Hợp tác giữa các nhóm là gì? Định nghĩa, lợi ích, ví dụ, tầm quan trọng và những cách chính để cải thiện nó

Mục lục

Sự hợp tác hiện đại không chỉ bao gồm làm việc trực tiếp. Hiện nay có nhiều cách cộng tác khác nhau và cách cộng tác ngày càng hiệu quả là hợp tác giữa các nhóm. Cho dù bạn đang thực hiện dự án nào, cộng tác giữa các nhóm là một cách tuyệt vời để tích hợp nhiều quan điểm khác nhau nhằm giúp hoàn thành công việc.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ định nghĩa sự cộng tác giữa các nhóm, cách tạo ra nó, một số phương pháp hay nhất, thảo luận về các ví dụ, lợi ích, lý do tại sao nó lại quan trọng và phác thảo một số cách chính để cải thiện nó.

Hợp tác giữa các nhóm là gì?

Cộng tác giữa các nhóm hoặc cộng tác đa chức năng được định nghĩa là một quá trình trong đó nhiều nhóm khác nhau làm việc cùng nhau để hoàn thành mục tiêu chung. Các nhóm này thường đến từ các nền tảng hoặc bộ phận khác nhau để kết hợp kiến ​​thức của họ và chia sẻ những hiểu biết sâu sắc, có ý nghĩa.

Bất kỳ dự án nhóm nào cũng sẽ được hưởng lợi từ nhiều quan điểm khác nhau và cộng tác giữa các nhóm là một cách tuyệt vời để tạo điều kiện hoàn thành dự án toàn diện giữa các nhóm. Bằng cách tận dụng sự cộng tác giữa các nhóm, một tổ chức có thể phân phối kiến ​​thức trong nhóm của mình một cách hiệu quả, chia sẻ thông tin chuyên sâu và tạo ra các kết quả được thông tin chung.

Hợp tác giữa các nhóm không chỉ giúp tạo ra sự cộng tác hiệu quả hơn; nó cũng có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm của nhân viên. Một nghiên cứu được thực hiện vào năm 2022 cho thấy gần 40% công nhân cho rằng tinh thần đồng đội là “rất quan trọng”. Ngoài ra, nghiên cứu này cho thấy rằng các công cụ cộng tác trực tuyến và cộng tác thường xuyên có thể cải thiện hiệu quả làm việc ở những người làm việc từ xa và có thể giữ chân nhân tài gần như gấp 5 lần. Điều này cho thấy sự hợp tác giữa các nhóm có thể có tác động lớn không chỉ đến sản phẩm công việc mà còn đến văn hóa công ty và trải nghiệm của nhân viên.

Làm cách nào để tạo sự hợp tác giữa các nhóm?

Tạo sự cộng tác giữa các nhóm chính là tạo ra một hệ thống nơi mọi người cảm thấy được trao quyền để làm việc cùng nhau. Thay vì liệt kê các bước cụ thể, có một số giá trị và điểm tiếp xúc cần đạt được để tạo điều kiện hợp tác giữa các nhóm một cách thường xuyên và thành công. Dưới đây là những điểm quan trọng nhất cần đạt được khi triển khai cộng tác giữa các nhóm.

1. Chia sẻ trách nhiệm của nhóm

Như chúng tôi đã chỉ ra trong số liệu thống kê ở trên, mọi người thực sự muốn làm việc cùng nhau. Tuy nhiên, làm việc cộng tác không phải lúc nào cũng tùy thuộc vào họ, vì vậy điều quan trọng là các nhóm phải được khuyến khích và được cung cấp cơ cấu để đạt được thành công khi cộng tác.

Một bước quan trọng là chia sẻ trách nhiệm giữa các nhóm. Chia sẻ trách nhiệm không phải lúc nào cũng có nghĩa là mọi người chia sẻ cùng một nhóm nhiệm vụ, nhưng điều đó có nghĩa là các nhóm sẽ trao đổi khối lượng công việc và chia sẻ nhiệm vụ dẫn đến các mục tiêu chung. Bằng cách tạo ra sự minh bạch trong các dự án, các nhóm có thể hiểu chính xác trách nhiệm của họ và cách họ có thể cộng tác thành công để đạt được mục tiêu cuối cùng.

