Hợp tác nhóm là gì? Định nghĩa, tầm quan trọng, lợi ích, ví dụ và cách cải thiện

Mục lục

Hợp tác nhóm là gì?

Hợp tác nhóm là một quá trình năng động trong đó các cá nhân đoàn kết nỗ lực của mình một cách liền mạch để đạt được mục tiêu chung hoặc hoàn thành các nhiệm vụ chung. Nỗ lực hợp tác này bao gồm sự phối hợp và tích hợp các kỹ năng và nguồn lực đa dạng giữa các thành viên trong nhóm, dẫn đến việc hoàn thành các mục tiêu với hiệu suất và hiệu quả đặc biệt, vượt qua nỗ lực của từng cá nhân.

Điều quan trọng đối với sự thành công của cộng tác nhóm là các số liệu hiệu suất được chia sẻ và các nguyên tắc hướng dẫn giúp nâng cao đáng kể khả năng giao tiếp và làm việc nhóm. Các tổ chức ủng hộ việc cộng tác nhóm như một nguyên tắc nền tảng phải xem xét các yếu tố chính như công nghệ, phong cách giao tiếp và văn hóa công ty khi xây dựng các nguyên tắc cộng tác. Cách tiếp cận này phân biệt rõ ràng sự hợp tác nhóm với những nỗ lực tập thể đơn thuần trong một nhiệm vụ hoặc dự án.

Trong bối cảnh ngày càng phát triển, đặc biệt là để đối phó với đại dịch Covid-19 và các đợt đóng cửa sau đó, công nghệ cho phép cộng tác nhóm từ xa đã nổi lên như một xu hướng then chốt. Sự chuyển đổi này coi việc cộng tác nhóm trở thành chủ đề trọng tâm của các công ty trên toàn cầu. Đáng chú ý, một nghiên cứu của Fortune Business Insights dự đoán thị trường phần mềm cộng tác nhóm sẽ có sự tăng trưởng đáng kể, đạt gần 41 tỷ USD vào năm 2028 từ mức khoảng 17 tỷ USD vào năm 2021. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng ngày càng tăng của sự hợp tác nhóm, không chỉ với tư cách là một kỹ thuật quản lý dự án mà còn là một công cụ công nghệ quan trọng thúc đẩy các mục tiêu của doanh nghiệp trong tương lai gần.

Các khía cạnh chính của hợp tác nhóm bao gồm:

• Giao tiếp: Giao tiếp cởi mở và hiệu quả là rất quan trọng cho sự hợp tác nhóm. Các thành viên trong nhóm cần chia sẻ thông tin, cập nhật và ý tưởng với nhau để đảm bảo mọi người đều thống nhất.

• Phối hợp: Các nhóm phải phối hợp nỗ lực để tránh trùng lặp công việc, giảm thiểu xung đột và đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành kịp thời. Điều này có thể liên quan đến việc tạo lịch trình, phân công vai trò và đặt thời hạn.

• Chia sẻ tài nguyên: Các nhóm cộng tác thường chia sẻ tài nguyên, chẳng hạn như kiến ​​thức, kỹ năng và công cụ để tận dụng thế mạnh của mỗi thành viên và đạt được kết quả chung.

• Giải quyết vấn đề: Các nhóm hợp tác để giải quyết vấn đề và vượt qua thử thách. Bằng cách tổng hợp các quan điểm và kiến ​​thức chuyên môn đa dạng, các nhóm có thể phát triển các giải pháp sáng tạo mà nỗ lực cá nhân có thể không thực hiện được.

• Hỗ trợ lẫn nhau: Các thành viên trong nhóm hỗ trợ lẫn nhau, thúc đẩy môi trường làm việc tích cực và hợp tác. Sự hỗ trợ này có thể đến dưới hình thức khuyến khích, hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ và chia sẻ trách nhiệm.

• Ra quyết định: Các nhóm hợp tác để đưa ra quyết định tập thể. Điều này có thể bao gồm các cuộc thảo luận, các buổi động não và xây dựng sự đồng thuận để đảm bảo rằng các quyết định được nhóm đưa ra đầy đủ thông tin và chấp nhận.

