Quản lý tác vụ là gì? Định nghĩa, các bước, tầm quan trọng, lợi ích, công cụ và kỹ thuật

Mục lục

Cuộc sống hàng ngày của chúng ta được tạo thành từ những công việc nhỏ, thường lặp đi lặp lại. Những nhiệm vụ này thường được chia ra trong ngày của chúng ta và để thành công trong công việc hàng ngày, chúng ta phải hoàn thành chúng. Để một người hoàn thành nhiệm vụ của mình, điều quan trọng là phải biết cách quản lý chúng. Không có gì bí mật khi cách tốt nhất để làm điều này là tích hợp chiến lược quản lý nhiệm vụ.

Nhiều người trong chúng ta vẫn chưa quen với các chiến lược quản lý công việc hoặc quản lý công việc nói chung. Sự thiếu rõ ràng này đẩy chúng ta tới những nhiệm vụ chưa hoàn thành và nhiều thời hạn bị trễ. Nhiều người cũng cho rằng quản lý công việc có liên quan phần nào đến danh sách việc cần làm, nhưng nó còn hơn thế nhiều.

Để hiểu thêm về quản lý tác vụ, trước tiên chúng ta cần hiểu ý nghĩa của nó. Bài viết này sẽ định nghĩa việc quản lý công việc và thảo luận về tầm quan trọng cực độ của nó cả về mặt cá nhân và nghề nghiệp.

Quản lý tác vụ là gì?

Quản lý nhiệm vụ được định nghĩa là một hệ thống chiến lược và năng động được thiết kế để lập kế hoạch và thực hiện các nhiệm vụ một cách hiệu quả, đảm bảo một lộ trình hợp lý để hoàn thành thành công. Dù giải quyết danh sách việc cần làm của cá nhân hay đóng góp vào các dự án hợp tác, quản lý công việc hiệu quả là nền tảng của năng suất.

Trong lĩnh vực công việc hàng ngày, các nhiệm vụ thể hiện các giai đoạn khác nhau, mỗi giai đoạn đòi hỏi một cách tiếp cận riêng. Nắm vững các giai đoạn này và điều chỉnh chiến lược của bạn cho phù hợp là chìa khóa để đạt được năng suất tối ưu và đáp ứng thời hạn.

Hệ thống quản lý tác vụ của chúng tôi nổi bật nhờ chức năng linh hoạt, thích ứng liền mạch với cả nhu cầu cá nhân và định hướng dự án. Khi bạn đi sâu vào sự phức tạp của việc quản lý tác vụ, hãy xem xét các giai đoạn sắc thái mà nhiệm vụ của bạn phải trải qua. Việc điều chỉnh cách tiếp cận của bạn một cách chính xác có thể nâng cao đáng kể quy trình làm việc của bạn, mang lại kết quả thành công và kịp thời.

Trải nghiệm hiệu quả tuyệt vời của các công cụ quản lý tác vụ của chúng tôi, được chế tạo tỉ mỉ để nâng cao năng suất của bạn. Hãy bắt đầu hành trình hướng tới quản lý công việc có mục đích ngay hôm nay và khám phá sự khác biệt mà việc lập kế hoạch chiến lược có thể tạo ra.

Sự khác biệt giữa quản lý tác vụ và quản lý dự án

Quản lý tác vụ chủ yếu tập trung vào các nhiệm vụ cá nhân liên quan đến cuộc sống nghề nghiệp và cá nhân của bạn. Nó ghi lại một chiến lược để tổ chức và hoàn thành các nhiệm vụ được giao của bạn.

Mặt khác, quản lý dự án liên quan đến việc quản lý một dự án với điểm hoặc giai đoạn ban đầu cố định và giai đoạn kết thúc hoặc kết thúc. Quản lý dự án nói về việc thực hiện các mục tiêu nghề nghiệp cụ thể và loại trừ các mục tiêu cá nhân. Nó có thời hạn và ngày đáo hạn hoặc ngày hết hạn do nó phụ thuộc vào các bên liên quan và kỳ vọng của khách hàng.

