Ma trận RACI là một phương pháp đơn giản để xác định và ghi lại vai trò và trách nhiệm của dự án. Sử dụng một cái sẽ tăng cơ hội thành công cho dự án của bạn một cách đáng kể. RACI lần đầu tiên được giới thiệu vào những năm 1950 với tên gọi “Ma trận quyền quyết định”. Đây là công cụ quản lý dự án duy nhất có tính đến vai trò và con người. Các biến thể RACI bao gồm RASCI, ARCI và DACI. Bài viết này sẽ thảo luận về ma trận RACI, mục tiêu, lợi ích và hạn chế của nó.
Ma trận RACI là gì?
Ma trận RACI, còn được gọi là biểu đồ RACI hoặc sơ đồ RACI, được định nghĩa là một công cụ tổ chức và quản lý dự án giúp xác định và làm rõ vai trò cũng như trách nhiệm đối với các nhiệm vụ, hoạt động hoặc sản phẩm bàn giao trong một dự án hoặc quy trình kinh doanh. Thuật ngữ “RACI” là viết tắt của Trách nhiệm, Chịu trách nhiệm, Được tư vấn và Được thông báo, đây là bốn vai trò chính mà các cá nhân hoặc nhóm có thể thực hiện trong một nhiệm vụ nhất định.
Dưới đây là bảng phân tích từng vai trò trong ma trận RACI:
- Chịu trách nhiệm
Những người làm việc có trách nhiệm. Đây là những người phải hoàn thành một nhiệm vụ hoặc đưa ra quyết định. Một số người có thể cùng chịu trách nhiệm.
- Chịu trách nhiệm
Một cá nhân phải ký hoặc phê duyệt khi nhiệm vụ, mục tiêu hoặc quyết định hoàn thành. Người đó phải chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng không quá một người có thể chịu trách nhiệm, điều đó có nghĩa là vấn đề sẽ dừng ở đó.
- Đã tư vấn
Luôn có người cần đưa ra ý kiến hoặc đóng góp của mình trước khi công việc có thể được hoàn thành và ký duyệt. Người đó được tư vấn. Đây là những người tham gia tích cực đang ở trong vòng lặp.
- Nắm được tin tức
Thông tin cập nhật về tiến độ hoặc quyết định sẽ được chuyển đến người có thông tin. Những người này không được tư vấn chính thức. Họ chỉ đóng góp trực tiếp vào nhiệm vụ hoặc quyết định. Để ai đó tạo ma trận RACI, điều cần thiết là phải xác định tất cả các nhiệm vụ liên quan đến việc thực hiện dự án. Liệt kê các nhiệm vụ này ở phía bên trái của biểu đồ theo thứ tự chúng cần hoàn thành.
- Các bên liên quan
Tiếp theo, xác định chính xác tất cả các bên liên quan của dự án và liệt kê tên của họ ở đầu biểu đồ. Sau đó, điền vào các ô của mô hình và biết ai chịu trách nhiệm, chịu trách nhiệm, tư vấn và thông báo. Sau cùng, những điều này đã được thực hiện, bước cuối cùng trong việc tạo ma trận RACI của bạn là chia sẻ nó với các bên liên quan, giải quyết mọi xung đột hoặc mơ hồ và đạt được thỏa thuận.
Đối với mỗi bên liên quan, hãy hỏi ba câu hỏi sau:
- Có một bên liên quan nào được giao nhiều dự án không?
- Các bên liên quan có cần tham gia vào nhiều hoạt động không?
- Có thể thay đổi Trách nhiệm thành Được tư vấn hoặc ngược lại không?
- Mỗi bên liên quan có đồng tình với vai trò mà họ được giao không?
Điều đó nên được đưa vào điều lệ và tài liệu của dự án khi đạt được thỏa thuận như vậy.
Tạo ma trận RACI
Dưới đây là các bước cơ bản mà bạn sẽ thấy hữu ích khi tạo ma trận RACI:
1. Xác định vai trò của dự án
Chọn tất cả những người nên tham gia vào dự án. Đó có thể là một thành viên trong nhóm đang thực hiện các nhiệm vụ hoặc một bên liên quan cần được cập nhật về tiến độ. Theo truyền thống, bạn sẽ xác định chức danh công việc của các vai trò dọc theo đầu ma trận. Một số thích sử dụng các vai trò nếu một người đảm nhận nhiều vai trò khác nhau trong các trường hợp khác. Tuy nhiên, bạn nên chỉ định tên của người đó nếu có nhiều người đảm nhận các vai trò tương tự nhau hoặc đôi khi, bạn có thể thấy tên đó dễ tiếp cận hơn.