• Tính linh hoạt: Hợp tác hiệu quả đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng thích ứng. Các thành viên trong nhóm cần cởi mở với những ý tưởng mới, sẵn sàng điều chỉnh cách tiếp cận của họ và phản ứng nhanh với những thay đổi trong dự án hoặc động lực của nhóm.

Hợp tác nhóm là điều cần thiết trong nhiều môi trường khác nhau, bao gồm các dự án kinh doanh, nghiên cứu, giáo dục và cộng đồng. Nó có thể nâng cao năng suất, tính sáng tạo và hiệu suất tổng thể bằng cách tận dụng các kỹ năng và quan điểm đa dạng của các thành viên trong nhóm. Các công nghệ như công cụ cộng tác, phần mềm quản lý dự án và nền tảng giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện và hỗ trợ cộng tác nhóm, đặc biệt là trong môi trường làm việc từ xa hoặc phân tán.

7 lợi ích chính của việc hợp tác nhóm

Sau khi đã hiểu rộng rãi cộng tác nhóm là gì, hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về tầm quan trọng của nó vào năm 2023 và những lợi ích mà nó mang lại như một phương pháp cộng tác nhằm đạt được mục tiêu tốt hơn cho toàn bộ doanh nghiệp:

1. Tăng cường tiếp xúc giữa nhân viên với nhân viên

Trong môi trường làm việc kết hợp và từ xa hay thậm chí là công việc tại chỗ ngày nay, nhân viên thường có thể làm việc riêng lẻ và cảm thấy bị cô lập. Bất kể chúng ta làm việc ở đâu, ý thức tiếp xúc giữa con người với nhau là vô cùng cần thiết để bất kỳ tổ chức nào hoạt động trong một môi trường làm việc lành mạnh.

Hợp tác nhóm cho phép và cải thiện mối liên hệ giữa nhân viên với nhân viên, khuyến khích mối quan hệ thân thiện và giúp tạo ra một môi trường làm việc hợp tác hơn.

2. Quản lý dự án hiệu quả hơn

Một nhóm hợp tác nhiều hơn cũng sẽ hiệu quả hơn trong việc quản lý các dự án hiện có cũng như tiếp thu các dự án và nhiệm vụ mới . Điều này là do các thành viên trong nhóm đã biết vai trò và trách nhiệm của nhau, thường tự chủ trong cộng tác mà không cần sự can thiệp của người quản lý và làm việc hiệu quả hơn.

Trên thực tế, theo Forbes, hợp tác nhóm có thể giúp năng suất của nhân viên tăng hơn 50% so với những nhân viên đang làm việc trong môi trường riêng lẻ hoặc riêng lẻ.

3. Cải thiện sự hài lòng của nhân viên

Hợp tác nhóm mang lại sự hợp tác của nhân viên nhưng nó không làm mất đi sự đóng góp của cá nhân nhân viên. Nhân viên vẫn mang những thước đo riêng lẻ và mặc dù điều đó có thể gắn liền với các mục tiêu lớn hơn của nhóm/tổ chức, nhưng thước đo thành công vẫn mang tính cá nhân. Điều này cho phép nhân viên giữ được ý thức cá nhân, đồng thời trở thành một phần của một điều gì đó lớn hơn và hợp tác hơn. Thường xuyên làm việc với những người khác cũng giúp nhân viên được đồng nghiệp và người quản lý chú ý vì những kỹ năng độc đáo của họ và được công nhận.

Sự cân bằng giữa các mục tiêu cá nhân và nhóm nhờ sự hợp tác nhóm có thể giúp cải thiện sự tự tin và sự hài lòng của nhân viên tại công ty.

4. Chia sẻ kỹ năng và khám phá sức mạnh tiềm ẩn

Bất cứ ai đã trò chuyện với người khác đều biết rằng người khác thường có thể là động lực để khám phá sức mạnh.

Ví dụ, trong một nhóm sáng tạo, một nhà văn có thể phát hiện ra tài năng thiết kế tiềm ẩn khi làm việc với các nhà thiết kế khác trong một dự án. Hoặc một lập trình viên máy tính cũng có thể là một người quản lý dự án giỏi.

