Una matriz RACI es un método sencillo para definir y documentar las funciones y responsabilidades del proyecto. Utilizar uno aumentará considerablemente las posibilidades de éxito de su proyecto. RACI se introdujo por primera vez en los años 50 como «Matriz de Derechos de Decisión». Es la única herramienta de gestión de proyectos que tiene en cuenta las funciones y las personas. Las variantes de RACI incluyen RASCI, ARCI y DACI. En este artículo se analiza la matriz RACI, sus objetivos, ventajas e inconvenientes.
¿Qué es una matriz RACI?
Una matriz RACI, también conocida como gráfico RACI o diagrama RACI, se define como una herramienta organizativa y de gestión de proyectos que ayuda a definir y aclarar las funciones y responsabilidades de las tareas, actividades o entregables dentro de un proyecto o proceso empresarial. El término «RACI» significa Responsable, Contable, Consultado e Informado, que son cuatro funciones clave que las personas o grupos pueden desempeñar en una tarea determinada.
He aquí un desglose de cada función en una matriz RACI:
- Responsable
Las personas que trabajan son responsables. Son las personas que deben realizar una tarea o tomar una decisión. Varias personas pueden ser corresponsables.
- Responsable
Una persona debe firmar o aprobar cuando la tarea, el objetivo o la decisión se han completado. Esa persona es responsable. Tenga en cuenta, sin embargo, que sólo puede ser responsable una persona, lo que significa que la responsabilidad recae sobre ella.
- Consultado
Siempre hay una persona que tiene que dar su opinión o contribución antes de que el trabajo esté terminado y firmado. Se consulta a esa persona. Se trata de participantes activos que están al tanto de todo.
- Informado
Los avances o decisiones se comunican a los informados. A estas personas no se les consulta formalmente. Sólo contribuyen directamente a la tarea o decisión. Para que alguien cree una matriz RACI, es esencial identificar todas las tareas implicadas en la realización del proyecto. Enumere estas tareas en la parte izquierda del cuadro en el orden en que deben realizarse.
- Partes interesadas
A continuación, identifica a todas las partes interesadas en el proyecto y escribe sus nombres en la parte superior del gráfico. Después, rellene las casillas del modelo y sepa quién es el responsable, quién debe rendir cuentas, quién debe ser consultado y quién debe ser informado. Una vez hecho todo esto, el último paso en la creación de la matriz RACI es compartirla con las partes interesadas, resolver cualquier conflicto o ambigüedad y llegar a un acuerdo.
Formule estas tres preguntas a cada una de las partes interesadas:
- ¿Tiene una parte interesada muchos proyectos asignados?
- ¿Es necesario que el interesado participe en muchas de las actividades?
- ¿Puede cambiarse Responsable por Consultado, o viceversa?
- ¿Cada parte interesada está de acuerdo con el papel que se le asigna?
Esto debería incluirse en la carta y la documentación del proyecto cuando se alcance dicho acuerdo.
Creación de una matriz RACI
He aquí los pasos básicos que le resultarán útiles para crear una matriz RACI:
1. Determinar las funciones del proyecto
Seleccione a todas las personas que deben participar en el proyecto. Puede tratarse de un miembro del equipo que trabaje en las tareas o de una parte interesada que necesite información actualizada sobre los progresos. Tradicionalmente, se definían los títulos de las funciones en la parte superior de la matriz. Algunos prefieren utilizar roles si una sola persona desempeña varias funciones en otros casos. Sin embargo, debe especificar el nombre de la persona si varias personas desempeñan funciones similares o, en ocasiones, puede resultarle más accesible.
2. Identificar tareas y entregables
Enumera todas las tareas y entregables que deben realizarse en el proyecto. Coloque todas estas tareas en la columna del extremo izquierdo de su gráfico. En realidad, en el gráfico puede haber tantas tareas como se desee, pero hay que evitar ser demasiado detallista para que la lectura sea lo más sencilla posible.
3. Asigna una RACI a cada tarea
Considera cada una de las tareas de tu cuadro y asigna una persona o función que deba responsabilizarse y rendir cuentas de ellas.
Cada tarea debe tener una única función/persona responsable, aunque no tiene por qué ser la misma persona responsable de cada tarea. Decide también a quién hay que consultar o informar a lo largo del proceso y una vez finalizadas las tareas o los resultados.
