Quy trình làm việc là gì?
Luồng công việc được định nghĩa là tổ chức có hệ thống các nguồn lực để xây dựng các quy trình biến đổi vật liệu, cung cấp dịch vụ hoặc xử lý thông tin. Về cơ bản, Đó là một chuỗi các hoạt động được thực hiện bởi một người, một tổ chức nhân viên hoặc một hoặc nhiều cơ chế đơn giản hoặc phức tạp.
Quy trình làm việc diễn ra trên mọi ngành công nghiệp. Chúng là những khối xây dựng của mọi doanh nghiệp, kết hợp với các bộ phận khác trong cấu trúc của tổ chức, chẳng hạn như công nghệ thông tin, nhóm, dự án và hệ thống phân cấp.
Bài viết này sẽ xác định quy trình làm việc, giải thích các thành phần và loại của nó, đồng thời trình bày cách sử dụng bảng trắng trực tuyến để tạo và giám sát quy trình làm việc giúp cải thiện hiệu quả tổng thể của nhóm.
Ba thành phần cơ bản của quy trình làm việc
Mỗi quy trình làm việc đều có ba thành phần cơ bản. Đây là những thành phần cơ bản không thay đổi, bất kể loại quy trình công việc. Trên thực tế, mọi giai đoạn trong quy trình làm việc đều thuộc một trong các thành phần sau:
- Đầu vào: Đầu vào là thành phần đầu tiên của bất kỳ quy trình công việc nào. Đây là tài nguyên hoàn thành hoặc bắt đầu một giai đoạn quy trình làm việc.
- Chuyển đổi: Hướng hoặc quy tắc mà đầu vào được nhận và điều gì xảy ra khi nhận được nó được gọi là chuyển đổi.
- Đầu ra: Đầu ra là sản phẩm cuối cùng hoặc sản phẩm có thể phân phối của một quy trình làm việc. Đó là kết quả của sự chuyển đổi. Đầu ra cũng có thể hoạt động như đầu vào cho bước tiếp theo trong quy trình làm việc.
Tất cả các quy trình xử lý công việc có thể được đơn giản hóa thành ba thành phần này ngay cả ở cấp độ cao hơn. Trên thực tế, hầu hết các quy trình đều có sự kết hợp của một số đầu vào, biến đổi và đầu ra.
Bốn thành phần chính tạo thành một phần chính của quy trình làm việc. Đây là các tác nhân, hoạt động, kết quả và trạng thái.
- Tác nhân là người hoặc máy chịu trách nhiệm thực hiện công việc.
- Hoạt động là các nhiệm vụ hoặc quy trình kinh doanh được thực hiện. Chúng đại diện cho một bước hợp lý duy nhất trong quy trình.
- Kết quả là kết quả của từng bước.
- Trạng thái xảy ra khi một dự án nằm giữa các tiến trình. Để đảm bảo rằng các tiến trình diễn ra theo trình tự đã chỉ định, điều khiển luồng được sử dụng.
Việc ghi lại quy trình làm việc là điều cần thiết đối với các nhà quản lý dự án, các chuyên gia và các học giả vì nó cung cấp lộ trình cho tương lai, thúc đẩy tính minh bạch và khả năng tái tạo cũng như cho phép phân tích dữ liệu. Các chuyên gia trong lĩnh vực này khuyên bạn nên ghi lại cẩn thận cách đánh giá và chuyển đổi dữ liệu.
Ba loại quy trình công việc
Có ba loại quy trình làm việc mà bạn có thể sử dụng cho doanh nghiệp của mình. Mỗi cái đều có ưu điểm tùy theo trường hợp sử dụng.
- Quy trình công việc: Quy trình công việc được sử dụng phổ biến nhất trong doanh nghiệp là Quy trình công việc. Chúng phù hợp nhất khi chuỗi nhiệm vụ có hệ thống và có thể dự đoán được. Một số ví dụ về quy trình công việc bao gồm đơn đặt hàng, nhân viên tham gia, phê duyệt hóa đơn và yêu cầu nghỉ phép.
