O que é colaboração entre equipes? Definição, benefícios, exemplos, importância e principais maneiras de aprimorá-lo

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A colaboração moderna não inclui apenas o trabalho face a face. Há muitas maneiras diferentes de colaborar hoje em dia, e uma maneira cada vez mais eficaz de colaborar é a colaboração entre equipes. Não importa em que projeto você esteja trabalhando, a colaboração entre equipes é uma maneira incrível de integrar várias perspectivas diferentes para ajudar a realizar o trabalho.

Neste artigo, definiremos a colaboração entre equipes, como criá-la, algumas práticas recomendadas, discutiremos exemplos, benefícios, por que ela é tão importante e descreveremos algumas maneiras importantes de aprimorá-la.

O que é colaboração entre equipes?

A colaboração entre equipes, ou colaboração multifuncional, é definida como um processo em que várias equipes diferentes trabalham juntas para atingir uma meta compartilhada. Essas equipes geralmente vêm de diferentes formações ou departamentos para combinar seus conhecimentos e compartilhar percepções significativas e exclusivas.

Qualquer projeto de equipe se beneficiará de várias perspectivas diferentes, e a colaboração entre equipes é uma ótima maneira de facilitar a conclusão holística do projeto entre as equipes. Ao utilizar a colaboração entre equipes, uma organização pode distribuir efetivamente o conhecimento entre suas equipes, compartilhando percepções e produzindo resultados mutuamente informados.

A colaboração entre equipes não é apenas algo que ajuda a criar uma colaboração mais eficiente; ela também pode melhorar significativamente a experiência dos funcionários. Um estudo realizado em 2022 mostra que quase 40% dos trabalhadores acham que o trabalho em equipe é “muito importante”. Além disso, esse estudo mostra que as ferramentas de colaboração on-line e a colaboração regular podem aumentar a eficiência dos trabalhadores remotos e podem quase 5x a retenção de talentos. Isso mostra que a colaboração entre equipes pode ter um grande efeito não apenas no produto do trabalho, mas também na cultura da empresa e na experiência do funcionário.

Como criar colaboração entre equipes?

A criação de colaboração entre equipes tem tudo a ver com a criação de um sistema em que as pessoas se sintam capacitadas a trabalhar juntas. Em vez de listar etapas específicas, há alguns valores e pontos de contato que precisam ser alcançados para facilitar a colaboração entre equipes de forma regular e bem-sucedida. Aqui estão os pontos mais importantes a serem considerados ao implementar a colaboração entre equipes.

1. Compartilhe as responsabilidades da equipe

Como mostramos nas estatísticas acima, as pessoas realmente querem trabalhar juntas. No entanto, trabalhar de forma colaborativa nem sempre depende deles, por isso é importante que as equipes sejam incentivadas e recebam a estrutura necessária para obter sucesso ao colaborar.

Uma etapa importante é compartilhar responsabilidades entre as equipes. Compartilhar responsabilidades nem sempre significa que todos compartilham o mesmo conjunto de tarefas, mas significa que as equipes comunicarão as cargas de trabalho e compartilharão tarefas que levam a objetivos comuns. Ao criar transparência nos projetos, as equipes podem entender exatamente pelo que são responsáveis e como podem colaborar com sucesso para atingir uma meta final.

Ao criar transparência, as equipes precisam entender suas responsabilidades individuais, suas responsabilidades compartilhadas, em quais assuntos elas têm uma palavra a dizer e por quais não são responsáveis. Ao compartilhar essas informações com clareza e criar limites claros, as equipes podem entender sua função em um processo maior e onde podem contribuir de forma mais eficaz.

Compartilhar responsabilidades também não é uma tarefa única. Os gerentes de projeto precisam fazer check-ins com as equipes para garantir que elas compartilhem as cargas de trabalho de forma equitativa e colaborem de forma eficiente entre as equipes. À medida que um projeto avança, as equipes sempre precisarão redefinir prioridades e realocar recursos e, quando estiverem colaborando, precisam garantir que isso aconteça corretamente para evitar falhas de comunicação.