2. Xác định nhiệm vụ và sản phẩm bàn giao
Liệt kê tất cả các nhiệm vụ và sản phẩm cần hoàn thành trong dự án. Đặt tất cả các nhiệm vụ này vào cột ngoài cùng bên trái của biểu đồ của bạn. Trên thực tế, có thể có nhiều nhiệm vụ trên biểu đồ như bạn muốn, nhưng hãy cố gắng tránh trình bày quá chi tiết để giữ cho biểu đồ của bạn dễ đọc nhất có thể.
3. Chỉ định RACI cho từng nhiệm vụ
Xem xét từng nhiệm vụ trên biểu đồ của bạn và chỉ định một người hoặc vai trò chịu trách nhiệm và chịu trách nhiệm về chúng.
Mỗi nhiệm vụ chỉ nên có một vai trò/người chịu trách nhiệm, mặc dù không nhất thiết phải có cùng một người chịu trách nhiệm cho mọi nhiệm vụ. Ngoài ra, hãy quyết định ai sẽ được tư vấn hoặc thông báo trong suốt quá trình và sau khi hoàn thành nhiệm vụ hoặc sản phẩm bàn giao.
4. Chia sẻ ma trận với nhóm của bạn
Thảo luận với nhóm của bạn. Chia sẻ ma trận của bạn với nhóm của bạn. Giải thích và cho mọi người biết vai trò và trách nhiệm của họ. Yêu cầu phản hồi để giải quyết mọi xung đột hoặc mơ hồ tiềm ẩn giữa các nhiệm vụ hoặc vai trò được giao.
5. Chia sẻ ma trận với các bên liên quan
Vui lòng chia sẻ nó với bất kỳ bên liên quan quan trọng nào sau khi nhóm của bạn đã phê duyệt ma trận. Đảm bảo sự chấp thuận của các bên liên quan và quyết định ai sẽ được liên lạc hoặc tham khảo ý kiến trong suốt dự án nói trên. Điều này giúp quản lý những kỳ vọng trong tương lai và loại bỏ sự nhầm lẫn.
Tìm hiểu thêm: Ma trận Eisenhower là gì?
Quy tắc ma trận RACI
Nếu bạn tuân theo một số nguyên tắc cơ bản thì việc làm việc với biểu đồ RACI sẽ ít rắc rối hơn. Khi biểu đồ RACI của bạn hoàn tất, bạn nên xem lại biểu đồ đó để đảm bảo rằng nó đáp ứng các tiêu chí sau:
- Có ít nhất một cá nhân chịu trách nhiệm được giao cho mọi nhiệm vụ.
- Đảm bảo rằng tất cả mọi người có mặt trên biểu đồ RACI của bạn đều biết và đã thừa nhận cũng như đồng ý với các vai trò và trách nhiệm mà bạn đã vạch ra. Quan trọng nhất, bạn cần đảm bảo rằng ma trận của bạn loại bỏ mọi nhầm lẫn bổ sung liên quan đến dự án.
- Hãy chú ý đến trách nhiệm, thành tích và quyết định được nêu trong ma trận RACI. Tránh xa các nhiệm vụ quá chung chung hoặc quá hành chính, chẳng hạn như tham dự các cuộc họp nhóm hoặc cung cấp báo cáo tình trạng.
- Mỗi nhiệm vụ có một (và chỉ một) bên chịu trách nhiệm được giao cho nó để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định rõ ràng.
- Không có thành viên nào trong nhóm bị quá tải với quá nhiều nhiệm vụ có trách nhiệm.
- Mỗi cá nhân trong nhóm đều góp phần hoàn thành mỗi nhiệm vụ.
- Hãy đảm bảo rằng bạn có một phương pháp đơn giản và kín đáo để thông báo cho những người được tư vấn và những vai trò được cung cấp thông tin trong ma trận của bạn nếu bạn có nhiều vai trò trong số này. Có thể dễ dàng như việc đảm bảo rằng mọi người đều có quyền truy cập vào kế hoạch dự án của bạn để họ có thể theo dõi tiến độ đang được thực hiện. Đó là một lựa chọn tuyệt vời để thu hút những người bên ngoài tổ chức của bạn vào vòng lặp.