- Quy trình công việc của trường hợp: Quy trình công việc của trường hợp trái ngược với quy trình công việc của quy trình vì chúng không có đường dẫn có hệ thống hoặc có thể dự đoán được. Họ không lên kế hoạch trước và không có giải pháp rõ ràng ngay từ đầu. Giải pháp sẽ tự bộc lộ khi bạn thu thập thêm dữ liệu thông qua điều tra—ví dụ: yêu cầu bảo hiểm hoặc kiểm tra tài sản.
- Quy trình làm việc của dự án: Quy trình làm việc của dự án phù hợp với các dự án có nhiều biến số và nhiều bên liên quan. Các dự án này, chẳng hạn như thiết kế và ra mắt trang web, tuân theo một cách tiếp cận xác định nhưng linh hoạt. Mặc dù các sản phẩm bàn giao của dự án có thể được chỉ định nhưng quy trình làm việc của dự án thường là các trường hợp sử dụng một lần.
Ví dụ về quy trình làm việc
Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét một số ví dụ phổ biến về quy trình công việc ở mọi doanh nghiệp.
- Đơn đặt hàng
Một lệnh bán hàng là một bộ phận quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Thông thường, quy trình đặt hàng bao gồm các giai đoạn sau: nhân viên bán hàng tạo đơn hàng, khách hàng nhận hóa đơn, khách hàng thanh toán hóa đơn và cuối cùng, bộ phận thực hiện giao đơn hàng.
- Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng rất cần thiết để doanh nghiệp quản lý chi tiêu tổng thể của họ. Chúng giúp đảm bảo rằng bạn và nhà cung cấp của bạn có cùng quan điểm. Quy trình làm việc của Đơn đặt hàng thường trông như thế này:
– Đầu tiên, việc mua sắm tạo PO, người quản lý phê duyệt, PO gửi cho nhà cung cấp,
– Sau đó, hàng hóa hoặc dịch vụ được nhận
– Nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp và được ủy quyền
– Cuối cùng là thanh toán cho nhà cung cấp.
- Giới thiệu thành viên nhóm
Các ngành khác nhau như lĩnh vực ngân hàng và bảo hiểm sử dụng quy trình làm việc để giới thiệu nhân viên và xử lý khoản vay. Sau khi nộp đơn, một chuỗi các nhiệm vụ tuần tự như xác minh danh tính khách hàng, tiết lộ bảng sao kê, phê duyệt tín dụng và ký hợp đồng sẽ bắt đầu. Hơn nữa, tất cả các hồ sơ giao dịch này đều được ghi lại và lưu lại cho mục đích kiểm toán.
- Thương mại điện tử
Gửi đơn đặt hàng là một quy trình thương mại điện tử tiêu chuẩn. Người tiêu dùng đặt hàng, nhập thông tin thanh toán, hoàn tất giao dịch và nhận tiền. Sau khi nhận được đơn đặt hàng, (các) mặt hàng sẽ được lấy từ kho, đóng gói thành bưu kiện và gửi đến người tiêu dùng.
Ưu điểm của việc sử dụng quy trình làm việc
Quy trình làm việc là cơ hội tuyệt vời để thoát khỏi tinh thần làm việc nhóm kém hiệu quả và sử dụng chiến lược cộng tác mới. Sau đây là một số lý do khiến quy trình công việc trở nên cần thiết và thuận lợi để triển khai.
- Tăng năng suất
Bằng cách xây dựng sơ đồ quy trình làm việc, bạn có thể đưa ra kế hoạch chi tiết để nhóm của mình tuân theo khi giải quyết vấn đề trong tương lai.
Các nhóm luôn hoạt động hiệu quả hơn khi họ chia sẻ những kiến thức và giả định chung. Sự cố về thông tin sai lệch và cộng tác xảy ra thường xuyên hơn nhiều khi bạn không có quy trình làm việc được lập sơ đồ.
- Thời gian chu kỳ nhanh hơn
Bằng cách lập kế hoạch cho quy trình làm việc và xác định một nhóm hoạt động, bạn có thể xác định các điểm nghẽn hiện có và loại bỏ chúng. Điều này dẫn đến quy trình làm việc được tối ưu hóa với thời gian chu kỳ nhanh hơn.
