Lập kế hoạch doanh nghiệp là gì?
Lập kế hoạch doanh nghiệp được định nghĩa là quá trình thiết lập các chính sách, quy trình và yêu cầu ngân sách của công ty nhằm đáp ứng các mục tiêu và mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch chiến lược lớn hơn của công ty. Nó xem xét tất cả các yếu tố bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng hoặc có khả năng ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
Lập kế hoạch doanh nghiệp thường được thực hiện trong một năm tài chính với những sửa đổi hàng năm để đáp ứng nhu cầu của lịch kinh doanh tiếp theo. Đó là một quy trình cấp quản lý trong đó ban lãnh đạo công ty họp lại, thường do giám đốc điều hành (CEO) đứng đầu, để vạch ra kế hoạch thực hiện tầm nhìn chiến lược của công ty. Điêu nay bao gôm:
– Lập ngân sách cho nguồn nhân lực, công nghệ và cơ sở hạ tầng.
– Quản lý bảng cân đối kế toán bao gồm nợ, tỷ suất lợi nhuận và giá cả sản phẩm.
– Thiết lập các chính sách và khuôn khổ có tính đến luật pháp và các yếu tố pháp lý.
– Thiết lập các quy trình để cho phép cộng tác nhóm thực hiện kế hoạch doanh nghiệp.
– Đảm bảo các nhóm được trang bị các công cụ phù hợp để thực hiện công việc của mình.
Lợi ích của việc lập kế hoạch doanh nghiệp
Mặc dù lập kế hoạch doanh nghiệp là một công cụ quan trọng đối với các doanh nghiệp lớn nhưng quy trình này cho phép bất kỳ công ty nào hoặc thậm chí là tổ chức phi lợi nhuận tận dụng lợi ích của việc áp dụng. Dưới đây là một số lợi ích chính khiến việc lập kế hoạch doanh nghiệp trở nên quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào:
- Tăng thêm sự tự tin của ban quản lý trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược
Một kế hoạch doanh nghiệp được cân nhắc kỹ lưỡng sẽ nâng cao niềm tin vào khả năng của ban quản lý trong việc thực hiện kế hoạch chiến lược của công ty, nghĩa là khả năng đạt được các mục tiêu cốt lõi của mình. Nếu không có kế hoạch được vạch ra kỹ lưỡng thì tầm nhìn chiến lược của công ty chỉ là lời nói suông. Chính kế hoạch doanh nghiệp vạch ra các mục tiêu chiến lược cho đến việc thực hiện sẽ dẫn đến việc hoàn thành mục tiêu.
- Cải thiện mối quan hệ giữa nhân viên và lãnh đạo
Nhân viên được khuyến khích bởi tính minh bạch, toàn diện và khả năng hiểu được tầm nhìn lớn hơn về những gì công ty đang cố gắng đạt được. Một kế hoạch doanh nghiệp lấy tầm nhìn của nó và đặt ra nó làm mục tiêu và mục tiêu hợp tác giữa các nhóm rộng lớn hơn. Bằng cách này, nhân viên hiểu rõ những gì họ đang làm và kết quả mong đợi từ những nỗ lực của họ. Kế hoạch như vậy cũng mang tính bình đẳng vì tất cả nhân viên, bao gồm cả ban quản lý, đều bị ràng buộc bởi các mục tiêu, kế hoạch và quy tắc giống nhau.
- Xây dựng nền tảng vững chắc cho lộ trình
Lộ trình, có thể là trải nghiệm khách hàng , phát triển sản phẩm, tiếp thị hoặc bất kỳ bộ phận/nhóm nào – đều phụ thuộc rất nhiều vào các cấu trúc và khuôn khổ cơ bản của công ty. Ví dụ: nếu một kế hoạch doanh nghiệp đưa ra chính xác chuỗi lệnh phát triển sản phẩm và cách người quản lý sản phẩm có thể điều hành (điều hành?) trong khi làm việc với các nhóm khác về thiết kế, nội dung, UI/UX, v.v., thì người quản lý sản phẩm sẽ có thể vạch ra lộ trình sản phẩm một cách chính xác và tự tin. Nếu không có nền tảng hỗ trợ do các chính sách và giao thức trong kế hoạch doanh nghiệp mang lại, các nhóm thường có thể xung đột với nhau, gặp vấn đề với các công nghệ cần được phê duyệt để mua, thực hiện tuyển dụng mà không trải qua quá trình phê duyệt thích hợp, v.v.
