¿Qué es la colaboración en equipo?
La colaboración en equipo es un proceso dinámico en el que los individuos aúnan sus esfuerzos para alcanzar un objetivo común o completar tareas compartidas. Este esfuerzo de colaboración implica la coordinación orquestada y la integración de diversas capacidades y recursos entre los miembros del equipo, lo que da lugar a la consecución de objetivos con una eficiencia y eficacia excepcionales, superando los esfuerzos individuales aislados.
Para que la colaboración en equipo tenga éxito, son fundamentales unos parámetros de rendimiento compartidos y unos principios rectores que mejoren significativamente la comunicación y el trabajo en equipo. Las organizaciones que defienden la colaboración en equipo como principio fundamental deben tener en cuenta elementos clave como la tecnología, los estilos de comunicación y la cultura de la empresa a la hora de formular directrices de colaboración. Este enfoque diferencia claramente la colaboración en equipo del mero esfuerzo colectivo en una tarea o proyecto.
En un panorama en constante evolución, sobre todo en respuesta a la pandemia del virus Covid-19 y los consiguientes cierres patronales, la tecnología que permite la colaboración en equipo a distancia ha surgido como una tendencia fundamental. Esta transformación sitúa la colaboración en equipo como tema central para las empresas de todo el mundo. En particular, un estudio de Fortune Business Insights prevé un crecimiento sustancial del mercado de software de colaboración en equipo, que alcanzará casi 41.000 millones de dólares en 2028, frente a los aproximadamente 17.000 millones de dólares de 2021. Esto subraya la creciente importancia de la colaboración en equipo, no sólo como técnica de gestión de proyectos, sino también como herramienta tecnológica vital para impulsar los objetivos empresariales en un futuro próximo.
Los aspectos clave de la colaboración en equipo incluyen:
- Comunicación: La comunicación abierta y eficaz es crucial para la colaboración en equipo. Los miembros del equipo tienen que compartir información, actualizaciones e ideas para asegurarse de que todos están en la misma sintonía.
- Coordinación: Los equipos deben coordinar sus esfuerzos para evitar la duplicación del trabajo, minimizar los conflictos y garantizar que las tareas se completen a tiempo. Esto puede implicar la creación de horarios, la asignación de funciones y el establecimiento de plazos.
- Compartir recursos: Los equipos colaborativos suelen compartir recursos, como conocimientos, habilidades y herramientas, para aprovechar los puntos fuertes de cada miembro y lograr un resultado colectivo.
- Resolución de problemas: Los equipos colaboran para resolver problemas y superar retos. Al aunar perspectivas y conocimientos diversos, los equipos pueden desarrollar soluciones innovadoras que no serían posibles con esfuerzos individuales.
- Apoyo mutuo: Los miembros del equipo se apoyan mutuamente, fomentando un entorno de trabajo positivo y colaborativo. Este apoyo puede adoptar la forma de estímulo, ayuda con las tareas y reparto de responsabilidades.
- Toma de decisiones: Los equipos colaboran para tomar decisiones de forma colectiva. Esto puede implicar debates, sesiones de lluvia de ideas y búsqueda de consenso para garantizar que las decisiones estén bien informadas y sean aceptadas por el equipo.
- Flexibilidad: La colaboración eficaz requiere flexibilidad y adaptabilidad. Los miembros del equipo deben estar abiertos a nuevas ideas, dispuestos a ajustar sus planteamientos y receptivos a los cambios en el proyecto o en la dinámica del equipo.
La colaboración en equipo es esencial en diversos ámbitos, como la empresa, la investigación, la educación y los proyectos comunitarios. Puede mejorar la productividad, la creatividad y el rendimiento general aprovechando las diversas capacidades y perspectivas de los miembros del equipo. Tecnologías como las herramientas de colaboración, el software de gestión de proyectos y las plataformas de comunicación desempeñan un papel crucial a la hora de facilitar y apoyar la colaboración en equipo, especialmente en entornos de trabajo remotos o distribuidos.
7 ventajas clave de la colaboración en equipo
Una vez entendido a grandes rasgos qué es la colaboración en equipo, vamos a profundizar en su importancia en 2023 y en los beneficios que aporta como metodología de colaboración para un mejor cumplimiento de los objetivos de la empresa en su conjunto:
1. Mayor contacto entre empleados
En el entorno de trabajo híbrido y remoto de hoy en día, o incluso en los puestos de trabajo in situ, los empleados pueden trabajar a menudo en silos y sentirse aislados. Independientemente de dónde trabajemos, esa sensación de contacto humano es absolutamente esencial para que cualquier organización funcione en un entorno laboral saludable.
La colaboración en equipo permite y mejora el contacto entre empleados, fomenta las relaciones amistosas y ayuda a crear un entorno de trabajo más colaborativo.