Khi tạo ra sự minh bạch, các nhóm cần hiểu rõ trách nhiệm cá nhân, trách nhiệm chung của họ, những vấn đề quan trọng mà họ có tiếng nói chính thức và những gì họ không chịu trách nhiệm. Bằng cách chia sẻ thông tin này một cách rõ ràng và tạo ra ranh giới rõ ràng, các nhóm có thể hiểu được vai trò của họ trong một quy trình lớn hơn và nơi họ có thể đóng góp hiệu quả nhất.

Chia sẻ trách nhiệm không chỉ là nhiệm vụ một lần. Người quản lý dự án cần đăng ký với các nhóm để đảm bảo họ chia sẻ khối lượng công việc một cách công bằng và cộng tác hiệu quả giữa các nhóm. Khi dự án tiến triển, các nhóm sẽ luôn cần sắp xếp lại thứ tự ưu tiên và phân bổ lại nguồn lực, đồng thời khi cộng tác, họ cần đảm bảo rằng điều này diễn ra chính xác để tránh hiểu nhầm.

2. Chính thức hóa vai trò

Một trong những điểm yếu tiềm tàng của việc cộng tác giữa các nhóm là tạo ra một hệ thống không có tài liệu rõ ràng về vai trò. Trong trường hợp này, mọi người có thể bối rối không biết phải báo cáo với ai, ai chịu trách nhiệm và họ nên làm gì. Để tạo ra trách nhiệm rõ ràng, các nhóm cũng cần chính thức hóa vai trò của mình từ trên xuống dưới.

Điều này không có nghĩa là họ cần phải có một sự chỉ định cực kỳ nghiêm ngặt hoặc sẽ luôn có một quy trình làm việc có thứ bậc, nhưng điều đó có nghĩa là mọi người cần phát triển sự hiểu biết sâu sắc về vị trí của họ, họ đang làm việc cùng ai và mục tiêu của họ là gì.

Việc chính thức hóa các vai trò là rất quan trọng đối với các vị trí lãnh đạo và nếu được giao tiếp không đúng cách có thể gây ra những rạn nứt nghiêm trọng trong tính năng động của nhóm. Mỗi nhóm cần biết họ nên báo cáo với ai và kênh liên lạc của họ là gì. Điều này rất cần thiết cho hoạt động giao tiếp trong nhóm và nếu không có cơ cấu lãnh đạo rõ ràng, việc hợp tác giữa các nhóm có thể trở nên rất khó khăn.

3. Tìm công cụ phù hợp

Khi cộng tác giữa các nhóm, điều quan trọng là bạn phải sử dụng đúng công cụ để làm cho quá trình cộng tác trở nên dễ dàng và hiệu quả. Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào các cuộc gọi chung và chuỗi email dài, hãy chọn các công cụ giúp hỗ trợ cộng tác theo cách có lợi cho mọi người.

Một số công cụ cộng tác thiết yếu là công cụ giao tiếp, công cụ cộng tác trực quan và công cụ quản lý tác vụ. Chúng tôi phác thảo tất cả những điều này trong một bài đăng gần đây của khách nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các công cụ họp trực tuyến tốt nhất.

IdeaScale Whiteboard có thể giúp tổ chức không gian làm việc kỹ thuật số của bạn, do đó bạn không cần phải sử dụng nhiều trình quản lý tác vụ khác nhau cùng với các công cụ cộng tác của mình. Bằng cách tích hợp công cụ quản lý tác vụ nội bộ, IdeaScale Whiteboard cho phép các nhóm cộng tác và quản lý các tác vụ trong cùng một quy trình làm việc, tăng hiệu quả và giao tiếp giữa các nhóm.

