Các nhóm sử dụng rất nhiều công cụ khác nhau để vạch ra không gian làm việc của mình. Cho dù họ đang tạo sơ đồ tổ chức, lập kế hoạch dự án hay chính thức hóa tài liệu nội bộ, các tổ chức ở khắp mọi nơi đều sử dụng các mẫu trực quan để xây dựng không gian làm việc của mình. Trong số các mẫu kỹ thuật số này có sơ đồ. Lưu đồ là công cụ cực kỳ hữu ích với nhiều ứng dụng khác nhau và rất có lợi khi lập bản đồ quy trình làm việc của nhóm. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phác thảo những lợi thế quan trọng nhất của sơ đồ quy trình và đề cập đến một số thách thức riêng biệt mà chúng gặp phải. Nếu muốn tìm hiểu về các ứng dụng khác nhau của lưu đồ, bạn có thể xem hướng dẫn của chúng tôi về mười ví dụ về lưu đồ khác nhau .
Giải thích sơ đồ
Mẫu lưu đồ là sơ đồ trực quan hóa một tập hợp tuyến tính các bước để xác định một quy trình lớn hơn. Các bước khác nhau trong quy trình sẽ được biểu thị bằng các hình dạng khác nhau, được kết nối bằng các mũi tên chỉ hướng để hướng dẫn người dùng đi đúng hướng.
Lưu đồ theo truyền thống giúp mọi người đưa ra quyết định nhanh chóng hoặc tự động hóa một quy trình lặp đi lặp lại và có thể được sử dụng như một công cụ hỗ trợ trực quan để ghi lại quy trình làm việc. Các ký hiệu và hình dạng khác nhau trong sơ đồ giúp làm rõ phương hướng, hành động và kết quả cho người dùng.
Do tính linh hoạt và khả năng lập sơ đồ các quy trình công việc phức tạp, sơ đồ có thể được tìm thấy ở nhiều loại hình tổ chức khác nhau.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về sơ đồ và cách sử dụng chúng, bạn có thể tìm thêm thông tin tại đây.
9 Ưu điểm của sơ đồ động
Việc sử dụng lưu đồ có thể giúp lập sơ đồ quy trình làm việc , tạo bản đồ cho tổ chức của bạn và truyền đạt thông tin một cách dễ dàng. Ngay cả đối với những người không phải là người học trực quan, sơ đồ có thể là một công cụ cực kỳ hữu ích để nâng cao hiệu quả. Dưới đây là một số lợi ích sơ đồ hàng đầu.
Xây dựng sự rõ ràng
Lưu đồ cực kỳ hiệu quả trong việc thực hiện một loạt các bước phức tạp và sắp xếp chúng thành một định dạng dễ hiểu trực quan. Việc định dạng thông tin thành sơ đồ giúp xây dựng sự rõ ràng với quy trình đã xác định và làm cho mọi thứ dễ hiểu hơn.
Cụ thể, sơ đồ xây dựng sự rõ ràng thông qua hình ảnh hóa đơn giản, từng bước. Bằng cách sắp xếp thông tin trên bản đồ bằng các mũi tên chỉ hướng, lệnh hành động và đường dẫn để đi theo, bất kỳ ai cũng có thể sử dụng sơ đồ để đạt được mục tiêu mong muốn của mình.
Việc làm rõ không chỉ các bước trong quy trình mà cả các kết quả và kết quả cuối cùng khác nhau cũng cực kỳ hữu ích để các nhóm tập trung vào một mục tiêu và tìm ra cách tốt nhất để đạt được mục tiêu đó. Lưu đồ thu thập thông tin này trên một tài liệu duy nhất, giúp tài liệu trở nên dễ tiếp cận và ngắn gọn. Cung cấp một nguồn thông tin duy nhất là một lý do khác khiến họ xây dựng sự rõ ràng và giúp tạo ra sự hiểu biết chung trong các nhóm.
