O que é uma Matriz RACI? Definição, como criar, regras, benefícios, vantagens e desvantagens

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A matriz RACI é um método simples para definir e documentar as funções e responsabilidades do projeto. O uso de um deles aumentará significativamente suas chances de sucesso do projeto. A RACI foi introduzida pela primeira vez na década de 1950 como a “Matriz de Direitos de Decisão”. É a única ferramenta de gerenciamento de projetos que leva em conta funções e pessoas. As variantes de RACI incluem RASCI, ARCI e DACI. Este artigo discutirá a matriz RACI, seus objetivos, benefícios e desvantagens.

O que é uma Matriz RACI?

Uma matriz RACI, também conhecida como gráfico RACI ou diagrama RACI, é definida como uma ferramenta organizacional e de gerenciamento de projetos que ajuda a definir e esclarecer funções e responsabilidades por tarefas, atividades ou resultados em um projeto ou processo comercial. O termo “RACI” significa Responsible (responsável), Accountable (responsável), Consulted (consultado) e Informed (informado), que são quatro funções principais que os indivíduos ou grupos podem desempenhar em uma determinada tarefa.

Aqui está um detalhamento de cada função em uma matriz RACI:

• Responsável

As pessoas que trabalham são responsáveis. Essas são as pessoas que precisam concluir uma tarefa ou tomar uma decisão. Várias pessoas podem ser responsáveis conjuntamente.

• Responsável

Um indivíduo deve assinar ou aprovar quando a tarefa, o objetivo ou a decisão estiver concluída. Essa pessoa é responsável. Observe, no entanto, que não é possível responsabilizar mais de uma pessoa, o que significa que a responsabilidade termina aí.

• Consultado

Sempre há aquela pessoa que precisa dar sua opinião ou contribuição antes que o trabalho possa ser feito e assinado. Essa pessoa é consultada. Esses são participantes ativos que estão no circuito.

• Informado

As atualizações sobre o progresso ou as decisões são enviadas para os informados. Essas pessoas não são consultadas formalmente. Eles só contribuem diretamente para a tarefa ou decisão. Para criar uma matriz RACI, é essencial identificar todas as tarefas envolvidas na execução do projeto. Liste essas tarefas no lado esquerdo do gráfico na ordem em que precisam ser concluídas.

• Partes interessadas

Em seguida, identifique todos os participantes do projeto e liste seus nomes na parte superior do gráfico. Depois disso, preencha as células do modelo e saiba quem é o responsável, o responsável, o consultado e o informado. Depois de tudo isso, a etapa final da criação da matriz RACI é compartilhá-la com as partes interessadas, resolver quaisquer conflitos ou ambiguidades e obter um acordo.

Para cada parte interessada, faça estas três perguntas:

• Um stakeholder tem muitos projetos atribuídos a ele?

• O interessado precisa participar de muitas das atividades?

• O termo “Responsável” pode ser alterado para “Consultado” ou vice-versa?

• Cada parte interessada concorda com a função que lhe foi atribuída?

Isso deve ser incluído na carta e na documentação do projeto quando esse acordo for alcançado.

Criação de uma matriz RACI

Aqui estão as etapas básicas que você achará úteis para criar uma matriz RACI:

1. Identificar as funções do projeto

Selecione todas as pessoas que devem estar envolvidas no projeto. Pode ser um membro da equipe trabalhando nas tarefas ou uma parte interessada que precisa ser atualizada sobre o progresso. Tradicionalmente, você definiria os cargos das funções na parte superior da matriz. Alguns preferem usar funções se uma única pessoa preencher várias funções em outros casos. No entanto, você deve especificar o nome da pessoa se várias pessoas estiverem desempenhando funções semelhantes ou, às vezes, você pode achar mais acessível.

2. Identificar tarefas e resultados

Liste todas as tarefas e entregáveis que precisam ser realizados no projeto. Coloque todas essas tarefas na coluna da extrema esquerda de seu gráfico. Na verdade, pode haver quantas tarefas você quiser no gráfico, mas tente evitar ser muito granular para manter o gráfico o mais simples possível de ler.

3. Atribua um RACI a cada tarefa

Considere cada tarefa em seu gráfico e designe uma pessoa ou função que deve ser responsável por elas.

Cada tarefa deve ter apenas uma função/pessoa responsável, embora não seja necessário que seja a mesma pessoa responsável por todas as tarefas. Além disso, decida quem deve ser consultado ou informado durante todo o processo e após a conclusão das tarefas ou dos resultados.

