Sơ đồ tổ chức là gì?
Sơ đồ tổ chức được định nghĩa là biểu đồ hoặc sơ đồ trực quan mô tả cấu trúc của một tổ chức. Nó cung cấp cái nhìn phân cấp về các mối quan hệ và đường dây báo cáo giữa các cá nhân, phòng ban hoặc đơn vị khác nhau trong một tổ chức. Sơ đồ tổ chức được sử dụng cho một số mục đích, bao gồm:
- Tổng quan về cấu trúc: Sơ đồ tổ chức giúp các cá nhân hiểu được cấu trúc tổng thể của tổ chức, bao gồm các cấp quản lý khác nhau, mối quan hệ báo cáo và cách tổ chức các phòng ban hoặc nhóm khác nhau.
- Sự rõ ràng về vai trò và trách nhiệm: Họ làm rõ ai chịu trách nhiệm về việc gì trong tổ chức, giúp nhân viên và các bên liên quan hiểu rõ vai trò của họ và vai trò của những người khác.
- Giao tiếp: Sơ đồ tổ chức có thể hỗ trợ giao tiếp bằng cách hiển thị ai báo cáo cho ai, điều này có thể hữu ích trong việc hiểu rõ các quyền hạn và quy trình ra quyết định.
- Giới thiệu: Nhân viên mới thường nhận được sơ đồ tổ chức để làm quen với cơ cấu của công ty, điều này có thể giúp họ hiểu được vị trí của mình trong tổ chức.
- Lập kế hoạch chiến lược: Sơ đồ tổ chức có thể hữu ích trong bối cảnh lập kế hoạch chiến lược bằng cách xác định nhân sự chủ chốt và vai trò của họ, hỗ trợ việc ra quyết định và phân bổ nguồn lực.
Sơ đồ tổ chức có nhiều định dạng và phong cách khác nhau, bao gồm cấu trúc phân cấp, ma trận và phẳng, tùy thuộc vào thiết kế của tổ chức. Biểu đồ phân cấp hiển thị chuỗi chỉ huy rõ ràng từ trên xuống, với quyền lực cao nhất ở cấp trên và các vị trí cấp dưới ở bên dưới. Biểu đồ ma trận hiển thị cả mối quan hệ báo cáo dựa trên chức năng và dự án. Cấu trúc phẳng thường được tìm thấy trong các tổ chức nhỏ hơn với hệ thống phân cấp tối thiểu, nơi nhân viên có thể có nhiều quyền tự chủ hơn và làm việc hợp tác hơn.
Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp
Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp hay còn gọi là sơ đồ tổ chức công ty là sự trình bày trực quan minh họa cấu trúc và hệ thống phân cấp của một tổ chức. Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về cách các vai trò và vị trí khác nhau được kết nối với nhau, ai báo cáo cho ai và các đường quyền hạn trong công ty.
Ví dụ về sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chức có nhiều dạng khác nhau và có thể được tùy chỉnh để phù hợp với cấu trúc và nhu cầu cụ thể của tổ chức. Dưới đây, tôi sẽ cung cấp ví dụ về các loại sơ đồ tổ chức khác nhau để giúp bạn hình dung về các khả năng:
- Sơ đồ tổ chức phân cấp
Đây là loại sơ đồ tổ chức phổ biến nhất và thể hiện hệ thống phân cấp truyền thống từ trên xuống.
Giám đốc điều hành/Chủ tịch> Đội ngũ điều hành> Phòng ban> Đội hoặc đơn vị> Người lao động
- Sơ đồ tổ chức ma trận
Trong khuôn khổ tổ chức ma trận, các nhân viên có mối quan hệ báo cáo kép, chịu trách nhiệm cho cả người quản lý chức năng và người quản lý dự án. Điều này thường được sử dụng trong các tổ chức có dự án phức tạp hoặc các nhóm đa chức năng.
Người quản lý chức năng> Người lao động
Quản lý dự án> Người lao động
- Sơ đồ tổ chức phẳng
Trong một tổ chức phẳng, có rất ít hoặc không có người quản lý cấp trung và việc ra quyết định được phân cấp.
Giám đốc điều hành/Chủ tịch> Phòng ban> Người lao động
- Sơ đồ tổ chức bộ phận
Loại biểu đồ này được sử dụng bởi các tổ chức có nhiều dòng sản phẩm hoặc bộ phận.
Giám đốc điều hành/Chủ tịch> Phân khu
Bộ phận 1> Phòng ban> Người lao động
Phân khu 2> Phòng ban> Người lao động
Phân khu 3> Phòng ban> Người lao động
- Sơ đồ tổ chức địa lý
Các tổ chức có sự hiện diện địa lý mạnh mẽ có thể sử dụng loại biểu đồ này.
Giám đốc điều hành/Chủ tịch> Quản lý khu vực> Giám đốc chi nhánh> Người lao động
- Sơ đồ tổ chức theo nhóm
Trong các tổ chức phụ thuộc nhiều vào các nhóm tự quản lý, biểu đồ dựa trên nhóm có thể trông như thế này:
Đội 1> Các thành viên> Dựa trên dự án
Đội 2> Các thành viên> Dựa trên dự án
Đội 3> Các thành viên> Dựa trên dự án
- Sơ đồ tổ chức dựa trên dự án
Các tổ chức dựa trên dự án có thể có cơ cấu như thế này, trong đó các nhóm được thành lập cho các dự án cụ thể:
Dự án 1> Đội 1> Các thành viên
Dự án 2> Đội 2> Các thành viên
Dự án 3> Đội 3> Các thành viên
- Sơ đồ tổ chức phi lợi nhuận
Các tổ chức phi lợi nhuận có cấu trúc có thể trông như thế này:
Ban giám đốc> Giám đốc điều hành> Các khoa hoặc chương trình> Nhân viên và tình nguyện viên
- Sơ đồ tổ chức học thuật
Các trường đại học và cơ sở giáo dục có cấu trúc độc đáo:
Thủ tướng/Chủ tịch> Trưởng khoa> Phòng ban> Khoa và sinh viên
Đây chỉ là một vài ví dụ và các tổ chức có thể tạo sơ đồ tổ chức tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu và cấu trúc riêng của mình. Phần mềm hoặc công cụ biểu đồ tổ chức có thể giúp thiết kế và duy trì các biểu đồ này một cách hiệu quả.