2. Formalizar funções

Um dos possíveis pontos problemáticos da colaboração entre equipes é criar um sistema que não tenha uma documentação clara das funções. Nesse caso, as pessoas podem ficar confusas sobre a quem se reportar, quem está no comando e no que devem trabalhar. Como parte da criação de responsabilidades claras, as equipes também precisam formalizar suas funções de cima para baixo.

Isso não significa que eles precisam ter uma designação incrivelmente rígida ou que sempre haverá um processo de fluxo de trabalho hierárquico, mas significa que todos precisam desenvolver uma sólida compreensão de onde estão, com quem estão trabalhando e quais são seus objetivos.

A formalização das funções é muito importante para os cargos de liderança e, se for comunicada incorretamente, pode causar sérias falhas na dinâmica da equipe. Cada equipe precisa saber a quem deve se reportar e quais são seus funis de comunicação. Isso é essencial para a comunicação da equipe e, sem uma estrutura clara de liderança, a colaboração entre equipes pode se tornar muito difícil.

3. Encontre as ferramentas certas

Ao colaborar entre equipes, é importante usar as ferramentas certas para tornar o processo de colaboração fácil e eficiente. Em vez de depender estritamente de chamadas compartilhadas e longas cadeias de e-mail, escolha ferramentas que ajudem a facilitar a colaboração de uma forma que seja benéfica para todos.

Algumas das ferramentas de colaboração essenciais são as ferramentas de comunicação, as ferramentas de colaboração visual e as ferramentas de gerenciamento de tarefas. Descrevemos todos eles em uma postagem de convidado recente, caso queira saber mais sobre as melhores ferramentas de reunião on-line.

O IdeaScale Whiteboard pode ajudar a organizar seu espaço de trabalho digital, para que você não precise usar vários gerenciadores de tarefas diferentes junto com suas ferramentas de colaboração. Ao integrar uma ferramenta interna de gerenciamento de tarefas, o IdeaScale Whiteboard permite que as equipes colaborem e gerenciem tarefas dentro do mesmo fluxo de trabalho, aumentando a eficiência e a comunicação entre as equipes.

A escolha das ferramentas corretas pode ser decisiva para a colaboração entre equipes, por isso é importante que você tenha todas as suas bases cobertas. Nosso próximo ponto aborda uma das partes mais importantes da pilha de software da sua equipe: a comunicação.

4. Criar uma comunicação consistente

Se as equipes vão colaborar com frequência, é preciso haver uma forma solidificada de comunicação que todos usem o tempo todo. A consistência é fundamental na comunicação e, se as equipes estiverem usando várias fontes diferentes para se comunicar, isso pode tornar um projeto muito mais complicado do que o necessário.

Usar ferramentas como o Slack é uma maneira perfeita de simplificar a colaboração entre equipes e garantir que todos se comuniquem pelo mesmo meio. Além disso, essa plataforma torna incrivelmente fácil a comunicação entre os membros ou equipes. Sem uma ferramenta como o Slack, as equipes precisam se esforçar para se comunicar de maneira mais formal, o que pode atrapalhar completamente o processo. A comunicação regular por meio de uma ferramenta de gerenciamento de espaço de trabalho possibilita a colaboração entre equipes e é absolutamente necessária para que as equipes tenham sucesso.

5. Formalizar a documentação

O uso consistente de ferramentas facilita muito a criação de um centro formalizado para a documentação do projeto. Se você realizar todo o seu brainstorming em um quadro branco on-line centralizado, terá um local fácil para armazenar suas informações e localizá-las sempre que precisar.

A documentação é tão importante para as equipes de projeto quanto para a liderança, e a criação de uma documentação acessível permite que os líderes comuniquem suas necessidades, metas e expectativas a todos. Além disso, os líderes podem continuar ajustando seus sistemas e sua estrutura para encontrar o equilíbrio perfeito para a colaboração entre equipes sem precisar enviar atualizações constantes; eles podem acessar facilmente sua documentação e fazer as alterações necessárias.

