Mục lục
What is a Workflow Engine?
Công cụ Workflow được định nghĩa là phần mềm tự động hóa một chuỗi các tác vụ, điều khiển chúng từng bước dựa trên các quy trình được xác định trước. Ngoài việc tự động hóa các nhiệm vụ, công cụ xử lý công việc có thể đưa ra quyết định để hướng dẫn cách tiếp cận đến bước hiệu quả nhất, từ đó giảm thời gian ra quyết định cho nhân viên. Công cụ quy trình làm việc thực hiện các chức năng này với phản hồi theo thời gian.
How Workflow Engines Have Revolutionized Process Management in Businesses
Theo truyền thống, các doanh nghiệp thực hiện hầu hết quy trình công việc thông qua giấy tờ hoặc email để phê duyệt quy trình. Tuy nhiên, các doanh nghiệp đã chuyển sang các công cụ quản lý quy trình làm việc để tự động hóa quy trình làm việc của họ trong những năm gần đây. Phần mềm này cho phép các công ty tự động hóa quy trình làm việc của họ để đạt được tốc độ và hiệu quả, đồng thời loại bỏ những phần dư thừa để cải thiện năng suất tổng thể.
Hầu hết các phần mềm này đều đi kèm với trình tạo quy trình làm việc tích hợp, cho phép người dùng xây dựng quy trình làm việc và tự động hóa nó mà không cần phải viết mã. Trình tạo quy trình công việc cho phép người dùng lên lịch các tác vụ theo thứ tự tuần tự, phân công công việc một cách linh hoạt dựa trên dữ liệu trong biểu mẫu và bao gồm các điều kiện, ngoại lệ, v.v.
Công cụ quy trình làm việc là các tập lệnh được lập trình sẵn để thực thi các bước dựa trên thiết kế quy trình công việc của bạn, tức là cách các nhiệm vụ sẽ chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo. Về cơ bản, công cụ xử lý công việc là một đoạn mã được tích hợp vào phần mềm để chuyển công việc từ bước này sang bước tiếp theo.
Cần lưu ý rằng công cụ xử lý công việc không có quyền quyết định “cách thức” thực hiện quy trình làm việc. Thay vào đó, nó tuân theo thiết kế và thực hiện các nhiệm vụ.
The Key Features of a Workflow Engine
Công cụ quy trình làm việc cho phép nhân viên của bạn thực hiện các nhiệm vụ ít thủ công và lặp đi lặp lại hơn. Hầu hết các tùy chọn phần mềm có sẵn bao gồm một số hoặc tất cả các tính năng sau:
- Low-code configuration
- Management with visual designers
- Drag-and-drop visual workflow builders
- Version control
- User authentication to control access
- Code-based, developer-friendly customizations
- Support to run over a long period, for longer process lifecycles
Tìm hiểu thêm: Quy trình công việc là gì?
Benefits of a Workflow Engine
Công cụ xử lý công việc phù hợp mang lại sự minh bạch hoàn toàn cho từng nhiệm vụ, giúp mọi người dễ dàng tự chịu trách nhiệm về công việc của mình. Sau đây là một số lợi ích bổ sung của công cụ xử lý công việc khiến chúng có giá trị,
Seamless Flow of Data
Công cụ quy trình làm việc cho phép dữ liệu, tài liệu, nhiệm vụ và sự kiện diễn ra hài hòa.
Increased Visibility
Mỗi nhân viên có quyền truy cập vào thông tin nhiệm vụ, giúp hoàn thành chúng đúng hạn dễ dàng hơn.
Reduced Bottlenecks
Công cụ quy trình làm việc cho phép bạn xác định và loại bỏ những phần dư thừa một cách nhanh chóng vì mỗi tác vụ và quy trình đều minh bạch.
Improves efficiency and reduces costs
Công cụ quy trình làm việc giảm đáng kể các hệ thống truyền thống như email, tài liệu và bản ghi nhớ. Do đó, tiết kiệm tiền và tài nguyên mà không làm mất dữ liệu.
Use Cases
Sau đây là một số trường hợp sử dụng phổ biến nhất của công cụ xử lý công việc:
Employee Onboarding
Theo nghiên cứu được thực hiện bởi Brandon Hall Group, các doanh nghiệp có quy trình giới thiệu mạnh mẽ có khả năng giữ chân nhân viên cao hơn 82% và năng suất cao hơn 70%.
Hơn nữa, khoảng 58% các tổ chức dựa vào quy trình đào tạo nhân viên thủ công, dẫn đến trải nghiệm của nhân viên bị rời rạc và khó chịu.
Do đó, một tổ chức có thể phát triển một quy trình giới thiệu mang tính chiến lược thay vì hành chính bằng cách sử dụng các công cụ làm việc.
Approval Processes
Theo truyền thống, quy trình phê duyệt thủ công dẫn đến chi phí đáng kể. Để minh họa, dữ liệu của Trung tâm Chiến lược mua sắm nâng cao cho thấy rằng chi phí trung bình phát sinh cho mỗi đơn đặt hàng dao động từ 50 đến 1.000 USD, tùy thuộc vào ngành.
Sử dụng công cụ xử lý công việc có thể giảm đáng kể những chi phí này thông qua tự động hóa. Ví dụ: quy trình phê duyệt tự động sẽ trông như thế này:
- Employee submits a purchase request
- The request for approval is automatically routed to a supervisor
- Once signed, the approval is sent back to the employee
Nhờ đó, cho phép nhân viên dễ dàng theo dõi trạng thái yêu cầu mà không mất thời gian theo dõi người giám sát để xin chữ ký.
Tìm hiểu thêm: Tự động hóa quy trình làm việc
FAQs
What is a business rules engine?
Công cụ quy tắc kinh doanh có một tập hợp các điều kiện được nhúng trong phần mềm quản lý quy trình làm việc của bạn để thực hiện một thao tác với điều kiện đáp ứng một số điều kiện cụ thể. Nó đặt ra các tiêu chí về cách phần mềm sẽ hoạt động trong các tham số cụ thể.
Sau đây là ví dụ về cách một trang web thương mại điện tử có thể áp dụng các công cụ quy tắc cho cổng thanh toán của nó:
- Apply a 20% student discount on the item if the buyer enters with valid proof of college enrollment.
Bạn có cần một công cụ quy tắc kinh doanh hay một công cụ quy trình làm việc không?
Để tối ưu hóa hoàn toàn quy trình làm việc của bạn, bạn cần cả hai. Công cụ xử lý công việc kết nối các nhóm để đơn giản hóa hoạt động hàng ngày. Công cụ quy tắc kinh doanh là một thành phần quan trọng của một giải pháp rộng hơn, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có bộ quy tắc phức tạp.
Endnote
Tóm lại, tối ưu hóa quy trình làm việc liên quan đến việc hợp lý hóa quy trình làm việc của nhóm bạn để hoàn thành được nhiều việc hơn với ít chi phí hơn. Hơn nữa, công cụ xử lý công việc đóng một vai trò quan trọng trong việc kích hoạt các tác vụ để đảm bảo rằng các quy trình tiếp tục tiến triển. Nó cũng hợp lý hóa luồng dữ liệu, tăng khả năng hiển thị giữa các nhóm, loại bỏ tắc nghẽn và giảm chi phí.
Với IdeaScale Whiteboard , bạn có thể bắt đầu xây dựng quy trình làm việc tùy chỉnh của mình và tự động hóa chúng bằng công cụ quản lý quy trình làm việc.