4. Compartilhe a matriz com sua equipe

Discuta com sua equipe. Compartilhe sua matriz com sua equipe. Explique e informe a todos suas funções e responsabilidades. Solicite feedback para resolver possíveis conflitos ou ambiguidades entre tarefas ou funções atribuídas.

5. Compartilhe a matriz com as partes interessadas

Compartilhe-o com as partes interessadas importantes depois que sua equipe aprovar a matriz. Obtenha a aprovação das partes interessadas e decida com quem deve ser comunicado ou consultado durante todo o projeto. Isso ajuda a gerenciar as expectativas para o futuro e elimina a confusão.

Saiba mais: O que é a Matriz Eisenhower?

Regras da matriz RACI

Se você seguir algumas diretrizes básicas, trabalhar com um gráfico RACI será menos trabalhoso. Quando o gráfico RACI estiver concluído, você deve revisá-lo para garantir que ele atenda aos seguintes critérios:

• Tenha pelo menos um indivíduo responsável designado para cada tarefa.

• Certifique-se de que todas as pessoas representadas em seu gráfico RACI estejam cientes e tenham reconhecido e concordado com as funções e responsabilidades que você delineou. Mais importante ainda, você precisa garantir que sua matriz esclareça qualquer confusão adicional em relação ao projeto.

• Preste atenção às responsabilidades, realizações e decisões descritas na matriz RACI. Evite tarefas que sejam muito gerais ou administrativas, como participar de reuniões de equipe ou fornecer relatórios de status.

• Cada tarefa tem uma única (e somente uma) parte responsável atribuída a ela para facilitar a tomada de decisões sem ambiguidade.

• Nenhum membro da equipe é sobrecarregado com um número excessivo de tarefas de responsabilidade.

• Cada indivíduo da equipe contribui para a conclusão de cada tarefa.

• Certifique-se de ter um método simples e discreto para manter informadas as pessoas que são consultadas e as funções informadas em sua matriz, caso você tenha muitas dessas funções. Pode ser tão simples quanto garantir que todos tenham acesso ao seu plano de projeto para que possam acompanhar o progresso que está sendo feito o tempo todo. É uma excelente opção para trazer pessoas de fora de sua organização para o circuito.

11 Benefícios da matriz RACI

A matriz RACI, também conhecida como Matriz de Atribuição de Responsabilidade, é uma ferramenta valiosa no gerenciamento de projetos e no planejamento organizacional. Ele ajuda a definir e comunicar as funções e responsabilidades dos membros da equipe em um projeto ou processo. Os benefícios de usar uma matriz RACI incluem:

1. Clareza e comunicação: Fornece uma representação clara e visual de quem é responsável, responsabilizável, consultado e informado sobre cada tarefa ou atividade. A transparência proporcionada pela matriz RACI contribui para diminuir a incerteza e as interpretações errôneas.

2. Definição de função: Garante que todos os envolvidos em um projeto ou processo compreendam sua função específica e o que se espera deles. Isso pode melhorar a responsabilidade e o desempenho.

3. Delegação de tarefas: A matriz ajuda na delegação de tarefas, facilitando a atribuição de responsabilidades e o acompanhamento do progresso. Os membros da equipe sabem pelo que são responsáveis, o que aumenta a probabilidade de as tarefas serem concluídas no prazo.

4. Gerenciamento de tempo e recursos: Ao definir claramente as funções e responsabilidades, a matriz RACI ajuda as equipes a alocar seu tempo e recursos de forma mais eficiente. Isso reduz o risco de duplicação de esforços ou negligência de tarefas essenciais.

5. Tomada de decisões: Ajuda a especificar quem precisa ser consultado ou informado para cada tarefa. Isso é especialmente importante para os processos de tomada de decisão, garantindo que as pessoas certas estejam envolvidas na tomada de decisões críticas.

6. Resolução de conflitos: Quando surgem desacordos ou conflitos em um projeto ou processo, a matriz RACI pode servir como referência para determinar quem tem a autoridade decisória final. Isso pode ajudar a resolver disputas com mais eficiência.

7. Alinhamento com as metas: A matriz RACI pode ser usada para garantir que todas as tarefas e atividades estejam alinhadas com as metas organizacionais ou do projeto, ajudando a manter o foco e a atingir os objetivos.

8. Integração e treinamento: É uma ferramenta valiosa para a integração de novos membros da equipe ou funcionários, pois define claramente suas funções e responsabilidades. Além disso, ele tem aplicativos para fins de treinamento e desenvolvimento.

