Was ist ein Kanban? Definition, Methodik, Prozess, Beispiele und Analyse

Inhaltsübersicht

Kanban-Tafeln gehören zu den flexibelsten und am weitesten verbreiteten Vorlagen für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz. Wenn Sie neu im Bereich der visuellen Zusammenarbeit sind, sind sie ein hervorragender Startpunkt und bieten Ihrem Team enorme Vorteile. In diesem Artikel erfahren Sie, was Kanbans sind und welche Strategien es gibt, um sie optimal zu nutzen.

Wenn Sie mehr über die Verwendung anderer Arten von Boards erfahren möchten, lesen Sie unsere Leitfäden zur Verwendung von Customer Journey Maps oder SWOT-Analysen.

Was ist ein Kanban?

Kanban, abgeleitet vom japanischen Begriff für „visuelles Signal“ oder „Karte“, wird als leistungsstarkes visuelles Projektmanagement- und Workflow-Optimierungswerkzeug definiert. Ursprünglich in der Fertigungsindustrie entwickelt, hat sich Kanban zu einer vielseitigen Methode entwickelt, die in verschiedenen Branchen eingesetzt werden kann, darunter Softwareentwicklung, Projektmanagement und Wissensarbeit.

Im Kanban-System stellt eine Tafel mit Spalten und Karten visuell die Arbeitsaufgaben dar, die verschiedene Phasen eines Prozesses durchlaufen. Jede Spalte steht für eine bestimmte Phase des Arbeitsablaufs, während die Karten einzelne Aufgaben oder Arbeitsaufgaben symbolisieren. Das grundlegende Ziel von Kanban ist es, Transparenz in die Arbeitsprozesse zu bringen, damit die Teams ihre Arbeitsabläufe effizient verwalten und optimieren können.

Durch die Einführung eines Kanban-Systems können Teams die unfertige Arbeit (WIP) strategisch begrenzen und sich auf die systematische Erledigung von Aufgaben konzentrieren. Dieser Ansatz entschärft Engpässe, steigert die Produktivität und gewährleistet einen gleichmäßigen Arbeitsfluss. Die Betonung der kontinuierlichen Verbesserung und Anpassungsfähigkeit ermöglicht es den Teams, die Prozesse im Laufe der Zeit zu verfeinern und die Effizienz zu steigern, um die sich entwickelnden Kundenanforderungen zu erfüllen.

Die wichtigsten Merkmale von Kanban:

• Visuelle Darstellung: Verwendet eine visuelle Tafel mit Spalten und Karten zur übersichtlichen Darstellung von Arbeitsaufgaben.

• Transparenz der Arbeitsabläufe: Erhöht die Transparenz der Arbeitsabläufe für eine bessere Teamkoordination.

• WIP-Grenzen: Konzentriert sich auf die Begrenzung der unfertigen Arbeit, um die Effizienz der Aufgabenerledigung zu verbessern.

• Kontinuierliche Verbesserung: Fördert einen iterativen Ansatz zur kontinuierlichen Prozessverbesserung.

• Anpassungsfähigkeit: Ermöglicht es den Teams, sich weiterzuentwickeln und die Prozesse an die sich ändernden Anforderungen anzupassen.

Durch das Verständnis und die Umsetzung der Kanban-Prinzipien können Teams nicht nur ein effizientes Workflow-Management erreichen, sondern auch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern, die einen dauerhaften Erfolg in dynamischen Arbeitsumgebungen gewährleistet.

Wie man ein Kanban benutzt

Kanban-Tafeln sind in mehrere verschiedene Abschnitte unterteilt. Diese Abschnitte orientieren sich an den verschiedenen Phasen des Arbeitsablaufs und bilden die Grundlage für die aufgabenbezogene Organisation, die Sie durchführen werden. Unsere Kanban-Tafel ist in 5 verschiedene Abschnitte unterteilt: Mögliche Ideen, Backlog, On Deck, In Progress und Complete. Dies ist ein üblicher Aufbau für ein Kanban, während einige stattdessen nur drei Abschnitte einrichten, die aus Backlog, In Progress und Complete bestehen, oder einige fügen einen Abschnitt für „stuck“ hinzu, wo Sie Aufgaben gruppieren können, wenn Sie auf eine Straßensperre gestoßen sind.