2. Gestión de proyectos más eficaz
Un equipo más colaborativo también es más eficiente a la hora de gestionar los proyectos existentes, así como de absorber nuevos proyectos y tareas. Esto se debe a que los miembros del equipo ya conocen las funciones y responsabilidades de los demás, suelen ser autosuficientes en la colaboración sin intervención directiva y son más productivos.
De hecho, según Forbes, la colaboración en equipo puede permitir que la productividad de los empleados aumente un 50% más que la de los empleados que trabajan en un silo o de forma individual.
3. Mejora de la satisfacción de los empleados
La colaboración en equipo aporta la colaboración de los empleados, pero no elimina la contribución individual de un empleado. Los empleados siguen teniendo métricas individuales y, aunque éstas a su vez pueden estar vinculadas a los objetivos más amplios del equipo o de la organización, las métricas del éxito siguen siendo individuales. Esto permite a los empleados conservar su sentido de la individualidad, al tiempo que forman parte de algo más grande y colaborativo. A menudo, trabajar con otros también ayuda a los empleados a hacerse notar por sus compañeros y jefes por sus habilidades únicas y a obtener reconocimiento.
Este equilibrio entre los objetivos individuales y los del equipo, conseguido gracias a la colaboración en equipo, puede mejorar la confianza de los empleados en sí mismos y su satisfacción en la empresa.
4. Descubrimiento de competencias y puntos fuertes latentes
Cualquiera que haya mantenido una conversación con otra persona sabe que los demás pueden ser a menudo un motor para el descubrimiento de fuerzas.
Por ejemplo, en un equipo creativo, un escritor puede descubrir un talento latente para el diseño al trabajar con otros diseñadores en un proyecto. O un programador informático que también puede ser un buen gestor de proyectos.
Esto no tiene por qué ser necesariamente amplio, a veces son las habilidades más pequeñas las que se comparten, como los atajos de diseño, la gestión de procesos, el uso de software, etc.
5. Identificación de puntos débiles
Trabajar en equipo para colaborar no sólo pone de manifiesto los puntos fuertes individuales y de equipo, sino también los débiles. Esto puede deberse a defectos macroorganizativos, como la contratación de empleados que no encajan bien en la estructura de equipo existente, una pila tecnológica insuficiente para facilitar la comunicación o no disponer de la gobernanza y las métricas adecuadas para los empleados. Del mismo modo, puede haber problemas menores a nivel de equipo o de empleados, como no establecer las expectativas adecuadas de entrega, malversación de recursos dentro del equipo, etc.
Cualesquiera que sean los problemas detectados, siempre es mejor haberlos detectado mediante la colaboración en equipo que hacer que causen daños sin ser detectados.
6. Más preparado para el futuro
Si algo ha enseñado la pandemia a las empresas es la necesidad de contar con un entorno de colaboración. Un equipo que colabora puede manejar mejor las situaciones de emergencia, absorber los cambios en los objetivos empresariales y reorientarse sin confusión ni caos.
En 2022, quedó claro que el futuro del trabajo será híbrido y/o a distancia. En cualquier entorno de trabajo híbrido, la colaboración en equipo se convierte en primordial para la gestión eficaz de los datos, la funcionalidad empresarial y la entrega.
7. Mejor recuperación en caso de catástrofe y continuidad de la actividad
Un equipo de colaboración puede gestionar la documentación, los activos y los datos de la empresa de forma mucho más eficaz y segura. Estos equipos también responden mucho más rápido a las amenazas informáticas y a las emergencias de la empresa, puesto que ya existen protocolos de colaboración. Esto significa que, en caso de catástrofe empresarial o natural, la continuidad de la empresa tendrá muchas más posibilidades que en una organización donde la colaboración escasea.
Más información: ¿Qué es la colaboración a distancia?
Los 10 mejores ejemplos de colaboración en equipo
La colaboración en equipo es esencial en diversos entornos profesionales y puede adoptar muchas formas. He aquí algunos ejemplos de colaboración en equipo en diferentes contextos:
1. Gestión de proyectos
- Equipos ágiles Scrum: En el desarrollo de software, los equipos multifuncionales trabajan juntos en sprints para desarrollar y entregar incrementos del producto.
- Proyectos de construcción: Arquitectos, ingenieros y trabajadores de la construcción colaboran para completar los proyectos de construcción a tiempo y dentro del presupuesto.
2. Sanidad
- Rondas médicas: Médicos, enfermeras y especialistas colaboran durante las rondas de pacientes para discutir los planes de tratamiento y la atención al paciente.
- Equipos interdisciplinarios: Un equipo de profesionales sanitarios trabaja conjuntamente para ofrecer una atención integral a los pacientes, como en el tratamiento del cáncer o los cuidados paliativos.
