Cảnh sát biển Hoa Kỳ

Thử thách

Giống như bất kỳ tổ chức lớn nào, việc ủng hộ các phương pháp mới có thể khó khăn. Andy lưu ý: “Bạn cần đấu tranh để thay đổi và bảo vệ nó. “Mọi người biết rằng cần phải thực hiện những thay đổi, nhưng bạn đang chìm đắm trong sự chuyên chế của hiện tại đến mức bạn thậm chí không thể tưởng tượng được việc thay đổi tổ chức.” Và sự thay đổi không đến từ một người; nó cần đến từ hoạt động bên trong của một tổ chức.

Để làm cho Cảnh sát biển đổi mới hơn, nhóm của Andy cần một cách để tìm ra những ý tưởng tuyệt vời trong hạm đội và có thể truyền đạt những ý tưởng đó đến những người ra quyết định để họ có thể giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp. USCG không có các công cụ gắn kết nhân viên hiệu quả cho phép họ đặt câu hỏi và nhận phản hồi. Andy nói: “Chúng tôi cần một cách để nắm bắt ý tưởng và thu hút nhân viên để có thể cho lực lượng lao động biết rằng chúng tôi đang lắng nghe họ”.

Trước khi chuyển sang IdeaScale, USCG đã sử dụng bảng tính SharePoint làm cơ sở dữ liệu lớn về các ý tưởng mà người dùng có thể xem các bài gửi—nhưng họ không thể thêm nhận xét cho chúng, cộng tác trên các dự án hoặc tìm cách dễ dàng biến ý tưởng thành hành động.

Họ cần một cách tiếp cận tốt hơn.

Giải pháp

Lực lượng bảo vệ bờ biển đã đưa IdeaScale vào năm 2015 và đã sử dụng nền tảng này kể từ đó. Họ hiện có hơn 15.000 người dùng trong cộng đồng của họ. Họ đã đạt được những gì?

Còn những mạng sống được cứu thì sao.

Năm 2017, Hoa Kỳ đã trải qua một trong những mùa bão tồi tệ nhất được ghi nhận và Lực lượng Cảnh sát biển nhận thấy mình bị sa lầy trong những bài học chậm chạp, lỗi thời về quy trình chia sẻ các phương pháp hay nhất. Andy nói: “Đáng lẽ chúng ta nên gọi chúng là ‘những bài học đã được xác định’ thay vì những bài học kinh nghiệm vì chúng tôi chưa học được gì cả.

Nhưng thế là đủ và để hiện đại hóa cách họ chia sẻ các phương pháp hay nhất, Cảnh sát biển đã phát động chiến dịch Bài học kinh nghiệm về Bão thông qua nền tảng cung cấp dịch vụ cộng đồng CG_Ideas@Work của họ. Thay vì sử dụng nhiều email, tin nhắn văn bản và thậm chí cả bút và giấy, giờ đây các thành viên có thể chia sẻ ý tưởng ở một nơi duy nhất, bất kể vị trí địa lý.

Kết quả: những người ứng phó đầu tiên với cơn bão đã chia sẻ các ý tưởng cứu sống với nhau.

Ví dụ: một thành viên đã chia sẻ ý tưởng giám sát mạng xã hội sau khi nhìn thấy tín hiệu đau khổ trên Instagram. Một người khác chia sẻ ý tưởng về công nghệ di động tốt hơn ở những khu vực có thảm họa. Một người khác chia sẻ ý tưởng để cải thiện việc nhắm mục tiêu theo vị trí. Danh sách này cứ lặp đi lặp lại và kết quả là người dân Mỹ được phục vụ tốt hơn trong những trường hợp khẩn cấp.

Và sau thử thách Bài học kinh nghiệm về cơn bão đầu tiên đó, Lực lượng bảo vệ bờ biển Hoa Kỳ đã thực hiện chúng hàng năm—trên thực tế, họ phát động một thử thách vào ngày đầu tiên của tháng 6 hàng năm!