Université de New York

Organisation

L’Université de New York (NYU) est une université de recherche privée à but non lucratif basée à New York City.. Fondée en 1831, l’université de New York compte 37 lauréats du prix Nobel, plus de 30 lauréats du prix Pulitzer, plus de 30 lauréats de l’Academy Award et des centaines de membres des académies nationales des sciences parmi son corps enseignant et ses anciens élèves.

La plupart des politiques de l’université et des changements proposés sont discutés et décidés par le Sénat de l’université, qui est composé de 137 membres votants représentant six segments différents du campus : les doyens et les vice-chanceliers, les enseignants titulaires, les enseignants contractuels, le corps étudiant, le personnel supérieur et le Conseil de gestion administrative (qui représente plus de 4 000 administrateurs dans l’ensemble de l’université).

Défi

Le Conseil de gestion administrative (AMC) de l’Université de New York a pour objectif d’identifier et de mettre en œuvre des idées novatrices, d’aborder les problèmes de manière proactive et de favoriser une culture de collaboration entre la direction, le corps enseignant et le personnel. Le comité exécutif de l’AMC savait que ses membres avaient des idées brillantes, mûres pour façonner l’avenir de la prestigieuse université, mais il était conscient de la multitude de problèmes qui les empêchaient de collaborer à grande échelle.

Tout d’abord, il était pratiquement impossible de recueillir les réactions des individus d’un groupe de plus de 4 000 personnes en raison de la capacité limitée de la salle. « Nous avions beaucoup de bonnes idées, mais il y avait aussi des problèmes auxquels nous ne nous attaquions pas nécessairement, simplement parce que nous n’avions pas d’infrastructure pour soutenir l’engagement et le partage au sein de la communauté« . L’ancien président de l’AMC et vice-provost adjoint, Michael McCaw, a déclaré. Lors du partage d’idées en ligne, l’absence de processus formels de contribution, d’examen et de mise en œuvre a créé un environnement chaotique où les idées brillantes étaient vouées à être perdues.

En outre, le comité électif de l’AMC s’est attaché à donner aux employés les moyens de participer au retour d’information et au partage d’idées, qu’ils soient ou non des représentants élus, qu’ils aient ou non de l’ancienneté, ou même qu’ils soient ou non à l’aise pour s’exprimer en public. De nombreux contributeurs n’étaient pas à l’aise pour parler devant une foule, mais ont déclaré qu’ils partageraient leurs commentaires dans un cadre virtuel.

Solution

Le Conseil de gestion administrative de l’université de New York a mis en place IdeaScale, une plateforme de crowdsourcing et de gestion des idées. Bien que l’AMC ait déjà travaillé avec d’autres plateformes de partage de connaissances pour partager et développer des idées, elle s’est tournée vers IdeaScale pour les raisons suivantes Ils voulaient une fonctionnalité de crowdsourcing spécialement conçue pour leur permettre de recueillir facilement des idées, des votes et d’autres données transparentes publiquement (ou anonymement), tout en personnalisant le site en fonction des lignes directrices de leur marque. Ils ont appelé leur communauté Open AMC.

Michael McCaw déclare à propos de leur choix de passer à IdeaScale : « Nous n’avons pas regardé en arrière depuis, parce que cela fait vraiment ce que nous avions envisagé en termes de concept d’idées. Il s’agit de savoir comment rendre cette organisation plus ouverte au retour d’information, aux idées et à la participation. Nous avons donc essayé différents outils, mais c’est finalement à IdeaScale qu’il a trouvé sa place ».