Việc chọn đúng công cụ có thể tạo nên hoặc phá vỡ sự cộng tác giữa các nhóm, vì vậy điều quan trọng là bạn phải nắm rõ tất cả các cơ sở của mình. Điểm tiếp theo của chúng tôi đề cập đến một trong những phần quan trọng nhất trong nhóm phần mềm của nhóm bạn: giao tiếp.

4. Tạo sự giao tiếp nhất quán

Nếu các nhóm định cộng tác thường xuyên thì cần phải có một hình thức giao tiếp vững chắc mà mọi người luôn sử dụng. Tính nhất quán là chìa khóa trong giao tiếp và nếu các nhóm đang sử dụng nhiều nguồn khác nhau để giao tiếp, điều đó có thể khiến dự án trở nên phức tạp hơn nhiều so với mức cần thiết.

Sử dụng các công cụ như Slack là một cách hoàn hảo để hợp lý hóa hoạt động cộng tác giữa các nhóm và đảm bảo mọi người giao tiếp qua cùng một phương tiện. Ngoài ra, nền tảng này giúp các thành viên hoặc nhóm giao tiếp với nhau cực kỳ dễ dàng. Nếu không có công cụ như Slack, các nhóm phải thực hiện nhiều bước để giao tiếp chính thức hơn, điều này có thể cản trở toàn bộ quá trình. Việc giao tiếp thường xuyên thông qua công cụ quản lý không gian làm việc giúp có thể cộng tác giữa các nhóm và điều đó thực sự cần thiết để các nhóm đạt được thành công.

5. Chính thức hóa tài liệu

Việc sử dụng các công cụ một cách nhất quán giúp việc tạo trung tâm chính thức hóa cho tài liệu dự án trở nên dễ dàng hơn nhiều. Nếu bạn tiến hành tất cả hoạt động động não của mình trên một bảng trắng trực tuyến tập trung thì sẽ có một nơi dễ dàng để lưu trữ thông tin của bạn và định vị thông tin đó bất cứ khi nào bạn cần.

Tài liệu cũng quan trọng không kém đối với các nhóm dự án cũng như đối với lãnh đạo và việc tạo tài liệu có thể truy cập được cho phép các nhà lãnh đạo truyền đạt nhu cầu, mục tiêu và mong đợi của họ trên diện rộng. Ngoài ra, các nhà lãnh đạo có thể tiếp tục điều chỉnh hệ thống và cấu trúc của mình để tìm ra sự cân bằng hoàn hảo cho hoạt động cộng tác giữa các nhóm mà không cần phải gửi thông tin cập nhật liên tục; họ có thể dễ dàng truy cập tài liệu của mình và tạo ra bất kỳ thay đổi nào cần thiết.

Việc tạo tài liệu chính thức không chỉ quan trọng đối với dự án hiện tại mà còn giúp đối chiếu thông tin từ các dự án trước đó. Khi bạn xây dựng mối quan hệ bằng sự hợp tác giữa các nhóm, sẽ có những thành công và thất bại mà nhóm cần rút kinh nghiệm. Hiểu được những bài học này nghĩa là cần có nơi để tiếp cận và học hỏi từ chúng. Dưới đây là một số cách tài liệu có thể áp dụng cho cộng tác giữa các nhóm:

• Quy trình làm việc cụ thể của dự án

• Sơ đồ phân cấp và sơ đồ tổ chức

• Các mốc thời gian và danh sách ưu tiên trước đó

• Các bài học và thực tiễn tốt nhất về cộng tác

• Tài liệu và lưu trữ dự án

• Các bài tập và mẫu cộng tác trước đây

• Hướng dẫn cộng tác giữa các nhóm

Các nhóm thường gọi hệ thống tài liệu nội bộ là “điều lệ nhóm”. Đây là tài liệu cho phép mọi người hiểu mục tiêu, giá trị và mục tiêu của một nhóm hoặc dự án ở một nơi chung, duy nhất. Điều lệ nhóm rất hữu ích cho cả việc giao tiếp và tính minh bạch trong một tổ chức.