Điều này không nhất thiết phải rộng rãi, đôi khi chính những kỹ năng nhỏ hơn mới được chia sẻ, chẳng hạn như các bước tắt trong thiết kế, quản lý quy trình, sử dụng phần mềm, v.v.

5. Xác định điểm yếu

Làm việc theo nhóm để hợp tác không chỉ bộc lộ điểm mạnh của cá nhân và nhóm mà còn bộc lộ những điểm yếu. Điều này có thể liên quan đến những sai sót của tổ chức vĩ mô như tuyển dụng nhân viên không phù hợp với cấu trúc nhóm hiện tại, nền tảng công nghệ không đủ để hỗ trợ giao tiếp hoặc không có các thước đo và quản trị nhân viên phù hợp. Tương tự, có thể có các vấn đề nhỏ hơn ở cấp độ nhóm hoặc cấp độ nhân viên như không đặt ra kỳ vọng đúng đắn về việc thực hiện, chiếm dụng tài nguyên trong nhóm, v.v.

Dù vấn đề đã được xác định là gì thì việc xác định chúng thông qua sự cộng tác của nhóm luôn tốt hơn là để chúng gây ra thiệt hại mà không bị phát hiện.

6. Sẵn sàng hơn cho tương lai

Nếu đại dịch dạy cho doanh nghiệp điều gì thì đó chính là sự cần thiết phải có một môi trường hợp tác. Một nhóm hợp tác có thể xử lý các tình huống khẩn cấp tốt hơn, tiếp thu những thay đổi trong mục tiêu kinh doanh và định hướng lại mà không nhầm lẫn và hỗn loạn.

Vào năm 2022, rõ ràng là tương lai của công việc sẽ kết hợp và/hoặc từ xa. Trong bất kỳ môi trường làm việc kết hợp nào, việc cộng tác nhóm trở nên tối quan trọng để quản lý dữ liệu, chức năng kinh doanh và phân phối hiệu quả.

7. Khả năng khắc phục thảm họa tốt hơn và duy trì hoạt động kinh doanh liên tục

Một nhóm cộng tác có thể quản lý tài liệu doanh nghiệp, tài sản công ty và dữ liệu hiệu quả và an toàn hơn nhiều. Những nhóm như vậy cũng ứng phó với các mối đe dọa phần mềm và các trường hợp khẩn cấp của công ty nhanh hơn nhiều vì các giao thức hợp tác đã có sẵn. Điều này có nghĩa là trong trường hợp xảy ra một hoạt động kinh doanh hoặc thiên tai, tính liên tục của doanh nghiệp sẽ có cơ hội cao hơn nhiều so với một tổ chức mà sự hợp tác khan hiếm.

Tìm hiểu thêm: Cộng tác từ xa là gì?

10 ví dụ hợp tác nhóm hàng đầu

Hợp tác nhóm là điều cần thiết trong nhiều môi trường chuyên nghiệp khác nhau và có thể có nhiều hình thức. Dưới đây là một số ví dụ về hợp tác nhóm trong các bối cảnh khác nhau:

1. Quản lý dự án

• Nhóm Agile Scrum: Trong quá trình phát triển phần mềm, các nhóm đa chức năng làm việc cùng nhau trong các lần chạy nước rút để phát triển và cung cấp các sản phẩm tăng trưởng.
• Dự án xây dựng: Kiến trúc sư, kỹ sư và công nhân xây dựng hợp tác để hoàn thành các dự án xây dựng đúng thời hạn và trong ngân sách.

2. Chăm sóc sức khỏe

• Vòng y tế: Các bác sĩ, y tá và chuyên gia cộng tác trong các vòng khám bệnh nhân để thảo luận về kế hoạch điều trị và chăm sóc bệnh nhân.
• Nhóm liên ngành: Một nhóm các chuyên gia chăm sóc sức khỏe làm việc cùng nhau để cung cấp dịch vụ chăm sóc toàn diện cho bệnh nhân, chẳng hạn như điều trị ung thư hoặc chăm sóc giảm nhẹ.

