¿Qué es la colaboración entre equipos? Definición, ventajas, ejemplos, importancia y principales formas de mejorarla

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La colaboración moderna no sólo incluye el trabajo cara a cara. Hoy en día hay muchas formas diferentes de colaborar, y una cada vez más eficaz es la colaboración entre equipos. Independientemente del proyecto en el que estés trabajando, la colaboración entre equipos es una forma increíble de integrar múltiples perspectivas diferentes para ayudar a hacer el trabajo.

En este artículo, definiremos la colaboración entre equipos, cómo crearla, algunas buenas prácticas, hablaremos de ejemplos, ventajas, por qué es tan importante y esbozaremos algunas formas clave de mejorarla.

¿Qué es la colaboración entre equipos?

La colaboración entre equipos, o colaboración interfuncional, se define como un proceso en el que varios equipos diferentes trabajan juntos para lograr un objetivo común. Estos equipos suelen proceder de distintos ámbitos o departamentos para combinar sus conocimientos y compartir perspectivas significativas y únicas.

Cualquier proyecto de equipo se beneficiará de múltiples perspectivas diferentes, y la colaboración entre equipos es una forma estupenda de facilitar la finalización holística de proyectos entre equipos. Utilizando la colaboración entre equipos, una organización puede distribuir eficazmente los conocimientos dentro de sus equipos, compartiendo ideas y produciendo resultados mutuamente informados.

La colaboración entre equipos no es sólo algo que ayuda a crear una colaboración más eficiente; también puede mejorar significativamente la experiencia de los empleados. Un estudio realizado en 2022 muestra que casi el 40% de los trabajadores piensa que el trabajo en equipo es «muy importante». Además, este estudio muestra que las herramientas de colaboración en línea y la colaboración regular pueden mejorar la eficiencia de los trabajadores remotos y casi quintuplicar la retención del talento. Esto demuestra que la colaboración entre equipos puede tener un gran efecto no sólo en el producto del trabajo, sino también en la cultura de la empresa y en la experiencia de los empleados.

¿Cómo crear una colaboración entre equipos?

La colaboración entre equipos consiste en crear un sistema en el que las personas se sientan capacitadas para trabajar juntas. En lugar de enumerar pasos concretos, hay algunos valores y puntos de contacto que deben alcanzarse para facilitar con regularidad y éxito la colaboración entre equipos. Estos son los puntos más importantes a la hora de implantar la colaboración entre equipos.

1. Compartir las responsabilidades del equipo

Como mostramos en las estadísticas anteriores, la gente realmente quiere trabajar junta. Sin embargo, trabajar en colaboración no siempre depende de ellos, por lo que es importante animar a los equipos y darles la estructura necesaria para que tengan éxito cuando colaboran.

Un paso importante es compartir responsabilidades entre los equipos. Compartir responsabilidades no siempre significa que todos compartan el mismo conjunto de tareas, pero significa que los equipos comunicarán las cargas de trabajo y compartirán tareas que conduzcan a objetivos comunes. Al crear transparencia dentro de los proyectos, los equipos pueden entender exactamente de qué son responsables y cómo pueden colaborar con éxito para alcanzar un objetivo final.

Al crear transparencia, los equipos deben comprender sus responsabilidades individuales, sus responsabilidades compartidas, en qué asuntos tienen voz formativa y en cuáles no. Al compartir esta información con claridad y crear límites claros, los equipos pueden comprender su papel en un proceso mayor y dónde pueden contribuir con mayor eficacia.

Compartir responsabilidades tampoco es tarea de una sola vez. Los jefes de proyecto deben hacer comprobaciones con los equipos para asegurarse de que comparten las cargas de trabajo de forma equitativa y colaboran eficazmente entre ellos. A medida que un proyecto avanza, los equipos siempre tendrán que volver a establecer prioridades y reasignar recursos, y cuando estén colaborando, tienen que asegurarse de que esto ocurre correctamente para evitar la falta de comunicación.

