Khi không gian làm việc tìm được sự cân bằng giữa công việc thể chất và công việc từ xa, hội thảo đã trở thành một hoạt động thiết yếu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc học tập và cộng tác của một tổ chức. Hội thảo luôn là một hoạt động giáo dục phổ biến, nhưng hơn bao giờ hết, điều quan trọng là phải hiểu hội thảo là gì và làm thế nào để tiến hành nó một cách hiệu quả.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về định nghĩa của hội thảo và các phương pháp hay nhất để tiến hành thành công.
Hội thảo là gì?
Hội thảo được định nghĩa là một hoạt động tạo điều kiện cho sự hợp tác giữa một nhóm người tham gia thông qua một loạt các cuộc họp và bài tập giáo dục. Hội thảo cho phép các nhóm thúc đẩy giao tiếp và tìm ra giải pháp hợp tác cho các vấn đề hoặc thu hút một nhóm lớn người tham gia trải nghiệm giáo dục chung.
Có hai loại hội thảo chính: giáo dục và chức năng. Hội thảo giáo dục nhằm mục đích phân phối thông tin, kích thích tư duy và chia sẻ những hiểu biết sâu sắc mang tính đổi mới với một nhóm lớn người. Những buổi hội thảo này thường là một bài thuyết trình có kèm theo một số bài tập hợp tác nhỏ. Họ tìm cách dạy điều gì đó, cho dù đó là một bài học hay lời kêu gọi hành động.
Ngoài ra, các hội thảo chức năng cho phép các nhóm người cộng tác để giải quyết một vấn đề cụ thể mà họ có thể gặp phải. Các hội thảo này tìm cách tạo ra sự thay đổi có thể hành động dựa trên một hoạt động nhất định, trong khi hội thảo giáo dục tập trung vào việc cung cấp những bài học kiến thức mà người tham gia có thể học hỏi.
Một trong những điều làm cho buổi hội thảo trở nên độc đáo là nó hướng tới lượng khán giả lớn hơn chứ không phải một cá nhân. Bằng cách thu hút một nhóm người lớn hơn, dù là cộng tác hay thuyết trình, hội thảo sẽ truyền đạt kiến thức một cách có tác động và hiệu quả. Khả năng giao tiếp với một nhóm người lớn hơn làm cho buổi hội thảo trở nên độc đáo so với đào tạo 1-1.
4 bài tập hội thảo khác nhau
Trong phạm vi các hội thảo chức năng và giáo dục, có nhiều bài tập hội thảo khác nhau mà bạn có thể tiến hành để nâng cao hiệu quả và tăng cường giao tiếp. Dưới đây là một số ví dụ phổ biến có thể dễ dàng hoàn thành thông qua bảng trắng trực tuyến.
Hội thảo phát triển
Hội thảo phát triển là một hội thảo chức năng tập trung vào việc tạo ra hành động. Điều này thường thấy trong phát triển sản phẩm nhưng có thể được thực hiện trong tiếp thị, phát triển phần mềm hoặc lập kế hoạch đổi mới.
Hội thảo phát triển giúp xây dựng tầm nhìn nhất quán trong toàn bộ nhóm và tạo ra các giải pháp đảm bảo cho cả hai bên thông qua cộng tác chi tiết. Chúng là ví dụ hoàn hảo về hội thảo chức năng và có thể được tiến hành trong một phiên họp dài hoặc qua một loạt cuộc họp.
Hội thảo động não
Hội thảo động não cũng tương tự như hội thảo phát triển nhưng mang tính lý thuyết nhiều hơn. Bài tập này yêu cầu các thành viên trong nhóm suy nghĩ về các giải pháp cho một vấn đề hoặc tạo ra những ý tưởng mới cho tương lai.
Mục tiêu cuối cùng sẽ khác nhau và không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được. Tuy nhiên, hoạt động hội thảo này vẫn có lợi trong việc đưa ra những ý tưởng mới và tăng cường luồng giao tiếp trong nhóm. Bạn có thể kết hợp hội thảo động não với một mẫu động não phổ biến như mẫu Brainwriting của chúng tôi để tận dụng tối đa buổi học của bạn.
Hội thảo mạng
Hội thảo kết nối mạng là một ví dụ điển hình về một bài tập vừa mang tính giáo dục vừa mang tính chức năng. Hội thảo kết nối mạng có thể là một trải nghiệm học tập trong đó một nhóm người tham gia tìm hiểu các phương pháp thực hành tốt nhất và các mẹo bí mật để kết nối mạng một cách chuyên nghiệp.
Ngoài ra, đó có thể là một phiên họp lớn nơi mọi người kết nối, cộng tác và xây dựng mối quan hệ. Dù mang tính giáo dục hay chức năng, kỹ thuật hội thảo này rất phổ biến và ngày càng khả thi với nhiều lựa chọn trực tiếp hơn.