Các giai đoạn nhiệm vụ khác nhau trong quản lý tác vụ là gì?

Quản lý tác vụ hoàn toàn là việc đánh trúng các mục tiêu đang di chuyển và do đó, có một số giai đoạn khác nhau được thực hiện trong quá trình này. Nói chung, các bước quản lý công việc bao gồm:

• Giai đoạn ban đầu khi nhiệm vụ được tạo

• Giai đoạn thứ hai là khi nó được giao cho ai đó

• Giai đoạn thứ ba liên quan đến tiến độ làm việc của nó

• Giai đoạn thứ tư là về giám sát và kiểm soát chất lượng

Ngoài những điều này, các nhiệm vụ cũng có thể bị loại bỏ khi bị chấm dứt, không thành công hoặc bị bỏ rơi. Một số nhiệm vụ này không dựa trên cá nhân mà đòi hỏi phải làm việc theo nhóm hoặc môi trường cộng tác. Khi nói về quản lý công việc, chúng ta cần biết rằng nó phức tạp và đòi hỏi thời gian, sự chú ý và nỗ lực. Một yếu tố quan trọng nữa của quản lý công việc là tính linh hoạt, hoạt động như một lá chắn hoàn hảo để hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra của bạn.

Làm thế nào để hiệu quả trong quản lý công việc

Bạn không thể mong đợi điều gì tốt hơn nếu bạn không nỗ lực. Cách tốt nhất để tạo ra một chiến lược quản lý tác vụ hiệu quả là nỗ lực rất nhiều để tìm hiểu các công cụ quản lý tác vụ và sử dụng công cụ này để xây dựng kế hoạch của bạn.

Dưới đây là một số thủ thuật sẽ cải thiện hiệu quả quản lý công việc của bạn,

• Nếu nhiệm vụ của bạn yêu cầu bạn thành lập một nhóm, bạn phải điều chỉnh kế hoạch của mình để phù hợp với cả mục tiêu của nhóm và cá nhân.

• Dành lượng thời gian hợp lý cho mỗi nhiệm vụ. Bạn có thể ưu tiên các nhiệm vụ của mình và điều chỉnh thời gian cho phù hợp. Điều này sẽ nâng cao tốc độ làm việc và kỹ năng quản lý tổng thể của bạn.

• Ưu tiên tổ chức Điều này sẽ giúp bạn tránh khỏi nhiều nhầm lẫn và cho phép bạn tập trung vào những gì quan trọng.

• Theo dõi tiến trình của bạn trong suốt các giai đoạn nhiệm vụ của bạn. Việc ghi lại tiến độ của từng nhiệm vụ sẽ cho bạn biết bạn cần tập trung vào đâu nhất.

• Sử dụng các công cụ quản lý công việc. Những điều này sẽ nâng cao hiệu quả của bạn và cho phép bạn chia sẻ nhiệm vụ giữa mọi người.

Tìm hiểu thêm: 7 trường hợp sử dụng quản lý tác vụ hiệu quả

3 bước chính liên quan đến quản lý tác vụ

Quản lý tác vụ bao gồm một số bước quan trọng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của nó. Nhiều người có xu hướng bỏ qua chúng, nhưng trên thực tế, nếu tinh ý quan sát các bước quản lý công việc đơn giản nhưng hiệu quả này, chúng ta có thể dễ dàng đạt được mục tiêu của mình ngay lập tức.

Các bước này đòi hỏi ít năng lượng và công sức hơn và mang lại kết quả tối đa cho người dùng. Chúng tôi đã thảo luận về một số bước quan trọng nhất trong hướng dẫn của mình để giúp bạn hiểu những bước cần thực hiện.

1. Ưu tiên

Nếu bạn không thể phân biệt nhiệm vụ quan trọng nhất của mình với những nhiệm vụ ít quan trọng hơn, bạn có thể sẽ gặp khó khăn khi thời hạn đến gần. Mỗi giai đoạn quản lý công việc đều yêu cầu bạn phải ưu tiên các nhiệm vụ và bỏ qua một số nhiệm vụ ít quan trọng hơn để xử lý sau.

Bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên, bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ của mình đúng thời hạn và có đủ cho bản thân và các dự án khác. Bạn sẽ có thể phát hiện kết quả lựa chọn của mình và có thể mang lại lợi nhuận.

2. Theo dõi

Theo dõi mục tiêu và tiến độ của bạn là rất quan trọng trong quản lý công việc. Điều này giúp bạn suy ngẫm về những gì bạn còn thiếu và những gì bạn cần làm để hoàn thành nhiệm vụ tiếp theo.

Việc theo dõi cũng giúp bạn xác định lại lộ trình trong tương lai để tránh lặp lại sai lầm tương tự mà bạn đã mắc phải trong một nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Việc theo dõi cũng đóng vai trò là động lực cho mọi người, cung cấp cho họ tài liệu tham khảo trực quan về công việc của họ đã hoàn thành và cung cấp phương pháp để xem nó đến khi hoàn thành.

3. Lên lịch

Việc lập kế hoạch giúp bạn biết về thời hạn và thời điểm bạn cần hoàn thành một nhiệm vụ để có kết quả tốt hơn. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc ước tính chính xác mức độ hoàn thành nhiệm vụ và cung cấp cho mọi người một lịch trình vững chắc để làm việc.

Tại sao quản lý tác vụ lại quan trọng?

Nếu không có quản lý nhiệm vụ, chúng ta sẽ không thể tổ chức các nhiệm vụ của mình và nếu không có tổ chức, nơi làm việc sẽ hoàn toàn không đồng bộ. Quản lý tác vụ giúp lập kế hoạch, quản lý và hoàn thành một nhóm nhiệm vụ nhất định.

Với quản lý tác vụ đã đặt, bạn sẽ có thể lập kế hoạch mọi việc đúng thời hạn, quản lý chúng theo cách tốt hơn mà không gặp bất kỳ rắc rối nào và bạn sẽ có thể giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Quản lý tác vụ cải thiện quy trình làm việc của bạn và liên kết các tác vụ khác với nhau để hoàn thành nhanh chóng và tốt hơn.

Tìm hiểu thêm: 10 Ưu điểm cần thiết của quản lý tác vụ

Ai có thể sử dụng quản lý tác vụ?

Khi nói đến quản lý tác vụ, không có hạn chế nào về người có thể sử dụng nó một cách hiệu quả: mọi người đều có thể sử dụng quản lý tác vụ để hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn.

Tuy nhiên, nó chủ yếu mang lại lợi ích cho những người có nhiều nhiệm vụ và cần một tổ chức cứng nhắc. Quản lý công việc không dành cho những người nhàn rỗi, ngồi một chỗ và không có việc gì làm theo lịch trình của mình. Và điều này một lần nữa áp dụng cho tất cả mọi người, bởi vì mỗi người trong chúng ta đều có nhiệm vụ của riêng mình. Những người thường xuyên sử dụng công việc quản lý công việc là:

1. Lãnh đạo

Họ có thể ở bất kỳ đâu, từ các công ty khởi nghiệp đang chạy đến các trạng thái đang hoạt động; các nhà lãnh đạo phụ thuộc rất nhiều vào quản lý công việc. Lịch trình chặt chẽ của họ đòi hỏi nhiều việc cùng một lúc và quản lý công việc giúp họ dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và không có bất kỳ sự lộn xộn nào.

2. Đội

Nhóm là một hạng mục quan trọng vì quản lý tác vụ giúp mọi văn phòng hoặc vị trí thích hợp điều phối các nhiệm vụ và tối đa hóa năng suất của họ. Điều này khuyến khích họ làm việc hướng tới mục tiêu chung thay vì dựa vào những cách tiếp cận rời rạc.

3. Quản lý cá nhân

Trong quản lý cá nhân, nhân viên thường xử lý các công việc nhưng điều đó không khiến người chủ hoặc các cơ quan có liên quan tách rời khỏi nhiệm vụ mà họ đã đặt ra cho mình.