Giúp xác định các bước cụ thể
Một trong những lợi thế lớn của sơ đồ là, tương tự như bản đồ hành trình của khách hàng , giúp chia nhỏ các quy trình thành các bước riêng lẻ. Điều này hữu ích từ góc độ nhóm để hiểu từng bước cụ thể đi vào quy trình làm việc hoặc trải nghiệm tốt hơn. Quá trình này bắt đầu bằng lần kích hoạt ban đầu và được chia thành nhiều bước riêng lẻ để làm nổi bật quá trình hoàn thành một nhiệm vụ. Các bước được chia nhỏ và xác định theo hướng, nghĩa là chúng có thể được thực hiện theo kiểu tuyến tính để đảm bảo bạn đang làm việc theo lộ trình hiệu quả nhất để hoàn thành.
Việc chia nhỏ các bước này có thể làm nổi bật những thứ có thể chưa được phát hiện hoặc được gộp lại với nhau trong khi thực sự chúng đáng lẽ phải là các bước riêng lẻ. Việc tách các nhiệm vụ thành các bước riêng biệt giúp xác định các mục tiêu cụ thể liên quan đến hành động đó và kết quả mong muốn của từng giai đoạn.
Việc lập bản đồ các quy trình trên sơ đồ giúp xác định các bước quan trọng nhất trong quy trình và tìm ra những điều khó khám phá nếu không có sự hỗ trợ trực quan. Bằng cách này, bạn có thể xác định các rào cản có thể có và chiến lược tối ưu hóa trước khi chúng xảy ra.
Phác thảo một quá trình phức tạp
Tương tự như việc xác định các bước cụ thể trong một quy trình, lưu đồ chủ yếu được sử dụng để phác thảo một quy trình phức tạp và làm cho nó đơn giản hơn. Điều này ít liên quan đến các bước cụ thể mà liên quan nhiều hơn đến cách chúng kết nối.
Lưu đồ tập trung vào việc tạo luồng định hướng trong một quy trình. Mọi thứ bắt đầu từ điểm A và thông qua một loạt các bước và hành động, cuối cùng sẽ tiến tới điểm B. Lưu đồ nhằm mục đích làm cho hành trình này trở nên đơn giản, có thể dự đoán và tối ưu hóa. Lưu đồ thực hiện một quy trình có vẻ phức tạp và sắp xếp nó theo cách cung cấp hướng dẫn cho từng bước cho phép mọi người dễ dàng theo dõi quy trình của họ để đạt được kết quả thành công.
Việc đơn giản hóa các quy trình là cực kỳ quan trọng vì nhiều lý do, nhưng chủ yếu là nó giúp việc truyền đạt các nhiệm vụ phức tạp trở nên dễ dàng hơn nhiều. Việc giao tiếp nhiệm vụ giữa các nhóm và với nhân viên mới giúp cho việc cộng tác giữa các nhóm trở nên cực kỳ suôn sẻ và có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của mọi người.
Truyền đạt ý tưởng nhanh chóng
Giống như chúng tôi đã trình bày ở trên, sơ đồ giúp việc truyền đạt ý tưởng một cách nhanh chóng trở nên vô cùng dễ dàng. Thay vì nói qua toàn bộ quy trình và liệt kê nó trong danh sách dấu đầu dòng, sơ đồ cho phép bạn trực quan hóa từng bước trong quy trình làm việc, tạo tài liệu sống động mà bất kỳ ai cũng có thể truy cập để xem ngữ cảnh và hướng dẫn.
Lưu đồ tạo ra một diễn đàn nơi mọi người có thể trao đổi về các quy trình, các bước và hướng dẫn ngay lập tức bằng cách tham khảo một phương tiện hỗ trợ trực quan dễ sử dụng. Sự hỗ trợ này giúp việc truyền đạt các ý tưởng được tham chiếu trong sơ đồ trở nên vô cùng dễ dàng và cung cấp cho mọi người một điểm tham chiếu để bắt đầu cuộc trò chuyện về cách đạt được mục tiêu của họ một cách tốt nhất.
Lưu đồ cũng cho phép nhân viên mới ngay lập tức có được sự hiểu biết đơn giản, ở cấp độ vĩ mô về một khái niệm hoặc nhiệm vụ trước khi đi sâu vào nó. Bằng cách chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp thành các mẫu thông tin ở cấp độ vĩ mô và vi mô, chúng có thể được sử dụng để quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ.