2. Formalizar las funciones

Uno de los posibles puntos débiles de la colaboración entre equipos es la creación de un sistema sin una documentación clara de las funciones. En este caso, la gente puede confundirse sobre a quién informar, quién está al mando y en qué deben trabajar. Como parte de la creación de responsabilidades claras, los equipos también deben formalizar sus funciones de arriba abajo.

Esto no significa que tengan que tener una designación increíblemente estricta o que siempre vaya a haber un proceso de flujo de trabajo jerárquico, pero sí que todo el mundo tiene que desarrollar una sólida comprensión de cuál es su posición, con quién está trabajando y cuáles son sus objetivos.

Formalizar las funciones es muy importante para los puestos de liderazgo y, si se comunica incorrectamente, puede provocar graves fisuras en la dinámica del equipo. Cada equipo debe saber a quién debe rendir cuentas y cuáles son sus canales de comunicación. Esto es esencial para la comunicación en equipo, y sin una estructura clara de liderazgo, la colaboración entre equipos puede resultar muy difícil.

3. Encontrar las herramientas adecuadas

Cuando se colabora entre equipos, es importante utilizar las herramientas adecuadas para que el proceso de colaboración sea fácil y eficaz. En lugar de depender estrictamente de las llamadas compartidas y las largas cadenas de correo electrónico, elige herramientas que te ayuden a facilitar la colaboración de forma beneficiosa para todos.

Un par de herramientas de colaboración esenciales son las herramientas de comunicación, las de colaboración visual y las de gestión de tareas. Si quieres saber más sobre las mejores herramientas para reuniones en línea, te las contamos todas en un reciente artículo.

IdeaScale Whiteboard puede ayudarle a organizar su espacio de trabajo digital, para que no tenga que utilizar varios gestores de tareas diferentes junto con sus herramientas de colaboración. Al integrar una herramienta interna de gestión de tareas, IdeaScale Whiteboard permite a los equipos colaborar y gestionar tareas dentro del mismo flujo de trabajo, lo que aumenta la eficacia y la comunicación entre equipos.

La elección de las herramientas adecuadas puede ser decisiva para la colaboración entre equipos, por lo que es importante tener todas las bases cubiertas. Nuestro siguiente punto se refiere a una de las partes más importantes de la pila de software de tu equipo: la comunicación.

4. Crear una comunicación coherente

Si los equipos van a colaborar con frecuencia, debe existir una forma de comunicación consolidada que todos utilicen en todo momento. La coherencia es clave en la comunicación, y si los equipos utilizan varias fuentes distintas para comunicarse, el proyecto puede complicarse mucho más de lo necesario.

El uso de herramientas como Slack es una forma perfecta de agilizar la colaboración entre equipos y garantizar que todos se comunican a través del mismo medio. Además, esta plataforma facilita enormemente la comunicación entre los miembros o los equipos. Sin una herramienta como Slack, los equipos tienen que pasar por el aro para comunicarse de manera más formal, lo que puede entorpecer el proceso por completo. Comunicarse regularmente a través de una herramienta de gestión del espacio de trabajo hace posible la colaboración entre equipos, y es absolutamente necesario para que los equipos tengan éxito.

5. Formalizar la documentación

Utilizar herramientas de forma coherente facilita mucho la creación de un centro formalizado para la documentación del proyecto. Si realizas todas tus lluvias de ideas en una pizarra online centralizada, dispondrás de un lugar fácil para almacenar tu información y localizarla siempre que la necesites.

La documentación es tan importante para los equipos de proyecto como para la dirección, y la creación de documentación accesible permite a los líderes comunicar sus necesidades, objetivos y expectativas a todos los niveles. Además, los líderes pueden seguir ajustando sus sistemas y estructura para encontrar el equilibrio perfecto para la colaboración entre equipos sin tener que enviar actualizaciones constantes; pueden acceder fácilmente a su documentación y crear los cambios necesarios.

