Phương pháp Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian và ưu tiên được đặc trưng bằng cách đặt các nhiệm vụ vào các góc phần tư dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Mặc dù công cụ này mang tính sáng tạo và hiệu quả nhưng vẫn có những lựa chọn thay thế để tạo ra nó. Những lựa chọn thay thế này truyền tải cùng một thông điệp về việc ưu tiên các nhiệm vụ và quản lý thời gian hiệu quả; tuy nhiên, chúng được thực hiện khác nhau. Hai phương án thay thế Ma trận Eisenhower hiệu quả nhất là:
Ma trận ưu tiên hành động
Nó tương tự như Phương pháp Eisenhower; tuy nhiên, không giống như Eisenhower, vốn có cơ sở khẩn cấp-quan trọng, Ưu tiên hành động có khái niệm tác động-nỗ lực. Nó tập trung vào giá trị của một nhiệm vụ so với việc nó khó hay dễ. Ma trận này cũng được chia thành bốn góc phần tư theo cách sau:
- Phần tư thứ nhất- Tác động cao- Nỗ lực thấp
Các hoạt động trong góc phần tư này có giá trị cao nhất và dễ thực hiện. Chúng được gọi là nhiệm vụ điểm nhanh.
- Phần tư thứ hai- Tác động cao-Nỗ lực cao
Các nhiệm vụ trong góc phần tư này đều quan trọng ngang bằng hoặc thậm chí nhiều hơn những nhiệm vụ trong góc phần tư thứ nhất. Tuy nhiên, chúng khó thực hiện hơn và đòi hỏi nhiều nguồn lực cũng như kế hoạch hơn.
- Góc phần tư thứ ba- Tác động thấp- Nỗ lực thấp
Các hoạt động ở đây không có nhiều giá trị và dễ dàng thực hiện. Bạn có thể ủy quyền cho họ.
- Phần tư thứ tư- Tác động thấp-Nỗ lực cao
Nhiệm vụ ở đây có rất ít hoặc không có giá trị; tuy nhiên, chúng tốn thời gian và đòi hỏi nhiều nguồn lực. Bạn có thể loại bỏ chúng hoặc đặt chúng trên băng ghế sau cho đến khi có đủ tài nguyên.
Ma trận Covey
Ma trận này tập trung vào thời gian được phân bổ cho các nhiệm vụ trên mỗi góc phần tư. Nó cũng tương tự như Ma trận Eisenhower. Tuy nhiên, không giống như Eisenhower, nơi các góc phần tư đại diện cho các nhiệm vụ cũng như mức độ cấp bách và quan trọng của chúng, các góc phần tư của Ma trận Covey đại diện cho thời gian. Điều này có nghĩa là góc phần tư càng nổi bật thì càng dành nhiều thời gian cho các dự án khiến nó trở thành một trong những giải pháp thay thế Ma trận Eisenhower hiệu quả. Theo lưu ý đó, các góc phần tư của Ma trận Covey sẽ được chuẩn bị như sau:
- Phần tư thứ nhất- Khẩn cấp-Quan trọng
Do tính chất cấp bách nên những nhiệm vụ này cần được thực hiện ngay lập tức; tuy nhiên, chúng không được tốn thời gian. Nói cách khác, chúng là những nhiệm vụ cấp bách nhanh chóng. Nhiều người dành quá nhiều thời gian ở đây vì “Bẫy khẩn cấp”. Công việc ở đây rất quan trọng nhưng giá trị ngắn hạn của chúng là lý do tại sao bạn không nên dành quá nhiều thời gian cho chúng.
- Phần tư thứ hai- Không khẩn cấp-Quan trọng
Các nhiệm vụ ở đây nên được lên lịch và phân bổ nhiều thời gian nhất vì chúng đòi hỏi phải lập kế hoạch hợp lý và sử dụng nhiều nguồn lực hơn. Việc làm ở đây thường có giá trị lâu dài; do đó, họ cần có đủ thời gian.
- Phần tư thứ ba- Khẩn cấp-Không quan trọng
Các hoạt động ở đây tốt nhất nên được ủy quyền vì tính nhạy cảm về thời gian của chúng; tuy nhiên, chúng mang lại ít giá trị hơn, vì vậy bạn không nên dành thời gian cho chúng.
- Phần tư thứ tư- Không khẩn cấp-Không quan trọng
Nhiệm vụ ở đây là không cần thiết và nên được phân bổ ít nhất hoặc không có thời gian. Chúng được coi là sự xao lãng; khi bạn đánh giá một ngày hoặc mức năng suất của mình, bạn sẽ nhận ra điều đó.
Ưu tiên các công cụ có lợi theo những cách khác
Có những công cụ ưu tiên giúp nâng cao năng suất và hiệu quả theo những cách khác nhau. Chúng bao gồm:
- Công cụ quản lý thời gian: Chúng nhấn mạnh thời gian được phân bổ cho các nhiệm vụ cụ thể để tăng năng suất.
- Công cụ quản lý dự án: Chúng có chức năng thiết lập các nhiệm vụ, thực hiện chúng và theo dõi tiến độ của dự án.
- Công cụ phân bổ nguồn lực: Chúng tập trung vào các nguồn lực cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ bằng cách cung cấp cho mỗi dự án các nguồn lực phù hợp.
- Công cụ cột mốc dự án: Chúng chỉ tập trung vào tiến độ của dự án về mặt năng suất mỗi lần.
- Công cụ lập kế hoạch dự phòng: Họ tập trung vào các lựa chọn thay thế cho các dự án cụ thể bằng cách phác thảo chúng và lập kế hoạch cách cứu vãn tình huống khi nó phát sinh.
- Công cụ cộng tác: Chúng tập trung vào sức mạnh tổng hợp giữa các công nhân hoặc nhóm trong các dự án. Những công cụ này cho phép nhiều người truy cập và làm việc với chúng ở mọi nơi, mọi lúc.
- Công cụ tự động hóa: Chúng tập trung vào việc chuyển đổi suôn sẻ các hoạt động, chẳng hạn như thông báo về các thay đổi về lịch trình hoặc dự án, để cho phép nhân viên tập trung vào những vấn đề quan trọng.
Với những công cụ này, việc quản lý hiệu quả con người, thời gian và nguồn lực sẽ mang lại những lợi ích lâu dài lớn hơn.
Tìm hiểu thêm: Ma trận Eisenhower là gì?
Phần kết luận
Các công cụ quản lý thời gian như Ma trận Eisenhower không phải là công cụ duy nhất giúp tăng hiệu quả và năng suất. Ma trận ưu tiên hành động và Ma trận Covey là những lựa chọn thay thế tuyệt vời cho Phương pháp Eisenhower. Mặc dù phương thức hoạt động của chúng có thể khác nhau nhưng mục tiêu cuối cùng vẫn giống nhau. Các công cụ được đề cập ở trên có thể làm như vậy theo cách riêng của chúng.
