New Yorker Universität

Organisation

Die New York University (NYU) ist eine private, gemeinnützige Forschungsuniversität mit Sitz in New York City.. Die 1831 gegründete NYU zählt 37 Nobelpreisträger, über 30 Pulitzer-Preisträger, über 30 Oscar-Preisträger und Hunderte von Mitgliedern der Nationalen Akademien der Wissenschaften zu ihrem Lehrkörper und ihren Alumni.

Die meisten universitätsweiten Richtlinien und Änderungsvorschläge werden vom Senat der Universität diskutiert und beschlossen, der sich aus 137 stimmberechtigten Mitgliedern zusammensetzt, die sechs verschiedene Campus-Segmente vertreten: Dekane und Vizekanzler, festangestellte Dozenten, festangestellte Dozenten, die Studentenschaft, leitende Angestellte und der Administrative Management Council (der mehr als 4.000 Verwaltungsangestellte der Universität vertritt).

Herausforderung

Der Administrative Management Council (AMC) an der NYU hatte zum Ziel, innovative Ideen zu identifizieren und umzusetzen, Probleme proaktiv anzugehen und eine Kultur der Zusammenarbeit zwischen Führung, Fakultät und Mitarbeitern zu fördern. Der AMC-Vorstand wusste, dass seine Mitglieder brillante Ideen hatten, die reif waren, die Zukunft der renommierten Universität zu gestalten, war sich aber einer Vielzahl von Problemen bewusst, die sie daran hinderten, in großem Umfang zusammenzuarbeiten.

Zunächst einmal war es aufgrund der begrenzten Raumkapazitäten nahezu unmöglich, in einer Gruppe von mehr als 4.000 Personen tatsächliches Feedback von Einzelpersonen einzuholen. „Wir hatten eine Menge guter Ideen, aber es gab auch Probleme, die wir nicht unbedingt angegangen sind, einfach weil wir keine Infrastruktur hatten, die das Engagement der Gemeinschaft und den Austausch unterstützthat. Der frühere AMC-Vorsitzende und stellvertretende Vize-Provost Michael McCaw erklärte. Beim Online-Austausch von Ideen führte der Mangel an formalen Prozessen für das Einbringen, Überprüfen und Umsetzen von Ideen zu einem chaotischen Umfeld, in dem gute Ideen verloren gehen konnten.

Darüber hinaus konzentrierte sich das AMC-Wahlkomitee darauf, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich an Feedback und Ideenaustausch zu beteiligen, und zwar unabhängig davon, ob sie gewählte Vertreter sind, wie hoch ihr Dienstalter ist oder ob sie sich mit öffentlichen Reden wohl fühlen. Viele Teilnehmer fühlten sich nicht wohl dabei, vor einer Menschenmenge zu sprechen, erklärten aber, dass sie ihr Feedback in einer virtuellen Umgebung weitergeben würden.

Lösung

Der Administrative Management Council der NYU hat IdeaScale, eine Crowdsourcing- und Ideenmanagement-Plattform, eingeführt. Obwohl die AMC bereits mit anderen Plattformen für den Wissensaustausch gearbeitet hatte, um Ideen zu teilen und zu entwickeln, kamen sie zu IdeaScale, weil wollten sie eine speziell entwickelte Crowdsourcing-Funktion, die es ihnen ermöglichte, auf einfache Weise Ideen, Stimmen und andere transparente Daten öffentlich (oder anonym) zu sammeln und gleichzeitig die Website an ihre Markenrichtlinien anzupassen. Sie nannten ihre Gemeinschaft Open AMC.

Michael McCaw sagt über die Entscheidung, zu IdeaScale zu wechseln: „Wir haben seitdem nicht mehr zurückgeblickt, weil es wirklich das tut, was wir uns in Bezug auf dieses Ideenkonzept vorgestellt hatten. Wir haben uns gefragt, wie wir diese Organisation offener für Feedback, Gedanken und Beteiligung machen können. Also haben wir verschiedene Tools dafür ausprobiert, aber schließlich hat es sein Zuhause bei IdeaScale gefunden.“

Ergebnisse

Diese Ideen prägten die zukünftigen Agenden und Projekte der AMC als Ganzes. Zu den bisherigen Ergebnissen von OpenAMC gehören:

