Sơ đồ xương cá là gì? Definition, Categories, Types, Examples and Best Practices

Mục lục

Sơ đồ xương cá là gì?

Sơ đồ xương cá, còn được gọi là sơ đồ Ishikawa, được định nghĩa là một công cụ phân tích nguyên nhân mạnh mẽ được thiết kế để khám phá nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề phức tạp. Được sử dụng rộng rãi trong sản xuất, dịch vụ công nghiệp, phát triển sản phẩm và khắc phục sự cố chung, phương pháp trực quan này cung cấp cách tiếp cận có cấu trúc để xác định và giải quyết các vấn đề một cách rõ ràng. Bằng cách lập bản đồ trực quan các nguyên nhân tiềm ẩn, các nhóm có thể xác định chính xác các yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến quy trình và hệ thống một cách hiệu quả. Khám phá cách tích hợp sơ đồ Xương cá vào bộ công cụ giải quyết vấn đề của bạn để có thể mang lại giải pháp chính xác và hiệu quả trong nhiều ngành khác nhau.

Bất kỳ sơ đồ xương cá nào cũng có 3 thành phần chính:

• Vấn đề ở đầu cá

• Những thuộc tính hình thành nên chức năng then chốt như những chiếc xương bắt nguồn từ cột sống

• Các khu vực có vấn đề bên trong các thuộc tính là nguyên nhân tiềm ẩn gây ra vấn đề trong đầu.

Một ví dụ về ứng dụng sơ đồ xương cá sẽ là xương cá 4S điển hình được sử dụng trong sản xuất. Đại diện của 4S – hệ thống, môi trường xung quanh, kỹ năng và nhà cung cấp. Mỗi yếu tố ‘s’ được kèm theo các ‘xương’ liền kề thể hiện các vấn đề trong các thuộc tính này của quy trình sản xuất.

Dưới đây là ví dụ về sơ đồ xương cá 4S:

Tầm quan trọng và mục đích của biểu đồ xương cá

Sơ đồ xương cá thường được coi là một công cụ giải quyết vấn đề nhưng chúng cũng có thể hoạt động như một công cụ hỗ trợ trực quan tuyệt vời khi các vấn đề cần được giải thích và phối hợp với các nhóm lớn hơn.

Dưới đây là một số yếu tố khiến sơ đồ xương cá trở thành một công cụ kinh doanh quan trọng:

• Giải quyết vấn đề bằng hình ảnh: Tiện ích chính của sơ đồ xương cá xuất phát từ thực tế là nó mang tính trực quan chứ không phải là một danh sách hoặc bảng tính. Điều này cho phép người ta mở rộng sơ đồ thành nhiều thuộc tính và nguyên nhân gốc rễ nếu cần mà không bị choáng ngợp bởi số lượng lớn các vấn đề cơ bản. Hơn nữa, cách bố trí sơ đồ cho phép người ta kết hợp cả yếu tố bên trong và bên ngoài trong quá trình phân tích.

• Giải quyết vấn đề thực sự thay vì điều trị các triệu chứng: Thông thường, các buổi họp động não hoặc các cuộc họp của công ty có thể được dành để cố gắng giải quyết các triệu chứng của vấn đề, chẳng hạn như doanh số bán hàng thấp hơn hoặc tình trạng tiêu hao nhân viên mà không cố gắng tìm hiểu gốc rễ của vấn đề. Sơ đồ xương cá bắt đầu với mục tiêu cố gắng xác định nguyên nhân gốc rễ, đồng thời các triệu chứng cũng xuất hiện trong sơ đồ. Điều này cho phép phân tích tổng thể và giải quyết vấn đề, trong đó các triệu chứng không bị bỏ qua trong khi nhận thức được rằng cần phải xác định nguyên nhân gốc rễ để giải quyết vấn đề lớn hơn.

• Hỗ trợ trực quan dễ trình bày: Một trong những vấn đề chính khi cố gắng giải quyết vấn đề đã xác định được nguyên nhân gốc rễ – là giải thích cấu trúc phức tạp này cho các lãnh đạo công ty và nhận được sự hợp tác của họ. Bố cục sơ đồ xương cá là một công cụ trực quan thay thế tuyệt vời để hiển thị mức độ kết hợp của nhiều yếu tố góp phần gây ra vấn đề chính và cách giải quyết từng nguyên nhân gốc rễ này để giải quyết vấn đề chính.

