Cộng tác từ xa là gì? Định nghĩa, tầm quan trọng, các yếu tố chính, công cụ, phương pháp hay nhất và lợi thế

Mục lục

Cộng tác từ xa là gì?

Cộng tác từ xa được định nghĩa là thực hành làm việc cùng nhau và tham gia vào các hoạt động nhóm khi phân tán ở các địa điểm khác nhau. Nó cho phép các nhóm giao tiếp và cộng tác mà không cần khoảng cách địa lý để đạt được các mục tiêu cá nhân và tổ chức. Cộng tác từ xa được hỗ trợ bởi các công cụ phần mềm mạnh mẽ cho phép mọi người mô phỏng và xây dựng trên môi trường cộng tác truyền thống. Với việc ngày càng nhiều tổ chức sử dụng nguồn nhân tài toàn cầu và chuyển sang môi trường làm việc kết hợp, việc cộng tác từ xa trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Cộng tác từ xa không đơn giản như cộng tác truyền thống. Nó đòi hỏi một bộ công cụ, thời gian chính xác và căn chỉnh sâu hơn để hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là không nên ưu tiên và điều quan trọng là tổ chức của bạn có thể chuyển sang cộng tác từ xa nếu cần. Trong bài viết này, chúng ta sẽ định nghĩa cộng tác từ xa, thảo luận lý do tại sao nó lại quan trọng, các phương pháp hay nhất để triển khai nó và các công cụ tốt nhất để hỗ trợ nó.

Tại sao cộng tác từ xa lại quan trọng?

Cộng tác từ xa rất quan trọng để khai thác tiềm năng của không gian làm việc toàn cầu và đã cho phép nhiều tổ chức mở rộng quy mô sau đại dịch COVID-19. Bằng cách tiếp cận nguồn nhân tài toàn cầu và triển khai các cấu trúc liên lạc theo múi giờ, các công ty có thể tạo điều kiện cho việc cộng tác từ xa và hoạt động hiệu quả bất kể vị trí thực tế của họ.

Vấn đề lớn nhất mà cộng tác từ xa giải quyết được là khoảng cách. Hoạt động cộng tác luôn yêu cầu giao tiếp trực tiếp và khoảng cách vật lý ngay lập tức, nhưng cộng tác từ xa cho phép mọi người làm việc cùng nhau mà không cần ở gần nhau. Hóa ra, khi bạn sử dụng bộ công cụ phù hợp, bạn có thể có rất nhiều cơ hội để cộng tác, thậm chí từ khắp nơi trên thế giới.

Khoảng cách vật lý không phải là loại khoảng cách duy nhất mà hoạt động cộng tác từ xa cần đáp ứng. Có nhiều loại khoảng cách được giải quyết bằng cách cộng tác từ xa và tất cả đều cần được xem xét khi tạo quy trình cộng tác. Bên cạnh khoảng cách vật lý, cộng tác từ xa cần phải đáp ứng khoảng cách chức năng và khoảng cách cảm xúc. Dưới đây là ba loại khoảng cách và cách tối ưu hóa chúng khi hỗ trợ cộng tác từ xa:

• Khoảng cách vật lý: Khoảng cách vật lý là lý do cốt lõi cho sự cộng tác từ xa và liên quan đến các nhóm tách biệt cần kết nối khi ở xa nhau. Cách tốt nhất để khắc phục khoảng cách vật lý là duy trì các kênh liên lạc thường xuyên, tham gia hợp tác giữa các nhóm và duy trì tổng thể các mối quan hệ cá nhân và nghề nghiệp. Xây dựng mối quan hệ là một trong những vấn đề lớn nhất mà cộng tác từ xa gặp khó khăn trong việc giải quyết, vì vậy, điều quan trọng là mọi chiến lược cộng tác từ xa đều nhắm mục tiêu này làm mục tiêu chính.

• Khoảng cách chức năng: Khoảng cách chức năng không phải là khoảng cách vật lý trong không gian làm việc từ xa mà là khoảng cách tâm lý giữa mọi người trong môi trường làm việc từ xa. Nó liên quan đến các chiến lược và công cụ cụ thể mà các nhóm sử dụng để giao tiếp và hiệu quả của chúng đối với động lực và quy trình làm việc của nhóm. Giảm khoảng cách chức năng không chỉ là sử dụng công nghệ để xích lại gần nhau hơn; nó phải là công nghệ phù hợp và phù hợp để làm việc cho nhóm của bạn. Nếu một tổ chức đã thực hiện tốt công việc giảm khoảng cách chức năng thì các thành viên trong nhóm sẽ có thể cộng tác dễ dàng và sử dụng các công cụ phù hợp với nhu cầu giao tiếp và cộng tác của họ.

• Khoảng cách cảm xúc: Khoảng cách cảm xúc được cho là lĩnh vực trọng tâm quan trọng nhất để tối ưu hóa hoạt động cộng tác từ xa. Khoảng cách cảm xúc đề cập đến sự liên kết giữa các cá nhân và nhóm cũng như mức độ kết nối của mọi người trong một không gian làm việc từ xa. Ngay cả khi mọi người rất thân thiết về mặt chức năng, vẫn có thể có khoảng cách trong mối liên hệ giữa họ với nhau và với công việc, điều này khiến việc cộng tác hiệu quả trở nên khó khăn. Giảm bớt khoảng cách cảm xúc là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của cộng tác từ xa và thường bị bỏ qua như một nguyên nhân sâu xa của các vấn đề hợp tác. Tối ưu hóa khoảng cách cảm xúc thực sự có thể là một trong những chỉ số tốt nhất về việc tăng năng suất và trải nghiệm của nhân viên, vì vậy điều quan trọng là phải ưu tiên.