- Giam gia
Cấu hình quy trình làm việc tăng hiệu quả, giảm giấy tờ và cải thiện hiệu quả của nhân viên. Những cải tiến này dẫn đến tổng chi phí hoạt động thấp hơn.
- Giảm sự thiếu chính xác
Quy trình làm việc được chuẩn hóa và tự động giúp giảm nguy cơ xảy ra lỗi. Quy trình công việc được tiêu chuẩn hóa cũng tạo ra kết quả đầu ra nhất quán hơn, mang lại kết quả nhất quán và hiệu quả.
- Doanh thu tăng
Quy trình làm việc hiệu quả có thể hỗ trợ các công ty cung cấp trải nghiệm khách hàng có ý thức và hiệu quả hơn, dẫn đến sự trung thành của khách hàng và thu hút khách hàng mới, dẫn đến tăng doanh thu tổng thể.
- Văn hóa công ty tốt hơn
Quy trình làm việc khuyến khích sự độc lập và trách nhiệm. Nhân viên lập kế hoạch và thiết kế mọi giai đoạn trong công việc để hỗ trợ họ thành công, từ đó dẫn đến thành công chung. Sự tin cậy, độc lập và trách nhiệm giải trình là những trụ cột của văn hóa công ty vững mạnh.
Hệ thống quản lý quy trình làm việc là gì?
Hệ thống quản lý quy trình làm việc là phần mềm hướng tới tự động hóa quy trình kinh doanh. Họ có cơ sở hạ tầng cần thiết để sắp xếp, theo dõi, kiểm soát và điều phối quy trình công việc.
Hệ thống quản lý quy trình làm việc có chức năng chi tiết vì nó cho phép người dùng xác định quy trình công việc dựa trên các đặc điểm khác nhau. Phần mềm sử dụng những đặc điểm này để phân tích và đưa ra đề xuất cải tiến.
Ngoài ra, hệ thống quản lý quy trình làm việc còn có các khả năng sau:
- Định tuyến tự động
- Xử lý tự động
- Kết hợp nhiều hệ thống và quy trình thành một cấu trúc gắn kết
- Tích hợp với cơ sở hạ tầng hiện có
- Tổ chức sản phẩm từ các nguồn khác nhau
- Thông báo và cung cấp dữ liệu cần thiết để hoàn thành bước của họ
- Cung cấp thông tin tiếp theo cho các quy trình chưa hoàn thành
Hệ thống quản lý quy trình công việc có khả năng tạo ra ba loại quy trình công việc khác nhau. Đây là các quy trình công việc tuần tự, máy trạng thái và theo quy tắc. Các trường hợp sử dụng của chúng phụ thuộc hoàn toàn vào nhu cầu của quy trình làm việc.
- Quy trình làm việc tuần tự, giống như biểu đồ luồng, có tính tuyến tính và lũy tiến. Quy trình công việc này chuyển từ hoạt động hoặc quy trình này sang hoạt động hoặc quy trình tiếp theo mà không dừng lại giữa chừng.
- Quy trình làm việc của máy trạng thái phức tạp hơn quy trình làm việc tuần tự và có thể yêu cầu nhiều lần lặp lại. Các quá trình này đi từ “trạng thái” này sang “trạng thái” khác.
- Quy trình làm việc theo quy tắc chỉ là quy trình làm việc tuần tự nâng cao hơn. Tiến trình công việc được xác định bởi “quy tắc”. Họ sử dụng các điều kiện để xác định xem các cụm từ là “đúng” hay “sai” và các quy tắc được biểu thị bằng các biểu thức “nếu”, “thì” hoặc “khác”.
Cách tích hợp bảng trắng trực tuyến vào quy trình làm việc của bạn
Xác định tài nguyên của bạn là bước đầu tiên trong việc tạo quy trình làm việc. Một số câu hỏi quan trọng bạn có thể tự hỏi mình là, hiện tại điều gì đang diễn ra? nó được xử lý như thế nào? ai đã đính hôn? vân vân. Sau đó, bố trí các quy trình công việc, các kết quả khác nhau có thể xảy ra và dữ liệu sẽ đi qua từng bước.
