Hiệu quả tại nơi làm việc là một lĩnh vực mà mọi doanh nghiệp đều cố gắng giải quyết theo cách riêng của mình. Với số lượng không gian làm việc chuyển sang hình thức trực tuyến hoặc kết hợp ngày càng tăng, việc đảm bảo hiệu quả tại nơi làm việc trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Đối với các nhóm ở khắp mọi nơi, việc thiết lập quy trình làm việc có thể là phần còn thiếu để tăng hiệu quả.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xác định quy trình làm việc, nói về một số lợi ích lớn nhất của quy trình và giải thích lý do tại sao việc sử dụng bảng trắng trực tuyến để tạo và giám sát quy trình làm việc giúp cải thiện hiệu quả tổng thể của nhóm.
Quy trình quy trình làm việc là gì?
Quy trình công việc được định nghĩa là một sơ đồ trực quan hướng dẫn các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành mục tiêu kinh doanh. Hầu hết các quy trình làm việc sẽ là một chuỗi nhiệm vụ tuyến tính kết thúc bằng một kết quả mong muốn cụ thể. Điều này có thể là hoàn thành một dự án, đưa ra đề xuất hoặc khởi động lại quy trình làm việc. Theo truyền thống, trình tự của quy trình công việc được xác định trước và vạch ra các bước của nhiệm vụ trước khi tạo. Điều này làm cho quy trình làm việc trở nên hữu ích khi quản lý các chuyển động lặp đi lặp lại hoặc các chu kỳ giao tiếp luôn tuân theo cùng một khuôn mẫu.
Rất có thể nhóm của bạn đã thiết lập sẵn nhiều quy trình công việc, cho dù đó là phản hồi yêu cầu của khách hàng, khắc phục sự cố hay bắt đầu chạy nước rút sản phẩm mới. Tất cả các dự án này và nhiều dự án khác đòi hỏi phải hoàn thành một tiến trình nhất định của các nhiệm vụ và đây thực chất là một quy trình làm việc không chính thức. Mỗi thành phần của quy trình công việc đều đang chạy ngầm nhưng điều quan trọng là phải ghi lại chúng trong sơ đồ quy trình công việc để hiểu rõ hơn và cải thiện chúng.
Hầu hết mọi người đều hiểu ý tưởng về quy trình làm việc, nhưng quy trình làm việc có vẻ hơi mơ hồ và có thể không có nhiều ý nghĩa. Quy trình làm việc xem xét các bước riêng lẻ cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ và quy trình là tổng hợp và luồng các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành mục tiêu. Điều này có nghĩa là chúng đề cập đến các quy trình tương tự nhưng ở quy mô khác nhau. Mọi người thường nhóm các thuật ngữ thành “quy trình công việc” vì nó đi kèm với tất cả các trường hợp sử dụng khác nhau có thể liên quan đến hai thuật ngữ này. Nếu bạn quan tâm đến sự khác biệt giữa hai thuật ngữ này, chúng tôi sẽ đề cập đến nó ở cuối bài viết này.
Sơ đồ quy trình công việc giống như một sơ đồ, thực hiện kích hoạt ban đầu và đi theo nhiều đường dẫn để đạt được mục tiêu cuối cùng. Dưới đây là một ví dụ ngắn gọn về quy trình làm việc đơn giản có thể trông như thế nào.
Biết rằng quy trình làm việc là hữu ích nhất trong việc lập sơ đồ một loạt các nhiệm vụ hoặc bước có thể dự đoán được, thật dễ hiểu nó có thể tác động như thế nào đến tự động hóa doanh nghiệp. Quy trình làm việc thiết kế một trình tự có thể được tự động hóa và tuân theo để tăng hiệu quả của các nhóm chịu trách nhiệm thực hiện theo các trình tự này trước đây theo cách thủ công. Tự động hóa kinh doanh rất hữu ích trong các tình huống trong đó thông tin, nhiệm vụ hoặc hiện vật được truyền từ người này sang người khác theo trình tự có thể lặp lại và được ghi lại.