3. Tiếp thị

• Sáng tạo nội dung: Người viết quảng cáo, nhà thiết kế và nhà tiếp thị cộng tác để tạo và khởi động các chiến dịch tiếp thị, bao gồm nội dung cho phương tiện truyền thông xã hội, trang web và tài liệu in ấn.
• Ra mắt sản phẩm: Các nhóm đa chức năng làm việc trong quá trình ra mắt sản phẩm, liên quan đến nghiên cứu thị trường, phát triển sản phẩm và chiến lược tiếp thị.

4. Giáo dục

• Hợp tác giữa giáo viên: Các nhà giáo dục trong trường hợp tác để tạo ra một chương trình giảng dạy, chia sẻ tài nguyên và thảo luận về sự tiến bộ của học sinh.
• Dự án của sinh viên: Học sinh cộng tác trong các dự án nhóm, học kỹ năng làm việc nhóm và giao tiếp.

5. Làm việc từ xa

• Nhóm ảo: Các nhóm phân tán sử dụng các công cụ trực tuyến như Slack, Zoom và phần mềm quản lý dự án để cộng tác hiệu quả, ngay cả khi làm việc từ các địa điểm khác nhau.
• Cộng tác tài liệu: Các nhóm sử dụng nền tảng chia sẻ tài liệu dựa trên đám mây (ví dụ: Google Docs hoặc Microsoft Teams) để chỉnh sửa cộng tác theo thời gian thực.

6. Nghệ thuật sáng tạo

• Sản xuất phim: Các nhà làm phim, bao gồm đạo diễn, diễn viên, biên kịch và đội ngũ sản xuất, hợp tác để tạo ra phim hoặc chương trình truyền hình.
• Ban nhạc: Các nhạc sĩ hợp tác sáng tác và biểu diễn âm nhạc, đòi hỏi tinh thần đồng đội và tính sáng tạo.

7. Nghiên cứu và phát triển

• Nhóm nghiên cứu khoa học: Các nhà nghiên cứu từ nhiều nền tảng khác nhau cộng tác trong các thí nghiệm, phân tích dữ liệu và xuất bản.
• Nhóm phát triển sản phẩm: Các kỹ sư, nhà thiết kế và nhà tiếp thị cộng tác để phát triển sản phẩm mới và đưa chúng ra thị trường.

8. Hỗ trợ khách hàng

• Nhóm dịch vụ khách hàng: Đại lý cộng tác để giải quyết các thắc mắc của khách hàng và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
• Nhóm báo cáo: Khi phát sinh các vấn đề phức tạp, các nhóm chuyên môn có thể cộng tác để đưa ra giải pháp.

9. Phi lợi nhuận và tình nguyện

• Dự án cộng đồng: Tình nguyện viên và thành viên cộng đồng cộng tác để lập kế hoạch và thực hiện các sáng kiến, chẳng hạn như xây dựng sân chơi hoặc tổ chức sự kiện từ thiện.
• Tổ chức phi lợi nhuận: Các nhóm trong tổ chức phi lợi nhuận làm việc cùng nhau để thúc đẩy sứ mệnh của họ, thường có nguồn lực hạn chế.

10. Sản xuất

• Dây chuyền lắp ráp: Công nhân cộng tác dọc theo dây chuyền lắp ráp để sản xuất sản phẩm một cách hiệu quả.
• Đội kiểm soát chất lượng: Các đội kiểm tra và đảm bảo chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất.

Đây chỉ là một vài ví dụ và hợp tác nhóm là một khía cạnh cơ bản của nhiều ngành và nghề. Hợp tác hiệu quả thường liên quan đến giao tiếp rõ ràng, mục tiêu chung và sử dụng các công cụ và công nghệ cộng tác để hợp lý hóa quy trình làm việc.

Cách cải thiện sự hợp tác nhóm: 15 phương pháp hay nhất hàng đầu

1. Đặt mục tiêu nhóm rõ ràng và mục tiêu cộng tác

Hợp tác nhóm đòi hỏi một bộ mục tiêu và mục đích cụ thể. Các mục tiêu và mục đích hợp tác đã tồn tại, mục đích là xác định rõ ràng và truyền đạt chúng tới các trưởng nhóm và từng thành viên trong nhóm.

