Ma trận Eisenhower là gì? Định nghĩa, nguồn gốc, phương pháp, trường hợp sử dụng, ví dụ và hơn thế nữa

Mục lục

Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, Dwight D. Eisenhower, đã có một bài phát biểu vào năm 1954, nói rằng, Ông ấy có hai loại vấn đề, vấn đề cấp bách và vấn đề quan trọng. Ông còn nhận thức rõ hơn rằng điều khẩn cấp thì không quan trọng, và điều quan trọng cũng không bao giờ cấp bách. Là con người, luôn có những nhiệm vụ cần phải hoàn thành và cách tốt nhất để đảm bảo chúng được thực hiện đúng và mang lại kết quả phù hợp là ưu tiên chúng. Ma trận Eisenhower là một công cụ ưu tiên để hoàn thành thành công các nhiệm vụ và quản lý thời gian hiệu quả. Về lưu ý này, đây là hướng dẫn về Ma trận Eisenhower.

Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower, còn được gọi là Hộp Eisenhower hoặc Ma trận khẩn cấp-quan trọng, được định nghĩa là một công cụ quản lý thời gian và năng suất quan trọng, được thiết kế để trao quyền cho các cá nhân trong việc sắp xếp các nhiệm vụ ưu tiên một cách hiệu quả. Khung chiến lược này phân loại các nhiệm vụ thành bốn góc phần tư riêng biệt—Làm trước, lên lịch, ủy quyền và loại bỏ/làm cuối cùng—dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng.

Lợi ích chính:

1. Ưu tiên nhiệm vụ hiệu quả:Sắp xếp liền mạch khối lượng công việc của bạn bằng cách xác định các nhiệm vụ đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức, những nhiệm vụ phù hợp để lên lịch, các mục phù hợp để ủy quyền và các nhiệm vụ có thể bị hoãn hoặc loại bỏ.

2. Hiệu chỉnh sai lệch: Ma trận Eisenhower giải quyết xu hướng phổ biến đối với các nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian bằng cách nhấn mạnh cả tính cấp bách và tầm quan trọng. Sự thay đổi này thúc đẩy cách tiếp cận cân bằng và hiệu quả hơn trong quản lý công việc.

Tại sao chọn Ma trận Eisenhower:
Ngược lại với các phương pháp ưu tiên truyền thống, Ma trận Eisenhower đảm bảo một cách tiếp cận toàn diện. Nó cho phép các cá nhân không chỉ tập trung vào những nhiệm vụ cấp bách mà còn vào những nhiệm vụ có đóng góp đáng kể cho các mục tiêu dài hạn.

Làm chủ năng suất:
Khai thác toàn bộ tiềm năng năng suất của bạn bằng cách áp dụng Ma trận Eisenhower. Tìm hiểu cách điều hướng sự phức tạp của quản lý nhiệm vụ, sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả và đạt được kết quả tối ưu trong cả nỗ lực chuyên môn và cá nhân.

Bằng cách triển khai Ma trận Eisenhower, các cá nhân có được lợi thế cạnh tranh trong việc quản lý thời gian, đưa ra quyết định sáng suốt và tối đa hóa hiệu quả tổng thể của mình.

Nguồn gốc của ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower được phát minh bởi Dwight D. Eisenhower, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, người phục vụ từ năm 1953 đến năm 1961. Năm 1961, Dwight phát biểu trước Hiệp hội Thế kỷ bằng một bài phát biểu về việc không ai có thể định nghĩa chính xác sự khác biệt giữa dài hạn và ngắn hạn, ngoại trừ người cần một định nghĩa như vậy. Ông tiếp tục thảo luận về việc mọi người gần như buộc phải chú ý đến hiện tại cấp bách nhất hơn là tương lai quan trọng khi đối mặt với một cuộc khủng hoảng. Điều này và nhiều điều khác giống như điều đã đề cập trước đó là cách ông nhấn mạnh mức độ cấp bách và tầm quan trọng của các nhiệm vụ ảnh hưởng đến nhu cầu sắp xếp thứ tự ưu tiên.