Việc cung cấp quyền truy cập vào tài liệu giúp các nhóm học cách cộng tác hiệu quả và nắm bắt các dự án trong tương lai một cách dễ dàng. Ngay cả khi họ chưa từng làm việc cùng nhau trước đây, việc có thể truy cập vào trung tâm tài liệu có thể giúp trả lời các câu hỏi trước khi chúng phát sinh.

6. Hãy linh hoạt

Đặc biệt khi tích hợp hệ thống cộng tác giữa các nhóm lần đầu tiên, sẽ có những trở ngại trên đường đi. Điều quan trọng là các nhóm phải có thời gian để xử lý trải nghiệm học tập và khám phá những cách tốt nhất để cộng tác. Điều này sẽ đòi hỏi sự linh hoạt về kỳ vọng và nguồn lực của họ. Các nhóm cần được cung cấp nguồn lực để phát triển, ngay cả khi điều đó không xảy ra ngay lập tức.

Sự linh hoạt này thường đến từ khả năng lãnh đạo, nhưng sự linh hoạt cũng được yêu cầu từ các đồng nghiệp. Mọi người cần phải kiên nhẫn và linh hoạt với những người cùng làm việc với họ để thiết lập các phương pháp giao tiếp tích cực. Khi triển khai cộng tác giữa các nhóm, mọi người cần phải linh hoạt để thực hiện.

Nếu các nhóm gặp khó khăn trong việc kết nối và tìm kiếm sự linh hoạt, hãy thử tổ chức một số hội thảo ảo về tầm quan trọng của việc cộng tác và cung cấp cho họ các tùy chọn phản hồi để họ có thể đưa ra những ý tưởng mới để thử. Đây là một cách hay để giữ chân nhân viên và mang lại cho họ cảm giác làm chủ quy trình làm việc của mình.

Tìm hiểu thêm: Hợp tác nhóm là gì?

Các phương pháp hay nhất về cách cải thiện sự hợp tác giữa các nhóm

Hợp tác giữa các nhóm không phải là điều tự nhiên đến với mọi người và đó là một quá trình cần được cải tiến theo thời gian để đạt hiệu quả cao nhất. Mặc dù các mẹo trên rất cần thiết để triển khai cộng tác giữa các nhóm nhưng vẫn có một số lời khuyên khác có thể hữu ích khi tìm cách cải thiện nó. Nếu bạn đang tìm cách cải thiện cấu trúc cộng tác hiện tại của mình thì đây là một số phương pháp hay nhất để cải thiện hoạt động cộng tác giữa các nhóm.

1. Đảm bảo mọi người đều phù hợp

Khi phân tích cấu trúc cộng tác giữa các nhóm, điều quan trọng là phải hiểu rằng con người ảnh hưởng đến hệ thống nhiều như cấu trúc. Chúng tôi không nói rằng bạn cần sa thải tất cả mọi người và thuê một nhóm mới nếu mọi việc không ổn, nhưng điều quan trọng là phải kết hợp các nhóm và mọi người với những đồng nghiệp có thể bổ sung cho điểm mạnh của họ và cho phép họ cộng tác hiệu quả.

Việc tập hợp các nhóm làm việc tốt với nhau sẽ thay đổi động lực hợp tác giữa các bộ phận và có thể tạo điều kiện nâng cao hiệu quả cho các nhóm cộng tác.

Khi tập hợp một nhóm cộng tác tốt, hãy nghĩ về những kỹ năng và quan điểm độc đáo mà mỗi cá nhân và nhóm mang lại. Cố gắng tổ chức các nhóm một cách có chiến lược để họ kết hợp ăn ý với nhau và đảm bảo rằng mỗi nhóm có một môi trường giao tiếp tích cực.

2. Tạo sự liên kết lãnh đạo

Giống như việc tạo ra một nhóm có tổ chức là điều quan trọng, việc tạo ra sự liên kết với lãnh đạo cũng là điều cần thiết để một nhóm hoạt động. Như chúng tôi đã nêu ở trên, xung đột trong lãnh đạo có thể xảy ra khi các nhóm và phòng ban bắt đầu hợp tác, điều này rất bất lợi cho kết quả của dự án. Nếu không có sự chỉ định rõ ràng về người lãnh đạo chịu trách nhiệm về việc gì và toàn bộ dự án thuộc về ai, dự án có thể rơi vào tình trạng hỗn loạn.

