Tự động hóa quy trình làm việc là gì? Định nghĩa, loại, ưu điểm, trường hợp sử dụng và ví dụ

Mục lục

Tự động hóa quy trình làm việc là gì?

Tự động hóa quy trình làm việc được định nghĩa là thiết kế, triển khai và tự động hóa các quy trình dựa trên các quy tắc quy trình công việc hiện có. Thông qua tự động hóa, các tác vụ, dữ liệu hoặc tệp của con người được định tuyến giữa con người hoặc máy tính theo các tiêu chuẩn kinh doanh được xác định trước.

Nó cải thiện các quy trình bằng cách thay thế các tác vụ thủ công bằng phần mềm tự động hóa tất cả hoặc một phần quy trình. Điều này được thực hiện thông qua phần mềm bao gồm chức năng mã ngắn, kéo và thả và giao diện người dùng thân thiện với người dùng.

Nếu bạn muốn tìm hiểu quy trình làm việc là gì, hãy đọc bài viết này. Bài viết này sẽ thảo luận về tự động hóa quy trình làm việc, các loại, ưu điểm, trường hợp sử dụng và cách xây dựng quy trình làm việc tự động bằng phần mềm.

Các loại tự động hóa quy trình làm việc

Có hai loại tự động hóa quy trình làm việc, quy trình làm việc của Quy trình kinh doanh và quy trình làm việc của Quy trình robot.

Tự động hóa quy trình kinh doanh

Phương pháp quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là cách các công ty xây dựng hoạt động để phục vụ người tiêu dùng của họ một cách tốt nhất. Nó thúc đẩy quy trình công việc của quy trình kinh doanh hướng tới hiệu quả cao hơn để đạt được các mục tiêu kinh doanh quan trọng.

Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc tự động hóa quy trình công việc của quy trình kinh doanh để tối ưu hóa các hoạt động được thực hiện thủ công trước đó. Ví dụ: các tính năng Tự động điền và Macro trong Excel là những phiên bản đầu tiên của tự động hóa quy trình.

Tự động hóa quy trình bằng robot

Ngày nay, có phần mềm tự động hóa các quy trình bằng robot (được gọi là tự động hóa quy trình bằng robot hoặc RPA). Được thiết kế để robot thực hiện công việc tương tự như con người.

Bot có thể phát hiện và đề xuất thông tin phù hợp nhất để giải quyết các vấn đề xử lý. Họ cũng có thể hỗ trợ giải đáp thắc mắc của bộ phận trợ giúp, xác thực đăng nhập và xử lý các vấn đề. Hơn nữa, họ cũng có thể làm việc cùng với CNTT và các lĩnh vực khác để hỗ trợ các quy trình hành chính.

Tự động hóa quy trình làm việc là tên kỹ thuật cho những gì đã được áp dụng hàng trăm năm. Trong cuộc Cách mạng Công nghiệp, dây chuyền lắp ráp, sản xuất và nông nghiệp là những ngành đầu tiên sử dụng quy trình RPA. Tuy nhiên, những thứ này dựa trên máy chứ không phải dựa trên phần mềm.

Tại sao tự động hóa quy trình làm việc được sử dụng?

Bằng cách tự động hóa quy trình công việc, bạn có thể cải thiện đáng kể các hoạt động chủ yếu do con người xử lý thủ công. Tự động hóa quy trình làm việc dẫn đến sự gia tăng những điều sau:

• Hiệu quả

• Năng suất

• Sự chính xác

• Trách nhiệm giải trình

• Mức độ hài lòng với công việc

Tìm hiểu thêm: Công cụ quy trình làm việc là gì?

Các trường hợp sử dụng tự động hóa quy trình làm việc

Hầu hết các quy trình công việc đều có thể được hưởng lợi từ tự động hóa. Ví dụ: bạn có thể thiết lập và tự động hóa các thủ tục phê duyệt của tất cả các thành viên trong nhóm hoặc giấy tờ giới thiệu nhân viên cho bộ phận nhân sự.

Bạn có thể tìm thấy phần mềm tự động hóa quy trình làm việc trong hầu hết các lĩnh vực công nghiệp:

Chế tạo

Tự động hóa quy trình làm việc đã thay đổi bối cảnh sản xuất. Nó điều chỉnh những thay đổi trong cơ cấu nguồn cung và công ty. Sản xuất có thể tự động hóa các yêu cầu mua hàng, trao đổi quản lý hợp đồng và các dự án phát triển sản phẩm đưa ra thị trường.

Nó loại bỏ sự dư thừa, giảm các vấn đề về kiểm soát chất lượng và giảm việc mua sắm, ngân sách, phê duyệt chuỗi cung ứng và thời gian chu kỳ.

Tài chính

Tự động hóa cải thiện tính nhất quán trong thanh toán, giảm nghĩa vụ tuân thủ và cho phép dự báo và thu doanh thu có độ chính xác cao hơn.

Tiếp thị

Quy trình hoạt động tiếp thị (MOPS) sử dụng tự động hóa quy trình làm việc cho các chiến dịch tiếp thị, kênh liên lạc với khách hàng, giám sát KPI và phân tích thị trường.

