Biết cách sử dụng Ma trận Eisenhower làm công cụ ưu tiên nhiệm vụ là cần thiết. Không còn nghi ngờ gì nữa, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ là một cách để hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn và việc sử dụng Ma trận Eisenhower hàng ngày một cách hiệu quả sẽ hỗ trợ bạn làm điều đó. Bạn có thể phân loại tất cả các nhiệm vụ là khẩn cấp hoặc quan trọng. Mặc dù không phải việc quan trọng nào cũng khẩn cấp, và không phải việc khẩn cấp nào cũng quan trọng. Do đó, bạn phải thực hiện những nhiệm vụ này một cách cấp bách và quan trọng.
Việc áp dụng Ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn phát triển về mọi mặt trong cuộc sống, bao gồm kinh doanh, sự nghiệp và cuộc sống cá nhân. Đúng vậy, bạn sẽ trở nên năng suất hơn khi bạn có thể sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả vào những công việc hiệu quả và tránh những công việc sẽ lãng phí thời gian và tiêu hao năng lượng của bạn. Vì thời gian là tiền tệ của cuộc sống và là hàng hóa duy nhất mà tất cả chúng ta chia sẻ bình đẳng trên toàn cầu, bạn sử dụng nó càng năng suất và hiệu quả thì cuộc sống của bạn sẽ càng tốt đẹp hơn. Không phải số lượng mà là chất lượng thời gian sử dụng sẽ làm tăng năng suất.
Biểu diễn của Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower là một hộp bốn góc phần tư được phân loại theo cánh quan trọng (trái) và cánh khẩn cấp (phải). Các góc phần tư được biểu diễn như sau:
- Góc phần tư thứ nhất nằm ở cánh trên bên trái của góc phần tư. Nó chỉ được sử dụng để ghi lại các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng.
- Góc phần tư thứ hai được thể hiện ở cánh trên bên phải của góc phần tư. Nó được sử dụng để ghi lại các nhiệm vụ quan trọng, tức là chúng quan trọng và không khẩn cấp.
- Góc phần tư thứ ba nằm ở cánh dưới bên trái của góc phần tư. Ô này dùng để ghi chú những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng.
- Góc phần tư thứ tư nằm ở cánh dưới bên phải của góc phần tư. Ô này dùng để ghi chú những công việc không quan trọng cũng không khẩn cấp.
Làm thế nào để bạn sử dụng hiệu quả Ma trận Eisenhower hàng ngày?
Không còn nghi ngờ gì nữa, ma trận Eisenhower là một trong những công cụ sắp xếp thứ tự ưu tiên tốt nhất. Hiệu quả của công cụ này phụ thuộc vào mức độ hiệu quả mà bạn có thể sử dụng nó. Ma trận có bốn ô vuông, thể hiện các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và cấp bách. Để sử dụng Ma trận Eisenhower, hãy thể hiện từng góc phần tư từ một đến bốn bằng các thẻ đơn giản sau: Thực hiện, Quyết định, Ủy quyền và Xóa tương ứng. Dưới đây là ý nghĩa của các thẻ này:
Điều đó có nghĩa là các nhiệm vụ trong góc phần tư thứ nhất là phải làm vì chúng vừa khẩn cấp vừa quan trọng và bạn phải ưu tiên chúng. Bởi vì những nhiệm vụ như thế này rất quan trọng đối với cuộc sống, công việc kinh doanh và sự nghiệp của bạn nên bạn phải thực hiện chúng hơn tất cả những nhiệm vụ khác. Ví dụ: nếu bạn cần đáp ứng thời hạn gửi đề xuất khẩn cấp và quan trọng đối với tiến độ của mình, bạn phải gác lại tất cả các nhiệm vụ khác để tập trung vào. Và các nhiệm vụ ở góc phần tư thứ hai có thể được đưa ra quyết định, nghĩa là bạn lên lịch cho chúng dựa trên tầm quan trọng. Đó là những nhiệm vụ bạn sẽ không thực hiện ngay lập tức nhưng bạn sẽ quyết định nên làm việc nào dựa trên quyết định của mình. Vì chúng không khẩn cấp nên bạn có thể lên lịch (thay vì trì hoãn) thời gian để thực hiện chúng sau.
Hơn nữa, góc phần tư thứ ba dành cho những nhiệm vụ không bắt buộc bạn phải hoàn thành, nghĩa là bạn có thể ủy quyền những nhiệm vụ này cho người khác thay mặt bạn hoàn thành để đạt năng suất tối đa. Những nhiệm vụ này không phải lúc nào cũng nằm trong kế hoạch hàng ngày của bạn; chúng có thể xuất hiện ở giữa một hoạt động khác. Ví dụ bao gồm tiếng chuông của ứng dụng nhắn tin, email được đánh dấu là khẩn cấp, v.v. Ngoài ra, bạn nên loại bỏ các nhiệm vụ thuộc góc phần tư thứ tư vì chúng không cần thiết cũng không cấp bách; chúng sẽ lãng phí thời gian và tiêu hao năng lượng của bạn. Góc phần tư này chứa các nhiệm vụ bạn hoàn thành trong thời gian rảnh rỗi thay vì thời gian làm việc hiệu quả. Một số ví dụ là chơi trò chơi, lướt internet và sử dụng mạng xã hội.
Tìm hiểu thêm: Ma trận Eisenhower là gì?
Phần kết luận
Việc ưu tiên và sử dụng thời gian chất lượng cho các nhiệm vụ của bạn sẽ giúp bạn hoàn thành chúng dễ dàng hơn và hỗ trợ tiến trình của một nhóm hoặc cá nhân. Trên đây là những nguyên tắc cơ bản cần nhớ nếu bạn muốn tận dụng tối đa công cụ ưu tiên này, ma trận Eisenhower. Hơn nữa, các nguyên tắc được đề cập ở trên có thể áp dụng phổ biến, có nghĩa là bạn có thể áp dụng chúng cho các dự án kinh doanh, nhóm và cá nhân của mình. Do đó, việc sử dụng ma trận Eisenhower sẽ là một phần thói quen hàng ngày của bạn vì nó giúp tăng năng suất.