Xác định ai chịu trách nhiệm cho từng giai đoạn và chỉ định các bên liên quan. Cuối cùng, hãy vẽ sơ đồ quy trình làm việc để giúp bạn hình dung nó.
Việc tạo quy trình làm việc thật đơn giản sau khi bạn đã học cách sử dụng bảng trắng trực tuyến . Bảng trắng trực tuyến là công cụ lý tưởng để tạo các sơ đồ này vì chúng cho phép bạn cộng tác với toàn bộ nhóm của mình.
Câu hỏi thường gặp
Sự khác biệt giữa quy trình làm việc và quy trình là gì?
Quy trình công việc kiểm tra các bước riêng lẻ cần thiết để hoàn thành công việc, trong khi quy trình là tổng hợp và luồng các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu. Mọi người thường kết hợp các khái niệm này thành “quy trình xử lý công việc” vì nó bao gồm nhiều trường hợp sử dụng liên quan đến hai thuật ngữ này. Điều này cho thấy họ đang đề cập đến các quá trình tương tự nhưng ở quy mô khác nhau.
Mặc dù sự khác biệt này cho phép bạn có chút thời gian trong việc sử dụng các cụm từ một cách độc lập nhưng hãy cố gắng đừng quá chú ý đến sự khác biệt. Dựa trên mức độ giống nhau của chúng, sẽ có rất nhiều sự giao thoa giữa chúng. Sự khác biệt quan trọng nhất liên quan đến các thủ tục có thể so sánh được để hoàn thành mọi thứ trên các khía cạnh khác nhau.
Tự động hóa quy trình làm việc là gì?
Tự động hóa quy trình làm việc đề cập đến việc sử dụng công nghệ để tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình. Có một số lợi ích để tăng cường tự động hóa. Đầu tiên, hệ thống máy tính thường có thể hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Hơn nữa, người trước đây thực hiện công việc đó giờ đây có thể tập trung vào các nhiệm vụ khác khó tự động hóa hơn.
Ví dụ: nhóm tài chính phải xem xét dữ liệu do quy trình làm việc của bạn tạo ra. Trong trường hợp đó, quy trình làm việc tự động có thể tạo báo cáo và tiến hành kiểm tra trên máy tính để xác định bất kỳ vấn đề nào. Sau đó, người nào đó trong nhóm tài chính phải xem xét thông tin và đưa ra lựa chọn dựa trên thông tin đó. Điều này giúp tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, tổ chức và phân tích dữ liệu.
Sự khác biệt giữa quy trình làm việc thủ công và tự động là gì?
Quy trình thủ công có nhiều lợi ích của quy trình làm việc tự động. Tuy nhiên, do hai hoặc nhiều người quản lý quy trình làm việc thủ công nên có nhiều giai đoạn ở giữa hơn, có thể xảy ra lỗi và thường mất nhiều thời gian hơn.
Một quy trình tự động có thể đạt được nhiều mục tiêu giống như quy trình thủ công nhưng với tốc độ nhanh hơn và chính xác hơn. Hơn nữa, các quy trình tự động khác biệt ở chỗ chúng có thể loại bỏ người trung gian và bất kỳ giai đoạn trung gian nào gây lãng phí thời gian và góp phần gây ra sai sót.
What is a Workflow Diagram?
A workflow diagram visually represents a repeatable and sequential process designed to see a task through to completion. Hence, these diagrams depict what must occur and in what order.
How does Workflow Management Differ from Project Management?
These are very similar concepts, but they are not identical. For example, workflow management automates business processes that are manual and repetitive. Therefore, it eliminates redundancies and maximizes overall efficiency. However, project management is a broader process that encompasses coordination and planning and requires constant iterations.
You can use many tools and resources to achieve your organizational goals and complete the project.
Endnote
Hopefully, this article has helped you realize how employing a workflow process can be an excellent tool for increasing the efficiency and productivity of your team. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về Hội thảo ảo , Hãy xem Bảng trắng IdeaScale .