Việc bán hàng

Quản lý quy trình làm việc cũng là một tính năng của phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Nó hợp lý hóa dịch vụ khách hàng, điền biểu mẫu và hợp tác giữa các phòng ban. Ví dụ: CRM có thể tự động hóa cảnh báo luồng phê duyệt và cập nhật bảng điều khiển nội bộ khi khách hàng hoàn thành một hành động cụ thể, chẳng hạn như ký tài liệu hoặc nhập thông tin.

Quản lý hệ thống

CNTT dưới dạng dịch vụ (ITaaS) là mô hình phần mềm cung cấp các dịch vụ đám mây được quản lý cho doanh nghiệp và bao gồm lập trình quy trình làm việc.

Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc thực hiện các điều khiển tập trung để định cấu hình, triển khai và quản lý mạng công ty.

Hoạt động CNTT

Tự động hóa quy trình làm việc hỗ trợ việc quản lý người dùng mạng ở nhiều bộ phận, chẳng hạn như nhóm bán hàng, tài chính, pháp lý và hành chính. Tự động hóa này có lợi cho các hoạt động mạng nội bộ.

Cách tự động hóa quy trình làm việc của bạn

Sau đây là năm bước liên quan đến việc thực hiện kế hoạch tự động hóa quy trình làm việc

Xác định một quá trình lặp đi lặp lại

Đầu tiên, hãy tìm ra một quy trình lặp đi lặp lại và thủ công trong doanh nghiệp của bạn. Sau đó, hãy thu hút sự tham gia của các nhân viên chịu trách nhiệm vận hành và xem xét ý kiến ​​đóng góp của họ.

Xác định mục tiêu

Sau đó, hãy trình bày rõ ràng lợi ích mà bạn mong muốn từ việc tự động hóa một nhiệm vụ cụ thể và truyền đạt nó với những nhân viên chịu trách nhiệm. Ví dụ: mục tiêu của bạn có thể là – Tăng ROI, cải thiện thời gian chu kỳ và nâng cao hiệu quả của nhóm.

Huấn luyện đội

Phần quan trọng nhất của mọi sáng kiến ​​là việc thực hiện thành công. Tương tự, sự thành công của tự động hóa quy trình làm việc phụ thuộc vào sự đào tạo và sự sẵn lòng của nhân viên phụ trách quản lý nó. Do đó, hãy khuyến khích phản hồi của họ một cách rõ ràng, đồng thời truyền đạt các mục tiêu và lợi ích cho chủ sở hữu quy trình.

Thiết kế quy trình làm việc

Xây dựng quy trình trong công cụ quản lý quy trình làm việc. Tạo biểu mẫu, xác định quy trình làm việc cũng như gán quyền và quy tắc cho từng bước và các bên liên quan.

Đo lường KPI và ROI

Cuối cùng, điều cần thiết là phải đánh giá các số liệu sau khi thực hiện và so sánh chúng với kết quả trong quá khứ. Phân tích này sẽ giúp xác định xem bạn có đạt được mục tiêu của mình hay không.

Tìm hiểu thêm: Quy trình quy trình làm việc là gì?

Cách tự động hóa quy trình làm việc bằng phần mềm tự động hóa quy trình làm việc

Để tự động hóa quy trình làm việc của bạn, bạn phải tìm ra quy trình làm việc. Việc tạo quy trình làm việc thật đơn giản khi bạn hiểu rõ hơn cách sử dụng bảng trắng trực tuyến. Chúng là những công cụ tuyệt vời để tạo sơ đồ quy trình làm việc vì chúng cho phép bạn kết hợp toàn bộ nhóm của mình và thúc đẩy môi trường cộng tác.

Việc tự động hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp bạn không hề phức tạp. Trên thực tế, Bạn có thể tự động hóa các quy trình làm việc, lập kế hoạch và xây dựng chúng bằng đồ họa để bắt chước hoặc cải thiện các quy trình hiện tại. sử dụng giao diện kéo và thả để thêm và sắp xếp các tác vụ.

Quá trình này được hiển thị tĩnh và được đánh giá bởi tất cả các bên liên quan về độ chính xác. Sau khi thiết kế tĩnh hoàn tất, quá trình phát triển quy trình thực tế, bao gồm các biểu mẫu, nhiệm vụ, người nhận và cảnh báo/thông báo sẽ bắt đầu.

Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc

Phần mềm tốt nhất để tự động hóa quy trình làm việc của bạn bao gồm Process Maker, Integrify, Kissflow, Flokzu, Comindware Tracker và Nintex. Thông thường, các công cụ quản lý quy trình kinh doanh (BPM) hoặc gói phần mềm rộng hơn, chẳng hạn như tự động hóa tiếp thị hoặc CRM sẽ bao gồm phần mềm tự động hóa quy trình làm việc.

Endnote

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu cách tự động hóa quy trình công việc có thể trở thành một công cụ cực kỳ hiệu quả để cải thiện hiệu quả kinh doanh tổng thể của bạn. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về bảng trắng trực tuyến, hãy xem Bảng trắng IdeaScale .