Phối hợp nỗ lực của nhóm
Tương tự như cách lưu đồ truyền đạt ý tưởng một cách dễ hiểu, chúng cũng giúp điều phối trọng tâm ở những vị trí cụ thể. Ví dụ: trong sơ đồ tiếp cận khách hàng, nếu có ba bước rất cụ thể cần phải tuân theo để đạt được mục tiêu cuối cùng, nhóm sẽ tập trung nỗ lực để đạt được ba bước đó. Ở lần lặp lại trước, họ có thể đánh một hoặc hai quả, nhưng bây giờ họ có thể tập trung vào việc đánh cả ba quả.
Trực quan hóa quy trình công việc là một phần cực kỳ quan trọng giải thích tại sao lưu đồ lại có lợi và với sự hỗ trợ trực quan, các nhóm có thể xem xét nhu cầu dự án của mình và hiểu ngay những mục cấp bách nhất là gì.
Đặc biệt đối với người quản lý dự án, việc có thể sử dụng sơ đồ để lên kế hoạch trước cho các lần chạy nước rút trong tương lai và tạo ra một quy trình có thể quản lý được cho nhóm phát triển của họ có thể cực kỳ hữu ích và có thể giảm bớt gánh nặng ưu tiên mà mọi người phải đối mặt. Khả năng phối hợp nỗ lực của nhóm là rất quan trọng khi sắp xếp thứ tự ưu tiên của các bước và khả năng làm như vậy là một phần quan trọng khác trong nhiều lợi thế của sơ đồ.
Tăng hiệu quả và bộc lộ sự thiếu hiệu quả
Khi sơ đồ phác thảo các bước quan trọng nhất trong một quy trình, nó sẽ hoàn thành được hai việc lớn. Nó cho phép các nhóm tập trung và nâng cao hiệu quả của họ xung quanh các bước đó, đồng thời vạch trần những lĩnh vực kém hiệu quả và lãng phí.
Bằng cách liệt kê mọi bước cần thiết trong một quy trình, lưu đồ chỉ tập trung vào những điều cần thiết để hoàn thành dự án. Bất kể các yếu tố bên ngoài, những vật dụng này là hoàn toàn cần thiết. Điều này cho phép các nhóm tập trung vào cách tốt nhất để di chuyển giữa các nhóm và hoàn thành chu trình với hiệu quả tối đa.
Ngoài ra, khi tất cả các bước này được liệt kê, nó sẽ giúp hiển thị những điều mà nhóm có thể đã làm trước khi triển khai sơ đồ. Những cách làm này có thể làm giảm hiệu quả tổng thể của chúng và tùy thuộc vào tác dụng của chúng, chúng có thể bị ảnh hưởng hoàn toàn.
Tạo tài liệu rõ ràng
Việc sử dụng mẫu lưu đồ có lợi cho một số người vì nó cung cấp tài liệu rõ ràng về một quy trình nhất định. Việc hiểu chi tiết về cách thức hoạt động của một quy trình có thể không phải là điều quan trọng nhất đối với mọi người, nhưng việc ghi lại nó rõ ràng có thể cực kỳ hữu ích cho việc phân phối và truyền đạt thông tin này.
Ví dụ: sơ đồ kỹ thuật số có thể được sử dụng để tuyển dụng, giới thiệu và chăm sóc sức khỏe để giúp ghi lại quy trình trong nội bộ và bên ngoài. Sau đó, tất cả những người trải qua các dịch vụ đó đều có thể truy cập sơ đồ này và có thể mang lại giá trị trong nhiều năm tới.
Là một phần của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, nhiều công ty đang bước vào thời kỳ mà ngày càng nhiều tài liệu của họ được lưu trữ dưới dạng mẫu và nhiều quy trình cần được ghi lại. Lưu đồ là một ví dụ điển hình về cách hiện đại để ghi lại một quy trình một cách trực quan và lưu nó cho mọi người sử dụng.
Ngoài ra, sơ đồ kỹ thuật số giúp tiết kiệm giấy và cung cấp cách ghi tài liệu hiệu quả hơn cho nhiều người. Việc có tài liệu có thể truy cập có thể rất quan trọng đối với một số ngành và là một bổ sung quan trọng cho danh sách các lợi ích của sơ đồ của chúng tôi.