Unabhängig davon, wie das von Ihnen verwendete Kanban-System aufgebaut ist, ist die Methode der Interaktion bei allen gleich. Sie beginnen damit, sich auf ein bestimmtes Projekt oder einen Sprint zu konzentrieren. Dieses Projekt wird die Grundlage für das gesamte Kanban sein. Der Zweck der Verwendung eines Kanbans ist die Visualisierung und Organisation der umsetzbaren Aufgaben, die Sie erledigen müssen, um Ihr Projekt zum Erfolg zu führen. Aus diesem Grund werden Sie fortfahren, Notizen zu erstellen, die auf allen konkreten, umsetzbaren Aufgaben basieren, die für einen erfolgreichen Abschluss des Projekts erledigt werden müssen. Diese Aufgaben sollten so spezifisch wie möglich sein, um die zu ihrer Erledigung zu ergreifenden Maßnahmen gezielt zu steuern.

Sobald Sie alle umsetzbaren Aufgaben und möglichen Ideen gesammelt haben, beginnen Sie damit, diese nach Prioritäten zu ordnen. Dies ist ein einzigartiger Prozess, da Ihr Team je nach Projekt unterschiedliche Prioritäten setzen wird. Unabhängig von Ihren Prioritäten können Sie Ihre Aufgaben in die oben genannten Abschnitte einteilen, je nachdem, wann sie erledigt werden müssen und welche Auswirkungen sie haben können.

Der nächste Schritt bei der Verwendung des Kanbans besteht darin, ihn im Laufe des Projekts immer wieder zu überprüfen. Wenn das Team Aufgaben erledigt und sich der Fertigstellung nähert, können Sie die Tafel aktualisieren und Aufgaben auf die Seite mit den erledigten Aufgaben verschieben.

Es ist auch wichtig, sich zu vergewissern, dass Ihre Prioritäten immer noch stimmen, und wenn Sie Ihre Prioritäten neu bewerten müssen, können Sie Aufgaben einfach weiter in den Rückstand verschieben und mit anderen beginnen. Die Visualisierung dieser Aufgaben gibt einen guten Überblick über das Projekt und hilft, die Teams aufeinander abzustimmen.

Die Verwendung von Kanban-Tafeln ist auf physischen Tafeln möglich, wird aber durch Online-Whiteboards unglaublich erleichtert. Sie können alle Ihre Aufgaben auf Haftnotizen verwalten und Ihr Team leicht abstimmen.

Allerdings schränken die physischen Tafeln die Möglichkeiten des Kanbans etwas ein. Aufgrund ihrer Zugänglichkeit machen es Online-Whiteboards viel einfacher, alle Ihre Aufgaben an einem Ort zu organisieren und anschließend die Tafel wieder aufzurufen, um sie zu aktualisieren oder sich an die nächste Priorität zu erinnern. Die ständige Zugänglichkeit von Online-Whiteboards macht sie zum perfekten Ort für Ihr nächstes Kanban und zu einem großartigen Ort für die Verwendung eines visuellen Organizers.

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Kanban-Methodik

Kanban ist eine beliebte Methode für das Projektmanagement und die Optimierung von Arbeitsabläufen. Es ist bekannt für seine visuelle Darstellung der Arbeit, die Teams hilft, Aufgaben und Prozesse effizient zu verwalten. Kanban hat seinen Ursprung im Fertigungssektor in Japan und wurde später für die Wissensarbeit und verschiedene andere Branchen angepasst. Im Folgenden werden die wichtigsten Grundsätze und Konzepte der Kanban-Methodik erläutert:

• Arbeit visualisieren: Der Kerngedanke von Kanban besteht darin, die Arbeit zu visualisieren. Dies geschieht in der Regel auf einem Kanban-Board, einer visuellen Darstellung des Arbeitsablaufs. Das Spielbrett besteht aus Spalten und Karten. Jede Spalte steht für eine Arbeitsphase, und die Karten stellen einzelne Aufgaben oder Posten dar.

