Sơ đồ tổ chức là sự thể hiện bằng đồ họa về cấu trúc của một công ty. Các doanh nghiệp sử dụng sơ đồ tổ chức để làm rõ cơ cấu của mình để tất cả nhân viên đều hiểu được. Những biểu đồ này giúp mọi người trong công ty hiểu được công việc của họ, người giám sát trực tiếp, trách nhiệm và trách nhiệm giải trình. Bài viết này thảo luận về những lợi thế của sơ đồ tổ chức.
Ưu điểm của sơ đồ tổ chức
Có nhiều loại sơ đồ tổ chức khác nhau. Tìm một cái phù hợp với nhu cầu của công ty bạn là điều cần thiết. Điều quan trọng không kém là cập nhật biểu đồ của bạn thường xuyên vì chúng có thể trở nên lỗi thời ngay lập tức. Bất kể mức độ phức tạp của công ty bạn, sơ đồ tổ chức của bạn phải là một tài liệu năng động, sống động.
Dưới đây, chúng tôi đã thảo luận về lợi ích của sơ đồ tổ chức đối với nhóm của bạn:
1. Mỗi nhân viên có thể thấy được vai trò của mình
Sơ đồ tổ chức cho phép nhân viên mới nhanh chóng tìm hiểu vị trí của họ trong công ty, vai trò của họ, người mà họ báo cáo, v.v. Ví dụ: khi nhân viên mới gia nhập công ty, họ có thể biết người giám sát trực tiếp của mình ngay từ khi bắt đầu làm việc. Tuy nhiên, họ chưa gặp được tất cả mọi người trong và ngoài đội.
Vì vậy, nếu trong cuộc họp, một đồng nghiệp nói điều gì đó như, “Tôi đã nói chuyện với James về A. Họ đang đợi Craig làm B để Paul có thể chấp thuận C.” Nhân viên mới sẽ có nhiều câu hỏi như những người này là ai? Chúng ta có làm việc trong cùng một bộ phận không? Tiêu đề của họ là gì? , vân vân.
Đây là nơi mà một sơ đồ tổ chức xuất hiện. Nếu nhân viên mới có sơ đồ tổ chức, họ sẽ có thể nhận được câu trả lời cho tất cả những câu hỏi này.
2. Sơ đồ tổ chức chứa nhiều thông tin
Giả sử bạn là nhân viên mới và bạn có thể xem ngay từng tên, chức danh công việc và mối liên hệ báo cáo bằng cách xem sơ đồ đồ họa trong hệ thống nhân sự của công ty bạn.
Một số doanh nghiệp đưa thông tin liên hệ lên sơ đồ tổ chức của họ. Nếu nhân viên kiểm tra nó để tìm hiểu cấu trúc báo cáo, họ sẽ có thông tin cần thiết để tương tác với đúng người.
Nhân viên mới hiểu rõ vị trí của họ trong doanh nghiệp và chuỗi mệnh lệnh có thể tập trung hoàn thành nhiệm vụ của mình. Khi tìm kiếm những thông tin cơ bản như thông tin liên hệ, nhân viên có thể nhanh chóng mất hứng thú theo dõi.
Ngoài ra, sơ đồ tổ chức không chỉ dành cho nhân viên mới. Điều quan trọng là phải có một sơ đồ tổ chức có tính năng hiển thị ngày làm việc và lịch sử thăng tiến. Nhân viên có xu hướng cảm thấy họ có thể thăng tiến trong nghề nghiệp nếu nhìn thấy đồng nghiệp của mình thăng tiến. Nhân viên thường xuyên rời đi do thiếu cơ hội thăng tiến. Nếu chủ sở hữu công ty của bạn coi trọng sự phát triển của nhân viên thì sơ đồ tổ chức có thể chứng minh điều này với các nhân viên hiện tại.
3. Cải thiện khả năng giao tiếp và luồng thông tin
Việc có sơ đồ tổ chức cho phép nhân viên nhanh chóng tìm hiểu ai cần báo cáo và liên hệ với ai để giải quyết vấn đề hoặc thắc mắc. Luồng thông tin liền mạch bên trong tổ chức giúp tăng tốc độ ra quyết định. Sơ đồ tổ chức được xác định rõ ràng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp giữa các bộ phận, giúp tăng hiệu quả tổng thể trong công ty của bạn. Điều này đặc biệt đúng trong các tập đoàn lớn có nhiều phòng ban.
Các doanh nghiệp kiên cường đã sử dụng công nghệ thông minh trong thời kỳ đại dịch và phát triển các phương thức hợp tác đổi mới. Các nhóm không còn ở cùng khu vực địa lý có thể gặp khó khăn trong việc giao tiếp hiệu quả. Sơ đồ tổ chức kỹ thuật số mà nhân viên và quản lý bộ phận có thể truy cập 24 giờ một ngày, bảy ngày một tuần là rất cần thiết, đặc biệt đối với các nhóm làm việc từ xa.
4. Động viên nhân viên
Một sơ đồ tổ chức được thiết kế tốt cũng có thể đóng vai trò là lộ trình thăng tiến và thăng tiến nghề nghiệp. Chúng cho phép các công ty cung cấp con đường sự nghiệp tốt cho nhân sự mới vào nghề.
Ví dụ: một trợ lý tiếp thị cấp mới vào có thể thấy từ sơ đồ tổ chức rằng họ có thể thăng tiến lên các vị trí chuyên gia tiếp thị, nhà tiếp thị truyền thông xã hội, giám sát tiếp thị kỹ thuật số, giám đốc tiếp thị và cuối cùng là giám đốc tiếp thị. Nhìn vào biểu đồ của công ty bạn dưới góc độ này có thể là động lực tuyệt vời cho những nhân viên muốn biết rằng họ có thể thăng tiến nghề nghiệp trong tổ chức của mình.
5. Hỗ trợ quản lý khối lượng công việc
Sơ đồ tổ chức được quản lý tốt giúp hình dung nhiệm vụ của mọi người dễ dàng hơn. Điều này đặc biệt phù hợp để đánh giá trách nhiệm của người quản lý vì nó cho thấy họ giám sát bao nhiêu nhân viên và trong một số trường hợp, họ giám sát bao nhiêu phòng ban.
Tìm hiểu thêm: Cơ cấu tổ chức và Sơ đồ tổ chức
Endnote
Sơ đồ tổ chức có rất nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp. Chúng giúp nhân viên dễ dàng hiểu được cơ cấu tổ chức và tìm hiểu trách nhiệm của họ. Để tận dụng tối đa sơ đồ tổ chức, điều cần thiết là phải cập nhật chúng thường xuyên để chúng không bị lỗi thời.