Giúp giải quyết vấn đề
Lưu đồ là công cụ giao tiếp và tài liệu phổ biến nhưng chúng cũng đóng vai trò là công cụ giải quyết vấn đề tốt.
Lưu đồ giúp giải quyết vấn đề bằng cách chia trình tự thành nhiều phần, mỗi phần có thể dễ dàng xác định riêng. Việc có một quy trình được ghi lại thành các phần thiết yếu sẽ giúp làm nổi bật mọi thứ còn thiếu, mọi lãng phí và các giai đoạn quan trọng nhất, tất cả những điều cần thiết để giải quyết vấn đề hiệu quả. Khi nêu bật các giai đoạn khác nhau của một quy trình, mọi người có thể dễ dàng phát hiện ra vấn đề phát sinh một cách riêng biệt và có thể tập trung vào các lĩnh vực cụ thể đó để giải quyết chúng.
Ngoài ra, mỗi bước đều có một hướng cụ thể được liên kết với nó, do đó, không có vấn đề nào bị bỏ trống mà không có con đường hợp lý về phía trước. Mọi thứ đều được kết nối với mục tiêu cuối cùng nên sẽ luôn có lộ trình rõ ràng dẫn đến giải pháp. Hiểu nguyên nhân cốt lõi của một vấn đề cũng quan trọng như việc phát triển một giải pháp và các sơ đồ giúp việc theo dõi và tách biệt vấn đề thực sự dễ dàng hơn nhiều.
Bật tự động hóa
Trong một số trường hợp, quy trình làm việc có thể dự đoán được và lặp lại đủ để tạo điều kiện tự động hóa nhiệm vụ. Việc tạo một sơ đồ vững chắc là điều cần thiết để tạo điều kiện tự động hóa nhiệm vụ và trong những trường hợp này, chương trình có thể làm theo các bước và kích hoạt trình kích hoạt dựa trên kết quả trước đó. Các quy trình làm việc ánh xạ tốt tới lưu đồ là hoàn hảo cho tự động hóa vì chúng không cần diễn giải. Bằng cách vạch ra các bước tuyến tính với các lệnh có/không, các chương trình có thể dễ dàng hoàn thành các hành động này mà không cần phải diễn giải phản hồi của khách hàng.
Một ví dụ hoàn hảo về điều này có thể được tìm thấy trong các chiến dịch email. Khi tạo một loạt chiến dịch email nhỏ giọt, bạn bắt đầu bằng cách tạo thủ công nhiều email đính kèm được gửi đến một danh sách liên hệ nhất định theo một thứ tự nhất định. Sau đó, tùy thuộc vào phản hồi, tương tác với sản phẩm hoặc sự thiếu quan tâm của họ, bạn sẽ thay đổi loại email họ nhận được và hy vọng chuyển thông tin liên lạc của họ đến đại diện cá nhân. Phần mềm email tuân theo sơ đồ này bất cứ khi nào gửi các chiến dịch tự động, cho thấy sơ đồ cần thiết như thế nào để tạo ra sự tự động hóa hiệu quả.
Tìm hiểu thêm: Mẫu lưu đồ là gì?
Những thách thức và nhược điểm của sơ đồ
Mặc dù sơ đồ có thể cực kỳ hữu ích nhưng chúng không hoàn hảo cho mọi tình huống. Đôi khi sơ đồ có thể lãng phí thời gian, gây nhầm lẫn và gây bất lợi cho quy trình làm việc của nhóm. Dưới đây chúng tôi đã phác thảo một số thách thức và bất lợi tiềm ẩn khi sử dụng mẫu lưu đồ .
Lưu đồ mất thời gian
Lưu đồ rất hữu ích trong việc tiết kiệm thời gian cho các quy trình lặp đi lặp lại và giảng dạy thông tin, nhưng việc tạo chúng lần đầu tiên có thể là một quá trình rất tốn thời gian. Đặc biệt đối với những sơ đồ có nhiều bước khác nhau thì việc tạo sơ đồ đòi hỏi phải xây dựng cẩn thận. Quá trình này mất thời gian và yêu cầu sửa đổi nhiều lần, đó là lý do khiến một số người có thể không tạo được sơ đồ trong tình huống khẩn cấp.