• Begrenzung der in Arbeit befindlichen Aufgaben (WIP): Kanban legt den Schwerpunkt auf die Begrenzung der Anzahl von Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in jeder Spalte in Bearbeitung sein können. Dadurch wird eine Überlastung der Teammitglieder vermieden und ein gleichmäßiger Arbeitsfluss gewährleistet.

• Flussmanagement: Das Ziel von Kanban ist es, dass die Arbeit reibungslos und vorhersehbar von einer Phase zur nächsten fließt. Durch die Begrenzung des WIP und die Beachtung von Engpässen können die Teams ihre Prozesse optimieren, um den Fluss zu verbessern.

• Prozessrichtlinien explizit machen: Teams, die Kanban verwenden, sollten explizite Richtlinien für jede Spalte auf der Tafel festlegen. Diese Richtlinien helfen dabei, zu klären, wie die Arbeit ablaufen soll und welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit eine Aufgabe von einer Spalte in eine andere verschoben werden kann.

• Feedback-Schleifen und kontinuierliche Verbesserung: Kanban ermutigt Teams, ihre Prozesse kontinuierlich zu überprüfen und zu verbessern. Regelmäßige Treffen oder „Stand-ups“ sind üblich, um den Stand der Arbeit zu besprechen, Probleme zu erkennen und Prozessanpassungen vorzunehmen.

• Pull-System: Kanban arbeitet mit einem Pull-System, d. h. neue Arbeit wird nur dann in das System gezogen, wenn freie Kapazitäten vorhanden sind. Dies steht im Gegensatz zu einem Push-System, bei dem den Teammitgliedern unabhängig von ihrer Kapazität Arbeit aufgezwungen wird.

• Fokus auf Kundenwert: Kanban legt großen Wert darauf, dem Kunden einen Mehrwert zu bieten. Es fördert die Priorisierung von Aufgaben, die den größten Einfluss auf den Kunden haben.

• Anpassungsfähigkeit: Kanban ist sehr anpassungsfähig und kann neben anderen Methoden wie Scrum oder als eigenständiger Ansatz verwendet werden. Teams können Kanban-Tafeln an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen.

• Service-Level-Vereinbarungen (SLAs): SLAs werden in Kanban häufig verwendet, um Erwartungen zu definieren, wie schnell die Arbeit die verschiedenen Phasen durchlaufen sollte. Dies kann den Teams helfen, die Anforderungen und Erwartungen der Kunden zu erfüllen.

• Durchlaufzeit und Zykluszeit: Kanban verwendet Messgrößen wie die Durchlaufzeit (die Zeit, die für die Fertigstellung einer Aufgabe ab dem Zeitpunkt benötigt wird, an dem sie der Tafel hinzugefügt wird) und die Zykluszeit (die Zeit, die für die Fertigstellung einer Aufgabe benötigt wird, sobald die aktive Arbeit beginnt), um den Arbeitsablauf zu analysieren und zu optimieren.

Kanban ist eine flexible Methode, die in verschiedenen Bereichen angewandt werden kann, von der Softwareentwicklung und dem Projektmanagement bis hin zur Fertigung und Kundenbetreuung. Es bietet einen visuellen und reaktionsschnellen Ansatz zur Verwaltung der Arbeit und zur Verbesserung der Effizienz.

Kanban-Prozess

Der Kanban-Prozess ist ein visueller und flexibler Ansatz zur Verwaltung von Arbeit und Arbeitsabläufen. Im Mittelpunkt steht eine Kanban-Tafel, die eine visuelle Darstellung von Arbeitsschritten und Aufgaben ist. Der Prozess umfasst mehrere wichtige Schritte:

1. Visualisieren Sie den Arbeitsablauf:

• Erstellen Sie eine Kanban-Tafel: Dies ist in der Regel eine physische Tafel mit Spalten oder eine elektronische Tafel mit spezieller Software. Jede Spalte auf der Tafel steht für eine bestimmte Arbeitsphase.