3. Marketing
- Creación de contenidos: Redactores, diseñadores y especialistas en marketing colaboran para crear y lanzar campañas de marketing, incluidos contenidos para redes sociales, sitios web y material impreso.
- Lanzamiento de productos: Equipos multifuncionales trabajan en el lanzamiento de productos, lo que implica investigación de mercado, desarrollo de productos y estrategias de marketing.
4. Educación
- Colaboración entre profesores: Los educadores de un centro colaboran para crear un plan de estudios, compartir recursos y analizar los progresos de los alumnos.
- Proyectos de los alumnos: Los estudiantes colaboran en proyectos de grupo, aprendiendo habilidades de trabajo en equipo y comunicación.
5. Trabajo a distancia
- Equipos virtuales: Los equipos distribuidos utilizan herramientas en línea como Slack, Zoom y software de gestión de proyectos para colaborar eficazmente, incluso cuando trabajan desde distintos lugares.
- Colaboración documental: Los equipos utilizan plataformas de intercambio de documentos basadas en la nube (por ejemplo, Google Docs o Microsoft Teams) para la edición colaborativa en tiempo real.
6. Artes creativas
- Producción cinematográfica: Los cineastas, incluidos directores, actores, guionistas y equipos de producción, colaboran para crear películas o programas de televisión.
- Bandas de música: Los músicos colaboran para componer e interpretar música, lo que requiere trabajo en equipo y creatividad.
7. 7. Investigación y desarrollo
- Equipos de investigación científica: Investigadores de diversas procedencias colaboran en experimentos, análisis de datos y publicaciones.
- Equipos de desarrollo de productos: Ingenieros, diseñadores y comerciales colaboran para desarrollar nuevos productos y lanzarlos al mercado.
8. Atención al cliente
- Equipos de atención al cliente: Los agentes colaboran para atender las consultas de los clientes y resolver los problemas con eficacia.
- Equipos de escalada: Cuando surgen problemas complejos, los equipos especializados pueden colaborar para aportar soluciones.
9. Sin ánimo de lucro y voluntariado
- Proyectos comunitarios: Voluntarios y miembros de la comunidad colaboran en la planificación y ejecución de iniciativas, como la construcción de un parque infantil o la organización de un acto benéfico.
- Organizaciones sin ánimo de lucro: Los equipos de las organizaciones sin ánimo de lucro trabajan juntos para avanzar en su misión, a menudo con recursos limitados.
10. Fabricación
- Líneas de montaje: Los trabajadores colaboran a lo largo de una cadena de montaje para fabricar productos de forma eficiente.
- Equipos de control de calidad: Los equipos inspeccionan y garantizan la calidad de los productos durante el proceso de fabricación.
Estos son sólo algunos ejemplos, y la colaboración en equipo es un aspecto fundamental de muchas industrias y profesiones. La colaboración eficaz suele implicar una comunicación clara, objetivos compartidos y el uso de herramientas y tecnologías de colaboración para agilizar los procesos de trabajo.
Cómo mejorar la colaboración en equipo: Las 15 mejores prácticas
1. Establecer metas y objetivos claros de colaboración en equipo
La colaboración en equipo requiere un conjunto específico de objetivos y metas. Las metas y objetivos de la colaboración ya existen; se trata de identificarlos claramente y comunicarlos a los jefes de equipo y a cada uno de sus miembros.
Por ejemplo, un objetivo de colaboración para un equipo de ventas sería mantener actualizado el software CRM de cada cliente para que el siguiente empleado con el que hablen tenga un conocimiento lo más actualizado posible de la relación. Esto, a su vez, puede apuntar al objetivo más amplio de cumplir los objetivos de ventas y retención.
2. Comunicación eficaz
Fomentar una comunicación abierta y transparente dentro del equipo. Promover un entorno en el que los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo sus pensamientos, ideas y preocupaciones. Utilice múltiples canales de comunicación, como reuniones en persona, videollamadas, mensajería instantánea y correo electrónico, para adaptarse a los distintos estilos y preferencias de comunicación.
3. Definir funciones y responsabilidades
Aclare las funciones y responsabilidades individuales dentro del equipo para evitar la confusión y la duplicación de esfuerzos.
Crea una matriz RACI (Responsable, Contable, Consultado, Informado) para especificar quién es responsable de qué tareas.
4. Abordar los obstáculos
Los jefes de equipo y la dirección de la empresa deben asegurarse de que se establecen las vías y cadenas de decisión adecuadas para abordar los bloqueos dentro de un equipo. Estos obstáculos pueden deberse a problemas tecnológicos, relaciones entre empleados, malentendidos sobre los plazos de entrega, falta de transparencia, funciones y responsabilidades poco claras o que se solapan dentro del equipo, etc.