Nếu nhóm của bạn đang gặp vấn đề về chỉ đạo khi triển khai cộng tác giữa các nhóm, hãy cân nhắc việc tạo ra cảm giác liên kết lãnh đạo chặt chẽ hơn để giúp cấu trúc các dự án trong tương lai.

3. Tăng cường giao tiếp

Giao tiếp là xương sống của sự hợp tác giữa các nhóm và nếu nhóm cần cải thiện thì đây là nơi đầu tiên bạn nên xem xét. Hợp tác giữa các nhóm đòi hỏi mức độ giao tiếp rất cao giữa mọi người, các nhóm và phòng ban. Bởi vì giao tiếp rất quan trọng nên có khả năng là nếu các dự án không được lập kế hoạch thì các yêu cầu của chúng sẽ không được truyền đạt đúng cách. Cho dù đó là sự cố với các công cụ, cấu trúc hoặc quy trình giao tiếp, hãy thử khắc phục sự cố hệ thống liên lạc để cải thiện sự cộng tác giữa các nhóm.

4. Căn chỉnh các mốc thời gian và mục tiêu

Chủ đề chung của việc cải thiện sự hợp tác giữa các nhóm là cải thiện khả năng giao tiếp và liên kết. Khi các nhóm không được liên kết hợp lý, sẽ có nhiều vấn đề hơn về chiến lược và phân công nhiệm vụ. Mỗi người làm việc hơi khác nhau, vì vậy nếu có bất kỳ sự sai lệch nào, nó có thể gây ra hậu quả cho dự án.

Thứ có thể giúp điều chỉnh các mục tiêu là tài liệu, như chúng tôi đã đề cập ở trên. Việc có một nơi để lưu trữ tài liệu được chia sẻ, cập nhật cho phép các nhóm không bao giờ mất liên kết, nghĩa là họ có thể dễ dàng làm việc cùng nhau hơn mà không gặp hậu quả tiêu cực.

Một nơi khác mà các nhóm cần phải duy trì sự nhất quán là các mốc thời gian của họ. Phải thừa nhận rằng đây là một lĩnh vực khó truyền đạt sai nhưng lại yêu cầu tài liệu chính thức. Nếu nhân viên đang kết hợp các dự án bao gồm công việc cộng tác và công việc cá nhân, các mốc thời gian có thể bị xáo trộn và các nhóm có thể không thống nhất với nhau. Để tránh điều này, điều quan trọng là phải thiết lập một mốc thời gian vững chắc trước khi bắt đầu dự án và được mỗi thành viên tuân theo thông qua tài liệu được chia sẻ. Nếu được thực hiện đúng cách, điều này có thể cải thiện đáng kể kết quả và sản phẩm của sự hợp tác giữa các nhóm.

5. Tạo điều kiện cho sự hợp tác hữu cơ hơn

Nếu các nhóm không cộng tác thường xuyên thì sự hợp tác giữa các nhóm có thể mang lại cảm giác rất gượng ép và vô tổ chức. Để cải thiện kết quả, bạn cần làm cho quá trình cộng tác trở nên hữu cơ và có tác động hơn. Nếu các nhóm cảm thấy có xu hướng cộng tác một cách tự nhiên hơn, điều đó sẽ cải thiện năng suất, hiệu quả và trải nghiệm tổng thể.

Để cải thiện các cơ hội cộng tác tự nhiên, hãy yêu cầu các nhóm thường xuyên chia sẻ tiến trình, câu hỏi và tiến trình để họ có thể tìm thấy những thời điểm hữu ích để cộng tác với những người khác. Nếu cách này không hiệu quả, hãy thử triển khai các cấu trúc cộng tác thường xuyên hơn để mọi người có một mẫu có thể chỉnh sửa nhanh chóng thay vì làm một cái gì đó từ đầu. Thông thường, sự thúc đẩy nhỏ này có thể giúp hạ thấp rào cản gia nhập cho sự hợp tác giữa các nhóm.