Tại sao quy trình làm việc lại quan trọng?
Đôi khi các nhóm có thể bị mắc kẹt trong những lối mòn không hiệu quả và sẽ khó thay đổi cách họ tiếp cận dự án. Việc thay đổi cách tiếp cận đòi hỏi các nhóm phải rời xa con đường mà họ luôn cho là hiệu quả nhất để theo đuổi thứ gì đó có thể mở ra một cấp độ hiệu quả mới. Tạo quy trình làm việc là cơ hội tốt để thoát ra khỏi các mô hình kém hiệu quả và sử dụng chiến lược cộng tác mới. Để thể hiện rõ hơn tầm quan trọng của quy trình công việc, dưới đây là một số lợi ích lớn nhất của việc triển khai quy trình công việc.
Cải thiện hiệu quả của nhóm
Các nhóm sẽ luôn hoạt động hiệu quả hơn nếu họ chia sẻ một bộ thông tin chung và có thể làm việc dựa trên một bộ giả định chung. Khi bạn không có quy trình làm việc được sơ đồ hóa để tạo ra kiến thức được chia sẻ này, rất có thể bạn sẽ gặp phải sự hiểu lầm và sự cố về hợp tác.
Bằng cách lập sơ đồ sắp xếp các nhiệm vụ trong dự án của mình, bạn có thể đảm bảo rằng có kế hoạch chi tiết về cách mọi người sẽ giải quyết vấn đề trong tương lai. Bạn không chỉ có thể đảm bảo kế hoạch chi tiết này được tuân thủ mà còn có thể đảm bảo rằng kế hoạch chi tiết bao gồm đúng thứ tự của mọi người, quản lý nhiệm vụ hiệu quả nhất và bạn có thể chỉ định khung thời gian cho từng mục.
Việc chính thức hóa quy trình làm việc sẽ giúp mọi người hiểu được vai trò của họ trong quy trình và điều này sẽ cho phép mọi người làm việc hiệu quả hơn với nhau.
Loại bỏ sự dư thừa
Một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến sự kém hiệu quả trong nhóm là công việc dư thừa. Khi mọi người làm cùng một việc hoặc bỏ qua nhiệm vụ của mình vì họ nghĩ rằng người khác đang làm việc đó thì sẽ lãng phí rất nhiều thời gian và công sức. Sự dư thừa này có thể được loại bỏ bằng cách sử dụng quy trình làm việc.
Khi tạo quy trình làm việc, một trong những chi tiết quan trọng nhất là lập sơ đồ từng bước với từng cá nhân/vai trò cụ thể. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo nhiệm vụ cho những người cụ thể và loại bỏ hoàn toàn mọi khả năng gây ra sự hiểu lầm và thông tin sai lệch.
Bạn không chỉ có thể loại bỏ thông tin sai lệch mà còn có thể loại bỏ sự dư thừa của các nhiệm vụ. Khi cộng tác trực quan trong quy trình làm việc, bạn sẽ gặp phải các mục mà khi trực quan hóa có vẻ khá không cần thiết. Lập sơ đồ quy trình công việc giúp bộc lộ sự dư thừa và chồng chéo.
Trừ khi bạn thêm yếu tố trực quan vào quy trình làm việc của mình, sẽ rất khó hiểu một số nhiệm vụ không cần thiết như thế nào. Bằng cách cập nhật quy trình làm việc của bạn lên giao diện trực quan, bạn có thể loại bỏ sự dư thừa trong quy trình làm việc.
Tăng sự liên kết của nhóm
Việc liên kết nhóm là rất quan trọng để hoạt động như một nhóm thành công và việc sắp xếp nhóm của bạn trở nên dễ dàng hơn nhiều khi họ chia sẻ giao diện trực quan.