Lợi ích của việc sử dụng quản lý tác vụ

Nhiều lợi ích cho thấy việc quản lý tác vụ thường xuyên giúp ích cho chúng ta như thế nào trong cuộc sống hàng ngày. Một số trong số này được liệt kê dưới đây:

• Năng suất cao: Quản lý tác vụ cải thiện năng suất bằng cách loại bỏ tất cả những thứ không cần thiết khỏi thói quen hàng ngày của bạn. Nó mang lại cho bạn lợi thế hơn những người khác về quy trình làm việc và hoàn thành nhiệm vụ tổng thể. Với năng suất tốt hơn, bạn sẽ có động lực làm nhiều việc hơn trong công việc hàng ngày của mình.

• Hiệu quả cao: Quản lý tác vụ tăng hiệu quả để giúp bạn có thể đạt được nhiệm vụ. Khi năng suất của bạn tăng lên, bạn có thể sẽ thấy tốc độ hoàn thành nhiệm vụ của mình được thực hiện nhanh chóng. Đây là dấu hiệu tốt nhất cho thấy hiệu quả cao và là lý do khiến việc quản lý công việc rất có lợi.

• Giảm căng thẳng: Quản lý công việc thúc đẩy sức khỏe thể chất và tinh thần tốt hơn. Với việc quản lý công việc hiệu quả, bạn sẽ giảm nguy cơ căng thẳng và căng thẳng liên quan đến công việc. Bạn sẽ không phải lo sợ trễ thời hạn và các cuộc họp đang chờ xử lý vì bạn biết tất cả các yêu cầu của mình đều được lưu giữ ở một nơi an toàn.

• Quản lý thời gian tốt hơn: Thời gian là một điều quan trọng và quý giá trong cuộc sống của chúng ta. Một khi chúng ta đánh mất thời gian, chúng ta sẽ không lấy lại được. Hầu hết những hối tiếc và sai lầm ở nơi làm việc đều liên quan đến thời gian và việc quản lý công việc giúp giảm lãng phí thời gian. Quản lý tác vụ giúp giảm thời gian lãng phí khi làm việc và hoàn thành nhiệm vụ, đồng thời giúp nhóm của bạn có thêm thời gian để chuyển sang những việc khác.

• Giải quyết vấn đề tốt hơn: Chúng ta cần sự sáng tạo để giải quyết nhiều yêu cầu trong cuộc sống hàng ngày. Quản lý tác vụ cung cấp cho chúng tôi cái nhìn sâu sắc để quản lý vấn đề một cách sáng tạo và nhanh chóng. Mọi người có thể chia các nhiệm vụ có vấn đề của mình thành các phần nhỏ và có thể dễ dàng giải quyết chúng dựa trên loại hoặc trường hợp tương ứng.

• Quyết định đơn giản hơn: Việc tổ chức nơi làm việc của chúng ta thành những nhiệm vụ đơn giản, có thể thực hiện được khiến cho những quyết định mà chúng ta phải đưa ra trở nên đơn giản hơn nhiều. Việc cho phép một cơ cấu đưa ra những quyết định đơn giản giúp chúng ta giải phóng khả năng suy nghĩ chín chắn về các vấn đề quan trọng và ưu tiên những gì trước mắt.

Tìm hiểu thêm: Ma trận RACI là gì?

Làm thế nào chúng ta có thể thực hiện quản lý tác vụ trong cuộc sống của mình?

Có hai cách chính để thực hiện quản lý công việc một cách hiệu quả trong cuộc sống của chúng ta,

• Công cụ
• Kỹ thuật

Một số công cụ được đề xuất này mang tính kỹ thuật và yêu cầu phần mềm cụ thể để triển khai. Những kỹ thuật khác như các kỹ thuật được đề cập không cố định và có thể khác nhau tùy theo từng người. Cả công cụ và kỹ thuật quản lý công việc đều đóng vai trò là sức mạnh mềm và cứng trong việc giải quyết các công việc hàng ngày cũng như lập kế hoạch và cải thiện việc hoàn thành nhiệm vụ.