• Sondierung neuer Strategien und Programme und Verbesserung bereits bestehender Programme:
  • Die Erforschung eines neuen Programms zur Spende von Krankheitszeiten an Universitätsmitarbeiter, die PTO benötigen. Die Idee begann als Prozessverbesserung für den Rückkauf von Krankheitszeiten, entwickelte sich aber zu einer gemeinnützigen Idee und andere tauschten Informationen und bewährte Verfahren von Institutionen mit ähnlichen Programmen aus.
  • Die Erkundung einer überarbeitete Politik des Studiengebührenerlasses.
  • Erfassen verschiedener Standpunkte von Lehrkräften, Mitarbeitern und Studenten zu den möglichen Auswirkungen der verschiedener Vorschläge für einen neuen akademischen Kalender.
• Einrichtung neuer Arbeitsgruppen und Ausschüsse:
  • Erleichterung der Bildung einer Anti-Rassismus-Taskforce. Die Mitarbeiter nutzten die Plattform, um ihre Erfahrungen mit rassistischen Vorurteilen mitzuteilen und konkrete Maßnahmen vorzuschlagen, um diese Probleme anzugehen.
  • Ein neuer Ausschuss für Forschungsdaten und bewährte Bewertungsverfahren.
• Erhöhte Beteiligung:
  • Seit der Einführung von OpenAMC hat der Administrative Management Council einen deutlichen Anstieg der Teilnehmerzahl an Ratssitzungen festgestellt (Verdoppelung der Teilnehmerzahl von etwa 100 auf 200).
• Lücken überbrücken:
  • Schaffung eines neuen Preises, der Administratoren und Mitarbeiter für vorbildliche Arbeit auszeichnet, die von Dr. Martin Luther King Jr. inspiriert wurde. und seine Bemühungen voranzutreiben. Dies ergänzt die bereits existierende Auszeichnung für Dozenten und Studenten.
  • Unschätzbarer Beitrag bei der Suche nach dem Präsidenten. Die offene AMC ermöglichte es anderen Räten, sich einzubringen, so dass die Universitätsgemeinschaft ihre Prioritäten und Erwartungen an den neuen Präsidenten äußern konnte, was zu einem umfassenderen und fundierteren Suchprozess führte.
  • Der Erfolg der Plattform führte zu ihrer Ausweitung als Echtzeit-Kommunikationstool. Die Führungsebene nutzt sie jetzt als „Pulsmesser“. um Einblicke in die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Stimmung auf dem Campus zu erhalten.

Bewährte Praktiken von Open AMC und der Fahrplan zum Erfolg:

Um für Aufsehen zu sorgen und das Engagement für die Markteinführung zu fördern, organisierte Open AMC eine integrierte Marketingkampagne:

• Sie wird zusammen mit einer mit Spannung erwarteten Initiative für Vielfalt und Integration öffentlich vorgestellt.
• Sie verschicken eine Start-E-Mail, in der die wichtigste Idee zu diesem Zeitpunkt hervorgehoben wird, die schnell mehr Unterstützung und Diskussionen erfährt, da sich viele Menschen zu diesem Thema äußern.
• Teilnahme an einer Live-Veranstaltung und Einladung an die Mitglieder, sich in der OpenAMC-Community anzumelden und Ideen einzubringen oder eigene Ideen einzureichen, im Austausch gegen AMC-gebrandete „Beuteartikel“ wie Wasserflaschen, Regenschirme usw.
• Aufnahme eines Links zur Community in die E-Mail-Signaturzeilen der AMC-Führungskräfte.
• Schließlich werden alle Admins ständig daran erinnert, an den monatlichen Versammlungen teilzunehmen, in denen über Ideen und ihre Fortschritte berichtet wird.

In den Jahren nach dem strategischen Start von Open AMC hat die Community die Beteiligung weiter vorangetrieben und Glaubwürdigkeit aufgebaut – und damit einen Fahrplan zum Erfolg erstellt. Wenn Sie an Open AMC teilnehmen, sehen Sie den Lebenszyklus einer Idee, von der Einreichung auf der Plattform über die Bewertung bis hin zur Reaktion der Führung. Aufgrund der transparenten und kontinuierlichen Kommunikation der Führungsebene über die Struktur des Prozesses kennen die Mitwirkenden die Schritte, wenn sie ihre Ideen einreichen. Noch wichtiger ist, dass sie wissen, dass ihre Ideen wichtig sind und berücksichtigt werden.

OpenAMC hat der Verwaltungsgemeinschaft an der NYU eine proaktivere Stimme in der Universität gegeben und wird auch in Zukunft neue Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen und Angeboten finden.