• Definieren Sie Arbeitsablaufphasen: Bestimmen und listen Sie die Phasen auf, die die Arbeitsaufgaben durchlaufen werden. Typische Phasen sind „To-Do“, „In Arbeit“, „Testen“ und „Abgeschlossen“.

2. Work Item Cards:

• Erstellen Sie Arbeitsaufgaben-Karten: Jedes Arbeitselement oder jede Aufgabe wird durch eine Karte dargestellt, oft eine Haftnotiz oder eine digitale Karte auf der Kanban-Tafel.

• Fügen Sie Aufgabendetails hinzu: Fügen Sie zu jeder Karte wichtige Informationen hinzu, z. B. eine kurze Beschreibung, Priorität, Fälligkeitsdatum und andere relevante Informationen.

3. Begrenzung der unfertigen Erzeugnisse (WIP):

• Legen Sie WIP-Grenzen fest: Legen Sie die maximale Anzahl von Aufgaben fest, die in jeder Spalte zulässig sind, um eine Überlastung zu vermeiden und einen gleichmäßigen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Diese Grenzen helfen den Teams, sich auf die Erledigung der Arbeit zu konzentrieren, anstatt neue Aufgaben zu beginnen.

4. Pull-System:

• An Aufgaben arbeiten: Teammitglieder ziehen Aufgaben nur dann aus der Spalte „Zu erledigen“ in die Spalte „In Bearbeitung“, wenn sie die Kapazität haben, sie zu bearbeiten. So wird sichergestellt, dass die Arbeit nur dann aufgenommen wird, wenn freie Kapazitäten vorhanden sind.

• Die Aufgaben durchlaufenverschiedene Phasen: Je nach Arbeitsfortschritt wandern die Karten von einer Spalte zur nächsten, basierend auf den definierten Prozessrichtlinien der Kanban-Tafel.

5. Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung:

• Regelmäßige Stand-up-Meetings: Halten Sie täglich oder in regelmäßigen Abständen Besprechungen ab, um den Stand der Arbeit auf der Kanban-Tafel zu überprüfen, Probleme oder Engpässe zu ermitteln und zu besprechen, wie der Arbeitsablauf optimiert werden kann.

• Metriken undDatenanalyse: Messen und verfolgen Sie wichtige Kennzahlen wie die Vorlaufzeit (Zeit von der Anfrage bis zur Fertigstellung) und die Zykluszeit (Zeit, die aktiv an einer Aufgabe gearbeitet wird). Nutzen Sie diese Daten, um fundierte Entscheidungen über Prozessverbesserungen zu treffen.

6. Anpassen und Optimieren:

• Prozessanpassungen vornehmen: Nehmen Sie auf der Grundlage der durch die Überwachung und Analyse des Arbeitsablaufs gewonnenen Erkenntnisse Änderungen vor, um die Effizienz zu verbessern, Engpässe zu beseitigen und den reibungslosen Ablauf der Aufgaben zu gewährleisten.

• Kultur der kontinuierlichen Verbesserung: Fördern Sie eine Kultur des Lernens und der Anpassung und ermutigen Sie die Teammitglieder, Änderungen vorzuschlagen und umzusetzen, die den Kanban-Prozess verbessern.

7. Kundenerwartungen managen:

• Priorisieren Sie Aufgaben nach dem Kundennutzen: Konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben, die dem Kunden den größten Nutzen bringen, und stellen Sie sicher, dass seine Bedürfnisse effizient erfüllt werden.

8. Überprüfen und Verfeinern der Politiken:

• Überprüfen und verfeinern Sie regelmäßig die mit jeder Spalte der Kanban-Tafel verbundenen Richtlinien. Dadurch wird sichergestellt, dass der Arbeitsablauf mit den Zielen des Teams und den Kundenanforderungen in Einklang steht.