Crear documentación formalizada no sólo es importante para el proyecto actual, sino que también ayuda a recopilar información de proyectos anteriores. A medida que se establezca una relación de colaboración entre equipos, se producirán éxitos y fracasos de los que el equipo deberá aprender. Comprender estas lecciones significa que debe haber un lugar donde acceder a ellas y aprender de ellas. A continuación se exponen algunas de las formas en que la documentación puede aplicarse a la colaboración entre equipos:

• Flujos de trabajo de proyectos específicos
• Organigramas y organigramas jerárquicos
• Calendario y listas de prioridades anteriores
• Mejores prácticas y lecciones de colaboración
• Documentación y almacenamiento de proyectos
• Ejercicios y plantillas de colaboración anteriores
• Guías de colaboración entre equipos

Los equipos suelen referirse a los sistemas de documentación interna como «carta de equipo». Se trata de un documento que permite a las personas comprender las metas, valores y objetivos de un equipo o proyecto en un lugar único y compartido. Los estatutos de los equipos son útiles tanto para la comunicación como para la transparencia dentro de una organización.

Facilitar el acceso a la documentación hace que sea increíblemente fácil para los equipos aprender a colaborar de forma eficaz y coger con calma futuros proyectos. Incluso si no han trabajado juntos antes, poder acceder a un centro de documentación puede ayudar a responder preguntas antes incluso de que surjan.

6. Sea flexible

Especialmente cuando se integran sistemas de colaboración entre equipos por primera vez, habrá baches en el camino. Es importante que los equipos dispongan de tiempo para procesar la experiencia de aprendizaje y explorar las mejores formas de colaborar. Esto exigirá flexibilidad en cuanto a sus expectativas y sus recursos. Hay que dar a los equipos los recursos necesarios para prosperar, aunque no sea inmediatamente.

Esta flexibilidad suele venir del liderazgo, pero también se requiere flexibilidad por parte de los compañeros. Hay que ser paciente y flexible con los compañeros con los que se trabaja para establecer métodos positivos de comunicación. Cuando se implanta la colaboración entre equipos, todo el mundo debe ser flexible para que funcione.

Si a los equipos les cuesta conectar y encontrar flexibilidad, prueba a organizar algunos talleres virtuales sobre la importancia de la colaboración y dales opciones de feedback para que puedan proponer nuevas ideas que probar. Es una buena forma de mantener el compromiso de los empleados y darles un sentido de propiedad sobre su flujo de trabajo.

Más información: ¿Qué es la colaboración en equipo?

Buenas prácticas para mejorar la colaboración entre equipos

La colaboración entre equipos no es algo que resulte natural para todo el mundo, y es un proceso que hay que perfeccionar con el tiempo para que funcione con la máxima eficacia. Aunque los consejos anteriores son esenciales para poner en práctica la colaboración entre equipos, hay otros que pueden ser útiles para mejorarla. Si desea mejorar su actual estructura de colaboración, aquí tiene algunas de las mejores prácticas para mejorar la colaboración entre equipos.

1. Asegúrese de que las personas encajan

Al analizar las estructuras de colaboración entre equipos, es importante comprender que las personas afectan al sistema tanto como la estructura. No estamos diciendo que haya que despedir a todo el mundo y contratar a un nuevo equipo si las cosas no funcionan bien, pero es importante emparejar a los equipos y a las personas con compañeros que complementen sus puntos fuertes y les permitan colaborar eficazmente.

Reunir equipos que trabajen bien juntos cambiará la dinámica de la colaboración interdepartamental y puede facilitar una mayor eficacia de los equipos de colaboración.

A la hora de formar un equipo que colabore bien, piense en las habilidades y perspectivas únicas que cada individuo y cada equipo aportan. Intente organizar estratégicamente los grupos, de modo que se emparejen bien y garantice que cada grupo tenga un entorno comunicativo positivo.

2. Crear alineación de liderazgo

Al igual que crear un equipo organizado es importante, crear alineación con el liderazgo también es esencial para que un equipo funcione. Como hemos dicho antes, pueden producirse choques en el liderazgo cuando los equipos y departamentos empiezan a colaborar, lo que es muy perjudicial para los resultados del proyecto. Si no hay una designación clara sobre qué líder es responsable de qué y bajo quién recae todo el proyecto, éste puede caer en el caos.

