Có rất nhiều thứ có thể giúp thúc đẩy nhóm tiến lên, bao gồm các nhà lãnh đạo, công cụ và nguồn lực. Đây đều là những nguồn cảm hứng và có thể giúp nâng cao hiệu quả, nhưng có một thứ mà tất cả các nhóm đều cần ngoài những yếu tố này. Đó là một quá trình hiệu quả. Để tận dụng tối đa nhóm của bạn, họ phải hoạt động với một quy trình hiệu quả và công cụ tốt nhất để giúp hợp lý hóa quy trình làm việc là mẫu sơ đồ.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xác định một mẫu lưu đồ trong khi thảo luận về thời điểm nên sử dụng mẫu này, cách áp dụng mẫu đó và các phương pháp hay nhất để triển khai mẫu đó.
Mẫu lưu đồ là gì?
Mẫu sơ đồ được định nghĩa là bản trình bày trực quan của quy trình từng bước, được thiết kế để nâng cao khả năng hiểu và hướng dẫn người dùng thông qua một chuỗi các hoạt động. Bằng cách sử dụng các hình dạng riêng biệt được kết nối với nhau bằng các mũi tên, công cụ này tạo điều kiện trực quan hóa rõ ràng và hợp lý các quy trình công việc trong một hệ thống hoặc dự án. Là một nguồn tài nguyên không thể thiếu, mẫu lưu đồ được thiết kế khéo léo giúp hợp lý hóa hoạt động giao tiếp cho các quy trình phức tạp, cung cấp phương tiện hiệu quả để các cá nhân nắm bắt và làm theo các hành động có cấu trúc.
Giải thích mẫu sơ đồ
Mẫu sơ đồ là một công cụ linh hoạt được sử dụng rộng rãi trong kinh doanh, giáo dục, chăm sóc sức khỏe, v.v. Nó phục vụ như một công cụ hỗ trợ trực quan, đơn giản hóa các quy trình phức tạp thông qua cách trình bày có cấu trúc. Khi được sử dụng hiệu quả, sơ đồ sẽ mang lại cấu trúc ngắn gọn, dễ dàng đưa ra quyết định và minh họa một cách sinh động hành trình từ khi bắt đầu đến khi đạt được thành tựu.
Các tính năng quan trọng của mẫu sơ đồ chỉ đơn giản là hình dạng và mũi tên. Các hình dạng sẽ đề cập đến các bước, câu hỏi hoặc giai đoạn khác nhau của quy trình trong khi các mũi tên có ý nghĩa là điểm đánh dấu chỉ đường, cho người dùng biết lộ trình cần đi.
Tuy nhiên, chỉ sử dụng hình dạng và mũi tên không có nghĩa là sơ đồ chỉ có thể di chuyển theo đường thẳng. Những yếu tố này có thể được sử dụng tự do để biểu thị những thay đổi về phương hướng, tầm nhìn hoặc một nhiệm vụ hoàn toàn khác.
Một trong những cách mà lưu đồ có thể truyền tải thông tin là thông qua các loại hình dạng khác nhau được sử dụng. Tùy thuộc vào cấu trúc của bạn, các hình dạng khác nhau có thể bao hàm các loại nhiệm vụ khác nhau, lệnh bắt đầu hoặc dừng, liệu tài liệu có cần được tạo hay không, v.v.
Bằng cách sử dụng các hình dạng khác nhau, bạn có thể đưa thêm một lớp phức tạp khác vào sơ đồ của mình để cung cấp hướng dẫn tốt nhất có thể cho nhóm của mình. Ngoài ra, bạn có thể thêm các yếu tố thiết kế độc đáo khác như màu sắc, kiểu dáng hoặc kích thước khác nhau để thêm điểm nhấn độc đáo cho mẫu sơ đồ của bạn. Đây là một điều khác giúp làm cho lưu đồ của bạn trở nên độc đáo và có giá trị.
Lưu đồ là công cụ linh hoạt, đa mục đích mà các nhóm có thể sử dụng cho nhiều tình huống khác nhau. Dưới đây là một số trường hợp sử dụng phổ biến nhất:
- Để hình dung một quá trình.
- Để kiểm tra một quá trình cải tiến.
- Để chia sẻ một quá trình với người khác.
- Để lập kế hoạch cho một dự án.
- Ánh xạ thuật toán máy tính (thường được gọi là sơ đồ UML).
- Để truyền đạt một lộ trình rõ ràng từ đầu đến cuối.
- Để đơn giản hóa việc ra quyết định phức tạp.
Đây là một số trường hợp khác nhau trong đó lưu đồ rất hữu ích cho các nhóm và chủ yếu chúng xoay quanh việc trực quan hóa hoặc truyền đạt một quy trình phức tạp. Lưu đồ cực kỳ hữu ích trong việc chia nhỏ thành các bước tuyến tính và cung cấp cho mọi người cái nhìn rõ ràng về những gì cần xảy ra tiếp theo.
Bây giờ chúng ta đã hiểu mẫu sơ đồ có thể áp dụng tốt nhất ở đâu, hãy cùng thảo luận về một số phương pháp hay nhất để sử dụng chúng và cách tự xây dựng một mẫu.