9. Zusammenarbeit und Kommunikation:

• Effektive Kommunikation: Die Teams müssen eine offene Kommunikation und Zusammenarbeit pflegen, um Probleme anzusprechen, Erkenntnisse auszutauschen und sicherzustellen, dass alle an den Arbeitsabläufen und Zielen beteiligt sind.

Der Kanban-Prozess ist äußerst anpassungsfähig und kann auf die spezifischen Bedürfnisse verschiedener Teams und Organisationen zugeschnitten werden. Es fördert die Transparenz, reduziert die Verschwendung und sorgt für eine kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsabläufe.

Beispiele für Kanban

Sehen Sie sich diese praktischen Beispiele für Kanban-Tafeln in verschiedenen Kontexten an, um zu verstehen, wie sie Ihr Projektmanagement revolutionieren können:

• Software-Entwicklungs-Kanban-Tafel: Optimieren Sie Ihren Softwareentwicklungsprozess mit Spalten wie Backlog, Ready, Development, Testing und Deployment. Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Fortschritt und ermitteln Sie mühelos Engpässe.

• Content-Marketing-Workflow: Verbessern Sie Ihre Strategie zur Erstellung von Inhalten mit einem Kanban-Board, das die Phasen Ideen, Schreiben, Bearbeiten, Design und Veröffentlichung umfasst. Verwalten Sie Ihre Content-Pipeline mühelos von der Erstellung bis zur Veröffentlichung.

• Persönliche Aufgabenverwaltungstafel: Optimieren Sie Ihr persönliches Aufgabenmanagement mit einer Kanban-Tafel, die die Spalten Backlog, To-Do, Doing und Done enthält. Bleiben Sie organisiert und konzentrieren Sie sich auf Ihre Prioritäten.

• Visualisierung der Produktentwicklung: Verwalten Sie den Lebenszyklus physischer Produkte effizient mit einem Kanban-Board, das die Phasen Konzept, Design, Prototyping, Testing und Release umfasst.

• Vertriebspipeline-Management: Unterstützen Sie Ihr Vertriebsteam durch die Visualisierung von Leads und Opportunities in den Spalten Prospecting, Qualification, Presentation, Negotiation, Closed-Won und Closed-Lost.

• Verfolgung des Kundensupports: Verbessern Sie die Kundensupport-Prozesse mit einer Kanban-Tafel, die Phasen wie Neue Anfragen, Triaging, In Bearbeitung, Testen, Gelöst und Geschlossen hervorhebt.

• Agiler Marketing-Workflow: Revolutionieren Sie Ihre Marketingkampagnen mit einem Kanban-Board, das die Phasen Planen, Ausführen, Analysieren und Optimieren betont. Fördern Sie einen kontinuierlichen Verbesserungszyklus für Ihr Marketingteam.

• Koordinierung der Veranstaltungsplanung: Optimieren Sie die Veranstaltungsplanung mit einer Kanban-Tafel, die die Phasen Planung, Logistik, Werbung, Durchführung und Nachbereitung abdeckt.

• Management von Fertigungsprozessen: Transformieren Sie Ihre Fertigungsabläufe mit einer Kanban-Tafel, die Phasen wie Rohstoffe, Produktion, Qualitätskontrolle, Verpackung und Versand umfasst.

• Integration von Scrum und agiler Entwicklung: Integrieren Sie Kanban-Boards nahtlos in Scrum oder agile Methoden. Visualisieren Sie die Arbeit, verwalten Sie Sprints und verfolgen Sie mühelos den Fortschritt.

Diese Beispiele für Kanban-Tafeln dienen als Grundlage für die Anpassung Ihres Ansatzes an die besonderen Anforderungen Ihres Teams oder Projekts. Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, fördern Sie die Zusammenarbeit und steigern Sie die Produktivität mit diesem flexiblen Werkzeug zur Visualisierung und Verwaltung von Arbeit.