Dwight luôn đưa ra những quyết định khó khăn và quan trọng do tất cả các hoạt động mà anh ấy đảm nhiệm. Ông là một vị tướng trong Quân đội Hoa Kỳ trước khi trở thành Tổng thống Hoa Kỳ. Trong Thế chiến thứ hai, Dwight là một vị tướng năm sao, trở thành Tư lệnh tối cao của Lực lượng Đồng minh. Ông cũng trở thành chỉ huy tối cao đầu tiên của NATO. Tất cả những trách nhiệm này đã khiến ông phát minh ra Ma trận Eisenhower mang tính biểu tượng trên toàn thế giới. Ông tuyên truyền cách thức khuôn khổ sắp xếp thứ tự ưu tiên chống lại hiệu ứng “chỉ khẩn cấp”, loại bỏ những hành vi lãng phí thời gian và tạo thêm không gian tinh thần để đạt được tiến bộ trong các mục tiêu đã đặt ra. Stephen Covey, một tác giả nổi tiếng, đã phổ biến hiện tượng này trong cuốn sách 7 thói quen của người thành đạt.

Phương pháp Eisenhower hoạt động như thế nào

Phương pháp Eisenhower dựa trên khái niệm Khẩn cấp-Tầm quan trọng. Ở đây, Ma trận tập trung vào khái niệm này để sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ. Hai yếu tố cần xem xét trước khi sử dụng phương pháp này là:

1. Cấp bách: Điều này liên quan đến độ nhạy thời gian của một nhiệm vụ. Nó đề cập đến việc các công việc đòi hỏi sự quan tâm ngay lập tức như thế nào và khi không được đáp ứng thì sẽ dẫn đến những hậu quả cụ thể. Một nhiệm vụ cấp bách luôn bị giới hạn về thời gian nhưng có thể không mang lại kết quả tốt.

2. Tầm quan trọng: Điều này liên quan đến giá trị của một nhiệm vụ. Nó đề cập đến sự đóng góp của các dự án đó cho các mục tiêu và mục tiêu rộng hơn hoặc dài hạn. Một nhiệm vụ quan trọng không bị ràng buộc về thời gian như một nhiệm vụ cấp bách nhưng rất quan trọng đối với các mục tiêu và mục tiêu dài hạn. Một nhiệm vụ quan trọng đòi hỏi phải lập kế hoạch tỉ mỉ để đảm bảo nó mang lại nhiều phần thưởng quan trọng hơn.

Ma trận Eisenhower có bốn góc phần tư thể hiện mức độ cấp bách và tầm quan trọng của các dự án. Các góc phần tư này được gắn nhãn từ 1 đến 4 và được gọi là “Làm trước, Lên lịch, Ủy quyền và Loại bỏ”. Dựa trên khái niệm cấp bách-tầm quan trọng, người ta phải thực hiện các nhiệm vụ thuộc Phần tư thứ 1, lên lịch cho những nhiệm vụ thuộc Phần tư thứ 2, giao phó những nhiệm vụ trong Phần tư thứ ba và loại bỏ những nhiệm vụ trong Phần tư thứ 4.

Phân tích các góc phần tư ma trận khẩn cấp-quan trọng

Các góc phần tư của Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng như sau:

Góc phần tư 1- Làm trước

Nó bao gồm các nhiệm vụ cấp bách và quan trọng, được thực hiện ngay lập tức. Những dự án này có mức độ ưu tiên cao nhất và việc không thực hiện chúng đúng thời hạn quy định sẽ dẫn đến hậu quả. Ngoài ra, hậu quả của việc thực hiện những nhiệm vụ này với kết quả kém là rất đáng kể. Một ví dụ về nhiệm vụ ở góc phần tư thứ nhất là trình bày một báo cáo liên quan đến công việc được yêu cầu trong một cuộc họp quan trọng.

Phần tư thứ 2- Lịch trình

Phần tư thứ hai của công việc có thể không có thời hạn xác định hoặc nhạy cảm về thời gian; tuy nhiên, việc thực hiện chúng là rất quan trọng cho các mục tiêu và mục tiêu dài hạn. Nó bao gồm các dự án quan trọng nhưng không cấp bách; do đó, tốt nhất là lên lịch cho họ. Chúng được ưu tiên tiếp theo sau các nhiệm vụ ở góc phần tư thứ nhất. Một ví dụ về nhiệm vụ ở góc phần tư thứ 2 là tham dự một hội nghị kết nối mạng lưới chuyên nghiệp. Việc quản lý hiệu quả công việc ở góc phần tư thứ hai sẽ giảm nhẹ gánh nặng cho nhiệm vụ ở góc phần tư thứ nhất.

Góc phần tư thứ 3- Đại biểu

Nhiệm vụ trong Phần tư thứ 3 thường được gọi là “nhiệm vụ bận rộn” vì bạn có thể ủy thác chúng mà không gặp vấn đề gì đáng kể. Nó bao gồm các nhiệm vụ cấp bách và không quan trọng; họ đóng góp ít hơn vào các mục tiêu và mục tiêu dài hạn. Những nhiệm vụ như vậy được giao cho người khác vì chúng có sự nhạy cảm về thời gian; tuy nhiên, về lâu dài chúng không có ý nghĩa lắm. Một ví dụ về công việc như vậy là hoàn thành các nhiệm vụ hành chính. Đối với những dự án như vậy, hãy sử dụng quyền tùy ý để đánh giá mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng.

