Tổ chức
Đại học New York (NYU) là một trường đại học nghiên cứu phi lợi nhuận tư nhân có trụ sở tại Thành phố New York. Được thành lập vào năm 1831, NYU có 37 người đoạt giải Nobel, hơn 30 người đoạt giải Pulitzer, hơn 30 người đoạt giải Oscar và hàng trăm thành viên của Viện Hàn lâm Khoa học Quốc gia trong đội ngũ giảng viên và cựu sinh viên của trường.
Hầu hết các chính sách toàn trường và những thay đổi được đề xuất đều được Thượng viện Đại học thảo luận và quyết định, bao gồm 137 thành viên bỏ phiếu đại diện cho sáu phân khúc khác nhau của trường: trưởng khoa và phó hiệu trưởng, giảng viên chính thức, giảng viên hợp đồng đầy đủ, hội sinh viên, nhân viên cấp cao và Hội đồng quản lý hành chính (đại diện cho hơn 4.000 cán bộ quản lý toàn trường).
Thử thách
Hội đồng Quản lý Hành chính (AMC) tại NYU nhằm mục đích xác định và thực hiện các ý tưởng đổi mới, giải quyết các vấn đề một cách chủ động và thúc đẩy văn hóa hợp tác giữa lãnh đạo, giảng viên và nhân viên. Ban điều hành AMC biết các thành viên của họ đã có những ý tưởng sáng tạo để định hình tương lai của trường đại học danh tiếng này, nhưng nhận thức được vô số vấn đề đang ngăn cản họ hợp tác trên quy mô lớn.
Đối với những người mới bắt đầu, việc thu thập phản hồi thực tế từ các cá nhân trong một nhóm hơn 4.000 người là điều gần như không thể thực hiện được vì số lượng phòng có hạn. “Chúng tôi có rất nhiều ý tưởng hay, nhưng cũng có những vấn đề chúng tôi không nhất thiết phải giải quyết, đơn giản vì chúng tôi không có cơ sở hạ tầng hỗ trợ sự tham gia và chia sẻ của cộng đồng, ” Cựu Chủ tịch AMC và Trợ lý Phó Hiệu trưởng Michael McCaw đã nêu. Thay vào đó, khi chia sẻ ý tưởng trực tuyến, việc thiếu các quy trình chính thức để đóng góp, đánh giá và thực hiện đã tạo ra một môi trường hỗn loạn, nơi những ý tưởng sáng tạo chắc chắn sẽ bị thất lạc.
Ngoài ra, Ủy ban bầu cử AMC còn tập trung vào việc trao quyền cho nhân viên tham gia phản hồi và chia sẻ ý tưởng, bất kể họ có được bầu làm đại diện hay không, cấp bậc thâm niên hay thậm chí là mức độ thoải mái khi nói trước công chúng. Nhiều cộng tác viên không thấy thoải mái khi phát biểu trước đám đông nhưng bày tỏ rằng họ muốn chia sẻ phản hồi trong môi trường ảo.
Giải pháp
Hội đồng quản lý hành chính tại NYU đã triển khai IdeaScale, một nền tảng quản lý ý tưởng và nguồn lực cộng đồng. Mặc dù trước đây AMC đã làm việc với các nền tảng chia sẻ kiến thức khác để chia sẻ và xây dựng ý tưởng nhưng họ đến với IdeaScale vì họ muốn chức năng cung cấp dịch vụ cộng đồng được xây dựng có mục đích cho phép họ dễ dàng thu thập ý tưởng, phiếu bầu và dữ liệu minh bạch khác một cách công khai (hoặc ẩn danh) trong khi vẫn tùy chỉnh trang web theo nguyên tắc thương hiệu của họ. Họ gọi cộng đồng của họ là AMC mở.
Michael McCaw nói về lựa chọn chuyển sang IdeaScale của họ: “Kể từ đó, chúng tôi đã không nhìn lại quá khứ vì nó thực sự đang làm những gì chúng tôi đã hình dung về khái niệm ý tưởng này. Nó giống như làm cách nào để chúng ta làm cho tổ chức này cởi mở hơn với những phản hồi, suy nghĩ và sự tham gia? Vì vậy, chúng tôi đã thử các công cụ khác nhau cho nó, nhưng cuối cùng nó cũng tìm được nhà ở IdeaScale.”
Kết quả
Những ý tưởng đó đã định hình các chương trình nghị sự và dự án trong tương lai cho toàn bộ AMC. Kết quả từ OpenAMC cho đến nay bao gồm:
- Khám phá các chính sách, chương trình mới và cải tiến các chính sách, chương trình đã có từ lâu :
- Việc khám phá một chương trình mới hỗ trợ nghỉ ốm cho nhân viên Đại học cần PTO. Ý tưởng này bắt đầu như một sự cải tiến quy trình mua lại thời gian ốm đau nhưng đã trở thành một ý tưởng mang lại lợi ích cộng đồng và những ý tưởng khác đã chia sẻ thông tin cũng như các phương pháp hay nhất từ các tổ chức có chương trình tương tự.