Kanban vs. Scrum

Oft werden die Unterschiede zwischen Kanban und Scrum verwechselt, und das zu Recht. Diese beiden Projektmanagementsysteme sind sich sehr ähnlich und verwenden oft die gleichen Formate, können sich aber in ihrer Denkweise und ihren Zielen stark unterscheiden. Hier sind einige der wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden:

Eine kurze Definition: Beide konzentrieren sich auf die Erledigung und Organisation von umsetzbaren Aufgaben, aber die Kanban-Workflows sind flexibler und fließender, während Scrum-Organisationen starrer sind und auf kleinen Sprints basieren.

• Scrum-Sprints haben strenge Zeitrahmen und Veröffentlichungstermine. Obwohl sich Kanban-Abläufe auch auf bestimmte Projekte konzentrieren können, werden sie eher für die kontinuierliche Ausrichtung von Teams verwendet.

• In der Kanban-Organisation wird der Inhalt/das Produkt kontinuierlich vorangetrieben, während Scrum-Sprints ein geplantes wöchentliches/halbmonatliches Veröffentlichungsdatum haben.

• Scrum-Boards haben klare Rollen und Richtlinien, während Kanban-Boards eher selbstorganisiert und teambasiert sind.

• Kanban-Tafeln sind so konzipiert, dass sie immer wieder überarbeitet und neu bewertet werden können. Diese Flexibilität ist der Schlüssel zum Kanban-Workflow.

Retrospektive Analyse

Kanbanes sind sehr nützlich bei der Planung zukünftiger Projekte oder bei der Organisation des Projekts, an dem Ihr Team gerade arbeitet, aber es ist genauso wichtig, Ihre bisherige Arbeit zu organisieren und zu bewerten wie Ihre aktuellen Projekte.

Retrospektive Vorlagen organisieren die Aufgaben und Aktionen früherer Arbeiten und ermöglichen Ihnen die Kategorisierung von Aufgaben auf der Grundlage von „was ist gut gelaufen“, „was könnte besser sein“ und „umsetzbare Aufgaben zur Implementierung dieser Änderungen“. Indem Sie die Aufgaben anhand dieser Abschnitte organisieren, können Sie Ihren letzten Sprint analysieren, sowohl die guten als auch die schlechten. Auf diese Weise wissen Sie, wie Sie Ihre künftigen Projekte verbessern können, und Sie können konkrete Maßnahmen ergreifen, um dies in die Tat umzusetzen.

Retrospektive Vorlagen funktionieren sehr ähnlich wie Kanbans, und aus diesem Grund haben wir ein Board erstellt, das beide an der gleichen Stelle implementiert. Unsere wöchentliche Kanban- und Analysetafel ermöglicht es den Benutzern, den Erfolg ihres letzten Projekts zu analysieren und gleichzeitig ihre zukünftigen Aufgaben zu bewerten und zu priorisieren. Diese Aktionen sind eng miteinander verflochten, und durch die Schnittmengenanalyse sind Sie in der Lage, die Effizienz bei der Erledigung Ihrer Aufgaben zu maximieren und Ihren Arbeitsablauf nach Prioritäten zu ordnen.

Erfahren Sie mehr: Was ist ein Lean Canvas? Definition und Komplettlösung

Schlussfolgerung

Kanbans gehören zu den agilsten Vorlagen, die Teams einsetzen können, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, und hoffentlich hat dieser Artikel sie dazu inspiriert, eine solche Vorlage zu verwenden. Wenn Sie mehr über unsere Tipps erfahren möchten, wie Sie von zu Hause aus erfolgreich innovativ arbeiten können, lesen Sie unseren jüngsten Beitrag im IdeaScale-Blog, und vergessen Sie nicht, unser Kanban-Board kostenlos auszuprobieren!

Wie immer können Sie sich auch unsere Leitfäden für virtuelle Workshops und Online-Whiteboards ansehen.