Tạo quy trình làm việc cho phép mọi thành viên trong nhóm xem và cộng tác trên cùng một tài liệu. Sự hợp tác này có nghĩa là họ hiểu rõ hơn không chỉ nhiệm vụ của mình mà cả nhiệm vụ của mọi người xung quanh.
Cảm giác hiểu biết lẫn nhau này thúc đẩy sự liên kết trong nhóm và sẽ giúp mọi người làm việc cùng nhau hiệu quả hơn.
Tạo phản hồi nhanh chóng của nhóm
Bởi vì các quy trình làm việc được thực hiện trực tuyến và có thể được cộng tác nên chúng có thể được thao tác và điều chỉnh rất dễ dàng. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo quy trình làm việc linh hoạt và đáp ứng với những thay đổi của môi trường, điều chưa từng có trước bảng trắng trực tuyến.
Việc có một quy trình làm việc có khả năng thích ứng có nghĩa là mọi người có thể dễ dàng thay đổi cách tiếp cận giải quyết vấn đề tùy theo nhu cầu của nhóm. Khả năng thích ứng này tạo ra phản ứng nhanh chóng của nhóm, không chỉ đối với những tình huống đang thay đổi mà cả những tình huống hiện tại.
Khi mọi người hiểu rõ vai trò của mình và biết mình phù hợp ở đâu trong quy trình làm việc, thời gian giữa các nhiệm vụ sẽ được giảm thiểu và toàn bộ chuỗi có thể được sắp xếp hợp lý. Thông qua việc ủy quyền nhóm, mọi người có thể tìm ra giải pháp hiệu quả nhất và tạo ra một môi trường cho phép nhóm phản ứng nhanh chóng.
Việc lập bản đồ quy trình công việc không chỉ giúp tăng thời gian phản hồi của nhân viên mà còn có thể chỉ ra các khu vực có thể được tự động hóa. Ví dụ: có thể thông qua việc lập sơ đồ, bạn sẽ thấy các khu vực phản hồi của khách hàng có thể được tự động hóa bằng email phản hồi. Đây chỉ là một ví dụ về lộ trình tự động hóa vấn đề được thể hiện bằng cách tạo quy trình xử lý công việc.
Tìm hiểu thêm: Công cụ quy trình làm việc là gì?
3 mẫu quy trình công việc hữu ích
Việc hiểu cách lập sơ đồ quy trình công việc phụ thuộc rất lớn vào quy trình làm việc mà bạn đang lập bản đồ và cấu trúc nào phù hợp nhất với quy trình đó. Một số người sẽ thích hệ thống tổ chức dựa trên nhiệm vụ, trong khi những người khác sẽ yêu cầu một hệ thống tuyến tính hơn. Dưới đây là ba mẫu quy trình công việc giúp trực quan hóa cách tạo và triển khai quy trình công việc.
Ma trận RACI
Ma trận RACI là biểu đồ phân công trách nhiệm nhằm xác định và ghi lại các nhiệm vụ, các mốc quan trọng và các quyết định quan trọng cần thiết để hoàn thành một dự án. Đây là một biểu đồ toàn diện nêu chi tiết ai chịu trách nhiệm cho mọi nhiệm vụ trong một lần chạy nước rút nhất định và giúp bạn dễ dàng xác định vai trò và trách nhiệm của dự án.
Trong quy trình làm việc, sự hiểu biết là tất cả và ma trận RACI là một cách tuyệt vời để phát triển sự hiểu biết sâu sắc về vai trò của dự án với toàn bộ nhóm. Có nhiều lựa chọn thay thế cho ma trận RACI, điều này cũng có thể hữu ích.
Sơ đồ
Mặc dù ma trận RACI giúp phân tích ai chịu trách nhiệm về những gì trong biểu đồ toàn diện, nhưng sơ đồ sẽ trình bày chi tiết các hành động và trách nhiệm định hướng tốt hơn. Lưu đồ rất hữu ích trong việc ghi lại chuỗi hành động và khám phá nhiều lộ trình hoàn thành. Tạo sơ đồ sẽ là một lựa chọn tốt nếu quy trình làm việc của bạn có chức năng từng bước lặp đi lặp lại theo chu kỳ và có thể được hiển thị trong một quy trình nhất quán.