Hội thảo ảo
Hội thảo ảo là phương tiện mà hầu hết các hội thảo trên đều có thể được tiến hành. Việc tổ chức hội thảo ảo cho phép bạn kết nối những người tham gia và chuyên gia từ khắp nơi trên thế giới mà không phải lo lắng về những hạn chế về mặt hậu cần. Việc tổ chức các hội thảo giáo dục thông qua nền tảng ảo như IdeaScale Whiteboard giúp dễ dàng mở các phiên này cho công chúng và tạo ra một vòng liên lạc toàn cầu.
Tìm hiểu thêm: Hội thảo ảo là gì?
Hội thảo các phương pháp hay nhất
Để tổ chức một buổi workshop thành công, nó phải có mục đích rõ ràng. Hội thảo theo cách có mục đích có nghĩa là thu hút tất cả người tham gia, tạo ra các mục tiêu có thể đạt được và tạo điều kiện cho một môi trường hấp dẫn để thành công. Dưới đây là một số phương pháp hay nhất bạn nên làm theo khi tham gia hội thảo.
Sử dụng máy phá băng
Để có trải nghiệm hội thảo thành công, mọi người phải cảm thấy thoải mái và sẵn sàng tham gia. Khiến mọi người có tâm trạng tốt và chuẩn bị tham gia không phải là điều dễ dàng, đặc biệt là trực tuyến và việc phá băng có thể là một cách hiệu quả để giúp cuộc trò chuyện trở nên cởi mở hơn.
Người phá băng giúp xây dựng niềm tin giữa mọi người và tạo ra những cuộc trò chuyện thân mật, thoải mái. Tương tác ở cấp độ cá nhân là chìa khóa để xây dựng các mối quan hệ hiệu quả và hội thảo thành công. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các công cụ phá băng tiềm năng, hãy xem những gợi ý này cho hội thảo tiếp theo của bạn.
Đặt mục tiêu rõ ràng
Một trong những điều quan trọng nhất cần nhớ về hội thảo là bạn cần đặt ra mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu. Cho dù đó là giáo dục hay chức năng, việc làm rõ các mục tiêu chính của hội thảo sẽ giúp mọi người thành công. Nếu mục tiêu của bạn không rõ ràng, sẽ rất khó để có được một kế hoạch hành động hiệu quả và đảm bảo mọi người đều đồng tình.
Việc tạo ra các mục tiêu rõ ràng giúp tạo ra sự thống nhất trong suốt quá trình hội thảo nhưng cũng giúp làm rõ kết quả của bài tập. Hiểu mục tiêu ngay từ đầu sẽ đảm bảo bạn có điểm cuối rõ ràng mà bạn đang hướng tới. Cho dù đây chỉ là bài học rút ra hay một mục hành động cụ thể, thì việc có một mục tiêu cuối cùng có thể đo lường được là điều quan trọng trong suốt quá trình hội thảo để duy trì sự tập trung vào mục tiêu chung.
Khi bạn đã có ý tưởng rõ ràng về điều mình muốn đạt được và tầm nhìn này được chia sẻ bởi tất cả những người tham gia, bạn có thể bắt đầu thực hiện hội thảo thực tế.
Khuyến khích hợp tác
Hợp tác là chìa khóa cho một buổi hội thảo hiệu quả. Trong bất kỳ tình huống hội thảo nào, điều quan trọng là phải nhấn mạnh tầm quan trọng của sự cộng tác đối với mọi người tham gia để tất cả họ đều có thể tham gia và đóng góp.
Một trong những lợi thế chính của hội thảo là có thể tích hợp nhiều quan điểm về cùng một vấn đề. Cho dù đó là cộng tác chức năng hay chia sẻ ý tưởng về một bài học mang tính giáo dục, việc chia sẻ quan điểm sẽ giúp mở rộng suy nghĩ của mọi người. Đây là cách tốt nhất để tạo ra những ý tưởng có ý nghĩa trong hội thảo và cần được nhấn mạnh trong suốt quá trình.
Truyền đạt kết quả
Cuối cùng, điều cần thiết là phải truyền đạt những phát hiện của bạn với mọi người khi hội thảo kết thúc. Đây là một bước thường bị lãng quên và là lý do khiến nhiều hội thảo ảo gặp khó khăn trong việc thu hút sự chú ý. Giao tiếp là rất quan trọng để đảm bảo hành động thực sự được thực hiện sau buổi hội thảo mà bạn vừa tiến hành. Nếu bạn không nỗ lực phối hợp để hiện thực hóa cuộc giao tiếp này, nó có thể phủ nhận rất nhiều tiến bộ bạn vừa đạt được.
Tìm hiểu thêm: 5 ví dụ về hội thảo ảo tuyệt vời
Phần kết luận
Hội thảo là một quá trình có thể đạt được kết quả tuyệt vời cho người tham gia khi nó được tiến hành đúng cách. Dù thực hiện qua mạng hay trực tiếp, hy vọng rằng những mẹo hội thảo này sẽ giúp phiên cộng tác tiếp theo của bạn thành công.
