มหาวิทยาลัยนิวยอร์ก

องค์กร

มหาวิทยาลัยนิวยอร์ก (NYU) เป็นมหาวิทยาลัยวิจัยเอกชนที่ไม่แสวงหากำไรซึ่งตั้งอยู่ในนิวยอร์กซิตี้. NYU ก่อตั้งขึ้นในปี พ.ศ. 2374 มีผู้ได้รับรางวัลโนเบล 37 คน ผู้ได้รับรางวัลพูลิตเซอร์มากกว่า 30 คน ผู้ได้รับรางวัล Academy Award มากกว่า 30 คน และสมาชิกของ National Academies of Sciences หลายร้อยคนในคณาจารย์และศิษย์เก่า

นโยบายทั่วทั้งมหาวิทยาลัยและการเปลี่ยนแปลงที่เสนอส่วนใหญ่จะมีการหารือและตัดสินใจโดยวุฒิสภามหาวิทยาลัย ซึ่งประกอบด้วยสมาชิกที่ลงคะแนนเสียง 137 คน ซึ่งเป็นตัวแทนของกลุ่มวิทยาเขตที่แตกต่างกัน 6 ส่วน ได้แก่ คณบดีและรองอธิการบดี คณาจารย์ที่ดำรงตำแหน่ง คณาจารย์ตามสัญญาเต็มรูปแบบ นักศึกษา เจ้าหน้าที่อาวุโส และ สภาการจัดการการบริหาร (เป็นตัวแทนของผู้บริหารมากกว่า 4,000 คนทั่วทั้งมหาวิทยาลัย)

ท้าทาย

Administrative Management Council (AMC) ของ NYU มีวัตถุประสงค์เพื่อระบุและนำแนวคิดเชิงนวัตกรรมไปใช้ แก้ไขปัญหาในเชิงรุก และส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานร่วมกันระหว่างผู้นำ คณาจารย์ และเจ้าหน้าที่ คณะกรรมการบริหารของ AMC ทราบดีว่าสมาชิกของตนมีแนวคิดที่เฉียบแหลมที่จะกำหนดอนาคตของมหาวิทยาลัยอันทรงเกียรติ แต่ก็ตระหนักถึงปัญหามากมายที่ทำให้พวกเขาไม่สามารถทำงานร่วมกันในวงกว้างได้

สำหรับผู้เริ่มต้น การรวบรวมความคิดเห็นตามจริงจากบุคคลในกลุ่มมากกว่า 4,000 คนนั้นแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย เนื่องจากข้อจำกัดด้านความจุของห้อง “เรามีแนวคิดดีๆ มากมาย นอกจากนี้ยังมีปัญหาที่เราไม่จำเป็นต้องแก้ไข เพียงเพราะเราไม่มีโครงสร้างพื้นฐานที่สนับสนุนการมีส่วนร่วมและการแบ่งปันของชุมชน ” ประธาน AMC คนก่อนและผู้ช่วยรองผู้อำนวยการ Michael McCaw กล่าว เมื่อแบ่งปันความคิดทางออนไลน์แทน การขาดกระบวนการที่เป็นทางการในการมีส่วนร่วม ทบทวน และนำไปปฏิบัติทำให้เกิดสภาพแวดล้อมที่วุ่นวายซึ่งความคิดที่สดใสจะต้องสูญหายไป

นอกจากนี้ คณะกรรมการการเลือกตั้งของ AMC ยังมุ่งเน้นที่การเสริมศักยภาพพนักงานให้มีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นและการแบ่งปันความคิด ไม่ว่าพวกเขาจะเป็นตัวแทนที่ได้รับเลือก ระดับอาวุโส หรือแม้แต่ความสบายใจในการพูดในที่สาธารณะก็ตาม ผู้ร่วมให้ข้อมูลหลายคนรู้สึกไม่สบายใจที่จะพูดต่อหน้าฝูงชน แต่ต้องการแบ่งปันความคิดเห็นในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง

สารละลาย

Administrative Management Council ที่ NYU ได้ใช้ IdeaScale ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการระดมทุนจากมวลชนและการจัดการแนวคิด แม้ว่า AMC จะเคยทำงานร่วมกับแพลตฟอร์มแบ่งปันความรู้อื่นๆ เพื่อแบ่งปันและสร้างแนวคิดมาก่อน แต่พวกเขามาที่ IdeaScale เพราะ พวกเขาต้องการฟังก์ชันการระดมทุนจากมวลชนที่สร้างขึ้นตามวัตถุประสงค์ ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถรวบรวมไอเดีย คะแนนโหวต และข้อมูลโปร่งใสอื่น ๆ สู่สาธารณะ (หรือไม่เปิดเผยตัวตน) ได้อย่างง่ายดาย ในขณะที่ยังคงปรับแต่งไซต์ตามแนวทางแบรนด์ของตน พวกเขาเรียกชุมชนของตนว่า Open AMC

Michael McCaw กล่าวถึงการเลือกเปลี่ยนมาใช้ IdeaScale ว่า “เราไม่ได้มองย้อนกลับไปตั้งแต่นั้นมา เพราะมันกำลังทำในสิ่งที่เราจินตนาการไว้ในแง่ของแนวคิดแนวคิดนี้จริงๆ มันเหมือนกับว่าเราจะทำให้องค์กรนี้เปิดรับข้อเสนอแนะ ความคิด และการมีส่วนร่วมมากขึ้นได้อย่างไร ดังนั้นเราจึงลองใช้เครื่องมือต่างๆ สำหรับมัน แต่ในที่สุดมันก็พบที่ IdeaScale”

ผลลัพธ์

แนวคิดเหล่านั้นกำหนดวาระและโครงการในอนาคตสำหรับ AMC โดยรวม ผลลัพธ์จาก OpenAMC จนถึงตอนนี้ได้แก่:

• สำรวจนโยบายและแผนงานใหม่ๆ และปรับปรุงนโยบายและแผนงานที่มีมายาวนาน :
  • สำรวจโครงการใหม่บริจาค วันลาป่วยให้บุคลากรมหาวิทยาลัยที่ต้องการอบต. แนวคิดนี้เริ่มต้นจากการปรับปรุงกระบวนการซื้อคืนในเวลาป่วย แต่กลายเป็นแนวคิดที่เป็นประโยชน์ต่อชุมชน และคนอื่นๆ ได้แบ่งปันข้อมูลและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดจากสถาบันที่มีโครงการคล้ายคลึงกัน
  • การสำรวจ นโยบายการผ่อนผันค่าเล่าเรียนที่ปรับปรุงใหม่
  • รวบรวมมุมมองที่หลากหลายจากคณาจารย์ เจ้าหน้าที่ และนักศึกษาเกี่ยวกับผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจาก ข้อเสนอต่างๆ สำหรับปฏิทินการศึกษา ใหม่
• การจัดตั้งคณะทำงานและคณะกรรมการชุดใหม่ :
  • อำนวยความสะดวกใน การจัดตั้งกองกำลังต่อต้านการเหยียดเชื้อชาติ พนักงานใช้แพลตฟอร์มนี้เพื่อแบ่งปันประสบการณ์เกี่ยวกับอคติทางเชื้อชาติ และเสนอการดำเนินการที่เป็นรูปธรรมเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้
  • คณะกรรมการชุดใหม่เกี่ยวกับข้อมูลการวิจัยและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการ ประเมิน
• การมีส่วนร่วมเพิ่มขึ้น :
  • นับตั้งแต่เปิดตัว OpenAMC สภาการจัดการด้านการบริหารสังเกตเห็นการเข้าร่วมการประชุมสภาเพิ่มขึ้นอย่างเห็นได้ชัด (การมีส่วนร่วมเพิ่มขึ้นสองเท่าจากผู้เข้าร่วมประมาณ 100 คนเป็น 200 คน)
• เชื่อมช่องว่าง :
  • สร้างรางวัลใหม่เชิดชูผู้บริหารและพนักงานที่เป็นแบบอย่างผลงานที่ได้รับแรงบันดาลใจจาก Dr. Martin Luther King Jr. และต่อยอดความพยายามของเขา สิ่งนี้จะช่วยเสริมรางวัลที่มีอยู่แล้วสำหรับคณาจารย์และนักศึกษา
  • รวบรวมข้อมูลอันล้ำค่าระหว่างการค้นหาประธานาธิบดี. Open AMC อนุญาตให้สภาอื่นๆ มีส่วนร่วม ทำให้ชุมชนมหาวิทยาลัยสามารถแสดงลำดับความสำคัญและความคาดหวังสำหรับอธิการบดีคนใหม่ ซึ่งนำไปสู่กระบวนการค้นหาที่ครอบคลุมและมีข้อมูลมากขึ้น
  • ความสำเร็จของแพลตฟอร์มดังกล่าวนำไปสู่การขยายตัวในฐานะเครื่องมือสื่อสารแบบเรียลไทม์ ปัจจุบันความเป็นผู้นำใช้เป็น “การตรวจสอบชีพจร” เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับความพึงพอใจและความรู้สึกของพนักงานทั่วมหาวิทยาลัย

เปิดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและแผนงานสู่ความสำเร็จของ AMC:

เพื่อสร้างกระแสและกระตุ้นการมีส่วนร่วมด้วยการเปิดตัว Open AMC ได้จัดแคมเปญการตลาดแบบผสมผสานซึ่งประกอบด้วย:

• เปิดตัวต่อสาธารณะควบคู่ไปกับโครงการริเริ่มด้านความหลากหลายและการไม่แบ่งแยกที่ทุกคนตั้งตารอคอย
• การส่งอีเมลเปิดตัวที่เน้นแนวคิดยอดนิยมในขณะนั้น ซึ่งได้รับการสนับสนุนและการอภิปรายมากขึ้นอย่างรวดเร็วเมื่อผู้คนลงนามเพื่อชั่งน้ำหนักในประเด็นนี้
• เข้าร่วมกิจกรรมสดและเชิญชวนสมาชิกให้ลงชื่อเข้าใช้ชุมชน OpenAMC และชั่งน้ำหนักแนวคิดหรือส่งแนวคิดของตนเองเพื่อแลกกับ “ของที่ระลึก” ของแบรนด์ AMC เช่น ขวดน้ำ ร่ม ฯลฯ
• รวมถึงลิงก์ไปยังชุมชนในบรรทัดลายเซ็นอีเมลของ AMC Leadership
• สุดท้ายนี้ ผู้ดูแลระบบทุกคนจะได้รับการเตือนอย่างต่อเนื่องให้เข้าร่วมในระหว่างการประชุมสมัชชาประจำเดือน โดยมีการรายงานแนวคิดและความคืบหน้า

ในช่วงหลายปีหลังจากการเปิดตัวเชิงกลยุทธ์ของ Open AMC ชุมชนยังคงขับเคลื่อนการมีส่วนร่วมและสร้างความน่าเชื่อถืออย่างต่อเนื่อง ในการทำเช่นนั้น พวกเขาได้สร้างแผนงานสู่ความสำเร็จ เมื่อเข้าร่วม ผู้ร่วมให้ข้อมูล Open AMC จะเห็นวงจรชีวิตของแนวคิด ตั้งแต่การส่งไปจนถึงแพลตฟอร์มไปจนถึงการประเมิน ไปจนถึงวิธีที่ผู้นำตอบสนองและตอบสนองต่อแนวคิดนั้น เนื่องจากการสื่อสารที่โปร่งใสและต่อเนื่องจากผู้นำเกี่ยวกับโครงสร้างของกระบวนการ ผู้ร่วมให้ข้อมูลจึงทราบขั้นตอนอย่างชัดเจนเมื่อโพสต์แนวคิดของตน ที่สำคัญกว่านั้นคือพวกเขารู้ว่าความคิดของพวกเขามีความสำคัญและจะถูกนำไปปฏิบัติ

OpenAMC ช่วยให้ชุมชนผู้ดูแลระบบของ NYU มีเสียงเชิงรุกมากขึ้นในมหาวิทยาลัย และจะยังคงค้นหาโอกาสใหม่ ๆ เพื่อปรับปรุงกระบวนการและข้อเสนอในอนาคต