Si su equipo experimenta problemas de dirección al implantar la colaboración entre equipos, considere la posibilidad de crear un sentido más rígido de alineación de liderazgo para ayudar a estructurar los proyectos en el futuro.

3. Aumentar la comunicación

La comunicación es la columna vertebral de la colaboración entre equipos, y si el equipo necesita mejorar, éste es el primer lugar donde buscar. La colaboración entre equipos requiere un alto nivel de comunicación entre personas, equipos y departamentos. Como la comunicación es tan importante, es probable que si los proyectos no van según lo previsto, sus requisitos no se estén comunicando correctamente. Ya se trate de un problema con las herramientas de comunicación, la estructura o los flujos de trabajo, intente solucionar los problemas de los sistemas de comunicación para mejorar la colaboración entre equipos.

4. Alinear plazos y objetivos

Un tema común de la mejora de la colaboración entre equipos es la mejora de la comunicación y la alineación. Cuando los equipos no están bien alineados, aumentan los problemas con la estrategia y la asignación de tareas. Cada persona trabaja de forma ligeramente distinta, así que si hay algún desajuste, es probable que tenga consecuencias para el proyecto.

Algo que puede ayudar a alinear los objetivos es la documentación, como hemos mencionado antes. Disponer de un lugar donde almacenar la documentación compartida y actualizada permite a los equipos no desentonar nunca, lo que significa que pueden trabajar juntos más fácilmente sin consecuencias negativas.

Otro aspecto en el que los equipos deben mantenerse alineados es en los plazos. Se trata de un ámbito en el que es más difícil cometer errores de comunicación, pero que requiere una documentación formal. Si los empleados mezclan proyectos que incluyen colaboración y trabajo individual, los plazos pueden complicarse y los equipos pueden desalinearse. Para evitarlo, es importante que se establezca un calendario sólido antes de empezar el proyecto y que cada miembro lo siga mediante documentación compartida. Si se hace correctamente, esto puede mejorar en gran medida los resultados y productos de la colaboración entre equipos.

5. Facilitar una colaboración más orgánica

Si los equipos no colaboran con regularidad, la colaboración entre equipos puede parecer muy forzada e inorgánica. Para mejorar los resultados, hay que hacer que el proceso de colaboración resulte más orgánico e impactante. Si los equipos se sienten más naturalmente inclinados a colaborar, mejorará la productividad, la eficacia y la experiencia general.

Para mejorar las oportunidades de colaboración orgánica, pida a los equipos que compartan periódicamente los progresos, las preguntas y los plazos, de modo que puedan encontrar momentos beneficiosos para colaborar con los demás. Si esto no funciona, intenta implantar estructuras de colaboración más regulares para que la gente tenga una plantilla que pueda editar rápidamente en lugar de hacer algo desde cero. A menudo, este pequeño impulso puede ayudar a reducir la barrera de entrada para la colaboración entre equipos.

Más información: ¿Qué es la colaboración a distancia?

Ejemplos de colaboración entre equipos

La colaboración entre equipos puede darse en un montón de escenarios diferentes y se da principalmente cuando equipos de distintos departamentos trabajan juntos en un proyecto determinado. Un ejemplo podría ser un equipo de diseño y marketing trabajando juntos para crear el diseño de una página web. Es posible que un equipo de diseño no entienda los matices de las tasas de clics o los mensajes de la empresa, mientras que el equipo de marketing puede no saber cómo expresar la identidad de la marca en un sitio web. Sin embargo, cuando colaboran, pueden combinar sus conocimientos para crear algo que ninguno de los dos podría haber logrado por separado. Aunque éste es sólo un ejemplo, hay montones de situaciones en las que se puede aplicar la colaboración entre equipos. A continuación figuran algunos buenos ejemplos:

• Los equipos de ventas y marketing trabajan en un archivo de mensajes actualizado.
• Los equipos de diseño e ingeniería desarrollan maquetas de nuevos productos.
• Los equipos de ingeniería y ventas crean nuevas integraciones de clientes.
• Los equipos de éxito de los clientes trabajan con los equipos de diseño para crear funciones más utilizables.