Résultats

Ces idées ont façonné les futurs agendas et projets de l’AMC dans son ensemble. Les résultats obtenus jusqu’à présent par OpenAMC sont les suivants

• Explorer de nouvelles politiques et de nouveaux programmes et améliorer ceux qui existent depuis longtemps:
  • L’exploration d’un nouveau programme visant à de faire don de congés de maladie au personnel de l’université qui a besoin de PTO. L’idée a commencé comme une amélioration du processus de rachat des congés de maladie, mais elle s’est transformée en une idée de bénéfice pour la communauté et d’autres ont partagé des informations et des meilleures pratiques d’institutions ayant des programmes similaires.
  • L’exploration d’une politique révisée de remise des frais de scolarité.
  • Recueillir les différents points de vue du corps enseignant, du personnel et des étudiants sur l’impact potentiel des différentes propositions de nouveau calendrier universitaire. différentes propositions pour un nouveau calendrier académique.
• Créer de nouveaux groupes de travail et comités:
  • Faciliter la la formation d’un groupe de travail sur la lutte contre le racisme. Le personnel a utilisé la plateforme pour partager ses expériences en matière de préjugés raciaux et proposer des actions concrètes pour résoudre ces problèmes.
  • Un nouveau comité sur les données de recherche et les meilleures pratiques d’évaluation.
• Participation accrue:
  • Depuis le lancement d’OpenAMC, le Conseil de gestion administrative a constaté une nette augmentation de la participation aux réunions du Conseil (la participation a doublé, passant d’environ 100 participants à 200).
• Combler les lacunes:
  • Création d’un nouveau prix récompensant les administrateurs et le personnel pour leur travail exemplaire inspiré par le Dr Martin Luther King Jr. et de faire progresser ses efforts. Ce prix vient compléter le prix déjà existant pour les professeurs et les étudiants.
  • a recueilli des informations précieuses lors de la recherche d’un président. L’AMC ouverte a permis à d’autres conseils de contribuer, permettant à la communauté universitaire d’exprimer ses priorités et ses attentes à l’égard du nouveau président, ce qui a conduit à un processus de recherche plus inclusif et mieux informé.
  • Le succès de la plateforme a conduit à son expansion en tant qu’outil de communication en temps réel. La direction l’utilise désormais comme « prise de pouls ». pour se faire une idée de la satisfaction des employés et des sentiments qui règnent sur le campus.

Les meilleures pratiques et la feuille de route de l’Open AMC pour réussir :

Pour créer le buzz et susciter l’engagement lors de son lancement, Open AMC a organisé une campagne de marketing intégrée :

• Le lancer publiquement en même temps qu’une initiative très attendue en matière de diversité et d’inclusion.
• L’envoi d’un courriel de lancement mettant en avant l’idée la plus importante du moment, qui a rapidement recueilli plus de soutien et de discussions au fur et à mesure que les gens s’inscrivaient pour peser sur la question.
• Participer à un événement en direct et inviter les membres à se connecter à la communauté OpenAMC et à peser sur les idées ou à soumettre les leurs en échange de « swag » de la marque AMC comme des bouteilles d’eau, des parapluies, etc.
• Inclure un lien vers la communauté dans les lignes de signature des courriels des dirigeants de l’AMC.
• Enfin, tous les administrateurs sont constamment invités à participer aux réunions mensuelles de l’assemblée, au cours desquelles les idées et leurs progrès sont présentés.

Dans les années qui ont suivi le lancement stratégique d’Open AMC, la communauté a continué à stimuler la participation et à renforcer sa crédibilité, créant ainsi une feuille de route vers le succès. En participant à l’Open AMC, les contributeurs voient le cycle de vie d’une idée, de sa soumission à la plateforme à son évaluation, en passant par la manière dont les dirigeants y répondent et y réagissent. Grâce à la communication transparente et continue de la direction sur la structure du processus, les contributeurs connaissent clairement les étapes à suivre lorsqu’ils publient leurs idées. Plus important encore, ils savent que leurs idées comptent et qu’elles seront prises en compte.

OpenAMC a permis à la communauté des administrateurs de l’Université de New York d’avoir une voix plus proactive au sein de l’Université et continuera à trouver de nouvelles opportunités pour améliorer les processus et les offres à l’avenir.