Ví dụ: mục tiêu cộng tác của nhóm bán hàng sẽ là cập nhật phần mềm CRM cho từng khách hàng để nhân viên tiếp theo mà họ nói chuyện có hiểu biết cập nhật nhất về mối quan hệ. Điều này có thể chỉ ra mục tiêu lớn hơn là đáp ứng các mục tiêu về doanh số và giữ chân khách hàng.

2. Giao tiếp hiệu quả

Thúc đẩy giao tiếp cởi mở và minh bạch trong nhóm. Thúc đẩy một môi trường nơi các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái khi chia sẻ suy nghĩ, ý tưởng và mối quan tâm của họ. Sử dụng nhiều kênh liên lạc, chẳng hạn như gặp mặt trực tiếp, cuộc gọi video, nhắn tin tức thời và email, để phù hợp với nhiều phong cách và sở thích giao tiếp khác nhau.

3. Xác định vai trò và trách nhiệm

Làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân trong nhóm để tránh nhầm lẫn và trùng lặp nỗ lực.
Tạo ma trận RACI (Có trách nhiệm, Có trách nhiệm, Được tư vấn, Được thông báo) để chỉ định ai chịu trách nhiệm cho những nhiệm vụ nào.

4. Giải quyết các điểm nghẽn đường

Trưởng nhóm và quản lý công ty cần đảm bảo rằng các đường đi và chuỗi quyết định phù hợp được thiết lập để giải quyết các rào cản trong nhóm. Những rào cản này có thể xuất phát từ vấn đề công nghệ, mối quan hệ giữa các nhân viên, hiểu lầm về thời gian giao hàng, thiếu minh bạch, vai trò và trách nhiệm không rõ ràng và/hoặc chồng chéo trong nhóm, v.v.

5. Đặt quy trình và giao thức cộng tác

Hợp tác nhóm yêu cầu một bộ quy trình và giao thức để mỗi thành viên tuân theo trong khi giao tiếp với các đồng nghiệp và lãnh đạo của họ. Điều này mang tính chủ quan cao đối với văn hóa công ty lớn hơn. Ví dụ: một công ty có thể nghiêm cấm hoặc không nghiêm cấm việc sử dụng ngôn từ tục tĩu thông thường trong các cuộc họp, yêu cầu chia sẻ màn hình khi thảo luận về dữ liệu hoặc yêu cầu thời gian đăng nhập cụ thể để các thành viên trong nhóm đồng bộ hóa lịch làm việc của họ.

6. Thu hút sự tham gia của các thành viên trong nhóm khi đưa ra các quyết định hợp tác trong nhóm

Khi đưa ra quyết định về các quy trình nhằm hợp lý hóa sự hợp tác, điều quan trọng là phải dành cho mỗi thành viên trong nhóm một chỗ ngồi tại bàn thảo luận. Chắc chắn có thể hiểu được nếu một số quyết định phải được ban quản lý và trưởng nhóm đơn phương đưa ra, tuy nhiên, điều quan trọng là phải lắng nghe những lo ngại hoặc những rào cản dự kiến ​​trước khi giải quyết các bước cuối cùng.

7. Sử dụng phần mềm và công cụ cộng tác nhóm

Phần mềm cộng tác nhóm như IdeaScale Whiteboard , cho phép cộng tác trực quan giữa các thành viên trong nhóm. Những công cụ như vậy có thể được sử dụng để lên ý tưởng và chia sẻ ý tưởng, động não, quản lý nhiệm vụ, chia sẻ dữ liệu phân tích ở định dạng trực quan và dễ sử dụng, v.v.

Các công cụ cộng tác nhóm cho phép giao tiếp hiệu quả và hiệu quả hơn giữa các thành viên, đồng thời cung cấp công nghệ phù hợp để trình bày phân tích và kết quả cho ban quản lý.

8. Triển khai nhóm công nghệ phù hợp cho nhóm

Ngày nay, những người hỗ trợ công nghệ là nền tảng cho mọi hoạt động của công ty. Ngăn xếp công nghệ này cần bao gồm các yêu cầu của các thành viên trong nhóm làm việc trên các nhiệm vụ khác nhau vì mỗi nhiệm vụ có thể cần phần mềm/công cụ riêng. Thông thường, những công cụ này có thể yêu cầu tích hợp với nhau để cộng tác tốt hơn.