Ba loại khoảng cách này là những thứ mà cộng tác từ xa giải quyết thông qua các công cụ, cấu trúc giao tiếp và cộng tác thường xuyên. Để tìm hiểu thêm về cách hoạt động của cộng tác từ xa trong thực tế, dưới đây là một số yếu tố xác định cộng tác từ xa.

Tìm hiểu thêm: Hợp tác nhóm là gì?

Các yếu tố chính của cộng tác từ xa

Cộng tác từ xa không phải là một ý tưởng trừu tượng để các nhóm tìm cách vượt qua; có những yếu tố và thực tiễn nhất định xác định nó và làm cho nó trở nên độc đáo. Bên cạnh phương pháp cộng tác chung, có một số yếu tố xác định sự cộng tác từ xa.

• Khả năng tiếp cận

Một trong những cách mà cộng tác từ xa tự xác định là thông qua khả năng tiếp cận. Bằng cách sử dụng các công cụ từ xa, các phiên cộng tác và bài tập có thể truy cập được đối với mọi người từ mọi nhóm, mọi địa điểm và mọi cấp độ kinh nghiệm. Đặc biệt, bảng trắng trực tuyến giúp mọi người có thể cộng tác dễ dàng, bình đẳng và dễ tiếp cận, đồng thời cho phép mọi người tham gia vào các bài tập cộng tác độc đáo mà họ không thể tiếp cận trực tiếp.

Mặc dù về mặt lý thuyết, cộng tác từ xa dễ tiếp cận hơn đối với mọi người nhưng nó đòi hỏi các nhóm phải có khả năng cộng tác cùng một lúc. Đây không phải là vấn đề đáng lo ngại với cộng tác truyền thống, nhưng cộng tác từ xa yêu cầu mọi người tìm thấy tình trạng sẵn sàng trên các múi giờ, điều này có thể rất khó khăn trên toàn cầu.

Hầu hết các tổ chức, ngay cả khi chuyển sang không gian làm việc từ xa hoặc kết hợp, thường dựa vào giờ làm việc thông thường hoặc giờ cộng tác, trong đó mọi người trong tổ chức cần được tự do cộng tác cùng nhau bất kể vị trí. Đây là một cách dễ dàng để thu hẹp khoảng cách về thời gian giữa các nhóm và có thể giúp tạo điều kiện cộng tác từ xa một cách suôn sẻ. Tuy nhiên, điều nó thiếu là tính linh hoạt để hỗ trợ các thành viên trong nhóm không thể thực hiện cộng tác thường xuyên. Trong trường hợp này, các tổ chức phải dựa vào sự cộng tác không đồng bộ.

Cộng tác không đồng bộ là một chiến lược khác giúp tăng khả năng tiếp cận cộng tác từ xa. Nó liên quan đến việc mọi người làm việc cùng nhau nhưng không phải trong thời gian thực, cộng tác trên một sản phẩm chung vào thời gian riêng của họ cho đến khi đạt được giải pháp tối ưu. Chúng ta sẽ thảo luận thêm về cộng tác không đồng bộ bên dưới.

• Sự tham gia

Cộng tác từ xa không diễn ra trong chân không; có toàn bộ nhóm người tích cực tham gia để tạo ra môi trường này. Sự tham gia không chỉ là yếu tố xác định sự hợp tác từ xa; đó cũng là một lợi thế. Bằng cách tiến hành các phiên cộng tác ảo, không ai phải bỏ lỡ và bạn có thể thu hút được một nhóm nhân tài lớn hơn nhiều. Mặc dù điều này làm cho việc cộng tác từ xa trở nên hữu ích hơn nhưng nó sẽ không có tác dụng nhiều nếu mọi người không sẵn sàng cộng tác.

Đảm bảo rằng sự tham gia mang tính phổ quát là một khía cạnh quan trọng của cộng tác từ xa. Các nhà lãnh đạo cần tìm giải pháp khuyến khích sự hợp tác toàn diện, thu hút các nhóm làm việc cùng nhau và hưởng lợi từ những lợi thế của việc hợp tác nhóm. Sự tham gia toàn cầu sẽ thu hút các nhóm theo cách nâng cao tiếng nói của các thành viên trong nhóm, những người thường không đóng góp và cung cấp một diễn đàn để mọi người tương tác bình đẳng.

Sự tham gia là yếu tố then chốt nếu muốn cộng tác từ xa thành công và do các công cụ mà cộng tác từ xa tận dụng được nên đây là nền tảng hoàn hảo để thu hút các nhóm tham gia cộng tác toàn cầu.

• Hợp tác thường xuyên

Khi cộng tác từ xa, bạn có thể dễ dàng bỏ dở việc thực hành và làm việc riêng lẻ thay vì cộng tác. Điều này có nghĩa là yếu tố xác định quan trọng của cộng tác từ xa là các phiên cộng tác định kỳ. Tương tự như việc tạo giờ cộng tác tiêu chuẩn, việc thực hiện thói quen cộng tác cần phải trở thành bản chất thứ hai với cộng tác từ xa để đảm bảo mọi người giao tiếp hiệu quả. Đây sẽ là yếu tố quyết định mức độ thành công của họ.

Sự cộng tác thường xuyên không chỉ xảy ra với các cuộc họp và tập hợp nhóm lớn; nó cần phải hiện diện trong sự cộng tác giữa các nhóm và giữa các nhóm như một thông lệ hàng ngày. Rõ ràng, điều này sẽ thay đổi tùy thuộc vào nhóm, nhưng thói quen cộng tác phải chắc chắn và có thể lặp lại để đảm bảo các nhóm kết nối thường xuyên.