Dành thêm thời gian không phải là lý do để không tạo sơ đồ, đặc biệt đối với các quy trình có thể thu được giá trị lâu dài từ sơ đồ trong tương lai, nhưng nếu bạn đang gặp khó khăn về thời gian thì việc tạo sơ đồ có thể không phải là nơi thuận lợi nhất để tập trung nỗ lực của bạn.
Chỉ tính đến trải nghiệm tuyến tính
Ngay cả khi bạn có thời gian để tập hợp một lưu đồ lại với nhau, nếu quy trình của bạn yêu cầu nhiều hành động riêng biệt thì lưu đồ có thể gặp khó khăn trong việc giải thích từng bước. Lưu đồ hoạt động tốt nhất khi lập biểu đồ tuyến tính, có thể lặp lại và theo từng bước. Điều này có nghĩa là việc tạo một quy trình thường lặp lại gấp đôi, yêu cầu các hành động độc đáo và không tuân theo trình tự quen thuộc sẽ khó hình dung.
Lưu đồ không chỉ gây khó khăn cho việc giải thích các luồng phức tạp mà ngay cả khi bạn có thể tạo một lưu đồ, nó cũng có thể trở nên lộn xộn đến mức không giúp được gì. Việc tạo một sơ đồ không thể theo dõi được là một sự lãng phí thời gian và nó không để lại bất kỳ phiên bản hữu dụng nào cho việc quản lý cho những lần lặp lại sau này. Bởi vì điều này, sơ đồ bị giới hạn bởi những gì chúng có thể giải thích và biểu đồ một cách hiệu quả.
Khó sắp xếp lại
Có nhiều chương trình phần mềm tốt giúp tạo sơ đồ, chẳng hạn như IdeaScale Whiteboard , nhưng ngay cả với những công cụ tạo mạnh mẽ này, việc chỉnh sửa sơ đồ cũng có thể khó khăn. Đặc biệt là khi cố gắng sắp xếp lại sơ đồ để tính đến một bước mới, loại bỏ một lớp hoặc cung cấp các điểm cuối mới, việc sắp xếp lại sơ đồ có thể là một thách thức. Nếu bạn không phải là chuyên gia với công cụ nhất định, việc chỉnh sửa sơ đồ và bảo trì nó có thể là một bất lợi nghiêm trọng.
Rào cản gia nhập nhẹ
Tương tự như điểm trước, lưu đồ có rào cản gia nhập hơi khó khăn do chúng sử dụng các ký hiệu lưu đồ độc đáo. Không phải ai cũng là chuyên gia trong việc hiểu các ký hiệu trong sơ đồ, ý nghĩa của chúng và sắc thái giữa chúng. Bởi vì cần có trình độ chuyên môn nhất định để tạo và hiểu sơ đồ, điều này có thể gây bất lợi cho các nhóm muốn triển khai chúng.
Ví dụ: nếu bạn muốn tạo sơ đồ quy trình giới thiệu cho nhân viên mới nhưng họ không hiểu cách đọc và nhận biết các ký hiệu sơ đồ, thì họ sẽ vô cùng khó khăn trong việc truyền đạt thông tin một cách hiệu quả. Nói như vậy, bạn luôn có thể chỉnh sửa sơ đồ để người dùng mới dễ đọc hơn, đây là cách tốt nhất khi triển khai chúng trong quá trình làm quen.
Tìm hiểu thêm: Các ví dụ về sơ đồ khác nhau
Phần kết luận
Mặc dù mọi tình huống có thể không yêu cầu lưu đồ nhưng nó có thể cực kỳ hữu ích khi áp dụng đúng cách. Do tính linh hoạt, đơn giản và khả năng truyền đạt thông tin một cách trực quan, lưu đồ là một trong những mẫu phổ biến nhất dành cho các nhóm ở khắp mọi nơi và hy vọng rằng những ưu điểm của lưu đồ này sẽ giúp làm rõ lý do tại sao chúng lại có lợi đến vậy. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách xây dựng sơ đồ của riêng mình, hãy đảm bảo bạn xem Bảng trắng IdeaScale .