Tìm hiểu thêm: 5 ứng dụng biểu đồ xương cá độc đáo

Sơ đồ xương cá

Biểu đồ xương cá sử dụng các danh mục hoặc nhánh để giúp tổ chức và phân loại các nguyên nhân tiềm ẩn góp phần gây ra vấn đề. Các danh mục này có thể khác nhau tùy thuộc vào vấn đề cụ thể mà bạn đang giải quyết, nhưng có một số danh mục phổ biến thường được sử dụng làm điểm bắt đầu. Những loại này bao gồm:

• Mọi người: Loại này bao gồm các yếu tố liên quan đến nguồn nhân lực, chẳng hạn như kỹ năng, đào tạo, kinh nghiệm, giao tiếp và động lực. Các vấn đề liên quan đến con người có thể liên quan đến việc đào tạo không đầy đủ, thiếu tinh thần đồng đội hoặc thiếu hụt kỹ năng cá nhân.

• Quá trình: Các yếu tố liên quan đến quy trình liên quan đến các bước, thủ tục và quy trình công việc liên quan đến một quy trình cụ thể. Hạng mục này xem xét các khía cạnh như trình tự các hoạt động, hướng dẫn công việc, sự kém hiệu quả của quy trình làm việc và các biến thể của quy trình.

• Thiết bị: Thiết bị bao gồm mọi công cụ vật lý, máy móc hoặc công nghệ được sử dụng trong một quy trình. Các sự cố thuộc loại này có thể liên quan đến trục trặc của thiết bị, công nghệ lỗi thời hoặc bảo trì không đúng cách.

• Nguyên vật liệu: Các nguyên nhân liên quan đến nguyên liệu giải quyết các vấn đề liên quan đến nguyên liệu, thành phần hoặc vật tư đầu vào được sử dụng trong một quy trình. Các vấn đề có thể phát sinh từ nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn, chất lượng không nhất quán hoặc kiểm soát hàng tồn kho không đầy đủ.

• Môi trường: Loại môi trường liên quan đến các điều kiện vật lý hoặc bên ngoài nơi quá trình xảy ra. Điều này có thể bao gồm các yếu tố như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và thiết kế không gian làm việc. Ví dụ, một không gian làm việc không thoải mái hoặc thiếu ánh sáng có thể ảnh hưởng đến năng suất.

• Đo đạc: Các yếu tố đo lường đề cập đến các số liệu, dữ liệu và chỉ số hiệu suất chính (KPI) được sử dụng để đánh giá quá trình hoặc kết quả. Các vấn đề trong danh mục này có thể bao gồm dữ liệu không chính xác, phương pháp thu thập dữ liệu không phù hợp hoặc số liệu không đầy đủ để đánh giá thành công.

• Phương pháp: Danh mục phương pháp đề cập đến các kỹ thuật, quy trình hoặc chiến lược cụ thể được sử dụng để thực hiện một quy trình. Các vấn đề liên quan đến phương pháp có thể liên quan đến kỹ thuật lỗi thời, thiếu quy trình vận hành tiêu chuẩn hoặc chiến lược không hiệu quả.

• Sự quản lý: Các nguyên nhân liên quan đến quản lý liên quan đến sự lãnh đạo và giám sát của tổ chức trong quá trình này. Các vấn đề có thể phát sinh từ việc ra quyết định kém, thiếu hỗ trợ hoặc phân bổ nguồn lực không đầy đủ.

• Chính sách: Chính sách đề cập đến các quy tắc, quy định và hướng dẫn chi phối quy trình hoặc tổ chức. Các vấn đề liên quan đến chính sách có thể liên quan đến các quy tắc xung đột, chính sách lỗi thời hoặc hướng dẫn quá hạn chế.

• Sự an toàn: Các vấn đề an toàn bao gồm các yếu tố liên quan đến an toàn thể chất của nhân viên, an toàn môi trường và an toàn của sản phẩm hoặc dịch vụ. Các vấn đề thuộc loại này có thể liên quan đến việc thiếu các biện pháp an toàn, đào tạo không đầy đủ hoặc vi phạm an toàn.