Tìm hiểu thêm: Cộng tác từ xa là gì?

Ví dụ về hợp tác giữa các nhóm

Sự hợp tác giữa các nhóm có thể xảy ra trong nhiều tình huống khác nhau và chủ yếu là khi các nhóm từ các bộ phận khác nhau làm việc cùng nhau trong một dự án nhất định. Một ví dụ có thể là nhóm thiết kế và tiếp thị làm việc cùng nhau để tạo ra một thiết kế trang web. Nhóm thiết kế có thể không hiểu các sắc thái của tỷ lệ nhấp hoặc thông điệp của công ty, trong khi nhóm tiếp thị có thể không biết cách thể hiện nhận diện thương hiệu trên một trang web. Tuy nhiên, khi cộng tác, họ có thể kết hợp kiến ​​thức chuyên môn của mình để tạo ra thứ gì đó mà không ai có thể hoàn thành một cách độc lập. Mặc dù đây chỉ là một ví dụ nhưng có rất nhiều tình huống có thể áp dụng cộng tác giữa các nhóm. Dưới đây là một số ví dụ điển hình:

• Nhóm bán hàng và tiếp thị đang làm việc trên một tệp tin nhắn được cập nhật.

• Đội ngũ thiết kế và kỹ thuật đang phát triển các mô hình sản phẩm mới.

• Đội ngũ kỹ thuật và bán hàng tạo ra sự tích hợp khách hàng mới.

• Nhóm thành công của khách hàng làm việc với nhóm thiết kế để tạo ra nhiều tính năng hữu ích hơn.

Khả năng cộng tác giữa các nhóm thực sự là vô tận và ở bất cứ nơi nào mà một nhóm nhất định có thể bổ sung thông tin chi tiết và giá trị, chúng đều có thể được sử dụng.

Lợi ích của việc hợp tác giữa các nhóm – Tại sao nó quan trọng?

Tạo ra các mô hình cộng tác là điều quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào để duy trì sự đổi mới và tiếp tục thúc đẩy hoạt động kinh doanh của mình phát triển. Làm việc độc lập rất nguy hiểm cho các cá nhân và nhóm vì không có hệ thống kiểm tra tự nhiên trong quy trình làm việc. Mọi người không biết chuyện gì đang xảy ra với các thành viên khác trong nhóm hoặc các phòng ban khác, nghĩa là có khả năng cao là các ưu tiên và tiến độ không được truyền đạt.

Trong hệ thống này, sự hợp tác giữa các nhóm là rất quan trọng để tránh và loại bỏ tâm lý biệt lập. Tâm lý silo là “Tâm lý silo là tư duy độc quyền tồn tại khi mọi người trong các nhóm khác nhau từ chối chia sẻ thông tin với các bộ phận hoặc thành viên khác trong nhóm”. Thoát khỏi tâm lý biệt lập có nghĩa là các nhóm có thể giao tiếp với nhau một cách hợp lý và hoạt động như một đơn vị liên kết thay vì nhiều nhóm riêng biệt.

Dưới đây là một số lợi ích lớn nhất của việc cộng tác giữa các nhóm:

• Tăng cường đổi mới: Cách tốt nhất để kích thích đổi mới là tăng cường giao tiếp và hợp tác. Sự hợp tác giữa các nhóm mang đến cho mọi người một nền tảng để liên tục thử nghiệm những ý tưởng và thử nghiệm mới, giúp họ tăng cường đổi mới trong suốt các dự án của mình.

• Sự gắn kết của nhóm: Hợp tác và giao tiếp nhất quán giúp xây dựng sự gắn kết giữa các cá nhân, nhóm và phòng ban. Có một mối quan hệ bền chặt có thể giúp các nhóm điều hướng các dự án và rào cản đầy thách thức, đồng thời sẽ dẫn đến kết quả tốt hơn về lâu dài.