Phần tư thứ 4- Loại bỏ hoặc làm cuối cùng

Nó bao gồm các nhiệm vụ không khẩn cấp cũng không quan trọng, vì vậy tốt nhất nên loại bỏ chúng nếu chúng không bổ sung thêm bất cứ điều gì vào các mục tiêu và mục tiêu dài hạn. Nếu chúng có thể gia tăng giá trị, dù giá trị đó gần như không đáng kể, thì chúng có thể được thực hiện sau cùng. Những dự án này có mức độ ưu tiên thấp nhất và thường không cần thiết. Một ví dụ về nhiệm vụ ở góc phần tư thứ 4 là sắp xếp các tập tin.

Tìm hiểu thêm: Bạn sử dụng Ma trận Eisenhower hàng ngày như thế nào?

Các trường hợp sử dụng ma trận Eisenhower

Việc sử dụng Ma trận Eisenhower có vẻ không khả thi cho đến khi nó được giải thích một cách thực tế. Đây là một nghiên cứu điển hình cho thấy việc áp dụng phương pháp này;

Nếu trong một ngày, một công nhân có các nhiệm vụ sau phải thực hiện:

• Trình bày báo cáo của nhóm trong cuộc họp nhóm.

• Hoàn thành đánh giá hiệu suất của nhân viên.

• Xem lại một tài liệu cần thiết cho người quản lý nhóm.

• Sắp xếp các tập tin trong thư viện nhóm.

• Trò chuyện trên Instagram cá nhân.

• Tổ chức và sắp xếp các hoạt động của nhóm.

• Sắp xếp thông qua thư rác.

• Tài liệu thuế.

• Hoàn thành các nhiệm vụ hành chính.

• Hãy đặt ra các mục tiêu cho quý thứ ba.

• Đăng ký tham gia một sự kiện với tư cách tình nguyện viên.

• Tổ chức các cuộc họp nhóm hàng tuần.

• Gặp gỡ người quản lý đội hậu cần.

• Hoàn tất thủ tục giấy tờ tầm thường.

• Tham dự một sự kiện kết nối chuyên nghiệp.

Nhân viên sẽ lập danh sách việc cần làm và phân công các nhiệm vụ này dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng đối với các góc phần tư tương ứng của họ.

Danh sách việc cần làm kết quả sẽ như thế này:

Góc phần tư thứ nhất- Làm trước

1. Xem lại một tài liệu cần thiết cho người quản lý nhóm.
2. Trình bày báo cáo của nhóm trong cuộc họp nhóm.
3. Hãy đặt ra các mục tiêu cho quý thứ ba.
4. Tài liệu thuế.

Góc phần tư thứ hai- Lịch trình

1. Hoàn thành đánh giá hiệu suất của nhân viên.
2. Tham dự một sự kiện kết nối chuyên nghiệp.
3. Đăng ký tham gia một sự kiện với tư cách tình nguyện viên.
4. Tổ chức các cuộc họp nhóm hàng tuần hoặc hội thảo ảo.

Góc phần tư thứ ba- Đại biểu

1. Hoàn thành các nhiệm vụ hành chính.
2. Hoàn tất thủ tục giấy tờ tầm thường.
3. Tổ chức và sắp xếp các hoạt động của nhóm.
4. Sắp xếp các tập tin trong thư viện nhóm.
5. Gặp gỡ người quản lý đội hậu cần.

Góc phần tư thứ tư- Loại bỏ hoặc làm cuối cùng

1. Trò chuyện trên Instagram cá nhân.
2. Sắp xếp thông qua thư rác.

Các trường hợp khác áp dụng phương pháp này bao gồm:

• Bạn đang lên lịch khi nào nên bắt đầu hoạt động tập thể dục của mình. Xem xét các tài liệu cần thiết cho người quản lý của bạn trong khoảng thời gian quy định.

• Ủy quyền cho một người phù hợp cho một nhiệm vụ mà ai đó đã yêu cầu bạn thực hiện thay mặt họ. Để làm được điều này, tốt nhất bạn nên giới thiệu người đó đến người ban đầu yêu cầu người thay thế.