5. Establecer el proceso y los protocolos de colaboración
La colaboración en equipo requiere un conjunto de procesos y protocolos que cada miembro debe seguir al comunicarse con sus compañeros y líderes. Esto depende en gran medida de la cultura general de la empresa. Por ejemplo, una empresa puede o no prohibir estrictamente el uso de palabras malsonantes en las reuniones, exigir que se comparta la pantalla cuando se debaten datos o exigir a los miembros del equipo horarios específicos de inicio de sesión para sincronizar sus horarios de trabajo.
6. Implicar a los miembros del equipo a la hora de tomar decisiones de colaboración en equipo
A la hora de tomar decisiones sobre procesos destinados a agilizar la colaboración, siempre es importante dar a cada miembro del equipo un sitio en la mesa. Es comprensible que la dirección y los jefes de equipo tengan que tomar unilateralmente algunas decisiones, pero es importante escuchar las preocupaciones o los obstáculos previstos antes de dar los últimos pasos.
7. Utilizar programas y herramientas de colaboración en equipo
El software de colaboración en equipo, como IdeaScale Whiteboard, permite la colaboración visual entre los miembros del equipo. Estas herramientas pueden utilizarse para idear y compartir ideas, realizar lluvias de ideas, gestionar tareas, compartir datos de análisis en un formato visual y fácilmente consumible, etc.
Las herramientas de colaboración en equipo permiten una comunicación más eficiente y eficaz entre los miembros, al tiempo que proporcionan la tecnología adecuada para presentar análisis y resultados a la dirección.
8. Implantar la pila tecnológica adecuada para el equipo
Los facilitadores tecnológicos son hoy la piedra angular de cualquier función empresarial. Esta pila tecnológica debe incluir los requisitos de los miembros del equipo que trabajan en tareas diferentes, ya que cada tarea puede necesitar su propio software/herramienta. A menudo, estas herramientas pueden requerir la integración entre sí para una mejor colaboración.
9. Garantizar el reconocimiento individual y de equipo
Aunque la colaboración en equipo facilitará la consecución de objetivos comunes para el equipo, cada empleado debe tener sus propias métricas individuales por las que debe recibir elogios y reconocimiento cuando las alcance. De hecho, la colaboración en equipo suele resentirse cuando los empleados individuales se sienten perdidos y no reconocidos detrás del equipo más grande.
Aunque las empresas más pequeñas pueden lograrlo sin un equipo de RRHH, para las empresas esta función se consigue mejor cuando participa un equipo neutral como el de RRHH para garantizar que las decisiones sean imparciales y se evalúen las métricas correctas.
10. Llevar a cabo el tipo adecuado de sesiones de compromiso de los empleados
Los distintos grupos de empleados pueden responder de forma diferente a los tipos de actividades de compromiso de los empleados. Algunos responderán mejor a una sesión de debate en grupo, mientras que otros querrán participar en sesiones de juego. Es importante conocer las personalidades y preferencias de los empleados antes de fijar las sesiones de compromiso. Estas sesiones pueden celebrarse tanto dentro del equipo como entre equipos, o incluso en toda la empresa.
11. Facilitar el bienestar mental de los empleados
Aparte de Covid, otra pandemia actual es la salud mental. El bienestar del equipo depende del bienestar individual de cada miembro, y los empleados son más productivos y creativos cuando están mentalmente frescos y relajados.
Esto significa que los empresarios y los jefes de equipo deben garantizar una cultura laboral libre de prejuicios personales, acoso psicológico e intimidación, cultivar un entorno de trabajo respetable y abierto en el que se respete la libertad de expresión tanto como sea profesionalmente posible, garantizar que los empleados puedan tomarse permisos por salud mental sin prejuicios ni perder discreción, etc.
12. Promover la socialización de los empleados
En el mundo híbrido actual, es importante observar que a veces los empleados trabajan demasiado separados geográficamente como para socializar en persona. Sin embargo, debe fomentarse la socialización entre los que viven cerca y quizás incluso una reunión trimestral o anual de toda la empresa. Aunque la socialización física entre los miembros del equipo sigue siendo la mejor manera de cultivar buenas relaciones laborales, incluso los eventos a distancia mediante el uso de conferencias para charlas informales fuera de la oficina pueden ayudar a llenar los vacíos.
13. Toma de decisiones inclusiva
Implique a los miembros del equipo en el proceso de toma de decisiones, especialmente cuando éstas afecten a todo el equipo. Fomentar el consenso y la toma de decisiones democrática cuando proceda.
14. Predicar con el ejemplo
Los líderes deben modelar una colaboración eficaz participando activamente, comunicándose abiertamente y demostrando su compromiso con el éxito del equipo.
15. 15. Mejora continua
Evaluar y reflexionar periódicamente sobre el rendimiento del equipo y los procesos de colaboración. Reconocer los aspectos que deben mejorarse y realizar los ajustes necesarios.
Más información: ¿Qué es la colaboración entre equipos?