• Loại bỏ lãng phí: Một trong những phần khó chịu nhất khi không cộng tác thường xuyên là cảm thấy không đồng bộ với các nhóm và lãng phí thời gian giao tiếp bằng vô số email. Sự cộng tác giữa các nhóm cung cấp cho các nhóm một nền tảng để thống nhất quan điểm và thông qua sự liên kết này, loại bỏ những thông tin liên lạc không cần thiết trong quy trình làm việc của họ.

• Quyền sở hữu nhiều hơn: Cộng tác với các nhóm có nghĩa là mọi người đặt nhiều nỗ lực, suy nghĩ và ý định hơn vào sản phẩm công việc của họ. Với sự giám sát bổ sung, nhân viên thường cảm thấy quyền sở hữu công việc của họ tăng lên, điều này dẫn đến kết quả tốt hơn.

• Quy trình kỹ lưỡng: Làm việc trong sự cộng tác giữa các nhóm có nghĩa là các nhóm có một phương pháp nội bộ để kiểm tra kết quả và quy trình trước khi đưa ra sản phẩm cuối cùng. Việc có thêm một lớp kiểm tra và cân bằng khác có nghĩa là các nhóm có thể bổ sung cho các dự án bằng các quy trình kỹ lưỡng hơn và tiêu chuẩn cao hơn. Kỹ lưỡng hơn cũng là một yếu tố khiến các bên liên quan ngày càng hài lòng với các quy trình và kết quả của công ty, đồng thời cũng là một lợi thế khác của sự hợp tác giữa các nhóm.

• Giữ chân nhân tài: Khi các nhóm xây dựng sự gắn kết và cộng tác thường xuyên hơn, mọi người có xu hướng tận hưởng trải nghiệm của mình nhiều hơn và trở nên gắn bó hơn với đồng nghiệp. Xây dựng mối quan hệ và hợp tác là một phần quan trọng trong việc giữ chân nhân tài, điều này có thể được cải thiện đáng kể nhờ sự hợp tác giữa các nhóm.

• Các nhóm có đầy đủ thông tin: Làm việc với các nhóm không thuộc chuyên môn cụ thể của bạn sẽ giúp mở rộng hiểu biết của bạn về chủ đề và cách hoàn thành các dự án từ nhiều góc độ. Sự cộng tác giữa các nhóm giúp các nhóm hiểu được nhiều quan điểm khác nhau trong suốt chu trình dự án, tạo nên những nhóm có đầy đủ thông tin trong toàn tổ chức.

• Tiến độ nhanh hơn: Các nhóm cộng tác thường xuyên có thể tiến triển dự án của họ nhanh hơn và hiệu quả hơn. Bằng cách chia sẻ nhiệm vụ và cộng tác, các nhóm có thể thực hiện cùng một tầm nhìn một cách hiệu quả để đạt được tiến bộ lớn hơn so với các nhóm bị cô lập.

Hợp tác giữa các nhóm có luôn hiệu quả không? Những cách chính để cải thiện

Mặc dù chúng tôi khuyên bạn nên tích hợp cộng tác trong toàn tổ chức nhưng tính năng này sẽ không tự động khắc phục sự cố của bạn. Cộng tác chắc chắn có một vị trí trong quy trình làm việc hiệu quả, nhưng một số tổ chức có thể gặp khó khăn hơn trong việc tạo điều kiện thuận lợi so với các tổ chức khác. Ngay cả ở những nơi đáng lẽ phải thành công, việc thực hiện đúng sẽ ngày càng gặp nhiều khó khăn. Hợp tác giữa các nhóm luôn đáng để thử nhưng điều đó không đảm bảo sẽ thành công.