Công cụ cộng tác từ xa tốt nhất

Để đảm bảo hoạt động cộng tác từ xa diễn ra suôn sẻ, cần có nhiều bộ công cụ để kết nối, liên lạc và mang lại kết quả. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn sẽ yêu cầu một bộ công cụ khác nhau và có nhiều danh mục công cụ ngày càng quan trọng đối với các nhóm làm việc từ xa. Dưới đây là một số thông tin nhận dạng ngắn gọn về các loại công cụ cộng tác từ xa mà nhóm của bạn có thể yêu cầu và một số ví dụ về những công cụ hoạt động hiệu quả nhất để giúp bạn bắt đầu.

Khi chọn một công cụ cộng tác từ xa, thường có ba loại để chọn. Họ đang:

• Công cụ giao tiếp và hội họp

• Công cụ quản lý dự án và nhiệm vụ

• Công cụ cộng tác

Tùy thuộc vào trường hợp sử dụng của bạn, bạn có thể cần lựa chọn các công cụ này, vì vậy bên dưới, chúng tôi đã phác thảo một số tùy chọn phổ biến từ ba danh mục. Mặc dù đây không phải là danh sách đầy đủ tất cả các công cụ cộng tác tốt nhất dành cho các nhóm từ xa nhưng nó làm rất tốt việc trình bày các danh mục chính và nêu bật một số tùy chọn tốt nhất trong mỗi phần để bắt đầu khám phá.

1. Bảng trắng IdeaScale

IdeaScale Whiteboard cho phép cộng tác từ xa cho các nhóm ở khắp mọi nơi bằng cách tạo điều kiện cho các tương tác không đồng bộ và thời gian thực thông qua bảng trắng trực tuyến và quản lý tác vụ. Bằng cách kết hợp hai luồng này, các nhóm có thể sử dụng IdeaScale Whiteboard như một hộp công cụ cộng tác từ xa tất cả trong một để liên lạc, cộng tác và quản lý dự án.

2. Chần chừ

Slack là một trong những công cụ giao tiếp phổ biến nhất hiện có và nó thực hiện rất tốt công việc kết nối các nhóm một cách chuyên nghiệp và thân mật. Bằng cách tạo không gian giao tiếp được kết nối, Slack cho phép các nhóm cộng tác thường xuyên, chia sẻ thông tin nhanh chóng và lưu trữ tài liệu để tham khảo và sử dụng sau này. Slack cũng tạo các kênh được nhóm để các nhóm có thể liên lạc ở một nơi chung thay vì dựa vào các chuỗi email tẻ nhạt. Thay thế vô số kênh giao tiếp kém hiệu quả, Slack là một trong những công cụ cộng tác từ xa quan trọng nhất đối với bất kỳ nhóm trực tuyến nào.

3. Thu phóng

Zoom là một trong những công cụ cộng tác từ xa phổ biến nhất vì nó cho phép mọi người liên lạc từ mọi nơi trên thế giới bằng cuộc gọi video an toàn, chất lượng cao. Mặc dù bùng nổ trong thời kỳ đại dịch, Zoom cũng đã phát triển trước đó và cách mạng hóa cách mọi người gặp nhau qua phòng họp cá nhân. Điều này cho phép mọi người gặp nhau thường xuyên trong cùng một phòng thay vì tạo ra các cuộc họp mới mỗi lần. Nếu bạn chỉ có thể sử dụng hoàn toàn một công cụ liên lạc từ xa thì Zoom có ​​thể là công cụ bạn chọn.

4. Trello

Trello là một ví dụ về công cụ quản lý tác vụ, nhưng có rất nhiều công cụ khác thực hiện công việc tương tự; Jira, Asana và ClickUp, để liệt kê một số. Mặc dù tất cả các công cụ này đều cho phép các nhóm quản lý nhiệm vụ và truy cập thông tin trong không gian làm việc chung nhưng chúng được bao bọc bởi khả năng quản lý nhiệm vụ của IdeaScale Whiteboard trong quy trình làm việc cộng tác tốt hơn. Khi sử dụng IdeaScale Whiteboard, bạn có thể nhận được tất cả giá trị từ việc quản lý tác vụ trong một công cụ như Trello đồng thời tích hợp các phiên cộng tác thường xuyên trên cùng một nền tảng.

5. Bơ

Butter là một công cụ cộng tác mạnh mẽ cho phép các nhóm tổ chức hội thảo ảo và tích hợp các công cụ vào quy trình thuyết trình. Nếu bạn là thành viên của một nhóm thường xuyên thuyết trình hoặc tập hợp mọi người lại với nhau trong các buổi hội thảo và cuộc họp lớn, bơ có thể là một sự bổ sung thực sự có giá trị cho hộp công cụ của bạn.

Tìm hiểu thêm: Hợp tác giữa các nhóm là gì?

12 phương pháp hay nhất để cộng tác từ xa thành công

Để tạo điều kiện cộng tác từ xa một cách hiệu quả, có một số phương pháp hay nhất mà mọi người nên tuân theo. Những điều này không nhất thiết phải áp dụng riêng cho cộng tác từ xa, nhưng nếu bạn tuân theo chúng một cách tổng quát, chúng sẽ cực kỳ có lợi cho quá trình cộng tác từ xa của bạn.