11 Lợi ích của Ma trận RACI
Ma trận RACI, còn được gọi là Ma trận phân công trách nhiệm, là một công cụ có giá trị trong quản lý dự án và lập kế hoạch tổ chức. Nó giúp xác định và truyền đạt vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm trong một dự án hoặc quy trình. Lợi ích của việc sử dụng ma trận RACI bao gồm:
1. Sự rõ ràng và giao tiếp: Nó cung cấp sự trình bày rõ ràng và trực quan về người chịu trách nhiệm, được tư vấn và được thông báo cho từng nhiệm vụ hoặc hoạt động. Tính minh bạch do ma trận RACI mang lại góp phần làm giảm độ không chắc chắn và hiểu sai.
2. Xác định vai trò: Nó đảm bảo rằng mọi người tham gia vào một dự án hoặc quy trình đều hiểu được vai trò cụ thể của họ và những gì được mong đợi ở họ. Điều này có thể nâng cao trách nhiệm giải trình và hiệu suất.
3. Phân công nhiệm vụ: Ma trận giúp phân công nhiệm vụ, giúp việc phân công trách nhiệm và theo dõi tiến độ dễ dàng hơn. Các thành viên trong nhóm biết họ phải chịu trách nhiệm về những gì, giúp cho nhiệm vụ có nhiều khả năng được hoàn thành đúng thời hạn hơn.
4. Quản lý thời gian và nguồn lực: Bằng cách xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm, ma trận RACI giúp các nhóm phân bổ thời gian và nguồn lực hiệu quả hơn. Điều này làm giảm nguy cơ trùng lặp nỗ lực hoặc bỏ bê các nhiệm vụ quan trọng.
5. Ra quyết định: Nó giúp xác định ai cần được tư vấn hoặc cung cấp thông tin cho từng nhiệm vụ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với quá trình ra quyết định, đảm bảo rằng đúng người sẽ tham gia vào việc đưa ra những lựa chọn quan trọng.
6. Giải quyết xung đột: Khi những bất đồng hoặc xung đột nảy sinh trong một dự án hoặc quy trình, ma trận RACI có thể dùng làm tài liệu tham khảo để xác định ai có quyền ra quyết định cuối cùng. Điều này có thể giúp giải quyết tranh chấp hiệu quả hơn.
7. Phù hợp với mục tiêu: Ma trận RACI có thể được sử dụng để đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ và hoạt động đều phù hợp với mục tiêu của dự án hoặc tổ chức, giúp duy trì sự tập trung và đạt được mục tiêu.
8. Giới thiệu và đào tạo: Đây là một công cụ có giá trị để giới thiệu các thành viên nhóm hoặc nhân viên mới vì nó nêu rõ vai trò và trách nhiệm của họ. Ngoài ra, nó còn có các ứng dụng cho mục đích đào tạo và phát triển.
9. Giảm thiểu rủi ro: Xác định rõ trách nhiệm, giảm thiểu rủi ro nhiệm vụ bị bỏ qua hoặc bỏ qua, có thể dẫn đến dự án bị chậm trễ hoặc thất bại.
10. Cải thiện sự hợp tác: Ma trận RACI khuyến khích sự hợp tác bằng cách nêu rõ những ai cần được tư vấn hoặc cung cấp thông tin. Nó thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.
11. Cải tiến quy trình: Theo thời gian, khi tiến độ và quy trình của dự án phát triển, ma trận RACI có thể được cập nhật để phản ánh những thay đổi về vai trò và trách nhiệm. Điều này hỗ trợ các nỗ lực cải tiến quy trình đang diễn ra.
Tóm lại, ma trận RACI là một công cụ hữu ích để tăng cường quản lý dự án và quy trình tổ chức. Nó thúc đẩy giao tiếp rõ ràng, trách nhiệm giải trình và phân bổ nguồn lực hiệu quả, cuối cùng góp phần mang lại kết quả thành công cho dự án và cải thiện tinh thần đồng đội.