Tìm hiểu thêm: Các ví dụ về sơ đồ khác nhau
Hướng dẫn sử dụng mẫu sơ đồ
Cần phải thực hiện nhiều bước để xây dựng thành công mẫu sơ đồ. Những điều này không liên quan trực tiếp đến bản vẽ thực tế của các đường và hình dạng nhưng chúng giúp cấu trúc tầm nhìn và mục tiêu của bạn khi tạo ra chúng. Dưới đây là một số bước phổ biến cần làm theo để xây dựng thành công mẫu lưu đồ.
Xác định một chủ đề
Bước đầu tiên trong việc xây dựng mẫu sơ đồ là hiểu chủ đề tổng thể mà bạn sẽ phác thảo. Tùy thuộc vào hoàn cảnh, đây có thể là quy trình làm việc, quy trình dịch vụ, dự án hoặc bất kỳ điều gì khác. Tiêu đề phải phản ánh chủ đề và mọi thứ tiếp theo sẽ nằm trong phạm vi này.
Xác định các thông số
Có thể cho rằng phần quan trọng nhất của mẫu sơ đồ là các tham số. Để xác định chính xác các tham số, những câu hỏi sau cần được xem xét:
- Sự khởi đầu của quá trình là gì?
- Kết thúc của quá trình là gì?
- Có nhiều kết thúc có thể xảy ra?
- Có bất kỳ bước cần thiết nào ở giữa không?
- Các bước sẽ chi tiết như thế nào?
Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp tạo ra ranh giới cho mẫu lưu đồ.
Động não các chi tiết
Trong phạm vi các tham số đã xác định, bước tiếp theo là suy nghĩ chi tiết về bản đồ. Không cần tổ chức chúng, hãy suy nghĩ về từng bước, hành động và phương hướng cần thực hiện để đạt được mục tiêu cuối cùng. Những điều này có thể được ghi lại trên các tờ ghi chú dán trước khi được đặt vào các khe cố định của chúng.
Sắp xếp mẫu sơ đồ
Sau khi suy nghĩ về tất cả các bước, đã đến lúc thực hiện chúng. Bước này liên quan đến việc tổ chức tuyến tính quy trình để các ý tưởng theo dõi từ đầu đến cuối, đồng thời thêm các hình dạng và yếu tố thiết kế độc đáo để biểu thị các ý nghĩa khác nhau cho các bước khác nhau.
Điều quan trọng ở đây là làm cho bản đồ dễ đọc nhất có thể để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào giữa các bước và chỉ đường.
Xem lại và sử dụng Bước cuối cùng là xem xét và sử dụng mẫu lưu đồ. Đảm bảo tất cả những người cần nó hiểu cách sử dụng và đồng ý rằng mọi thứ đều được đặt chính xác. Sau đó, đã đến lúc đưa nó vào hành động.
Tìm hiểu thêm: Sơ đồ ưu điểm
Các phương pháp hay nhất để xây dựng mẫu sơ đồ
Hiểu cách xây dựng mẫu sơ đồ sẽ giúp bạn tạo một mẫu nhưng việc hiểu các phương pháp hay nhất để sử dụng chúng sẽ phát huy hết hiệu quả của chúng. Dưới đây là một số mẹo cần nhớ khi tạo mẫu lưu đồ.
- Lập kế hoạch kỹ lưỡng cho mẫu trước khi xây dựng nó: Thiếu một bước cũng có thể làm hỏng cả quy trình và mọi thứ đều phải được đưa vào.
- Giữ nó tuyến tính: Mọi thứ thường phải di chuyển từ trên xuống dưới hoặc từ trái sang phải. Ngoài một số chuyển động ngang và theo chu kỳ, đây là hướng dòng chảy được chấp nhận rộng rãi.
- Sử dụng các yếu tố thiết kế dễ nhận biết: Hình dạng, ghi chú và đường nét phải được chuẩn hóa và nhất quán để làm cho sơ đồ trở nên đơn giản dễ hiểu. Trong trường hợp lưu đồ phức tạp hoặc đa dạng, việc triển khai khóa có thể hữu ích cho người dùng lần đầu.
- Nhạt nhẽo thì tốt hơn: Thông thường, chúng tôi ủng hộ việc sử dụng màu sắc để phân biệt các yếu tố khác nhau một cách trực quan, nhưng với sơ đồ, điều quan trọng là phải bám sát khoảng ba màu. Bằng cách này, mọi thứ có thể được nhóm lại dựa trên các nhiệm vụ hoặc chỉ dẫn tương tự nhưng không có quá nhiều biến thể khiến bạn nhầm lẫn.
- Nhận nhiều ý kiến: Tương tự như các dự án hợp tác khác, phải tham khảo ý kiến của nhiều người với các quan điểm khác nhau khi tạo mẫu sơ đồ để đảm bảo mọi góc độ đều được tính đến và không có gì bị lãng quên.
Phần kết luận
Nếu bạn đang muốn lập sơ đồ một quy trình hoặc bổ sung ý nghĩa trực quan cho quy trình làm việc của mình thì mẫu lưu đồ là công cụ hoàn hảo. Xây dựng mẫu lưu đồ tùy chỉnh của bạn với Bảng trắng IdeaScale ngay hôm nay.