1. Giao tiếp nhất quán

Hoạt động cộng tác từ xa thường xuyên quan trọng nhất là giao tiếp. Không thể nói quá về tầm quan trọng của việc giao tiếp nhất quán và rõ ràng đối với việc cộng tác từ xa hiệu quả. Các nhóm làm việc từ xa cần tạo ra các cẩm nang mới về cách họ giao tiếp vì việc chỉ dựa vào các chuẩn mực trực tiếp của họ sẽ là không đủ.

Giao tiếp là một khía cạnh quan trọng của cộng tác từ xa vì đó là một trong những khác biệt lớn nhất giữa không gian làm việc trực tiếp và không gian làm việc ảo. Bởi vì có một khoảng cách lớn như vậy nên cần phải có một loạt phương pháp giao tiếp mới mà các nhóm sử dụng để tăng năng suất và hiệu quả của họ.

Những phương pháp này có thể áp dụng trên toàn công ty hoặc trong từng nhóm riêng lẻ và do tính chất cộng tác xa nhau, các nhóm sẽ cần thử nghiệm để tìm ra mối quan hệ lý tưởng về giao tiếp từ xa phù hợp với họ. Điều này có thể đi sâu vào công cụ họ sử dụng, phong cách giao tiếp và tần suất các cuộc họp của họ. Khi nhóm của bạn đạt đến trạng thái giao tiếp hiệu quả và bền vững, bạn có thể bắt đầu hoàn thành các dự án với nhịp độ có tổ chức và dễ dự đoán hơn. Khả năng dự đoán và tổ chức rất quan trọng đối với các nhóm ở xa vì khi bạn không giao tiếp trực tiếp hàng ngày, bạn cần tin tưởng rằng các dự án sẽ tuân theo cấu trúc có thể dự đoán được.

Một phương pháp phổ biến để cộng tác từ xa là “giao tiếp quá mức”, điều này có thể rất tích cực trong bối cảnh này. Giao tiếp quá mức không có nghĩa là mọi người nói nhiều gấp đôi và lãng phí thời gian của nhau; truyền đạt quá mức có nghĩa là quá rõ ràng, nỗ lực nhiều hơn để truyền đạt các ưu tiên và nêu ra tất cả các vấn đề có thể xảy ra để chính thức hóa một kế hoạch hành động cho những rào cản tiềm ẩn. Trong bối cảnh này, giao tiếp quá mức chỉ là vượt lên trên tất cả để đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều được thông tin chính xác và có tất cả các nguồn lực cần thiết để thành công. Việc kết hợp điều này với việc đăng ký thường xuyên và các cuộc họp nhóm có thể giúp các nhóm ở xa dễ dàng đạt được sự liên kết.

2. Tạo kênh truyền thông hiệu quả

Giao tiếp nói chung không phải là cách duy nhất để các nhóm có thể thành công khi cộng tác từ xa. Nếu bạn thường xuyên sử dụng một nền tảng giao tiếp dùng chung, việc đăng mọi thứ lên đó và chỉ sử dụng một kênh đó sẽ khiến mọi người mất tập trung và có thể làm giảm tầm quan trọng của việc giao tiếp nhóm. Nếu không có chiến lược giao tiếp rõ ràng và các kênh chuyên dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc trò chuyện cụ thể, giao tiếp có thể bị loãng đi, trở nên kém quan trọng hơn và gặp khó khăn trong việc truyền tải thông tin một cách hiệu quả.

Khi cộng tác với nhóm của mình, bạn cần một chiến lược hiệu quả để tăng cường giao tiếp. Sử dụng các kênh liên lạc hiệu quả có thể tăng năng suất bằng cách chỉ tập trung vào các bên bị ảnh hưởng và quan tâm thay vì trở thành sự xao lãng đối với toàn bộ các nhóm không tham gia.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là các nhóm nên giữ kín thông tin và chỉ làm việc trong nội bộ nhóm. Thay vào đó, hãy tạo các kênh dựa trên các chủ đề chính trong quy trình làm việc của bạn và khuyến khích nhân viên chia sẻ thông tin ở đó. Bằng cách này, hoạt động giao tiếp có thể được mở rộng giữa các nhóm và đến được với những người cần tiếp cận. Nếu hệ thống này cần một thời gian để thích ứng thì điều đó hoàn toàn ổn; mọi người có thể cần cơ hội học cách giao tiếp qua nhiều kênh liên lạc, nhưng sau khi đã hoàn thiện, đó sẽ là một cách tuyệt vời để hỗ trợ cộng tác từ xa.

3. Gặp mặt trực tiếp khi có thể

Mặc dù cộng tác từ xa sử dụng các chiến lược giúp thay thế cộng tác trực tiếp nhưng sẽ luôn có nhu cầu giao tiếp trực tiếp. Ngay cả từ xa, đó là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để truyền đạt thông tin.

Giao tiếp hiệu quả không phải là lợi thế duy nhất của việc sử dụng cuộc gọi điện video. Giao tiếp trực tiếp là một trong những cách tốt nhất để các nhóm tăng cường sự tin tưởng, xây dựng sự kết nối và tạo sự đồng cảm với nhau. Khi làm việc từ xa, những yếu tố này khó tạo ra một cách tự nhiên hơn nhiều và có thể mang tính biến đổi để xây dựng sự gắn kết nhóm.

Việc sử dụng cuộc gọi điện video không phải lúc nào cũng phải diễn ra trong thời gian thực và đôi khi việc gửi video đã ghi có thể truyền đạt thông tin theo cách rõ ràng hơn, dễ hiểu hơn nhiều. Đây là nền tảng trung gian có thể được sử dụng để truyền đạt lượng lớn thông tin một cách không đồng bộ một cách hiệu quả, giúp duy trì năng suất của nhóm đồng thời tăng sự đồng cảm.