- Việc thăm dò chính sách miễn giảm học phí sửa đổi.
- Nắm bắt các quan điểm đa dạng từ giảng viên, nhân viên và sinh viên về tác động tiềm tàng của các đề xuất khác nhau đối với lịch học mới .
- Thành lập các tổ và ủy ban đặc nhiệm mới :
- Tạo điều kiện cho việc thành lập lực lượng đặc nhiệm chống phân biệt chủng tộc. Nhân viên đã sử dụng nền tảng này để chia sẻ kinh nghiệm của họ về thành kiến chủng tộc và đề xuất các hành động cụ thể để giải quyết những vấn đề này.
- Một ủy ban mới phụ trách dữ liệu nghiên cứu và đánh giá các phương pháp hay nhất .
- Tăng cường tham gia :
- Kể từ khi ra mắt OpenAMC, Hội đồng quản lý hành chính đã nhận thấy số lượng người tham dự cuộc họp của Hội đồng tăng lên rõ rệt (tăng gấp đôi số người tham dự từ khoảng 100 người tham dự lên 200).
- Lấp đầy những khoảng trống :
- Tạo ra một giải thưởng mới ghi nhận các quản trị viên và nhân viên có công việc gương mẫu được truyền cảm hứng từ Tiến sĩ Martin Luther King Jr. và thúc đẩy nỗ lực của mình. Điều này bổ sung cho giải thưởng hiện có dành cho giảng viên và sinh viên.
- Thu thập thông tin đầu vào vô giá trong quá trình tìm kiếm tổng thống. Open AMC cho phép các hội đồng khác đóng góp, tạo điều kiện cho cộng đồng đại học nói lên những ưu tiên và kỳ vọng của họ đối với chủ tịch mới, dẫn đến một quá trình tìm kiếm toàn diện và đầy đủ thông tin hơn.
- Thành công của nền tảng đã dẫn đến việc mở rộng nó thành một công cụ giao tiếp thời gian thực. Lãnh đạo hiện sử dụng nó như một “kiểm tra nhịp tim” để hiểu rõ hơn về sự hài lòng và cảm xúc của nhân viên xung quanh khuôn viên trường.
Mở ra các phương pháp thực hành tốt nhất và lộ trình dẫn đến thành công của AMC:
Để tạo tiếng vang và thúc đẩy sự tương tác khi ra mắt, Open AMC đã tổ chức một chiến dịch tiếp thị tích hợp bao gồm:
- Ra mắt nó một cách công khai cùng với một sáng kiến về sự đa dạng và hòa nhập rất được mong đợi.
- Gửi email giới thiệu nêu bật ý tưởng hàng đầu vào thời điểm đó, ý tưởng này nhanh chóng nhận được nhiều sự ủng hộ và thảo luận hơn khi mọi người đăng nhập để cân nhắc về vấn đề này.
- Tham gia vào một sự kiện trực tiếp và mời các thành viên đăng nhập vào cộng đồng OpenAMC và cân nhắc các ý tưởng hoặc gửi ý tưởng của riêng họ để đổi lấy “quà tặng” mang thương hiệu AMC như chai nước, ô, v.v.
- Bao gồm liên kết tới cộng đồng trong dòng chữ ký email của Lãnh đạo AMC.
- Cuối cùng, tất cả quản trị viên liên tục được nhắc nhở tham gia các cuộc họp họp hàng tháng để báo cáo các ý tưởng và tiến độ của họ.
Trong những năm sau khi ra mắt chiến lược Open AMC, cộng đồng đã tiếp tục thúc đẩy sự tham gia và xây dựng uy tín– khi làm như vậy, họ đã tạo ra lộ trình dẫn đến thành công. Khi tham gia, những người đóng góp của Open AMC sẽ thấy vòng đời của một ý tưởng, từ việc gửi đến nền tảng đến đánh giá cho đến cách lãnh đạo phản hồi và phản ứng với nó. Nhờ sự trao đổi minh bạch và liên tục từ phía lãnh đạo về cấu trúc của quy trình nên những người đóng góp nắm rõ các bước khi đăng tải ý tưởng của mình. Quan trọng hơn, họ biết rằng ý tưởng của họ quan trọng và sẽ được thực hiện.
OpenAMC đã trao quyền cho cộng đồng quản trị viên tại NYU để có tiếng nói chủ động hơn trong trường Đại học và sẽ tiếp tục tìm kiếm những cơ hội mới để cải thiện các quy trình và dịch vụ trong tương lai.
