조직
뉴욕대학교(NYU)는 뉴욕시에 위치한 사립 비영리 연구 대학입니다.. 1831년에 설립된 NYU는 37명의 노벨상 수상자, 30명 이상의 퓰리처상 수상자, 30명 이상의 아카데미상 수상자, 수백 명의 국립과학원 회원을 교수진 및 동문으로 보유하고 있습니다.
대학 전체의 대부분의 정책과 제안된 변경 사항은 학장 및 부총장, 종신 교수진, 정규 계약직 교수진, 학생회, 고위 직원, 행정관리위원회(대학 전체 4,000여 명의 관리자를 대표) 등 6개 캠퍼스 부문을 대표하는 137명의 투표권자로 구성된 대학평의회에서 논의하고 결정합니다.
도전 과제
NYU의 행정관리위원회(AMC)는 혁신적인 아이디어를 발굴 및 구현하고, 선제적으로 문제를 해결하며, 리더십, 교수진 및 직원 간의 협업 문화를 조성하는 것을 목표로 합니다. AMC 집행위원회는 회원들이 명문 대학의 미래를 만들어갈 훌륭한 아이디어를 가지고 있다는 것을 알고 있었지만, 대규모 협업을 방해하는 여러 가지 문제를 인식하고 있었습니다.
우선, 4,000명이 넘는 그룹에서 개인으로부터 실제 피드백을 수집하는 것은 공간의 제약으로 인해 거의 불가능에 가까웠습니다. “좋은 아이디어는 많았지만 커뮤니티 참여와 공유를 지원하는 인프라가 없었기 때문에 해결하지 못한 문제도있었습니다.” 마이클 맥코 전 AMC 의장 겸 부의장은 다음과 같이 말했습니다. 대신 온라인으로 아이디어를 공유할 때는 기여, 검토 및 구현을 위한 공식적인 프로세스가 부족하여 번뜩이는 아이디어가 사라질 수밖에 없는 혼란스러운 환경이 조성되었습니다.
또한 AMC 선거위원회는 대표로 선출되었는지 여부, 직급, 심지어 대중 앞에서 연설하는 것에 대한 편안함과 상관없이 직원들이 피드백 및 아이디어 공유에 참여할 수 있도록 권한을 부여하는 데 중점을 두었습니다. 많은 기여자들이 대중 앞에서 발표하는 것이 불편하지만 가상 환경에서 피드백을 공유하겠다고 밝혔습니다.
솔루션
NYU의 행정 관리 위원회에서는 크라우드 소싱 및 아이디어 관리 플랫폼인 아이디어스케일을 구현했습니다. AMC는 이전에 아이디어를 공유하고 구축하기 위해 다른 지식 공유 플랫폼과 협력한 적이 있었지만, 다음과 같은 이유로 아이디어스케일을 선택했습니다. 브랜드 가이드라인에 맞게 사이트를 맞춤 설정하면서 아이디어, 투표 및 기타 투명한 데이터를 공개적으로(또는 익명으로) 쉽게 수집할 수 있는 크라우드소싱 기능을 원했습니다. 그들은 커뮤니티를 Open AMC라고 불렀습니다.
마이클 맥코는 아이디어스케일로 전환한 이유에 대해 “아이디어스케일은 우리가 구상했던 아이디어 콘셉트를 실제로 구현하고 있기 때문에 그 이후로는 뒤돌아보지 않았습니다. 어떻게 하면 이 조직을 피드백, 생각, 참여에 더 개방적으로 만들 수 있을까요? 그래서 여러 가지 도구를 사용해 보았지만 결국 아이디어스케일에서 제자리를 찾았습니다.”
결과
이러한 아이디어는 AMC 전체의 미래 의제와 프로젝트를 형성하는 데 큰 영향을 미쳤습니다. 지금까지 OpenAMC의 결과는 다음과 같습니다:
- 새로운 정책과 프로그램을 탐색하고 오랫동안 지속되어 온 정책을 개선합니다:
- 새로운 프로그램 탐색 병가가 필요한 대학 교직원에게 병가를 기부하는 새로운 프로그램의 탐색. 이 아이디어는 병가 매입 프로세스 개선으로 시작되었지만 커뮤니티를 위한 아이디어로 발전했고, 다른 사람들이 유사한 프로그램을 운영하는 기관의 정보와 모범 사례를 공유했습니다.
