos y fechas límite de publicación. Aunque los flujos kanban también pueden centrarse en proyectos específicos, se utilizan más para la alineación continua de los equipos.
- La organización Kanban impulsa el contenido/producto de forma continua, mientras que los sprints de Scrum tienen una fecha de lanzamiento semanal/ bimensual programada.
- Los tableros Scrum tienen funciones y directrices claras, mientras que los tableros Kanban son más autoorganizados y se basan más en el trabajo en equipo.
- Los tableros kanban están diseñados para ser revisados y reevaluados. Esta flexibilidad es clave para el flujo de trabajo Kanban.
Análisis retrospectivo
Los kanbanes son muy útiles para planificar futuros proyectos u organizar en el que tu equipo está trabajando actualmente, pero es igual de importante organizar y evaluar tu trabajo anterior como tus proyectos actuales.
Las plantillas retrospectivas organizan las tareas y acciones del trabajo anterior y permiten clasificar las tareas en función de «lo que salió bien», «lo que podría mejorar» y «las tareas accionables para aplicar estos cambios». Si organizas las tareas en función de estas secciones, podrás analizar tu sprint anterior, tanto lo bueno como lo malo. Al hacerlo, comprenderá cómo puede mejorar sus proyectos futuros y creará acciones tangibles que lo harán realidad.
Las plantillas retrospectivas funcionan de forma muy similar a los Kanbans, y por esa razón, hemos creado un tablero que implementa ambos en el mismo lugar. Nuestro tablero semanal de Kanban y análisis permite a los usuarios analizar el éxito de su proyecto más reciente y, al mismo tiempo, evaluar y priorizar sus tareas futuras. Estas acciones están muy interrelacionadas y, a través del análisis interseccional, puede maximizar la eficiencia con la que completa sus tareas y prioriza su flujo de trabajo.
Más información: ¿Qué es un Lean Canvas? Definición y recorrido
Conclusión
Los Kanban son algunas de las plantillas más ágiles que los equipos pueden implementar para optimizar su flujo de trabajo, y esperamos que este artículo les haya servido de inspiración para utilizar uno. Si quieres echar un vistazo a nuestros consejos sobre cómo tener éxito en la innovación mientras trabajas desde casa, puedes consultar nuestro reciente post en el blog de IdeaScale, ¡y no olvides probar gratis nuestro tablero Kanban!
Como siempre, también puedes consultar nuestras guías sobre talleres virtuales y pizarras en línea.