Sơ đồ tư duy
Nếu quy trình của bạn không phải là một chức năng từng bước đơn giản nhưng bạn vẫn muốn có tùy chọn trực quan hóa thì việc tạo bản đồ tư duy là một lựa chọn phù hợp cho bạn. Bản đồ tư duy có thể lập sơ đồ các trình tự theo cách tương tự như sơ đồ nhưng mở rộng ra ngoài thay vì chảy xuống, nghĩa là bạn có thể tạo nhiều nhánh thông tin riêng biệt. Điều này giúp trực quan hóa có thể thực hiện được đối với những nhóm không có luồng nhiệm vụ theo quy trình nghiêm ngặt trong quy trình làm việc của họ. Bản đồ tư duy chiếm nhiều bước khác nhau hơn trong quy trình làm việc, khiến chúng trở thành một lựa chọn có giá trị cho nhiều nhóm.
Tìm hiểu thêm: Tự động hóa quy trình làm việc
Quy trình làm việc và quy trình: Sự khác biệt là gì?
Nếu bạn cần hiểu sâu hơn về quy trình công việc là gì, việc phân biệt thuật ngữ quy trình làm việc và quy trình có thể hữu ích. Khi đứng riêng lẻ, hai điều này có ý nghĩa hơi khác nhau và việc phân tích sự khác biệt của chúng có thể giúp làm rõ một số sắc thái quan trọng trong kế hoạch của bạn.
Luồng công việc và quy trình là những chiến lược tương tự để đạt được mục tiêu nhưng có phạm vi hơi khác nhau. Luồng công việc là một cách tiếp cận theo định hướng nhiệm vụ, nghĩa là nó tập trung vào chuỗi nhiệm vụ có thể hoàn thành để hoàn thành một dự án. Một quy trình hướng tới mục tiêu và thường tập trung vào các mục tiêu chiến lược của dự án và cách bạn có thể đạt được chúng một cách hiệu quả nhất.
Khi kết hợp, hai quy trình sẽ tạo điều kiện cho sự hiểu biết toàn diện về dự án và cung cấp cả quan điểm chiến lược và chi tiết về việc tìm kiếm thành công.
Cách tích hợp bảng trắng trực tuyến
Rất có thể bạn đã có nhiều quy trình công việc khác nhau đang hoạt động tại nơi làm việc của mình và việc xác định những quy trình này là một cách tuyệt vời để bắt đầu tối ưu hóa chúng. Bước đầu tiên có thể là xem xét các vấn đề chung mà nhóm của bạn giải quyết, sau đó viết ra các bước thực hiện để hoàn thành mục tiêu của mình. Sau khi thực hiện việc này, bạn có thể bắt đầu tạo quy trình làm việc của mình.
Tạo quy trình làm việc là một điều thực sự dễ dàng thực hiện khi bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng bảng trắng trực tuyến. Bảng trắng trực tuyến cho phép bạn và nhóm của bạn cộng tác để tạo sơ đồ này cũng như các mẫu khác và lưu chúng vào một không gian có thể truy cập vĩnh viễn. Chúng là công cụ tốt nhất để tạo các sơ đồ này và kết hợp toàn bộ nhóm của bạn nhằm thúc đẩy môi trường cộng tác và liên kết.
Phần kết luận
Hy vọng rằng hướng dẫn này đã giúp bạn hiểu được cách sử dụng quy trình làm việc có thể trở thành một công cụ vô cùng hiệu quả để nâng cao hiệu quả nhóm của bạn. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách cải thiện hiệu quả của mình thông qua quản lý tác vụ, hãy nhớ xem Fresco.