Ưu điểm của ma trận RACI
Có một số lợi ích khi tạo ma trận RACI trước khi bắt đầu dự án. Những lợi ích này của Ma trận RACI bao gồm:
- Giao tiếp hợp lý: Với ma trận RACI, bạn có thể hợp lý hóa giao tiếp và thu hút những người phù hợp vào thời điểm thích hợp. Điều này có thể giúp đẩy nhanh và đơn giản hóa việc ra quyết định.
- Đầu vào của các bên liên quan được sắp xếp hợp lý: Bằng cách nào? Bằng cách phân biệt giữa các bên liên quan chính phải được yêu cầu cung cấp thông tin đầu vào và các bên liên quan chính phải được thông báo, bạn sẽ giảm được khả năng xảy ra phản hồi chậm trễ. Bạn có thể đảm bảo rằng chỉ những người cần được thông tin mới được cập nhật.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc ủy quyền: Việc tạo trước ma trận RACI sẽ xác định vai trò của mọi người. Ngoài ra còn có một người được xác định rõ ràng phụ trách dự án mà người khác có thể tìm đến để xin lời khuyên, câu hỏi hoặc phản hồi.
- Kỳ vọng rất rõ ràng: Không có sự nhầm lẫn vì mọi người tham gia dự án đều hiểu ai chịu trách nhiệm hoàn thành từng nhiệm vụ. Nó cũng hỗ trợ các bên liên quan chính hiểu được vai trò tương ứng của họ.
Nhược điểm của ma trận RACI
- Thật không dễ dàng để xác định tất cả các mối quan hệ giữa những người tham gia dự án.
Biểu đồ trách nhiệm ma trận không mô tả sự tương tác của mọi người trong dự án.
- Biểu đồ này chỉ đóng vai trò hỗ trợ cơ học.
Biểu đồ này chỉ đơn thuần là một công cụ máy móc để xác định trách nhiệm; nó không xác định rõ ràng mối quan hệ giữa những người tham gia dự án. Mối quan hệ quyền hạn – trách nhiệm được xác định một cách chung chung. Thật không dễ dàng để diễn tả mức độ và trạng thái của một mối quan hệ.
- Những ràng buộc do khách hàng áp đặt có thể hạn chế tiện ích của nó.
Tìm hiểu thêm: Ma trận Ansoff là gì?
Biểu đồ RACI nên chi tiết đến mức nào?
Đôi khi, việc tạo Biểu đồ RACI của bạn càng chi tiết càng tốt có thể rất hấp dẫn. Tuy nhiên, phương pháp hay nhất trong ngành được Viện Quản lý Dự án khuyến nghị là biểu đồ RACI lý tưởng nên nằm trong khoảng 8-10 hoạt động dự án. Điều này chia dự án thành các phần có thể quản lý được. Dưới đây là một số cách tiếp cận khác nhau mà người ta có thể thực hiện:
- Đừng nhầm lẫn khi liệt kê mọi người sẽ tham gia vì biểu đồ RACI cho phép bạn tổ chức các cá nhân thành các nhóm hoặc phòng ban. Thay vào đó, bạn nên liệt kê một bộ phận hoặc một nhóm. Ai chịu trách nhiệm liên lạc với khách hàng? Tiếp thị.
- Nếu biểu đồ cấp cao cung cấp cho bạn sự phân công lao động chung theo phòng ban, bạn nên tạo biểu đồ RACI cụ thể hơn cho các hoạt động riêng lẻ mà bạn yêu cầu. Trong minh họa cụ thể này, RACI được gắn nhãn “Liên hệ với khách hàng” có thể được chia thành một nhóm chi tiết hơn gồm 8 đến 10 hoạt động liên quan đến một nhóm cá nhân khác nhau.
- Một công việc phức tạp cũng có thể được cắt thành những phần có thể quản lý được bằng cách chia nó thành các giai đoạn riêng biệt. Ví dụ: tạo biểu đồ RACI cho công việc cần hoàn thành trong hai đến ba tuần tới. Sau khi bạn hoàn thành giai đoạn đó, hãy chuyển sang nhóm việc cần làm tiếp theo và lặp lại bước một
Hãy nhớ rằng, khoa học nhận thức đã chứng minh rằng ngay cả những người thông minh nhất cũng chỉ có khả năng ghi nhớ cùng lúc 5-7 điều trong đầu. Vì điều này, chúng ta cần đảm bảo rằng biểu đồ RACI của chúng ta đủ dễ nhớ.
Tìm hiểu thêm: Mô hình ma trận RACI và ARPA