Công cụ quản lý tác vụ

1. Danh sách việc cần làm

Danh sách việc cần làm đơn giản bao gồm danh sách tạp hóa, lập kế hoạch ngoài trời và trong nhà cũng như quản lý các nhiệm vụ cơ bản. Điều này không bao giờ lỗi thời và cũng sẽ không bao giờ trở nên phức tạp đối với mọi người khi sử dụng. Hầu hết các phần mềm quản lý tác vụ đều bắt đầu bằng điều này và chuyển sang các cấu trúc phức tạp hơn.

2. Bảng

Các thiết kế và ý tưởng hấp dẫn trên bảng giúp bạn phân biệt các ưu tiên của mình. Các bảng này có các chủ đề đơn giản giúp người dùng xác định nhiệm vụ của mình và quản lý chúng một cách trực quan.

3. Lịch

Lịch giúp bạn bằng cách cho bạn biết hôm nay là ngày nào và giúp bạn đặt lời nhắc cho một số thời hạn quan trọng của mình. Bạn cũng có thể thêm thời hạn và chủ đề tùy chỉnh đại diện cho ngày quan trọng của mình.

4. Phần mềm quản lý

Đây là những công cụ dựa trên đám mây nhưng nhanh chóng để quản lý tác vụ. Có thể truy cập mọi lúc mọi nơi, phần mềm này sẽ giúp bạn đặt mục tiêu và hoàn thành chúng một cách nhanh chóng. Ví dụ tốt nhất về phần mềm quản lý tác vụ Bảng trắng IdeaScale .

Kỹ thuật quản lý công việc

• Từ chối các nhiệm vụ ít quan trọng hơn: Học cách từ chối các nhiệm vụ ít quan trọng hơn, cho dù tham dự một sự kiện, mua sắm hay giúp đỡ ai đó trong nhóm của bạn. Hãy thực hành giảm bớt những thứ ít quan trọng hơn để hoàn thành mục tiêu của bạn và khi các ưu tiên chính của bạn đã hoàn thành, bạn có thể chuyển sang giúp đỡ người khác.

• Tránh những kẻ giết thời gian: Những phiền nhiễu giết thời gian có ở khắp mọi nơi xung quanh chúng ta, từ thiết bị di động đến màn hình TV. Để quản lý tác vụ hiệu quả, bạn phải tránh lãng phí thời gian làm việc trên các thiết bị này. Một chiến lược hiệu quả là sắp xếp thời gian phân tâm và lên lịch nghỉ giải lao.

• Cân bằng: Cân bằng hiệu suất của bạn. Lập kế hoạch cho những nhiệm vụ nhỏ và sau đó chuyển sang những nhiệm vụ lớn hơn. Đừng mệt mỏi để theo đuổi ngày càng nhiều. Thay vào đó, hãy đảm bảo bạn hoàn thành một số nhiệm vụ có thể đạt được trước khi bắt tay vào một dự án lớn mới.

• Tránh đa nhiệm: Bạn có thể nghĩ đa nhiệm là thân thiện, nhưng thực tế không phải vậy. Hầu hết mọi người nghĩ rằng họ giỏi làm nhiều việc cùng một lúc, nhưng trên thực tế, họ lãng phí thời gian vào nhiều nhiệm vụ và chỉ bỏ ra một nửa công sức. Bạn nên lên kế hoạch cho mọi việc một cách phù hợp và hoàn thành từng việc một chứ không phải tất cả cùng một lúc.

• Khoảng thời gian: Thật khó để bận rộn và làm việc 24/7. Chúng ta, con người, có xu hướng dành thời gian để tận hưởng môi trường xung quanh. Việc quản lý công việc cũng vậy. Hãy đưa ra các lựa chọn bao gồm thời gian nghỉ ngơi và thời gian mà bạn có thể dành cho chính mình.

Phần kết luận

Chúng ta đã thảo luận mọi chi tiết thực tế về quản lý tác vụ. Đây vẫn là một cách tiếp cận phù hợp với nhiều người đang gặp khó khăn trong việc hoàn thành các nhiệm vụ cá nhân và riêng tư của họ cùng với năng suất và hiệu quả cao.