• Khám phá và chấm dứt những thói quen xấu như chơi game và kiểm tra tài khoản mạng xã hội của một người tại nơi làm việc. Những thói quen xấu này có thể làm giảm năng suất của nhiệm vụ ở góc phần tư thứ nhất và thứ hai.

Practical Examples of the Eisenhower Matrix

In the quest for effective time management, the Eisenhower Matrix stands as a beacon of productivity. By categorizing your tasks into four distinct quadrants, you gain a strategic edge in allocating your time and energy wisely. Explore below for actionable examples that will empower you to leverage the Eisenhower Matrix for optimal productivity.

1. Urgent and Important:

• Đáp ứng thời hạn công việc quan trọng để đảm bảo thành công của dự án.

• Xử lý trường hợp khẩn cấp bất ngờ của khách hàng một cách chính xác và chuyên nghiệp.

• Giải quyết kịp thời khủng hoảng sức khỏe cá nhân để duy trì sức khỏe tổng thể.

2. Important but Not Urgent:

• Xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn mở đường cho thành công bền vững.

• Đầu tư vào giáo dục liên tục hoặc phát triển kỹ năng để luôn dẫn đầu trong lĩnh vực của bạn.

• Ưu tiên tập thể dục thường xuyên làm nền tảng để duy trì sức khỏe đỉnh cao.

3. Urgent but Not Important:

• Quản lý hiệu quả các email hoặc cuộc gọi điện thoại không quan trọng mà không làm mất đi sự tập trung.

• Chỉ tham dự những cuộc họp cần thiết có đóng góp trực tiếp cho mục tiêu của bạn.

• Ủy thác các nhiệm vụ hành chính nhỏ, giải phóng thời gian quý báu cho các ưu tiên quan trọng.

4. Not Urgent and Not Important:

• Tránh xa việc duyệt mạng xã hội một cách thiếu suy nghĩ, lấy lại thời gian quý báu.

• Lựa chọn xem TV có mục đích, tránh xem quá nhiều và không hiệu quả.

• Cân bằng sở thích để đảm bảo chúng đóng góp tích cực cho sự phát triển cá nhân.

The Eisenhower Matrix emerges as an invaluable ally in the realm of time management. It guides you towards tasks aligned with your long-term goals and values, ensuring you move beyond the chaos of reacting to urgent but less significant demands on your time.

Incorporating the Eisenhower Matrix into your daily routine can transform your approach to time management. Embrace these examples as a starting point for cultivating a more focused, strategic, and ultimately, more productive life.

Tránh “Bẫy khẩn cấp”

Bẫy khẩn cấp, còn được gọi là “Hiệu ứng khẩn cấp đơn thuần”, là một hiện tượng đề cập đến việc mọi người quản lý thời gian và ưu tiên các nhiệm vụ như thế nào. Một nghiên cứu của Tạp chí Nghiên cứu Người tiêu dùng đã xem xét cách mọi người ưu tiên các nhiệm vụ có tầm quan trọng và cấp bách khác nhau. Trong nghiên cứu này, năm thí nghiệm khác nhau được thực hiện thông qua phương pháp quan sát và một mô hình gây tò mò đã được phát hiện. Mô hình này cho thấy hầu hết mọi người đều chú ý đến những nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian hơn những nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn, ngay cả khi những nhiệm vụ ít quan trọng hơn mang lại nhiều phần thưởng quan trọng hơn. Nói một cách đơn giản hơn, nghiên cứu đã chứng minh rằng mọi người có nhiều khả năng ưu tiên các dự án có thời hạn hơn những dự án không có thời hạn bất kể lợi ích lâu dài là gì.

Mô hình như vậy nổi bật hơn ở những người tự mô tả mình là “bận rộn”. Nghiên cứu tiếp tục chỉ ra rằng những người “bận rộn” này có nhiều khả năng làm việc trong các dự án khẩn cấp với mức phúc lợi thấp hơn. Điều này là do chúng được ấn định vào thời hạn của dự án hơn là lợi ích dài hạn. Về mặt tâm lý, điều này được củng cố bởi quan sát cho thấy những người có vẻ bị hạn chế về thời gian sẽ ưu tiên những nhiệm vụ khiến họ tập trung vào thời gian. Điều này đã được chứng minh là làm giảm năng suất và hiệu quả của các mục tiêu, mục tiêu dài hạn.