Las posibilidades de colaboración entre equipos son realmente infinitas, y pueden utilizarse en cualquier lugar en el que un equipo determinado pueda aportar conocimientos y valor.

Ventajas de la colaboración entre equipos: ¿por qué es importante?

Crear pautas de colaboración es vital para que cualquier organización siga siendo innovadora y continúe impulsando su negocio. Trabajar de forma aislada es peligroso para las personas y los equipos porque no existe un sistema natural de comprobaciones dentro de un flujo de trabajo. La gente no sabe lo que está pasando con otros miembros del equipo u otros departamentos, lo que significa que hay una alta probabilidad de que las prioridades y el progreso no se estén comunicando.

Dentro de este sistema, la colaboración entre equipos es vital para evitar y eliminar la mentalidad de silo. La mentalidad de silo es «La mentalidad de silo es una mentalidad de exclusividad que existe cuando las personas de diferentes equipos se niegan a compartir información con otros departamentos o miembros del equipo.» Liberarse de la mentalidad de silo significa que los equipos pueden comunicarse adecuadamente entre sí y funcionar como una unidad alineada en lugar de como varios equipos separados.

A continuación se enumeran algunas de las mayores ventajas de la colaboración entre equipos:

• Aumento de la innovación: La mejor manera de estimular la innovación es aumentar la comunicación y la colaboración. La colaboración entre equipos ofrece a las personas una caja de resonancia para probar constantemente nuevas ideas y experimentar, lo que les lleva a una mayor innovación en todos sus proyectos.
• Cohesión del equipo: La colaboración y la comunicación constantes ayudan a crear cohesión entre las personas, los equipos y los departamentos. Tener una relación sólida puede ayudar a los equipos a superar proyectos difíciles y obstáculos y, además, dará mejores resultados a largo plazo.
• Elimina el despilfarro: Una de las partes más molestas de no colaborar con regularidad es sentirse desalineado con los equipos y perder el tiempo comunicándose en innumerables correos electrónicos. La colaboración entre equipos proporciona a éstos una plataforma para estar en sintonía y, mediante esta alineación, eliminar comunicaciones innecesarias en su flujo de trabajo.
• Más implicación: Colaborar con los equipos significa que la gente pone más esfuerzo, pensamiento e intención en su producto de trabajo. Con una supervisión adicional, los empleados suelen sentirse más identificados con su trabajo, lo que redunda en mejores resultados.
• Procedimientos minuciosos: Trabajar en colaboración entre equipos significa que estos disponen de un método interno para comprobar resultados y procesos antes de entregar un producto final. Contar con otra capa de controles y equilibrios significa que los equipos pueden complementar los proyectos con procedimientos más minuciosos y normas más estrictas. Ser más meticuloso también es un factor que hace que las partes interesadas estén cada vez más satisfechas con los procesos y resultados de la empresa, otra ventaja de la colaboración entre equipos.
• Retención del talento: Cuando los equipos se cohesionan y colaboran con más frecuencia, las personas tienden a disfrutar más de su experiencia y a encariñarse más con sus compañeros de trabajo. La creación de relaciones y la colaboración son elementos fundamentales para la retención del talento, algo que puede mejorarse enormemente mediante la colaboración entre equipos.
• Equipos bien informados: Trabajar con equipos ajenos a tus conocimientos específicos te ayuda a ampliar tu comprensión de la materia y de cómo se completan los proyectos desde múltiples ángulos. La colaboración entre equipos ayuda a éstos a comprender múltiples perspectivas a lo largo del ciclo del proyecto, lo que permite contar con equipos bien informados en toda la organización.
• Progreso más rápido: Los equipos que trabajan en colaboración periódica son capaces de avanzar en sus proyectos con mayor rapidez y eficacia. Al compartir tareas y colaborar, los equipos pueden seguir eficazmente la misma visión para lograr mayores avances que sus homólogos aislados.