9. Đảm bảo sự công nhận của cá nhân và nhóm

Mặc dù hợp tác nhóm sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt được các mục tiêu chung của nhóm, nhưng mỗi nhân viên phải có những thước đo riêng của riêng mình để họ nhận được sự hoan nghênh và công nhận khi đạt được. Trên thực tế, sự hợp tác nhóm thường gặp khó khăn khi từng nhân viên cảm thấy lạc lõng và không được công nhận đằng sau một nhóm lớn hơn.

Mặc dù các công ty nhỏ hơn có thể đạt được điều này mà không cần đội ngũ nhân sự, nhưng đối với các doanh nghiệp, chức năng này đạt được tốt nhất khi có một nhóm trung lập như phòng nhân sự tham gia để đảm bảo các quyết định không thiên vị và đánh giá các số liệu phù hợp.

10. Thực hiện đúng loại buổi gắn kết nhân viên

Các nhóm nhân viên khác nhau có thể phản ứng khác nhau với các loại hoạt động gắn kết nhân viên. Một số có thể phản ứng tốt hơn với phiên tranh luận nhóm, trong khi một số có thể muốn tham gia vào các phiên trò chơi. Điều quan trọng là phải hiểu tính cách và sở thích của nhân viên trước khi thiết lập các buổi tương tác. Các buổi này có thể diễn ra trong nhóm cũng như giữa các nhóm hoặc thậm chí trên toàn công ty.

11. Tạo điều kiện chăm sóc sức khỏe tâm thần cho nhân viên

Ngoài Covid, một đại dịch khác hiện nay là sức khỏe tâm thần. Sức khỏe của nhóm phụ thuộc vào sức khỏe của từng thành viên và nhân viên làm việc hiệu quả và sáng tạo nhất khi họ có tinh thần sảng khoái và thoải mái.

Điều này có nghĩa là người sử dụng lao động và trưởng nhóm cần đảm bảo văn hóa làm việc không có thành kiến ​​cá nhân, quấy rối tâm lý và bắt nạt, nuôi dưỡng một môi trường làm việc tôn trọng và cởi mở, nơi quyền tự do ngôn luận được tôn trọng một cách chuyên nghiệp nhất có thể, đảm bảo nhân viên có thể dành thời gian- nghỉ việc vì sức khỏe tâm thần mà không có thành kiến ​​hoặc mất quyền quyết định, v.v.

12. Thúc đẩy xã hội hóa nhân viên

Trong thế giới kết hợp ngày nay, điều quan trọng cần lưu ý là đôi khi nhân viên làm việc quá xa nhau về mặt địa lý để có thể giao lưu trực tiếp. Tuy nhiên, việc xã hội hóa nên được thúc đẩy giữa những người sống gần nhau và thậm chí có thể là một cuộc họp mặt toàn công ty hàng quý hoặc hàng năm. Mặc dù việc giao tiếp xã hội giữa các thành viên trong nhóm vẫn là cách tốt nhất để vun đắp mối quan hệ làm việc tốt đẹp, nhưng ngay cả những sự kiện từ xa thông qua việc sử dụng hội nghị cho các cuộc nói chuyện thông thường ngoài văn phòng vẫn có thể giúp lấp đầy những khoảng trống.

13. Ra quyết định toàn diện

Thu hút các thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình ra quyết định, đặc biệt khi các quyết định ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm. Khuyến khích xây dựng sự đồng thuận và ra quyết định dân chủ khi thích hợp.

14. Dẫn dắt bằng ví dụ

Các nhà lãnh đạo nên làm gương cho sự hợp tác hiệu quả bằng cách tham gia tích cực, giao tiếp cởi mở và thể hiện cam kết đối với sự thành công của nhóm.

15. Cải tiến liên tục

Thường xuyên đánh giá và phản ánh về hiệu quả hoạt động và quá trình hợp tác của nhóm. Nhận biết những khía cạnh cần cải thiện và thực hiện những điều chỉnh cần thiết.

Tìm hiểu thêm: Hợp tác giữa các nhóm là gì?