• Các nhà cung cấp: Nhà cung cấp là các đơn vị hoặc tổ chức bên ngoài cung cấp nguyên liệu, thành phần hoặc dịch vụ cần thiết cho quy trình. Các vấn đề có thể xuất phát từ nhà cung cấp không đáng tin cậy, giao hàng chậm hoặc chất lượng nguyên liệu được cung cấp không nhất quán.

• Công nghệ: Công nghệ bao gồm phần mềm, phần cứng và các công cụ kỹ thuật số được sử dụng trong một quy trình. Các sự cố có thể phát sinh do phần mềm không tương thích, lỗi phần mềm hoặc phần cứng lỗi thời, có thể được giải quyết thông qua các dịch vụ phát triển phần cứng thích hợp.

Các danh mục này đóng vai trò là điểm khởi đầu cho việc động não và sắp xếp các nguyên nhân tiềm ẩn nhưng chúng có thể được tùy chỉnh và mở rộng để phù hợp với vấn đề cụ thể mà bạn đang giải quyết. Mục tiêu là xác định tất cả các nguyên nhân có thể góp phần gây ra vấn đề, biến sơ đồ xương cá trở thành một công cụ có giá trị để phân tích nguyên nhân gốc rễ và giải quyết vấn đề.

Các loại biểu đồ xương cá

Mặc dù phương pháp cơ bản cho bất kỳ xương cá nào vẫn nhất quán, nhưng có một số loại nhất định được sử dụng rộng rãi và dùng làm mẫu tiêu chuẩn. Dưới đây là 4 loại sơ đồ xương cá chính thường được sử dụng hiện nay:

• Sơ đồ xương cá đơn giản

Một chiếc xương cá đơn giản chỉ được tạo thành từ 2 thuộc tính với nguyên nhân gắn liền với phần đầu chính tượng trưng cho vấn đề chính cần giải quyết. Sơ đồ này được sử dụng để giải quyết các vấn đề trong đó nguyên nhân có thể được nhóm thành hai thuộc tính. Ví dụ: trong khi cố gắng phân tích lưu lượng truy cập trang web, người ta có thể chọn chia chúng thành 2 kênh – nguồn tự nhiên và không tự nhiên.

• Sơ đồ xương cá 4S

Sơ đồ xương cá 4S (ví dụ ở trên) là một công cụ giải quyết vấn đề công nghiệp và sản xuất tiêu chuẩn, tuy nhiên, nó cũng có thể được sử dụng cho bất kỳ quy trình phát triển sản phẩm nào, bao gồm cả phát triển phần mềm. 4S của xương cá đại diện cho nhà cung cấp (hoặc đơn giản là nguồn đầu vào), kỹ năng, môi trường xung quanh (bất kỳ yếu tố xung quanh nào, bao gồm bất động sản hoặc không gian văn phòng) và hệ thống (bao gồm cả hệ thống máy tính). Ưu điểm của sơ đồ này là giới hạn thuộc tính ở 4 yếu tố đồng thời cố gắng nắm bắt rộng rãi tất cả thuộc tính chính, giúp tập trung vào các vấn đề cơ bản mà không mở rộng sang quá nhiều thuộc tính hoặc phòng ban.

• Sơ đồ xương cá 8P

Xương cá 8P là xương cá doanh nghiệp điển hình cho phép mở rộng thành 8 thuộc tính, cụ thể là – giá cả, sản phẩm, con người (nhân viên và cổ đông), địa điểm (hoặc nhà máy, trong trường hợp là nhà máy hoặc cửa hàng vật lý), khuyến mãi (tiếp thị), thủ tục , chính sách và quy trình.

• Sơ đồ xương cá 6M

Xương cá 6M là tiêu chuẩn chủ yếu được đặt ra cho sản xuất và hiếm khi được sử dụng ngoài phạm vi dự định của nó. 6 thuộc tính là con người (nguồn nhân lực), máy móc (bao gồm hệ thống máy tính và ngăn xếp phần mềm doanh nghiệp), thước đo (số liệu của công ty), vật liệu, phương pháp và bản chất (môi trường sản xuất và kinh doanh).

Dưới đây là ví dụ về sơ đồ xương cá 6M:

Cách sử dụng biểu đồ xương cá để thúc đẩy giải pháp

Dưới đây là ba ví dụ sâu sắc thể hiện các ứng dụng thực tế của chúng trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau.