- Thiết lập các quy trình doanh nghiệp có cấu trúc
Quy trình doanh nghiệp có cấu trúc là quy trình có tính đến các vấn đề và thách thức khác nhau có thể phát sinh khi nhân viên và các nhóm làm việc với nhau, lập kế hoạch bổ sung thành viên nhóm, mua công nghệ, ưu tiên các nhiệm vụ phù hợp, v.v. Nói cách khác, một kế hoạch doanh nghiệp cần thiết lập các quy trình giúp nhân viên giao tiếp và giao hàng dễ dàng hơn với những rào cản tối thiểu cần giải quyết khi đang di chuyển.
Ví dụ: nếu kế hoạch doanh nghiệp nêu rõ cách nhóm thiết kế nên ưu tiên và xử lý các yêu cầu đến từ nhiều nhóm thì việc đưa ra quyết định mà không có xung đột và mang lại kết quả nhanh hơn cho tất cả các nhóm tham gia sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
- Cho phép ủy quyền đã được hiệu chỉnh
Kế hoạch doanh nghiệp giúp xác định vai trò và phạm vi của chúng một cách rõ ràng nhất có thể để đảm bảo xung đột và chồng chéo vai trò ở mức tối thiểu đồng thời cho phép có nhiều không gian để cộng tác và làm việc cùng nhau. Việc ủy quyền cần phải phản ánh hệ thống phân cấp chung trong kế hoạch doanh nghiệp đồng thời xác định các quy trình về cách thực hiện các thay đổi và bổ sung.
Việc ủy quyền có thể được sắp xếp khá chính xác ở cấp độ cao hơn, nhưng khi chúng ta chuyển xuống bậc thấp hơn, việc ủy quyền này sẽ năng động hơn nhiều trong một năm tài chính nhất định. Một nhân viên đã làm việc tốt hơn trong những tháng trước có thể nhận được thêm trách nhiệm và quyền hạn mà không cần phải chờ đến chu kỳ thăng chức hàng năm. Cách thức thực hiện các ủy quyền như vậy trong sơ đồ tổ chức lớn hơn, kiểm soát quyền truy cập, sự rõ ràng của nhóm về các vai trò được cập nhật và cách nó ảnh hưởng đến công việc của họ, v.v. cần phải được trình bày trong các quy trình bắt nguồn từ kế hoạch doanh nghiệp.
- Giảm thiểu các hoạt động im lặng
Khi các nhóm ngày càng lớn hơn, một trong những vấn đề lớn nhất đối với tinh thần đồng đội là các hoạt động riêng lẻ, nói cách khác, thiếu sự giao tiếp và hợp tác thích hợp. Có thể có những nhiệm vụ được giao đã lỗi thời và không phản ánh những cập nhật gần đây, thậm chí có thể có những nhiệm vụ đối với nhân viên không còn cần phải thực hiện hoặc đơn giản là không phải là ưu tiên. Những vấn đề này phát sinh khi nhân viên làm việc trong phòng riêng nhỏ của họ, không được cập nhật thông tin và cập nhật liên quan.
Một kế hoạch doanh nghiệp nhỏ giọt với các nhiệm vụ của nhóm lần lượt gắn liền với các mục tiêu lớn hơn của nhóm sẽ đảm bảo rằng nhân viên không cảm thấy bị bỏ rơi, đặc biệt là trong môi trường làm việc từ xa.
Tìm hiểu thêm: Lập kế hoạch chiến thuật là gì?