4. Sử dụng cộng tác không đồng bộ

Như chúng tôi đã nêu ở trên, có một số trường hợp mà sự hợp tác truyền thống có thể được sửa đổi thành các chiến lược không đồng bộ để đáp ứng nhu cầu của một nhóm. Thật khó để đảm bảo rằng mọi người sẽ luôn có mặt vào những thời điểm nhất định và ngay cả khi có, điều đó thường có thể dẫn đến việc chia nhỏ quy trình công việc để tạo ra thời gian rảnh.

Khi cộng tác thực hiện một số nhiệm vụ nhất định, sẽ có mức độ khẩn cấp nhất định tùy thuộc vào dự án và điều này sẽ luôn ảnh hưởng đến cách nhóm của bạn làm việc cùng nhau. Nếu nhóm của bạn phù hợp với những nhiệm vụ cần hoàn thành và thời hạn, bạn có thể sử dụng các chiến lược cộng tác không đồng bộ để kết nối và giao tiếp theo phương pháp hiệu quả hơn cho nhóm phân tán. Bằng cách này, các nhóm trên toàn cầu có thể duy trì kết nối và cộng tác bất chấp những thách thức do không gian làm việc từ xa đặt ra.

5. Sử dụng đúng công cụ

Chúng tôi đã trình bày chi tiết về một số công cụ cộng tác tốt nhất dành cho các nhóm từ xa ở trên nhưng điều đó không có nghĩa là những công cụ đó là những công cụ duy nhất bạn có thể sử dụng. Có rất nhiều nhóm khác nhau mà các nhóm dựa vào để hỗ trợ cộng tác từ xa và mỗi nhóm sẽ cần thử nghiệm để tìm ra sự kết hợp hoàn hảo giữa các công cụ.

Không giống như cộng tác truyền thống, các nhóm làm việc từ xa không thể tránh khỏi việc sử dụng các công cụ phần mềm để hỗ trợ việc giao tiếp của họ. Vì lý do này, mỗi người sẽ cần chọn một bộ công cụ phù hợp nhất với mình, cho phép nhóm của họ phát triển và giao tiếp dễ dàng. Khi chọn từ nhiều công cụ từ xa, hãy cố gắng xem xét các hành động mà nhóm của bạn cần thực hiện và cách cải thiện những hành động này bằng cách sử dụng các công cụ cộng tác từ xa. Các công cụ bạn chọn phải phát huy hiệu quả, nhắm mục tiêu vào các lĩnh vực hành động chính và tích hợp với nhau để tạo ra trải nghiệm liền mạch.

6. Duy trì sự rõ ràng và liên kết

Điều quan trọng cần lưu ý là, với sự gia tăng giao tiếp từ xa, cần phải tăng cường độ rõ ràng để đáp ứng những thông tin sai lệch và hiểu lầm tiềm ẩn. Ngay cả khi bạn thực hiện mọi bước có thể để liên lạc thường xuyên và liên lạc thường xuyên, vẫn luôn có khả năng xảy ra hiểu lầm.

Giao tiếp rõ ràng phải được ưu tiên hơn tất cả mọi thứ. Khi ưu tiên sự rõ ràng trong mọi việc bạn làm, bạn cũng đang ưu tiên sự liên kết, đây là một yếu tố quan trọng khác để cộng tác từ xa thành công. Nếu nhóm của bạn hiểu rõ tất cả các yêu cầu và ưu tiên của họ thì họ sẽ làm việc cùng nhau dễ dàng hơn nhiều để đạt được các mục tiêu chung. Sự liên kết này là chìa khóa cho sự cộng tác từ xa và cho phép các nhóm tập trung và hoạt động với hiệu quả cao nhất.

7. Tạo tài liệu có thể truy cập được

Khi làm việc trực tiếp, bạn có thể dễ dàng liên hệ nhanh chóng với ai đó, tìm tài liệu và tiếp tục. Tuy nhiên, khi làm việc trực tuyến, việc quản lý tài liệu có thể trở thành cơn ác mộng nghiêm trọng nếu không được theo dõi đúng cách. Tạo tài liệu có thể truy cập là yếu tố quan trọng trong việc tạo ra một không gian làm việc từ xa hoạt động hiệu quả và nó cho phép mọi người luôn nắm rõ thông tin và cập nhật mọi vấn đề phát sinh.

Do không gian làm việc đã được vận hành từ xa nên việc quản lý đám mây có thể truy cập được là một trong những điều đầu tiên các công ty nên làm để sắp xếp không gian của mình và cung cấp cho nhân viên hướng dẫn rõ ràng để truy cập các tài liệu cần thiết.

Việc lưu trữ tài liệu trên đám mây sẽ loại bỏ nhu cầu sửa đổi và đăng ký không cần thiết, cho phép các nhóm đưa ra tiếng nói chính xác hơn về cách quản lý tài liệu của họ và ai có quyền truy cập. Việc tạo hệ thống tài liệu trực tuyến khá đơn giản – nó chỉ yêu cầu Google Drive chung của công ty và quản lý tệp đơn giản. Một số nhóm thích các công cụ khác nhau như Dropbox hoặc Notion, nhưng mọi thứ sẽ hoạt động miễn là tổ chức của bạn được điều chỉnh theo một giải pháp tổng thể.