Tìm hiểu thêm: Ưu điểm của Sơ đồ tổ chức
Cách tạo sơ đồ tổ chức
Tạo sơ đồ tổ chức bao gồm một số bước và bạn có thể chọn giữa các phương pháp và công cụ khác nhau để hoàn thành nhiệm vụ. Dưới đây là hướng dẫn chung về cách tạo sơ đồ tổ chức:
Cách 1: Sử dụng Phần mềm hoặc Công cụ Trực tuyến
- Chọn Phần mềm hoặc Công cụ trực tuyến: Có rất nhiều chương trình phần mềm và công cụ trực tuyến được thiết kế đặc biệt để tạo sơ đồ tổ chức. Một số tùy chọn phổ biến bao gồm Microsoft PowerPoint, Microsoft Visio, Lucidchart, OrgChart Now, OrgPlus và các nền tảng trực tuyến như Google Bản vẽ, Canva và Creately. Chọn công cụ phù hợp với yêu cầu và sở thích cá nhân của bạn.
- Bắt đầu một tài liệu hoặc dự án mới: Mở phần mềm hoặc công cụ trực tuyến bạn đã chọn và bắt đầu một tài liệu hoặc dự án mới.
- Chọn Mẫu (nếu có): Nhiều công cụ trong số này cung cấp các mẫu được thiết kế sẵn cho sơ đồ tổ chức. Bạn có thể chọn mẫu phù hợp với cấu trúc tổ chức của mình hoặc bắt đầu lại từ đầu.
- Thêm hình dạng hoặc phần tử: Thông thường, sơ đồ tổ chức sử dụng các hình dạng (ví dụ: hình chữ nhật hoặc hình vuông) để thể hiện các vị trí hoặc cá nhân. Chèn các hình dạng này vào khung vẽ và gắn nhãn cho chúng bằng chức danh hoặc vị trí công việc.
- Kết nối các hình dạng: Sử dụng các dòng hoặc kết nối để biểu thị các mối quan hệ báo cáo. Kết nối các hình dạng để hiển thị ai báo cáo cho ai. Các dòng nên hướng từ cấp dưới đến người giám sát.
- Tùy chỉnh và định dạng: Bạn có thể tùy chỉnh biểu đồ bằng cách thay đổi màu sắc, kích thước và kiểu dáng của hình dạng và đường kẻ. Bạn cũng có thể thêm hình ảnh, logo hoặc thông tin bổ sung vào hình dạng nếu cần.
- Thêm văn bản: Chèn văn bản vào trong các hình để bao gồm tên của các cá nhân đảm nhiệm từng vị trí.
- Nhóm và sắp xếp: Sắp xếp các hình dạng theo thứ tự logic và phân cấp. Nhóm các vị trí hoặc phòng ban liên quan lại với nhau.
- Xem xét và chỉnh sửa: Kiểm tra kỹ biểu đồ của bạn để biết độ chính xác và đầy đủ. Đảm bảo rằng các mối quan hệ báo cáo được trình bày chính xác.
- Lưu và Xuất: Lưu biểu đồ của bạn ở định dạng tệp mong muốn (ví dụ: PDF, PNG hoặc JPEG) để chia sẻ với người khác hoặc in ra.
Cách 2: Vẽ thủ công
Nếu bạn muốn tạo sơ đồ tổ chức bằng tay:
- Thu thập đồ dùng: Bạn sẽ cần một tờ giấy lớn hoặc bảng trắng, bút đánh dấu và thước kẻ.
- Phác thảo biểu đồ: Vẽ các hình (hình chữ nhật hoặc hình vuông) để thể hiện các vị trí và nối chúng bằng các đường để biểu thị mối quan hệ báo cáo. Dán nhãn cho mỗi hình dạng với chức danh hoặc vị trí công việc tương ứng.
- Thêm Tên: Viết tên các cá nhân ở vị trí tương ứng.
- Màu sắc và định dạng: Sử dụng các màu sắc và định dạng khác nhau để phân biệt các hình dạng và đường nét nếu muốn.
- Xem lại và chỉnh sửa: Xem xét cẩn thận biểu đồ để đảm bảo tính chính xác và dễ đọc.
- Chụp ảnh hoặc Quét: Nếu bạn muốn có một bản sao kỹ thuật số, hãy chụp ảnh hoặc quét biểu đồ thủ công.
- Chia sẻ hoặc In: Chia sẻ biểu đồ kỹ thuật số hoặc vật lý với nhóm hoặc tổ chức của bạn.
Tạo sơ đồ tổ chức là một công cụ hữu ích để trực quan hóa cơ cấu tổ chức của bạn, nhưng hãy nhớ rằng sơ đồ này cần được cập nhật khi tổ chức của bạn phát triển hoặc trải qua những thay đổi về cơ cấu hoặc nhân sự. Việc sử dụng phần mềm chuyên dụng hoặc các công cụ trực tuyến giúp việc cập nhật và sửa đổi dễ dàng hơn.
Tìm hiểu thêm: Cơ cấu tổ chức và Sơ đồ tổ chức
