Tổng quan

Lực lượng Cảnh sát biển Hoa Kỳ là một nhánh của Lực lượng Vũ trang Hoa Kỳ chịu trách nhiệm bảo vệ các tuyến đường thủy, bến cảng và bờ biển của Hoa Kỳ bằng cách thực thi luật pháp Hoa Kỳ và đóng vai trò là lực lượng ứng phó đầu tiên trên biển. Lực lượng Cảnh sát biển sử dụng 40.992 thành viên phục vụ toàn thời gian cùng với 7.000 quân dự bị bán thời gian, 8.577 dân thường và 31.000 tình nguyện viên phụ trợ của Cảnh sát biển.

Andy Howell là Tư lệnh Cảnh sát biển đã nghỉ hưu và là cựu Cán bộ Đổi mới, đồng thời hiện là cố vấn cho Chương trình Đổi mới của Cảnh sát biển. Với tư cách là cựu Cán bộ Đổi mới của Lực lượng Bảo vệ Bờ biển, Andy chịu trách nhiệm viết các tài liệu về chính sách và chiến lược, giúp làm cho Lực lượng Bảo vệ Bờ biển trở nên đổi mới hơn và bán các ý tưởng cho mọi người.

Thử thách

Giống như bất kỳ tổ chức lớn nào, việc ủng hộ các phương pháp mới có thể khó khăn. Andy lưu ý: “Bạn cần đấu tranh để thay đổi và bảo vệ nó. “Mọi người biết rằng cần phải thực hiện những thay đổi, nhưng bạn đang chìm đắm trong sự chuyên chế của hiện tại đến mức bạn thậm chí không thể tưởng tượng được việc thay đổi tổ chức.” Và sự thay đổi không đến từ một người; nó cần đến từ hoạt động bên trong của một tổ chức.

Để làm cho Cảnh sát biển đổi mới hơn, nhóm của Andy cần một cách để tìm ra những ý tưởng tuyệt vời trong hạm đội và có thể truyền đạt những ý tưởng đó đến những người ra quyết định để họ có thể giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp. USCG không có các công cụ gắn kết nhân viên hiệu quả cho phép họ đặt câu hỏi và nhận phản hồi. Andy nói: “Chúng tôi cần một cách để nắm bắt ý tưởng và thu hút nhân viên để có thể cho lực lượng lao động biết rằng chúng tôi đang lắng nghe họ”.

Trước khi chuyển sang IdeaScale, USCG đã sử dụng bảng tính SharePoint làm cơ sở dữ liệu lớn về các ý tưởng mà người dùng có thể xem các bài gửi—nhưng họ không thể thêm nhận xét cho chúng, cộng tác trên các dự án hoặc tìm cách dễ dàng biến ý tưởng thành hành động.

Họ cần một cách tiếp cận tốt hơn.

US Coast Guard

Giải pháp

Lực lượng bảo vệ bờ biển đã đưa IdeaScale vào năm 2015 và đã sử dụng nền tảng này kể từ đó. Họ hiện có hơn 15.000 người dùng trong cộng đồng của họ. Họ đã đạt được những gì?

Còn những mạng sống được cứu thì sao.

Năm 2017, Hoa Kỳ đã trải qua một trong những mùa bão tồi tệ nhất được ghi nhận và Lực lượng Cảnh sát biển nhận thấy mình bị sa lầy trong những bài học chậm chạp, lỗi thời về quy trình chia sẻ các phương pháp hay nhất. Andy nói: “Đáng lẽ chúng ta nên gọi chúng là ‘những bài học đã được xác định’ thay vì những bài học kinh nghiệm vì chúng tôi chưa học được gì cả.

Nhưng thế là đủ và để hiện đại hóa cách họ chia sẻ các phương pháp hay nhất, Cảnh sát biển đã phát động chiến dịch Bài học kinh nghiệm về Bão thông qua nền tảng cung cấp dịch vụ cộng đồng CG_Ideas@Work của họ. Thay vì sử dụng nhiều email, tin nhắn văn bản và thậm chí cả bút và giấy, giờ đây các thành viên có thể chia sẻ ý tưởng ở một nơi duy nhất, bất kể vị trí địa lý.

Kết quả: những người ứng phó đầu tiên với cơn bão đã chia sẻ các ý tưởng cứu sống với nhau.

Ví dụ: một thành viên đã chia sẻ ý tưởng giám sát mạng xã hội sau khi nhìn thấy tín hiệu đau khổ trên Instagram. Một người khác chia sẻ ý tưởng về công nghệ di động tốt hơn ở những khu vực có thảm họa. Một người khác chia sẻ ý tưởng để cải thiện việc nhắm mục tiêu theo vị trí. Danh sách này cứ lặp đi lặp lại và kết quả là người dân Mỹ được phục vụ tốt hơn trong những trường hợp khẩn cấp.

Và sau thử thách Bài học kinh nghiệm về cơn bão đầu tiên đó, Lực lượng bảo vệ bờ biển Hoa Kỳ đã thực hiện chúng hàng năm—trên thực tế, họ phát động một thử thách vào ngày đầu tiên của tháng 6 hàng năm!

Nuôi dưỡng văn hóa đổi mới

Coast Guard sử dụng nền tảng cung cấp dịch vụ cộng đồng của IdeaScale để phá vỡ các rào cản giao tiếp, xây dựng sự hợp tác trong toàn tổ chức, thu hút nhân viên tham gia các cuộc trò chuyện về kế hoạch chiến lược cũng như nhận phản hồi và ý tưởng của họ để giúp cung cấp thông tin về chính sách và hoạt động.

Xây dựng sự tương tác và nhận được sự ủng hộ khi đưa ra quyết định

Bằng cách sử dụng IdeaScale để yêu cầu phản hồi, lãnh đạo Cảnh sát biển đang thu hút được sự đồng tình của các bên liên quan và tạo ra những người ủng hộ mạnh mẽ.

Loại bỏ gánh nặng hành chính

Thay vì hàng tháng, Cảnh sát biển chỉ mất vài tuần để lấy ý tưởng và phản hồi từ lực lượng lao động. Thay vì sử dụng bảng tính với danh sách dài các ý tưởng, Cảnh sát biển đang sử dụng nền tảng của IdeaScale để chia sẻ ý tưởng, thêm nhận xét và cộng tác trong việc triển khai các ý tưởng có hiệu suất cao nhất.

Let’s co-create the future together!

IdeaScale is an innovation management solution that links organizations to people with ideas.

Solutions for nonprofits