Các nền tảng quản lý tài liệu này loại bỏ nhu cầu tham khảo ý kiến ​​​​của nhân viên để hiểu phiên bản mới nhất của tài liệu. Bạn có thể chỉ cần xem các tệp đã cập nhật bất cứ khi nào cần thiết, cập nhật tài liệu nhanh chóng và tìm đúng tệp. Ngoài ra, hầu hết các nền tảng đều cho phép các nhóm cộng tác chỉnh sửa tài liệu, loại bỏ nhu cầu liên lạc qua lại và cho phép mọi người cộng tác một lần trước khi tìm ra phiên bản cuối cùng. Đây là một tính năng bổ sung khác giúp tăng năng suất thông qua cộng tác từ xa và tài liệu có thể truy cập được. Không phải mọi tài liệu đều phải có thể truy cập được và người quản trị có thể cấu trúc quyền truy cập tài liệu một cách cẩn thận để đảm bảo rằng quyền truy cập được chia sẻ hợp lý trong toàn tổ chức.

8. Tạo điều kiện thuận lợi cho các tương tác không chính thức

Một trong những phần khó chịu của không gian làm việc từ xa là không có khả năng tạo điều kiện thuận lợi cho các tương tác tự nhiên, không chính thức. Đây là điều mà môi trường làm việc trực tiếp thường bỏ qua và khiến việc xây dựng văn hóa công ty vững mạnh nếu không có những tương tác này trở nên khó khăn hơn nhiều.

Cộng tác từ xa phải nhấn mạnh đến việc cố ý tạo ra những không gian không phải làm việc và những nơi mà mọi người có thể tương tác theo các điều kiện cá nhân. Đây có thể là các hoạt động đã được lên kế hoạch, các kênh dành riêng hoặc các tuần được sắp xếp để có thời gian nghỉ ngơi. Dù bằng cách nào, cộng tác từ xa cần bao gồm một số tương tác ngoài công việc để giúp tạo điều kiện xây dựng văn hóa và gắn kết nhóm hiệu quả.

9. Tối ưu hóa cuộc họp

Khi tiến hành cộng tác từ xa, bạn có thể sẽ tham gia vào nhiều cuộc họp hơn bình thường và có thể sẽ lãng phí rất nhiều thời gian nếu các nhóm không biết cách điều hành cuộc họp một cách hiệu quả. Để tạo điều kiện cộng tác từ xa một cách hiệu quả, các nhóm cần học cách tối ưu hóa các cuộc họp để tận dụng tối đa thời gian bên nhau.

Mỗi cuộc họp nên có chương trình nghị sự, mục tiêu và hành động rõ ràng. Chỉ có một chương trình nghị sự chung để thảo luận là chưa đủ; các nhóm cần điều gì đó cụ thể hơn để đảm bảo họ đang tiến bộ hàng ngày. Nếu bạn đang ở vị trí lãnh đạo, hãy đảm bảo lên kế hoạch trước cho các buổi họp để đảm bảo mọi người có lịch trình chắc chắn và luôn có điều gì đó liên quan để thảo luận. Việc kết hợp điều này với một loạt bài tập đa dạng cho phép mọi người tham gia vào các hoạt động mới thường xuyên, duy trì động lực cao cho sự hợp tác trong tương lai.

Một phần quan trọng khác của việc tối ưu hóa cuộc họp là lưu giữ hồ sơ chắc chắn về mọi điều đã được nói và thực hiện. Điều này hợp nhất giá trị với tài liệu có thể truy cập được dành cho nhóm nhưng thiên về theo dõi nội dung cuộc họp, nội dung được nói và các mục hành động cần tuân theo. Các nhóm từ xa cần phải thực sự hiểu rõ về việc chính thức hóa tài liệu này để đảm bảo rằng họ có thể tối ưu hóa tất cả các cuộc họp của mình.

10. Tạo sơ đồ & giao thức

Khi làm việc ở không gian làm việc từ xa, không phải câu hỏi nào cũng cần có phiên cộng tác để trả lời. Đôi khi, đặc biệt là khi làm việc trong quy trình làm việc theo chu kỳ, việc tổ chức một cuộc gọi trực tiếp để giải đáp một câu hỏi nhanh có thể khiến bạn lãng phí thời gian thay vì đưa ra câu trả lời hiệu quả. Trong những tình huống này, có thể hiệu quả hơn nếu tạo sơ đồ quy trình hoặc sơ đồ quy trình làm việc để trực quan hóa các vấn đề, nhiệm vụ và câu hỏi phổ biến nhằm giúp nhân viên tự mình khắc phục các rào cản.

Việc tạo các giao thức liên lạc giúp xác định khi nào cần tập hợp lại và giải quyết vấn đề và khi nào thì không. Việc tạo sơ đồ có thể giúp lập sơ đồ các quy trình công việc chung hoặc quy trình giải quyết vấn đề để mọi người có thể hình dung các quy trình này bất cứ khi nào họ cần. Bằng cách đó, nhóm của bạn có thể sử dụng sơ đồ cộng tác trực quan để giúp nâng cao hiệu quả và tôn trọng thời gian của mọi người.

Trong khi tăng hiệu quả và giúp tạo tài liệu có thể truy cập và mở rộng cho nhóm, việc sử dụng các sơ đồ giao tiếp này cũng giúp tạo ra ranh giới trong không gian làm việc từ xa. Khi giao tiếp được ưu tiên, mọi người thường gặp khó khăn trong việc tắt chế độ làm việc và tạo ra những ranh giới lành mạnh để cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Lập sơ đồ có thể là một phương pháp mà các nhóm sử dụng để tạo ra ranh giới về những gì cần hỗ trợ và những gì có một số giải pháp hiện có được ghi lại.

