Università di New York

Organizzazione

La New York University (NYU) è un’università privata di ricerca senza scopo di lucro con sede a New York City.. Fondata nel 1831, la NYU conta 37 premi Nobel, oltre 30 premi Pulitzer, oltre 30 premi Oscar e centinaia di membri delle Accademie Nazionali delle Scienze tra i suoi docenti ed ex allievi.

La maggior parte delle politiche e delle proposte di modifica a livello universitario vengono discusse e decise dal Senato dell’Università, composto da 137 membri votanti che rappresentano sei diversi segmenti del campus: decani e vice-cancellieri, docenti di ruolo, docenti con contratto a tempo pieno, corpo studentesco, personale senior e il Consiglio di gestione amministrativa (che rappresenta più di 4.000 amministratori a livello universitario).

Sfida

Il Consiglio di Gestione Amministrativa (AMC) della NYU ha l’obiettivo di identificare e implementare idee innovative, affrontare i problemi in modo proattivo e promuovere una cultura di collaborazione tra leadership, docenti e personale. Il comitato esecutivo di AMC sapeva che i suoi membri avevano idee brillanti e mature per plasmare il futuro della prestigiosa università, ma era consapevole di una moltitudine di problemi che impedivano loro di collaborare in scala.

Per cominciare, la raccolta di feedback effettivi da parte di un gruppo di oltre 4.000 persone era praticamente impossibile a causa dei limiti di capienza della sala. “Avevamo un sacco di buone idee, ma c’erano anche problemi che non stavamo necessariamente affrontando, semplicemente perché non avevamo un’infrastruttura che supportasse l’impegno e la condivisione della comunità“. Il precedente presidente dell’AMC e vice rettore aggiunto Michael McCaw ha dichiarato. Quando si condividono idee online, invece, la mancanza di processi formali per la contribuzione, la revisione e l’implementazione ha creato un ambiente caotico in cui le idee brillanti erano destinate a perdersi.

Inoltre, il comitato elettivo di AMC si è concentrato sulla possibilità per i dipendenti di partecipare al feedback e alla condivisione di idee, indipendentemente dal fatto che fossero rappresentanti eletti, dal loro livello di anzianità o anche dalla loro capacità di parlare in pubblico. Molti collaboratori non si sentivano a proprio agio a parlare davanti a una folla, ma hanno dichiarato che avrebbero condiviso il loro feedback in un ambiente virtuale.

Soluzione

Il Consiglio di Gestione Amministrativa della NYU ha implementato IdeaScale, una piattaforma di crowdsourcing e gestione delle idee. Sebbene l’AMC avesse già lavorato in precedenza con altre piattaforme di condivisione delle conoscenze per condividere e costruire idee, si è rivolta a IdeaScale perché volevano una funzionalità di crowdsourcing appositamente costruita che permettesse loro di raccogliere facilmente idee, voti e altri dati trasparenti pubblicamente (o in forma anonima), pur personalizzando il sito in base alle linee guida del loro marchio. Hanno chiamato la loro comunità Open AMC.

Michael McCaw dice a proposito della scelta di passare a IdeaScale: “Non ci siamo più guardati indietro perché fa davvero quello che avevamo immaginato in termini di concetto di idea. Come possiamo rendere questa organizzazione più aperta al feedback, ai pensieri e alla partecipazione? Abbiamo provato diversi strumenti, ma alla fine ha trovato la sua casa in IdeaScale”.

Risultati

Queste idee hanno dato forma alle agende e ai progetti futuri di AMC nel suo complesso. I risultati ottenuti finora da OpenAMC includono:

• Esplorare nuove politiche e programmi e migliorare quelli esistenti da tempo:
  • L’esplorazione di un nuovo programma per donare le assenze per malattia al personale dell’Università che necessita di PTO. L’idea è nata come miglioramento del processo di riacquisto delle ore di malattia, ma si è trasformata in un’idea di beneficio per la comunità e altri hanno condiviso informazioni e best practice di istituzioni con programmi simili.
  • L’esplorazione di una politica riveduta di remissione delle tasse scolastiche.
  • Acquisire diversi punti di vista da parte di docenti, personale e studenti sul potenziale impatto di diverse proposte per un nuovo calendario accademico.
• Creare nuove task force e comitati:
  • Facilitare la formazione di una task force antirazzismo. Il personale ha utilizzato la piattaforma per condividere le proprie esperienze di pregiudizio razziale e proporre azioni concrete per affrontare questi problemi.
  • Un nuovo comitato per i dati di ricerca e le migliori pratiche di valutazione.
• Aumenta la partecipazione:
  • Da quando ha lanciato OpenAMC, il Consiglio di gestione amministrativa ha notato un netto aumento della partecipazione alle riunioni del Consiglio. (raddoppiando la partecipazione da circa 100 a 200 partecipanti).
• Colmare le lacune:
  • Creazione di un nuovo premio che riconosce gli amministratori e il personale per il lavoro esemplare ispirato al Dr. Martin Luther King Jr. e di far progredire i suoi sforzi. Questo integra il premio preesistente per docenti e studenti.
  • Ha raccolto un prezioso contributo durante la ricerca presidenziale. L’AMC aperto ha permesso agli altri consigli di contribuire, consentendo alla comunità universitaria di esprimere le proprie priorità e aspettative per il nuovo presidente, portando a un processo di ricerca più inclusivo e informato.
  • Il successo della piattaforma ha portato alla sua espansione come strumento di comunicazione in tempo reale. La leadership ora la usa come “controllo del polso”. per ottenere informazioni sulla soddisfazione dei dipendenti e sui loro sentimenti all’interno del campus.

Le migliori pratiche e la roadmap per il successo di Open AMC:

Per creare un’atmosfera di grande interesse e per promuovere il coinvolgimento in occasione del lancio, Open AMC ha organizzato una campagna di marketing integrata che comprende:

• Il lancio pubblico avviene in concomitanza con un’iniziativa di diversità e inclusione molto attesa.
• L’invio di un’e-mail di lancio che mette in evidenza l’idea principale del momento, che ha rapidamente raccolto più supporto e discussione, dato che le persone si sono iscritte per dare il loro contributo alla questione.
• Partecipare a un evento dal vivo e invitare i membri a iscriversi alla comunità OpenAMC e a dare il proprio contributo alle idee o a presentare le proprie in cambio di “swag” a marchio AMC, come bottiglie d’acqua, ombrelli, ecc.
• Includere un link alla community nella firma delle e-mail dei leader AMC.
• Infine, a tutti gli amministratori viene continuamente ricordato di partecipare alle riunioni mensili di assemblea in cui vengono presentate le idee e i loro progressi.

Negli anni successivi al lancio strategico di Open AMC, la comunità ha continuato a stimolare la partecipazione e a costruire la credibilità: così facendo, ha creato una tabella di marcia verso il successo. Quando partecipano, i collaboratori di Open AMC vedono il ciclo di vita di un’idea, dalla presentazione alla piattaforma alla valutazione, fino a come la leadership risponde e reagisce ad essa. Grazie alla comunicazione trasparente e continua da parte della dirigenza sulla struttura del processo, i collaboratori conoscono chiaramente i passaggi da seguire quando pubblicano le loro idee. Ma soprattutto, sanno che le loro idee sono importanti e che verranno prese in considerazione.

OpenAMC ha permesso alla comunità degli amministratori della NYU di avere una voce più proattiva nell’Università e continuerà a trovare nuove opportunità per migliorare i processi e le offerte in futuro.