- 개정된 개정된 수업료 면제 정책
- 교수진, 교직원 및 학생의 잠재적 영향에 대한 다양한 관점을 파악합니다. 새로운 학사 일정에 대한 다양한 제안.
- 새로운 태스크 포스 및 위원회 만들기:
- 인종차별 반대 태스크포스 반인종주의 태스크포스 구성. 직원들은 플랫폼을 사용하여 인종 편견에 대한 경험을 공유하고 이러한 문제를 해결하기 위한 구체적인 조치를 제안했습니다.
- 연구 데이터 및 평가 모범 사례에 관한 새로운 위원회.
- 참여도 증가:
- OpenAMC를 시작한 이후 행정 관리 위원회는 위원회 회의 참석률이 눈에 띄게 증가했음을 확인했습니다. (약 100명에서 200명으로 두 배로 증가).
- 격차 해소:
- 마틴 루터 킹 주니어 박사로부터 영감을 받아 모범적인 업무를 수행한 관리자와 직원에게 수여하는 새로운 상을 만들었습니다. 그리고 그의 노력을 발전시키고 있습니다. 이는 교직원과 학생을 위한 기존의 상을 보완합니다.
- 대통령 검색 기간 동안 귀중한 의견 수집. 개방형 AMC는 다른 위원회도 참여할 수 있도록 하여 대학 커뮤니티가 새 총장에 대한 우선순위와 기대치를 밝힐 수 있게 함으로써 보다 포용적이고 정보에 입각한 총장 선출 과정을 이끌었습니다.
- 이 플랫폼의 성공으로 실시간 커뮤니케이션 도구로 확장되었습니다. 이제 경영진은 이 플랫폼을 ‘펄스 체크’로 사용하여 직원들의 만족도와 캠퍼스 내 분위기에 대한 인사이트를 얻기 위해 사용합니다.
AMC의 모범 사례와 성공 로드맵을 확인하세요:
오픈 AMC는 출시에 대한 입소문을 내고 참여를 유도하기 위해 다음과 같은 통합 마케팅 캠페인을 조직했습니다:
- 많은 기대를 모으고 있는 다양성 및 포용성 이니셔티브와 함께 공개적으로 시작되었습니다.
- 당시 최고의 아이디어를 강조하는 출시 이메일을 보내자 사람들이 이 문제에 대해 의견을 나누기 위해 서명하면서 빠르게 더 많은 지지와 토론이 이어졌습니다.
- 라이브 이벤트에 참여하여 회원을 초대하고 OpenAMC 커뮤니티에 로그인하여 아이디어를 제시하거나 직접 아이디어를 제출하면 물병, 우산 등 AMC 브랜드 ‘스웨그’를 받을 수 있습니다.
- AMC 리더십 이메일 서명란에 커뮤니티 링크를 포함합니다.
- 마지막으로, 모든 관리자는 아이디어와 진행 상황을 보고하는 월례 회의에 지속적으로 참여하도록 상기시킵니다.
Open AMC의 전략적 출범 이후 몇 년 동안 커뮤니티는 지속적으로 참여를 유도하고 신뢰를 구축해 왔으며, 이를 통해 성공을 향한 로드맵을 만들었습니다. Open AMC 참여자는 아이디어 제출부터 플랫폼 평가, 경영진의 반응과 반응에 이르기까지 아이디어의 수명 주기를 확인할 수 있습니다. 프로세스 구조에 대한 경영진의 투명하고 지속적인 커뮤니케이션 덕분에 기여자들은 아이디어를 게시할 때 어떤 단계를 거쳐야 하는지 명확히 알고 있습니다. 더 중요한 것은 자신의 아이디어가 중요하고 실행될 것이라는 사실을 알고 있다는 점입니다.
OpenAMC는 NYU의 관리자 커뮤니티가 대학에서 보다 주도적인 목소리를 낼 수 있도록 권한을 부여했으며, 앞으로도 프로세스와 서비스를 개선할 수 있는 새로운 기회를 계속 찾아나갈 것입니다.