11. Nhấn mạnh sự gắn kết của nhóm

Xây dựng văn hóa và cộng đồng từ xa có thể rất khó khăn và việc nhấn mạnh sự gắn kết trong nhóm là một phần quan trọng của bất kỳ chiến lược cộng tác từ xa thành công nào. Tương tự như việc thực hiện các tương tác không chính thức, các nhóm cần tìm cách hợp tác để nhấn mạnh sự gắn kết trong nhóm. Một cách mà các nhóm có thể tăng cường sự gắn kết là khen thưởng và ghi nhận những thành quả tốt từ các cá nhân cũng như các nhóm. Nhận thấy sự cam kết và làm việc chăm chỉ là một cách tốt để ghi nhận những chiến thắng nhỏ của mọi người và cảm ơn họ vì đã giúp nhóm trở nên tốt hơn.

Những phương pháp thực hành này không chỉ giúp mọi người cảm thấy tốt hơn trong vai trò của mình mà còn giúp nhóm tiếp tục hoạt động với năng suất ổn định và tăng cao. Các chiến lược khác giúp tăng cường sự gắn kết trong nhóm có thể là tiến hành các hội thảo ảo, các bài tập xây dựng nhóm bên ngoài, các buổi động não và các cuộc họp nhóm thường xuyên. Tất cả những hoạt động này giúp xây dựng niềm tin giữa nhân viên và nhóm, đây là yếu tố thiết yếu để gắn kết nhóm chặt chẽ. Khi các nhóm tin tưởng lẫn nhau, họ có thể tiến hành cộng tác từ xa hiệu quả hơn nhiều.

12. Xác định rõ ràng trách nhiệm

Một trong những phần quan trọng của việc cộng tác hiệu quả trong không gian làm việc từ xa là xác định rõ trách nhiệm trên toàn bộ ban. Điều này rất quan trọng cho sự cộng tác từ xa và giữa các nhóm, đồng thời sẽ giúp bất kỳ nhóm nào giao tiếp đúng cách và hoàn thành dự án thành công.

Việc tạo ra các hướng dẫn và trách nhiệm rõ ràng cho từng người trong nhóm sẽ cho phép họ cấu trúc sự cộng tác và giao tiếp một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu cá nhân và mục tiêu chung một cách tốt nhất. Việc xác định trách nhiệm của mọi người trong nhóm mang lại sự rõ ràng, cơ cấu và tổ chức cho mọi người. Nó cũng liên hệ rõ ràng công việc của mỗi người với những ưu tiên cụ thể, cho phép mọi người theo dõi rõ ràng hướng đi của mình hướng tới những mục tiêu lớn.

Những trách nhiệm này phải được tạo ra cho mỗi lần chạy nước rút và được theo dõi trong tài liệu được chia sẻ để trao đổi và chính thức hóa hơn nữa các ưu tiên của cá nhân và chung. Khi nhóm của bạn hiểu rõ về trách nhiệm của mình, họ sẽ có thể giao tiếp hiệu quả và nhắm mục tiêu các ưu tiên lớn nhất của mình một cách dễ dàng.

Tìm hiểu thêm: Cộng tác không đồng bộ và đồng bộ

Ưu điểm cộng tác từ xa

Cộng tác từ xa có rất nhiều lợi ích cả về mặt tổ chức và lợi ích của nhân viên. Nhiều câu hỏi trong số này đã xuất hiện khi công việc từ xa bắt đầu vào năm 2020, nhưng giờ đây mọi người đã hiểu rõ hơn nhiều về lợi ích thực sự của việc cộng tác từ xa. Dưới đây là một số lợi ích lớn nhất của cộng tác từ xa.

• Phù hợp với nhiều phong cách làm việc: Cộng tác từ xa có khả năng đáp ứng nhiều phong cách làm việc khác nhau, cho phép mọi người cộng tác và làm việc theo cách phù hợp nhất với thế mạnh của họ. Bất kể bạn cộng tác tốt nhất bằng cách nào, sẽ luôn có giải pháp đáp ứng nhu cầu của bạn trong hộp công cụ cộng tác từ xa.

• Có thể tăng năng suất: Vì mọi người đang làm việc theo những cách được cá nhân hóa để thấy được lợi ích gia tăng nên họ thường có thể tăng năng suất khi sử dụng cộng tác từ xa. Nhiều quyền sở hữu và trách nhiệm hơn đồng nghĩa với việc cộng tác từ xa sẽ mang lại kết quả cao hơn.

• Dễ dàng chứa tài liệu có thể mở rộng: Cộng tác từ xa thường là một phần của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số lớn hơn và điều này có nghĩa là các tổ chức sẽ phụ thuộc nhiều hơn vào tài liệu trực tuyến, được chia sẻ. Những tài liệu này dễ dàng mở rộng và phân phối hơn nhiều so với các phiên bản truyền thống, khiến cho việc cộng tác từ xa trở thành một quá trình chuyển đổi dễ dàng đối với bất kỳ công ty nào.

• Thu hút nguồn nhân tài lớn hơn: Khi cung cấp việc làm từ xa, bạn không bị giới hạn ở một nhóm nhân tài cụ thể ở khu vực địa lý. Cộng tác từ xa cho phép các tổ chức thu hút và tích hợp những loại nhân tài độc đáo và đặc biệt, cho dù đó là vai trò toàn thời gian hay một phiên cộng tác duy nhất. Có khả năng này có thể tăng sức mạnh kỹ thuật của bất kỳ đội nào.

