Universidade de Nova York

Organização

A Universidade de Nova York (NYU) é uma universidade privada de pesquisa sem fins lucrativos com sede na cidade de Nova York. Fundada em 1831, a NYU conta com 37 ganhadores do Prêmio Nobel, mais de 30 ganhadores do Prêmio Pulitzer, mais de 30 ganhadores do Oscar e centenas de membros das Academias Nacionais de Ciências em seu corpo docente e ex-alunos.

A maioria das políticas e mudanças propostas para toda a universidade é discutida e decidida pelo Senado da Universidade, composto por 137 membros votantes que representam seis segmentos diferentes do campus: reitores e vice-reitores, corpo docente titular, corpo docente com contrato integral, corpo discente, equipe sênior e o Conselho de Gestão Administrativa (que representa mais de 4.000 administradores em toda a universidade).

Desafio

O Conselho de Gestão Administrativa (AMC) da NYU tinha como objetivo identificar e implementar ideias inovadoras, abordar problemas de forma proativa e promover uma cultura de colaboração entre a liderança, o corpo docente e a equipe. O comitê executivo da AMC sabia que seus membros tinham ideias brilhantes prontas para moldar o futuro da prestigiada universidade, mas estavam cientes de uma série de problemas que os impediam de colaborar em grande escala.

Para começar, coletar feedback real de indivíduos em um grupo de mais de 4.000 pessoas era quase impossível devido às limitações de capacidade da sala. “Tínhamos muitas boas ideias por aí, mas também havia problemas que não estávamos necessariamente resolvendo, simplesmente porque não tínhamos uma infraestrutura que apoiasse o envolvimento e o compartilhamento da comunidade“ O presidente anterior do AMC e vice-reitor assistente Michael McCaw declarou. Em vez disso, ao compartilhar ideias on-line, a falta de processos formais para contribuir, revisar e implementar criou um ambiente caótico em que as ideias brilhantes estavam fadadas a se perder.

Além disso, o comitê eletivo da AMC concentrou-se em capacitar os funcionários a participarem do feedback e do compartilhamento de ideias, independentemente de serem representantes eleitos, de seu nível de senioridade ou até mesmo de sua facilidade para falar em público. Muitos colaboradores não se sentiam à vontade para falar na frente de uma multidão, mas expressaram que compartilhariam feedback em um ambiente virtual.

Solução

O Conselho de Gestão Administrativa da NYU implementou a IdeaScale, uma plataforma de crowdsourcing e gerenciamento de ideias. Embora a AMC já tivesse trabalhado com outras plataformas de compartilhamento de conhecimento para compartilhar e desenvolver ideias, eles escolheram a IdeaScale porque Eles queriam a funcionalidade de crowdsourcing criada especificamente para permitir a coleta fácil de ideias, votos e outros dados transparentes de forma pública (ou anônima) e, ao mesmo tempo, personalizar o site de acordo com as diretrizes da marca. Eles chamaram sua comunidade de Open AMC.

Michael McCaw diz sobre a escolha de mudar para o IdeaScale: “Não olhamos para trás desde então, porque ele realmente está fazendo o que havíamos imaginado em termos desse conceito de ideia. Como podemos tornar essa organização mais aberta a feedback, pensamentos e participação? Então, tentamos diferentes ferramentas para isso, mas finalmente encontramos seu lar na IdeaScale.”

Resultados

Essas ideias moldaram as agendas e os projetos futuros da AMC como um todo. Os resultados do OpenAMC até o momento incluem:

• Explorar novas políticas e programas e aprimorar os já existentes:
  • A exploração de um novo programa para doar licenças médicas para funcionários da universidade que precisam de PTO. A ideia começou como um aprimoramento do processo de recompra de licenças médicas, mas se transformou em uma ideia de benefício para a comunidade e outros compartilharam informações e práticas recomendadas de instituições com programas semelhantes.
  • A exploração de uma política revisada de remissão de mensalidades.
  • Capturar diversos pontos de vista de professores, funcionários e alunos sobre o possível impacto de diferentes propostas para um novo calendário acadêmico.
• Criação de novas forças-tarefa e comitês:
  • Facilitar a Formação de uma força-tarefa antirracismo. Os funcionários usaram a plataforma para compartilhar suas experiências com preconceito racial e propor ações concretas para resolver esses problemas.
  • Um novo comitê sobre dados de pesquisa e práticas recomendadas de avaliação.
• Aumento da participação:
  • Desde o lançamento do OpenAMC, o Administrative Management Council notou um aumento significativo na participação nas reuniões do Conselho (dobrando a participação de cerca de 100 para 200 participantes).
• Preenchendo lacunas:
  • Criação de um novo prêmio que reconhece administradores e funcionários pelo trabalho exemplar inspirado no Dr. Martin Luther King Jr. e avançando em seus esforços. Isso complementa o prêmio pré-existente para professores e alunos.
  • Reuniu informações valiosas durante a pesquisa presidencial. O AMC aberto permitiu que outros conselhos contribuíssem, possibilitando que a comunidade universitária expressasse suas prioridades e expectativas para o novo presidente, o que levou a um processo de busca mais inclusivo e informado.
  • O sucesso da plataforma levou à sua expansão como uma ferramenta de comunicação em tempo real. A liderança agora a utiliza como uma “verificação de pulso”, para para obter insights sobre a satisfação e os sentimentos dos funcionários no campus.

Práticas recomendadas e roteiro para o sucesso do Open AMC:

Para criar um burburinho e promover o envolvimento com seu lançamento, a Open AMC organizou uma campanha de marketing integrada que incluía:

• Lançando-o publicamente junto com uma iniciativa de diversidade e inclusão altamente esperada.
• Enviar um e-mail de lançamento destacando a principal ideia do momento, que rapidamente obteve mais apoio e discussão à medida que as pessoas se inscreviam para opinar sobre a questão.
• Participar de um evento ao vivo e convidar os membros a entrarem na comunidade OpenAMC e darem sua opinião sobre as ideias ou enviarem suas próprias ideias em troca de brindes com a marca AMC, como garrafas de água, guarda-chuvas etc.
• Incluir um link para a comunidade nas linhas de assinatura de e-mail da AMC Leadership.
• Por fim, todos os administradores são continuamente lembrados de participar das reuniões mensais de montagem, nas quais as ideias e seu progresso são relatados.

Nos anos que se seguiram ao lançamento estratégico do Open AMC, a comunidade continuou a impulsionar a participação e a construir credibilidade – ao fazer isso, eles criaram um roteiro para o sucesso. Ao participar, os colaboradores do Open AMC veem o ciclo de vida de uma ideia, desde o envio à plataforma, passando pela avaliação, até como a liderança responde e reage a ela. Devido à comunicação transparente e contínua da liderança sobre a estrutura do processo, os colaboradores sabem claramente quais são as etapas ao publicar suas ideias. E o mais importante é que eles sabem que suas ideias são importantes e serão levadas em conta.

O OpenAMC capacitou a comunidade de administradores da NYU a ter uma voz mais proativa na universidade e continuará a encontrar novas oportunidades para melhorar os processos e as ofertas no futuro.