4. Comparte la matriz con tu equipo
Coméntelo con su equipo. Comparta su matriz con su equipo. Explique y haga saber a cada uno sus funciones y responsabilidades. Solicite información para resolver posibles conflictos o ambigüedades entre las tareas o funciones asignadas.
5. Comparte la matriz con las partes interesadas
Por favor, compártala con cualquier parte interesada significativa una vez que su equipo haya aprobado la matriz. Conseguir la aprobación de las partes interesadas y decidir con quién se debe comunicar o consultar a lo largo de dicho proyecto. Esto ayuda a gestionar las expectativas de cara al futuro y elimina la confusión.
Más información: ¿Qué es la Matriz Eisenhower?
Reglas de la matriz RACI
Si se atiene a unas cuantas directrices básicas, trabajar con un gráfico RACI será menos engorroso. Una vez terminado el diagrama RACI, debe revisarlo para asegurarse de que cumple los siguientes criterios:
- Asigne al menos una persona responsable a cada tarea.
- Asegúrese de que todas las personas representadas en el diagrama RACI conocen, reconocen y aceptan las funciones y responsabilidades que ha definido. Y lo que es más importante, debe asegurarse de que su matriz aclara cualquier confusión adicional en relación con el proyecto.
- Preste atención a las responsabilidades, los logros y las decisiones que figuran en la matriz RACI. Evite las tareas demasiado generales o administrativas, como asistir a reuniones de equipo o presentar informes de situación.
- Cada tarea tiene asignado un único responsable (y sólo uno) para facilitar la toma de decisiones sin ambigüedades.
- Ningún miembro del equipo está sobrecargado con un número excesivo de tareas responsables.
- Cada persona del equipo contribuye a la realización de cada tarea.
- Asegúrese de que dispone de un método sencillo y discreto para mantener informadas a las personas consultadas e informadas de su matriz si tiene muchas de estas funciones. Puede ser tan fácil como asegurarse de que todo el mundo tiene acceso al plan del proyecto para que pueda seguir los progresos que se van haciendo. Es una excelente opción para que personas ajenas a su organización se involucren en el proceso.
11 Ventajas de la matriz RACI
Una matriz RACI, también conocida como Matriz de Asignación de Responsabilidades, es una valiosa herramienta en la gestión de proyectos y la planificación organizativa. Ayuda a definir y comunicar las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo en un proyecto o proceso. Las ventajas de utilizar una matriz RACI incluyen:
1. Claridad y comunicación: Proporciona una representación clara y visual de quién es responsable, rinde cuentas, es consultado e informado de cada tarea o actividad. La transparencia que proporciona la matriz RACI contribuye a disminuir la incertidumbre y las interpretaciones erróneas.
2. Definición de funciones: Garantiza que todas las personas implicadas en un proyecto o proceso comprendan su función específica y lo que se espera de ellas. Esto puede mejorar la responsabilidad y el rendimiento.
3. Delegación de tareas: La matriz ayuda en la delegación de tareas, facilitando la asignación de responsabilidades y el seguimiento del progreso. Los miembros del equipo saben de qué son responsables, por lo que es más probable que las tareas se completen a tiempo.
4. Gestión del tiempo y los recursos: Al definir claramente las funciones y responsabilidades, la matriz RACI ayuda a los equipos a asignar su tiempo y sus recursos de forma más eficaz. Esto reduce el riesgo de duplicar esfuerzos o descuidar tareas críticas.
5. Toma de decisiones: Ayuda a especificar a quién hay que consultar o informar para cada tarea. Esto es especialmente importante para los procesos de toma de decisiones, ya que garantiza que las personas adecuadas participen en la toma de decisiones críticas.
6. Resolución de conflictos: Cuando surgen desacuerdos o conflictos en un proyecto o proceso, la matriz RACI puede servir de referencia para determinar quién tiene la autoridad final para tomar decisiones. Esto puede ayudar a resolver los conflictos de forma más eficaz.
7. Alineación con los objetivos: La matriz RACI puede utilizarse para garantizar que todas las tareas y actividades están alineadas con los objetivos del proyecto o de la organización, lo que ayuda a mantener el enfoque y alcanzar los objetivos.
8. Incorporación y formación: Es una herramienta valiosa para la incorporación de nuevos miembros del equipo o empleados, ya que describe claramente sus funciones y responsabilidades. Además, tiene aplicaciones con fines de formación y desarrollo.