Mặc dù điều quan trọng là phải tiếp tục đổi mới quy trình và tìm ra quy trình làm việc cộng tác phù hợp với nhóm của bạn nhưng chắc chắn sẽ có một số thách thức khi triển khai quy trình đó. Dưới đây là một số thách thức lớn nhất khi triển khai cộng tác giữa các nhóm:

1. Làm cho nó hoạt động trên các múi giờ

Với việc ngày càng nhiều tổ chức lựa chọn môi trường làm việc từ xa và kết hợp, mọi người trên toàn cầu đã có thể hưởng lợi từ vô số cơ hội mới. Tuy nhiên, điều này có thể gây khó khăn khi việc quản lý giờ cộng tác giữa các múi giờ trở nên khó khăn. Tạo điều kiện cho sự hợp tác giữa các nhóm là một thách thức lớn đối với các công ty toàn cầu và có thể là một vấn đề không thể vượt qua đối với một số tổ chức.

Để tìm sự cân bằng khi hoạt động ở nhiều múi giờ, hãy cố gắng tìm sự phân bổ công bằng về thời gian cộng tác cho mọi người. Điều này có nghĩa là một nhóm hoặc một người sẽ không phải liên tục tạo ra khoảng thời gian cực kỳ khó khăn đối với họ và toàn bộ nhóm sẽ có sự phân bổ thời gian làm việc tương đối đồng đều giữa các thời gian họp khác nhau. Rõ ràng, có một số trường hợp không thể thực hiện được điều này và trong trường hợp này, bạn nên xem xét sử dụng bảng trắng trực tuyến để hỗ trợ cộng tác không đồng bộ giữa các nhóm.

2. Phân công công việc không công bằng

Mọi người đều là một phần của một dự án nhóm, trong đó có người luôn loay hoay trong khi những người còn lại trong nhóm làm việc chăm chỉ hơn để hoàn thành nó đúng thời hạn. Thật không may, điều này đã không tồn tại ở trường học và điều này cũng có thể được tìm thấy trong thế giới chuyên nghiệp.

Cho dù do cơ cấu công việc không hiệu quả, thiếu sự giám sát hay tuyển dụng/văn hóa kém, các tổ chức có sự hợp tác chặt chẽ thường có thể bị chểnh mảng trong nỗ lực hợp tác.

Một điều cần nhớ khi giải quyết vấn đề này là các nhóm thường cần thời gian để phát triển mối quan hệ và hiểu cách làm việc tốt nhất với nhau. Để duy trì được điều này, có thể họ phải vượt qua một số nỗi đau ngày càng lớn. Tuy nhiên, đây sẽ là một vấn đề dễ giải quyết và những người không chịu trách nhiệm có thể đặt ra thách thức lớn cho sự hợp tác giữa các nhóm nếu không được kiểm soát.

3. Thất bại trong việc căn chỉnh

Sự liên kết là yếu tố then chốt để việc cộng tác giữa các nhóm được thực hiện hiệu quả. Mặc dù việc hợp tác là điều cần thiết nhưng việc sắp xếp giữa nhiều nhóm không phải lúc nào cũng dễ dàng.

Khi những người khác nhau và các nhóm khác nhau làm việc cùng nhau, thông thường sẽ thấy rõ rằng họ có những động cơ và ưu tiên khác nhau để thành công. Bạn có thể làm mọi thứ có thể để căn chỉnh các phần này một cách chính xác, nhưng nếu chúng không căn chỉnh một cách tự nhiên, các nhóm sẽ gặp khó khăn để làm việc hiệu quả hướng tới mục tiêu cuối cùng chung.

Mặc dù cộng tác giữa các nhóm là một cách tuyệt vời để xây dựng các nhóm gần nhau hơn nhưng nếu họ không thể tìm thấy sự liên kết chung giữa tổ chức và với nhau thì họ sẽ gặp khó khăn để cộng tác hiệu quả.

Phần kết luận

Hợp tác giữa các nhóm là một phần quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào muốn xây dựng mục tiêu và cải thiện quy trình làm việc. Nếu bài viết này giúp ích cho bạn, hãy thử xem Bảng trắng IdeaScale để xem giải pháp bảng trắng trực tuyến miễn phí của chúng tôi có thể giúp nhóm của bạn cải thiện hiệu quả như thế nào.