Tuy nhiên, khi những người tham gia xem xét các hành động dẫn đến lựa chọn của họ, nghiên cứu cho thấy rằng rất có thể họ coi trọng những nhiệm vụ quan trọng hơn những nhiệm vụ cấp bách. Các phát hiện của nghiên cứu tóm tắt rằng nếu cân nhắc đến lợi ích lâu dài của các dự án trước khi lựa chọn những dự án cấp bách, mọi người có thể tập trung vào những dự án quan trọng. Họ cũng có thể loại bỏ những phiền nhiễu khẩn cấp có thể cản trở năng suất, hiệu quả và lợi ích lâu dài.

Đây chính là lúc Ma trận Eisenhower có thể áp dụng được vì nó có thể giúp mọi người tránh được bẫy khẩn cấp. Là một công cụ quản lý thời gian đơn giản, phương pháp này cho phép mọi người xem xét lợi ích lâu dài của các dự án trước khi lựa chọn những dự án cấp bách. Các hoạt động hàng ngày của mọi người được lên kế hoạch tốt và họ làm việc tốt hơn để mang lại giá trị cho các mục tiêu và mục tiêu dài hạn. Bằng cách này, họ trở nên hiệu quả và năng suất hơn khi thực hiện các nhiệm vụ này theo thứ tự cấp bách và quan trọng.

Tìm hiểu thêm: Các lựa chọn thay thế ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower áp dụng như thế nào cho Nguyên tắc Pareto

Một trong những nguyên tắc nổi tiếng nhất được sử dụng là Nguyên tắc Pareto liên quan đến năng suất cá nhân. Ma trận Eisenhower áp dụng cho Nguyên tắc Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20. Quy luật 80/20 nói rằng 20% ​​nỗ lực của một người sẽ mang lại 80% kết quả. Quy tắc tương tự áp dụng cho các biện pháp tổ chức và kết quả, đầu tư và lợi nhuận.

Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng áp dụng cho Nguyên tắc Pareto vì nó giúp mọi người xác định và xác định các nhiệm vụ mà nỗ lực 20% của họ sẽ tác động nhiều hơn để mang lại kết quả 80%. Với Phương pháp Eisenhower, mọi người có thể tránh lãng phí những nỗ lực kém hiệu quả hơn 80%. Phương pháp này không hiển thị trực tiếp cho bạn 20% công việc cần tập trung vào; tuy nhiên, nó cung cấp cái nhìn sâu sắc về các nhiệm vụ chiếm 20%. Với điều này, mọi người có thể tạo ra kết quả quan trọng hơn.

Hạn chế của phương pháp Eisenhower

Mặc dù phương pháp này là một công cụ ưu tiên và quản lý thời gian tuyệt vời nhưng nó không xem xét được các điểm nổi bật cụ thể. Những điểm này bao gồm:

• Sự sẵn có của các nguồn lực, mức độ nỗ lực và độ phức tạp của nhiệm vụ có thể ảnh hưởng đến khả năng thực hiện các nhiệm vụ này bất chấp mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng.

• Công cụ này hiệu quả nhất đối với một số nhiệm vụ trên mỗi góc phần tư. Số lượng công việc cao hơn có thể yêu cầu mức độ ưu tiên cao hơn trong mỗi góc phần tư. Nếu một người có khối lượng công việc khổng lồ, việc điền vào Ma trận có thể trở thành một nhiệm vụ riêng, có mức độ ưu tiên thấp hơn và tốn nhiều thời gian hơn.

• Mặc dù phương pháp này phù hợp với những người ở vị trí quản lý nhưng nó có giá trị hạn chế đối với những người không thể ủy thác nhiệm vụ hoặc thực hiện các hoạt động của mình một cách độc lập. Không có nó, sẽ có ít dấu hiệu cho thấy điều gì là khẩn cấp-quan trọng và khẩn cấp-không quan trọng. Điều này là do tùy chọn ủy quyền trong góc phần tư thứ 3.

• Việc thay đổi lịch trình cũng sẽ khiến phương pháp này không hiệu quả. Người dùng có thể không thể sắp xếp thứ tự ưu tiên của các dự án và cuối cùng phải làm đại diện cho ba nhiệm vụ trong góc phần tư của người khác.

Phần kết luận

Ma trận Eisenhower là một công cụ ưu tiên để hoàn thành thành công các nhiệm vụ. Với công cụ quản lý thời gian này, mọi người có thể nâng cao năng suất và đạt được kết quả tốt hơn từ các hoạt động của mình. Với hướng dẫn này, chúng ta đã thảo luận về Ma trận, nó ra đời như thế nào và nó hoạt động như thế nào. Chúng tôi cũng đã xem xét cách sử dụng nó, cách sử dụng nó để tránh bẫy khẩn cấp, những hạn chế của nó và cách áp dụng nó vào Nguyên tắc Pareto.