• Xây dựng kỹ năng giao tiếp: Việc sử dụng các công cụ giao tiếp từ xa không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhưng lợi ích bổ sung từ việc sử dụng chúng có thể là nâng cao kỹ năng giao tiếp của mọi người. Cộng tác từ xa đòi hỏi phải giao tiếp tích cực và thường xuyên, điều này sẽ tích cực cải thiện kỹ năng giao tiếp của mọi người tham gia.

• Giảm chi phí của công ty: Cộng tác từ xa yêu cầu phần mềm và công cụ bổ sung để hoạt động chính xác nhưng điều đó cũng có nghĩa là các tổ chức có thể cắt giảm đáng kể chi tiêu từ không gian làm việc trực tiếp. Từ phía tổ chức, khoản tiết kiệm ròng này là quá tốt để có thể bỏ qua.

• Tăng tính linh hoạt: Cộng tác từ xa mang lại cho nhân viên sự linh hoạt hơn trong cả cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của họ. Khi ranh giới giữa sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống ngày càng mờ nhạt, sự linh hoạt này có thể giúp mọi người tập trung vào bản thân đồng thời thành công trong công việc.

• Hoạt động linh hoạt hơn: Việc sử dụng cộng tác từ xa cho phép mọi người tận dụng rất nhiều mẫu khác nhau để cấu trúc các phiên cộng tác của họ. Các mẫu có thể chỉnh sửa này có thể truy cập được thông qua bảng trắng trực tuyến và cung cấp nhiều khuôn khổ khác nhau giúp các nhóm thành công trong bất kỳ hoạt động nào họ chọn.

Những thách thức của việc cộng tác từ xa

Mặc dù cộng tác từ xa có thể có tác động tích cực nghiêm trọng đến nhiều nhóm nhưng đó không phải là giải pháp “phù hợp cho tất cả”. Sẽ thật thiếu sót nếu không đề cập đến một số thách thức mà các nhóm và nhân viên gặp phải khi chuyển sang cộng tác từ xa.

• Sự cô lập: Sau đại dịch Covid-19, nhiều người đã học được rằng họ chỉ đơn giản là đối phó tốt hơn với nơi làm việc trực tiếp hơn là làm việc tại nhà. Làm việc một mình ở nhà đôi khi có thể rất cô đơn và một số nhân viên sẽ thực sự phải vật lộn với cảm giác bị cô lập này và điều đó có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sản phẩm công việc cũng như sức khỏe tâm thần của họ.

• Hạn chế về khả năng tiếp cận: Một trong những câu hỏi lớn nhất mà các nhóm phải đối mặt khi làm việc với nhân tài toàn cầu là làm thế nào để họ vẫn có thể tiếp cận được tiềm năng. Như đã đề cập trước đó, cộng tác không đồng bộ có thể là một chiến lược giúp chống lại những thay đổi về múi giờ và khả năng tiếp cận. Tuy nhiên, nếu các nhóm không phản ứng tốt với những thay đổi trong phong cách cộng tác thì việc thiếu khả năng tiếp cận để cộng tác theo thời gian thực có thể gây ra một vấn đề không thể khắc phục. Trước khi từ bỏ, hãy đảm bảo thử nhiều phương pháp cộng tác không đồng bộ, nhưng nếu cách đó không hiệu quả thì cộng tác từ xa có thể không thành công cho nhóm của bạn.

• Thời gian đối mặt có giới hạn: Khi làm việc từ xa, ngay cả khi bạn ở cùng múi giờ với nhóm của mình, thì thời gian gặp mặt nhau sẽ ít hơn nhiều so với không gian làm việc truyền thống. Có thể khó đối phó với tình trạng thiếu tương tác này, cả về mặt cá nhân lẫn nghề nghiệp, và cho dù bạn có làm gì đi chăng nữa, bạn cũng không thể trực tiếp thay thế thời gian làm việc trực tiếp với nhóm của mình.

• Yêu cầu một nhóm có động lực tự thân: Nếu nhóm của bạn làm việc tại nhà thì ban quản lý sẽ ít giám sát và chịu ảnh hưởng hơn. Bất kể việc sử dụng các công cụ để theo dõi việc sử dụng và đảm bảo hoạt động, mọi người sẽ có nhiều không gian hơn để làm việc riêng khi làm việc từ không gian độc lập. Để duy trì năng suất và hoạt động trong quá trình cộng tác từ xa đòi hỏi một nhóm rất năng động. Nếu các nhóm gặp khó khăn trong việc tự tạo động lực hoặc thường cần tăng cường giám sát, thì họ có thể thấy việc cộng tác từ xa đặc biệt khó khăn.

• Dựa vào các công cụ cộng tác: Như đã đề cập trước đó, khi tiến hành cộng tác từ xa, các nhóm thường dựa vào một bộ công cụ để duy trì hoạt động của các kênh liên lạc của họ. Tuy nhiên, điều này có nghĩa là họ phụ thuộc vào những công cụ này để thúc đẩy sự cộng tác của mình. Khi phụ thuộc vào một công cụ, bạn có thể gặp phải bất kỳ sự cố, lỗi hoặc lỗi nào mà hệ thống gặp phải và trừ khi nhóm của bạn am hiểu về công nghệ, những điều này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến trình của bạn.

Tìm hiểu thêm: Hợp tác nhóm là gì?

Phần kết luận

Cộng tác từ xa là một khía cạnh cực kỳ quan trọng của nơi làm việc hiện đại và việc tận dụng lợi thế của nó có thể mang lại kết quả đáng kể cho nhóm của bạn. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các công cụ cộng tác từ xa tốt nhất và tích hợp chúng vào nhóm của mình, hãy xem công cụ bảng trắng trực tuyến miễn phí của chúng tôi.