¿Funciona siempre la colaboración entre equipos? Claves para mejorar

Aunque recomendamos integrar la colaboración en toda la organización, esto no solucionará automáticamente sus problemas. No cabe duda de que la colaboración tiene cabida en un flujo de trabajo eficiente, pero para algunas organizaciones puede resultar más difícil de facilitar que para otras. Incluso en los lugares donde debería tener éxito, habrá dificultades para hacerlo bien. Siempre vale la pena intentar la colaboración entre equipos, pero eso no garantiza que vaya a ser un éxito.

Aunque es importante seguir innovando en el proceso y encontrar un flujo de trabajo colaborativo que funcione para tu equipo, no cabe duda de que su aplicación plantea algunos retos. Estos son algunos de los mayores retos a la hora de implantar la colaboración entre equipos:

1. Hacer que funcione en todas las zonas horarias

Con un número cada vez mayor de organizaciones que optan por un entorno de trabajo a distancia e híbrido, personas de todo el mundo han podido beneficiarse de una afluencia de nuevas oportunidades. Sin embargo, esto puede plantear dificultades cuando resulta difícil gestionar las horas de colaboración en distintas zonas horarias. Facilitar la colaboración entre equipos es un gran reto para las empresas globales y puede ser un problema insalvable para algunas organizaciones.

Para encontrar el equilibrio cuando se trabaja en varias zonas horarias, intenta encontrar una distribución equitativa de los periodos de colaboración de las personas. Esto significa que un equipo o una persona no tendrá que hacer constantemente un horario que le resulte superdifícil, y todo el equipo tendrá una distribución relativamente equitativa de las horas de trabajo entre los distintos horarios de reunión. Obviamente, hay algunos casos en los que esto no es posible y, en ese caso, podría merecer la pena estudiar la posibilidad de utilizar una pizarra en línea para facilitar la colaboración asíncrona entre equipos.

2. Distribución injusta del trabajo

Todo el mundo ha participado alguna vez en un proyecto de grupo en el que alguien se pasaba todo el tiempo haciendo el tonto mientras el resto del equipo se esforzaba al máximo para terminarlo a tiempo. Por desgracia, esto no se quedó en la escuela, y también se puede encontrar en el mundo profesional.

Ya sea por la ineficacia de las estructuras de trabajo, la falta de supervisión o la mala contratación/cultura, las organizaciones que colaboran intensamente a menudo pueden flojear en sus esfuerzos de colaboración.

Una cosa que hay que recordar al combatir este problema es que los equipos a menudo necesitan tiempo para desarrollar una relación y entender cómo trabajar mejor unos con otros. Para que esto se consolide, es posible que tengan que superar algunos problemas de crecimiento. Sin embargo, esto sería un problema fácil de resolver, y las personas que no asumen su responsabilidad pueden suponer un gran reto para la colaboración entre equipos si no se controla.

3. Falta de alineación

La alineación es fundamental para que la colaboración entre equipos sea eficaz. Aunque la colaboración es esencial, no siempre es fácil organizarla entre varios equipos.

A medida que diferentes personas y diferentes equipos trabajan juntos, suele quedar claro que tienen diferentes motivos y prioridades para tener éxito. Se puede hacer todo lo posible para alinear correctamente estas piezas, pero si no se alinean de forma natural, los equipos tendrán dificultades para trabajar eficazmente hacia un objetivo final compartido.

Aunque la colaboración entre equipos es una forma estupenda de estrechar los lazos entre ellos, si no pueden encontrar una alineación compartida con una organización y entre sí, tendrán dificultades para colaborar eficazmente.

Conclusión

La colaboración entre equipos es una pieza vital para cualquier organización que busque establecer objetivos y mejorar los flujos de trabajo. Si este artículo te ha ayudado, prueba a echar un vistazo a IdeaScale Whiteboard para ver cómo nuestra solución gratuita de pizarra online puede ayudar a tu equipo a mejorar su eficacia.