9. Mitigación del riesgo: Definir las responsabilidades reduce el riesgo de que se pasen por alto o se descuiden tareas, lo que puede provocar retrasos o fracasos en el proyecto.
10. Mejora de la colaboración: La matriz RACI fomenta la colaboración al indicar a quién hay que consultar o informar. Fomenta el sentido del trabajo en equipo y la cooperación entre sus miembros.
11. Mejora de los procesos: Con el tiempo, a medida que avanzan los proyectos y evolucionan los procesos, la matriz RACI puede actualizarse para reflejar los cambios en las funciones y responsabilidades. Esto apoya los esfuerzos de mejora continua de los procesos.
En resumen, la matriz RACI es una herramienta útil para mejorar la gestión de proyectos y los procesos organizativos. Fomenta la comunicación clara, la responsabilidad y la asignación eficaz de recursos, contribuyendo en última instancia al éxito de los resultados del proyecto y a la mejora del trabajo en equipo.
Ventajas de una matriz RACI
Crear una matriz RACI antes de iniciar un proyecto tiene varias ventajas. Entre las ventajas de la matriz RACI se incluyen las siguientes:
- Comunicación racionalizada: Con la matriz RACI, puede agilizar la comunicación e implicar a las personas adecuadas en el momento oportuno. Esto puede ayudar a agilizar y simplificar la toma de decisiones.
- Se racionalizan las aportaciones de las partes interesadas: ¿Cómo? Al distinguir entre las partes interesadas clave a las que hay que pedir su opinión y las partes interesadas clave a las que hay que informar, se reduce la probabilidad de que se produzcan retrasos en la respuesta. Puede asegurarse de que sólo se mantiene informados a quienes deben estarlo.
- Facilitar la delegación: Crear la matriz RACI con antelación define las funciones de cada uno. También hay una persona claramente definida a cargo del proyecto a la que los demás pueden dirigirse en busca de consejo, preguntas o comentarios.
- Las expectativas están claras: no hay confusión porque todos los implicados en el proyecto entienden quién es responsable de completar cada tarea. También ayuda a las principales partes interesadas a comprender sus respectivas funciones.
Desventajas de una matriz RACI
- No es fácil definir todas las relaciones entre los participantes en un proyecto.
El diagrama de responsabilidades matricial no describe las interacciones de las personas en un proyecto.
- Este cuadro sólo sirve de ayuda mecánica.
Este gráfico no es más que una herramienta mecánica para determinar responsabilidades; no define claramente las relaciones entre los participantes en el proyecto. La relación autoridad-responsabilidad se define en términos generales. No es fácil expresar el alcance y el estado de una relación.
- Las restricciones impuestas por el cliente pueden limitar su utilidad.
Para saber más: ¿Qué es la Matriz de Ansoff?
¿Qué grado de detalle debe tener un diagrama RACI?
A veces, puede resultar tentador elaborar un gráfico RACi lo más detallado posible. Aun así, la mejor práctica del sector recomendada por el Project Management Institute es que el gráfico RACI ideal debe tener entre 8 y 10 actividades de proyecto. Esto divide el proyecto en partes manejables. He aquí algunos enfoques que se pueden adoptar:
- No se equivoque al intentar enumerar a todas las personas que participarán, porque un gráfico RACI le permite organizar a las personas en grupos o departamentos. En su lugar, debe indicar un departamento o un grupo. ¿Quién se encarga de contactar con los clientes? Marketing.
- Si un gráfico de alto nivel le proporciona una división general del trabajo por departamentos, deberá crear gráficos RACI más específicos para las actividades individuales que necesite. En esta ilustración concreta, la RACI denominada «Contactar con los clientes» podría desglosarse en un conjunto más granular de ocho a diez actividades en las que participaría un grupo diferente de personas.
- Una empresa complicada también puede cortarse en trozos manejables dividiéndola en distintos periodos. Por ejemplo, elabore un gráfico RACI para el trabajo que debe completarse en las próximas dos o tres semanas. Cuando hayas terminado con esa etapa, pasa al siguiente grupo de cosas por hacer y repite el paso uno
Recuerde que la ciencia cognitiva ha demostrado que incluso los seres humanos más inteligentes sólo son capaces de mantener en su mente entre 5 y 7 cosas simultáneamente. Por ello, debemos asegurarnos de que nuestros gráficos RACI sean fáciles de recordar.
Más información: Matriz RACI vs Modelo ARPA