Ví dụ 1. Sản xuất xuất sắc

Trong lĩnh vực sản xuất, sơ đồ xương cá là công cụ giải quyết các điểm nghẽn trong sản xuất. Ví dụ: hãy xem xét tình huống trong đó dây chuyền sản xuất đang gặp phải thời gian ngừng hoạt động không mong muốn. Bằng cách sử dụng sơ đồ Xương cá, các nhóm có thể khám phá một cách có hệ thống các yếu tố như trục trặc của thiết bị, sự kém hiệu quả của quy trình hoặc lỗi của con người, từ đó đưa ra các giải pháp mục tiêu và cải thiện hiệu quả hoạt động.

Ví dụ 2. Chẩn đoán chăm sóc sức khỏe

Trong chăm sóc sức khỏe, sơ đồ xương cá tỏ ra vô giá trong việc chẩn đoán và giải quyết các thách thức. Hãy lấy thời gian chờ đợi của bệnh nhân trong bệnh viện làm ví dụ. Bằng cách phân loại các nguyên nhân tiềm ẩn như vấn đề nhân sự, lập lịch trình thiếu hiệu quả hoặc khoảng cách trong giao tiếp, các chuyên gia chăm sóc sức khỏe có thể hợp lý hóa các quy trình và nâng cao trải nghiệm tổng thể của bệnh nhân.

Ví dụ 3. Rào cản phát triển phần mềm

Ngay cả trong lĩnh vực phát triển phần mềm, sơ đồ xương cá vẫn có chỗ đứng. Hãy tưởng tượng một dự án đang phải đối mặt với sự chậm trễ; Sơ đồ xương cá có thể phát hiện ra các nguyên nhân cơ bản, có thể là lỗi mã hóa, sự cố giao tiếp hoặc hạn chế về nguồn lực. Cách tiếp cận có phương pháp này cho phép các nhóm phát triển khắc phục vấn đề kịp thời và đảm bảo đáp ứng các mốc thời gian của dự án.

Tích hợp Sơ đồ xương cá vào Bộ công cụ của bạn

Bây giờ bạn đã thấy được tính linh hoạt của biểu đồ Xương cá thông qua các ví dụ này, hãy cân nhắc việc kết hợp chúng vào bộ công cụ giải quyết vấn đề của bạn. Cho dù bạn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, chăm sóc sức khỏe, phát triển phần mềm hay bất kỳ ngành nào khác, sơ đồ Xương cá đều cung cấp cách tiếp cận có cấu trúc và trực quan để xác định và giải quyết các thách thức trực tiếp.

Khám phá các khả năng và trao quyền cho nhóm của bạn bằng phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả này. Lần tới khi một vấn đề phức tạp phát sinh, hãy để sơ đồ Xương cá làm kim chỉ nam giúp bạn tìm ra nguyên nhân gốc rễ và đưa ra các giải pháp hiệu quả.

Tìm hiểu thêm: Sơ đồ Venn là gì?

Cách tạo biểu đồ xương cá: 4 bước chính

Sơ đồ xương cá có thể đi từ sơ đồ 2 thuộc tính đơn giản đến phức tạp như sơ đồ 8P hoặc thậm chí hơn thế nữa.

Dưới đây là các bước chính để đảm bảo sơ đồ xương cá thành công nhằm xác định và giải quyết các nguyên nhân và vấn đề gốc rễ:

• Xác định vấn đề chính cần giải quyết. Đây là vấn đề then chốt mà các thuộc tính sẽ được đặt ra để thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ.

• Tạo một đường thẳng và trên đầu đề cập đến vấn đề chính cần giải quyết. Ví dụ: điều này có thể là doanh số bán hàng giảm, sản lượng nhà máy thấp hơn, ngân sách hiệu quả hơn hoặc chất lượng sản phẩm kém.

• Bước tiếp theo là bố trí các vùng hoặc các bộ phận đóng góp, bố trí theo dạng nan hoa (hoặc các xương nâng đỡ) xuất phát từ vấn đề chính (cột sống). Trong khi đặt ra vấn đề chính, bạn có thể cụ thể hoặc khái quát, dựa trên số lượng thuộc tính mà bạn có thể quản lý một cách hợp lý. Lưu ý rằng đây là những lĩnh vực chứa các quy trình, con người hoặc nguồn lực có thể đã góp phần gây ra vấn đề chính của doanh nghiệp.

