Cơ cấu tổ chức đề cập đến mối quan hệ báo cáo giữa các nhân viên trong một tổ chức. Nó thiết lập quyền hạn, trách nhiệm và trách nhiệm giải trình. Việc đưa ra một cơ cấu tổ chức giúp mọi người dễ dàng hơn trong việc tìm ra ai sẽ báo cáo cho ai, họ có thể hướng dẫn ai, họ có thể ủy quyền cho ai, v.v.
Mặt khác, sơ đồ tổ chức là sự thể hiện bằng đồ họa về cấu trúc của một tổ chức. Các công ty sử dụng sơ đồ tổ chức để làm rõ cơ cấu của mình để tất cả nhân viên có thể hiểu được. Những biểu đồ này giúp mọi nhân viên trong công ty dễ dàng tìm hiểu vai trò của họ, người giám sát trực tiếp cũng như trách nhiệm và trách nhiệm giải trình của họ.
Tại sao Cơ cấu tổ chức lại quan trọng đến vậy?
Các tổ chức phải được cơ cấu sao cho mỗi thành viên trong công ty hiểu được đường quyền hạn cũng như công việc và nghĩa vụ cá nhân. Dù là một cửa hàng bách hóa khổng lồ hay một cửa hàng nhỏ, mọi hoạt động kinh doanh đều phải được cơ cấu sao cho phù hợp nhất với nhu cầu của mình và tạo nên thành công. Sau đây là một số lợi thế làm cho cơ cấu tổ chức trở nên độc đáo:
1. Ý nghĩa của cấu trúc hình thức
Cơ cấu tổ chức làm tăng hiệu quả hoạt động bằng cách cung cấp sự rõ ràng cho nhân sự ở tất cả các cấp trong tổ chức. Nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc xác định xem họ chính thức báo cáo cho ai trong một số trường hợp nhất định khi không có cơ cấu tổ chức chính thức. Có thể không rõ chính xác ai là người chịu trách nhiệm cuối cùng về việc gì.
2. Hướng dẫn nhân viên
Cơ cấu tổ chức hướng dẫn tất cả nhân viên bằng cách đặt ra các mối quan hệ báo cáo chính thức chi phối quy trình làm việc của công ty. Một phác thảo chính thức về thiết kế của công ty giúp việc bổ sung các vị trí mới trong công ty trở nên dễ dàng hơn, cung cấp phương tiện linh hoạt và sẵn sàng cho sự phát triển.
3. Ra quyết định nhanh hơn
Luồng thông tin hiệu quả trong công ty có thể đưa ra quyết định nhanh hơn. Việc có một cơ cấu tổ chức được xác định rõ ràng sẽ cải thiện khả năng giao tiếp giữa các bộ phận, giúp nâng cao năng suất chung của công ty bạn.
4. Động lực của nhân viên
Một cơ cấu được xác định rõ ràng cũng có thể đóng vai trò là lộ trình cho các chương trình thăng tiến nội bộ, cho phép doanh nghiệp phát triển các lộ trình tăng trưởng xuất sắc cho những nhân viên mới vào nghề.
Ví dụ: một trợ lý tiếp thị cấp mới vào nghề có thể nâng cao vai trò của chuyên gia tiếp thị, nhà tiếp thị truyền thông xã hội, giám sát tiếp thị kỹ thuật số, giám đốc tiếp thị và cuối cùng là giám đốc tiếp thị. Nhìn nhận cơ cấu tổ chức của bạn theo cách này có thể là động lực tuyệt vời cho những nhân viên muốn biết rằng họ có thể phát triển sự nghiệp trong công ty của mình.
Sự khác biệt giữa cơ cấu tổ chức và sơ đồ tổ chức
Nhìn bề ngoài, sơ đồ tổ chức và cơ cấu tổ chức có vẻ rất giống nhau. Tuy nhiên, họ có sự khác biệt đáng kể. Sau đây là một số khác biệt chính giữa chúng:
- Cơ cấu tổ chức là một kế hoạch xác định vai trò, mối liên kết và luồng thông tin trong một tổ chức. Mặt khác, sơ đồ tổ chức sẽ trực quan hóa cấu trúc này.
- Các công ty thiết kế cơ cấu tổ chức của mình xoay quanh các bộ phận chức năng khác nhau trong công ty—ví dụ: Tài chính, Tiếp thị, Bán hàng, v.v. Ngược lại, sơ đồ tổ chức được thiết kế xung quanh các cá nhân trong công ty và chức danh của họ.
- Cơ cấu tổ chức xác định mục tiêu, trách nhiệm giải trình và các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho từng nhóm chức năng và công việc trong công ty. Ngược lại, sơ đồ tổ chức hiển thị chức danh công việc của mỗi người và có thể chứa các thông tin mà bộ phận nhân sự yêu cầu, chẳng hạn như mô tả công việc, thông tin liên hệ, v.v.
- Sau khi được xác định, cấu trúc của tổ chức sẽ không thay đổi trừ khi công ty thực hiện sáng kiến mới để nâng cấp hoặc thay đổi chiến lược của mình. Tuy nhiên, sơ đồ tổ chức trở nên lỗi thời rất nhanh. Mọi người gia nhập và rời bỏ công ty khá thường xuyên, điều này làm cho sơ đồ tổ chức gần như lỗi thời ngay khi nó được tạo.
Tìm hiểu thêm: Ưu điểm của sơ đồ tổ chức
Endnote
Cơ cấu tổ chức và biểu đồ tương tự nhau ở chỗ các biểu đồ là sự thể hiện bằng đồ họa của cấu trúc. Tuy nhiên, cấu trúc vẫn được giữ nguyên, ngay cả khi biểu đồ trở nên lỗi thời sau khi thăng chức hoặc từ chức. Có một cơ cấu tổ chức được xác định rõ ràng là chìa khóa để thực hiện thành công một sáng kiến mới.