Quy trình lập kế hoạch doanh nghiệp: 5 bước chính
Dưới đây là 5 bước chính để tạo một kế hoạch doanh nghiệp:
1. Lập kế hoạch chiến lược cho doanh nghiệp
Kế hoạch doanh nghiệp là một kế hoạch làm việc bắt nguồn từ kế hoạch chiến lược lớn hơn của công ty. Kế hoạch chiến lược, không giống như kế hoạch doanh nghiệp, là mục tiêu và mục tiêu tổng thể của công ty. Lập kế hoạch doanh nghiệp là bước tiếp theo dường như đóng khung các chính sách, quy trình và giao thức để đạt được kế hoạch chiến lược.
Fhoặc ví dụ: nếu một trong những mục tiêu chiến lược là tăng lợi nhuận 10% hàng năm trong 3 năm tới, thì kế hoạch hàng năm của doanh nghiệp phải tính toán chính xác số lượng doanh thu và bán thêm cần phải thực hiện, việc tạo ra nhu cầu tiếp thị sẽ hoạt động như thế nào để cung cấp nhiều khách hàng tiềm năng sẵn sàng bán hàng, v.v.
2. Đầu tư nghiên cứu thị trường các yếu tố bên ngoài
Đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, đầu tư vào nghiên cứu thị trường để thúc đẩy kế hoạch doanh nghiệp có thể là một quyết định xứng đáng và đáng tin cậy. Nghiên cứu thị trường có thể là sơ cấp hoặc thứ cấp, tùy thuộc vào ngân sách. Báo cáo như vậy sẽ đảm bảo rằng khi đánh giá các yếu tố bên ngoài và tác động của chúng, các quyết định quản lý trong kế hoạch doanh nghiệp đều dựa trên dữ liệu chứ không chỉ đơn giản là tin tức và suy đoán hàng ngày.
Phương pháp PESTEL là một hướng dẫn tuyệt vời để thực hiện nghiên cứu về các yếu tố bên ngoài được viết tắt trong chính thuật ngữ – chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, môi trường và pháp lý.
3. Phân tích yếu tố bên trong
Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, ban quản lý có thể sử dụng một số công cụ để đánh giá các yếu tố nội bộ như OKR (để đánh giá và quản lý hiệu suất nhóm), Phân tích SWOT để xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và các mối đe dọa nội bộ (chẳng hạn như các giao thức an ninh mạng yếu). ), Ma trận BCG để ưu tiên sản phẩm/ngành dọc, phân tích chi phí-lợi ích cho các giao dịch mua và đầu tư mới, v.v. Đây là một cách tiếp cận có phương pháp để hiểu các thách thức, đánh giá các vấn đề nội bộ và đưa ra loại giải pháp phù hợp.
Kết quả từ các mô hình này sẽ cung cấp nhiều thông tin về tình trạng nội bộ của doanh nghiệp và cho phép đội ngũ lãnh đạo đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
4. Lập kế hoạch doanh nghiệp cuối cùng
Khi tất cả các yếu tố bên trong và bên ngoài đã được tính đến, kế hoạch doanh nghiệp phải được xây dựng để bao gồm các quy trình, hướng dẫn, giao thức, công nghệ và quản trị vững chắc. Tài liệu cuối cùng này sẽ là khuôn khổ dựa trên cách một sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được phát triển, quản lý, bán và phục vụ để đáp ứng các mục tiêu tài chính. Hơn nữa, kế hoạch doanh nghiệp phải bao gồm các hướng dẫn chính sách nhân sự giúp tôi đạt được mục tiêu giữ chân nhân viên và sự hài lòng.
5. Đánh giá lại dựa trên phản hồi
Trong kế hoạch doanh nghiệp, có những mục tiêu lớn hơn của công ty và sau đó là những mục tiêu và số liệu riêng lẻ của từng nhóm giúp đáp ứng các mục tiêu lớn hơn. Các nhóm cần biết mục tiêu lớn hơn là gì và mục tiêu của nhóm họ là gì, không nhất thiết phải là mục tiêu và số liệu của toàn bộ công ty. Các mục tiêu nhóm này phải được thảo luận với các trưởng nhóm và nhân viên mà họ quan tâm trước khi ấn định chúng. Việc này phải diễn ra theo cách có thời hạn để có đủ chỗ để đánh giá lại và điều chỉnh nếu đó là quyết định.
Tìm hiểu thêm: Lập kế hoạch chiến lược là gì?