• Rút ra các vấn đề gốc trong các thuộc tính. Hãy trực tiếp nhất có thể vì không có nhánh nào sâu hơn để mở rộng để biết thêm chi tiết. Sự phân nhánh trong xương cá bắt đầu từ đường trung tâm và kết thúc bằng nguyên nhân gốc rễ với các thuộc tính ở giữa.

Top 5 phương pháp thực hành tốt nhất cho sơ đồ xương cá năm 2023

• Đạt được sự đồng thuận rộng rãi về vấn đề cốt lõi

Một trong những bước chuẩn bị sơ bộ quan trọng nhất cần thực hiện trước khi bạn vẽ dòng đầu tiên của sơ đồ xương – là đảm bảo rằng bạn có được sự đồng thuận rộng rãi về vấn đề cốt lõi cần giải quyết. Tùy thuộc vào mức độ và tác động, điều này có thể chỉ cần bao gồm người quản lý của bạn hoặc mở rộng sang quản lý cấp cao trên toàn công ty. Sự đồng thuận này sẽ đảm bảo rằng các khoản đầu tư phù hợp đang được thực hiện để giải quyết vấn đề cần được quan tâm ngay lập tức theo thứ tự ưu tiên.

• Liệt kê tất cả các thuộc tính có thể có ngay cả khi bạn rút gọn chúng sau này

Chúng ta đã tìm hiểu qua các loại xương cá, loại thấp nhất chỉ có 2 thuộc tính và cao nhất là 8 thuộc tính. Tuy nhiên, cách tốt nhất là đảm bảo rằng các thuộc tính xương cá tiềm năng được liệt kê mà không cần xem xét đến số lượng thuộc tính trong xương cá cuối cùng. Điều này đảm bảo rằng trong giai đoạn lập kế hoạch, tất cả các thuộc tính có thể có đều được đánh giá cho các vấn đề tiềm ẩn. Dựa trên sự hiểu biết, giờ đây người sáng tạo có thể cô đọng và nhóm các thuộc tính ở mức hợp lý có thể dựa trên các nguyên nhân dự kiến.

Đôi khi, có thể có quá nhiều nguyên nhân được liệt kê dưới một thuộc tính khi xương cá bắt đầu được rút ra. Tình huống này có thể được giải quyết tốt hơn bằng cách chia chúng thành nhiều thuộc tính hơn.

• Tham khảo ý kiến ​​của lãnh đạo và quản lý bộ phận để phân tích nguyên nhân

Khi nói đến các thuộc tính riêng lẻ, mỗi thuộc tính cần có sự tư vấn của chuyên gia để hiểu đầy đủ phạm vi và các vấn đề có thể phát sinh. Điều này có nghĩa là thảo luận vấn đề chính và các vấn đề cơ bản với lãnh đạo công ty/nhóm chịu trách nhiệm về các phòng ban hoặc nhóm đó. Thường thì họ có thể đưa ra các vấn đề cùng với các đề xuất để giải quyết chúng.

• Sự tham gia của tất cả các bên liên quan

Có khả năng vấn đề và/hoặc giải pháp sẽ ảnh hưởng đến các nhóm khác. Do đó, trong khi phân tích nguyên nhân gốc rễ, điều quan trọng là phải thu hút sự tham gia của tất cả các bên liên quan trong phạm vi khả thi. Tùy thuộc vào văn hóa công ty, các giải pháp có thể được ban quản lý phê duyệt và sau đó được truyền đạt cho các nhóm khác hoặc ban quản lý có thể yêu cầu các nhóm bị ảnh hưởng khác tham gia vào giai đoạn phân tích vấn đề.

• Mở rộng ra nhiều xương cá khi cần thiết

Có thể có những trường hợp khi các thuộc tính hoặc nguyên nhân cơ bản trở nên quá rộng để có thể trình bày dưới một sơ đồ xương cá. Tại thời điểm này, có lẽ nên sử dụng nhiều xương cá hơn là sử dụng cùng một sơ đồ.

Tìm hiểu thêm: Sơ đồ UML là gì?