9. Mitigação de riscos: A definição de responsabilidades reduz o risco de que as tarefas sejam esquecidas ou negligenciadas, o que pode levar a atrasos ou falhas no projeto.

10. Colaboração aprimorada: A matriz RACI incentiva a colaboração ao delinear quem precisa ser consultado ou informado. Promove um senso de trabalho em equipe e cooperação entre os membros da equipe.

11. Melhoria do processo: Com o tempo, à medida que os projetos progridem e os processos evoluem, a matriz RACI pode ser atualizada para refletir as mudanças nas funções e responsabilidades. Isso apoia os esforços contínuos de aprimoramento de processos.

Em resumo, a matriz RACI é uma ferramenta útil para aprimorar o gerenciamento de projetos e os processos organizacionais. Ele promove a comunicação clara, a responsabilidade e a alocação eficiente de recursos, contribuindo para o sucesso dos resultados do projeto e para o aprimoramento do trabalho em equipe.

Vantagens de uma matriz RACI

Há vários benefícios em criar uma matriz RACI antes de iniciar um projeto. Esses benefícios da Matriz RACI incluem:

• Comunicação simplificada: Com a matriz RACI, você pode simplificar a comunicação e envolver as pessoas adequadas no momento certo. Isso pode ajudar a agilizar e simplificar a tomada de decisões.

• A contribuição das partes interessadas é simplificada: Como? Ao distinguir entre os principais interessados que devem ser solicitados a contribuir e os principais interessados que devem ser informados, você reduz a probabilidade de atrasos no feedback. Você pode garantir que apenas as pessoas que devem ser mantidas informadas sejam atualizadas.

• Facilite a delegação: Criar a matriz RACI com antecedência define as funções de todos. Há também uma pessoa claramente definida como responsável pelo projeto, a quem os outros podem recorrer para pedir conselhos, perguntas ou feedback.

• As expectativas são claras: não há confusão porque todos os envolvidos no projeto entendem quem é responsável por concluir cada tarefa. Ele também ajuda os principais interessados a entender suas respectivas funções.

Desvantagens de uma matriz RACI

• Não é fácil definir todos os relacionamentos entre os participantes do projeto.

O gráfico de responsabilidade da matriz não descreve as interações das pessoas em um projeto.

• Este gráfico serve apenas como um auxílio mecânico.

Esse gráfico é apenas uma ferramenta mecânica para determinar responsabilidades; ele não define claramente os relacionamentos entre os participantes do projeto. A relação autoridade-responsabilidade é definida em termos gerais. Não é fácil expressar a extensão e o estado de um relacionamento.

• As restrições impostas pelo cliente podem limitar sua utilidade.

Saiba mais: O que é a Matriz de Ansoff?

Quão detalhado deve ser um gráfico RACI?

Às vezes, pode ser tentador fazer seu gráfico RACi o mais detalhado possível. Ainda assim, a melhor prática do setor recomendada pelo Project Management Institute é que o gráfico RACI ideal deve ter entre 8 e 10 atividades de projeto. Isso divide o projeto em partes gerenciáveis. Aqui estão algumas abordagens diferentes que podem ser adotadas:

• Não se engane ao tentar listar todas as pessoas que estarão envolvidas, pois um gráfico RACI permite que você organize as pessoas em grupos ou departamentos. Em vez disso, você deve listar um departamento ou um grupo. Quem é responsável por fazer contato com os clientes? Marketing.

• Se um gráfico de alto nível lhe fornecer uma divisão geral do trabalho por departamento, você deverá criar gráficos RACI mais específicos para as atividades individuais necessárias. Nessa ilustração específica, a RACI denominada “Contatar clientes” poderia ser dividida em um conjunto mais granular de oito a dez atividades envolvendo um grupo diferente de indivíduos.

• Um empreendimento complicado também pode ser cortado em partes gerenciáveis, dividindo-o em períodos distintos. Por exemplo, faça um gráfico RACI para o trabalho que precisa ser concluído nas próximas duas ou três semanas. Depois de concluir essa etapa, passe para o próximo grupo de coisas a fazer e repita a etapa um

Lembre-se de que a ciência cognitiva demonstrou que até mesmo os seres humanos mais inteligentes são capazes de manter apenas 5 a 7 coisas em suas mentes simultaneamente. Por isso, precisamos nos certificar de que nossos gráficos RACI sejam fáceis de lembrar.

Saiba mais: Matriz RACI versus modelo ARPA