A criação de documentação formalizada não é importante apenas para o projeto atual, mas também ajuda a reunir informações de projetos anteriores. Ao criar um relacionamento com a colaboração entre equipes, haverá sucessos e fracassos com os quais a equipe precisará aprender. Entender essas lições significa que deve haver um lugar para acessá-las e aprender com elas. Abaixo estão algumas das maneiras pelas quais a documentação pode ser aplicada à colaboração entre equipes:

• Fluxos de trabalho específicos do projeto
• Gráficos hierárquicos e organogramas
• Cronogramas e listas de prioridades anteriores
• Práticas recomendadas e lições de colaboração
• Documentação e armazenamento do projeto
• Exercícios e modelos de colaboração anteriores
• Guias de colaboração entre equipes

As equipes geralmente se referem aos sistemas de documentação interna como “carta da equipe”. Esse é um documento que permite que as pessoas entendam as metas, os valores e os objetivos de uma equipe ou projeto em um único local compartilhado. As cartas de equipe são úteis para a comunicação e a transparência dentro de uma organização.

O fornecimento de acesso à documentação torna incrivelmente fácil para as equipes aprenderem a colaborar de forma eficiente e a pegar projetos futuros no tranco. Mesmo que não tenham trabalhado juntos antes, a possibilidade de acessar um centro de documentação pode ajudar a responder a perguntas antes mesmo que elas surjam.

6. Seja flexível

Especialmente ao integrar sistemas de colaboração entre equipes pela primeira vez, haverá obstáculos no caminho. É importante que as equipes tenham tempo para processar a experiência de aprendizado e explorar as melhores maneiras de colaborar. Isso exigirá flexibilidade em termos de suas expectativas e de seus recursos. As equipes precisam receber os recursos para prosperar, mesmo que isso não aconteça imediatamente.

Essa flexibilidade geralmente vem da liderança, mas também é necessária a flexibilidade dos colegas. As pessoas precisam ser pacientes e flexíveis com os colegas com quem estão trabalhando para estabelecer métodos positivos de comunicação. Ao implementar a colaboração entre equipes, todos precisam ser flexíveis para que ela funcione.

Se as equipes estiverem encontrando dificuldades para se conectar e encontrar flexibilidade, tente realizar alguns workshops virtuais sobre a importância da colaboração e dê a elas opções de feedback para que possam apresentar novas ideias. Essa é uma boa maneira de manter os funcionários envolvidos e dar a eles um senso de propriedade sobre seu fluxo de trabalho.

Saiba mais: O que é colaboração em equipe?

Práticas recomendadas sobre como melhorar a colaboração entre equipes

A colaboração entre equipes não é algo que vem naturalmente para todos, e é um processo que precisa ser refinado com o tempo para funcionar com eficiência máxima. Embora as dicas acima sejam essenciais para implementar a colaboração entre equipes, há outros conselhos que podem ser úteis quando se busca aprimorá-la. Se estiver procurando melhorar a estrutura de colaboração existente, aqui estão algumas práticas recomendadas para melhorar a colaboração entre equipes.

1. Certifique-se de que as pessoas se encaixam

Ao analisar as estruturas de colaboração entre equipes, é importante entender que as pessoas afetam o sistema tanto quanto a estrutura. Não estamos dizendo que você precisa demitir todos e contratar uma nova equipe se as coisas não estiverem funcionando bem, mas é importante unir equipes e pessoas com colegas que complementem seus pontos fortes e permitam que colaborem de forma eficaz.

A formação de equipes que trabalhem bem juntas mudará a dinâmica da colaboração interdepartamental e poderá facilitar o aumento da eficiência das equipes colaborativas.

Ao montar uma equipe que colabore bem, pense nas habilidades e perspectivas únicas que cada indivíduo e equipe trazem para a mesa. Tente organizar estrategicamente os grupos, para que eles se encaixem bem, e garanta que cada grupo tenha um ambiente de comunicação positivo.

2. Criar alinhamento de liderança

Assim como a criação de uma equipe organizada é importante, o alinhamento com a liderança também é essencial para o funcionamento da equipe. Como dissemos acima, podem ocorrer conflitos na liderança quando as equipes e os departamentos começam a colaborar, o que é muito prejudicial para os resultados do projeto. Se não houver uma designação clara de qual líder é responsável pelo quê e a quem o projeto inteiro está subordinado, o projeto pode cair no caos.

Se a sua equipe estiver enfrentando problemas de direção ao implementar a colaboração entre equipes, considere a possibilidade de criar um senso mais rígido de alinhamento de liderança para ajudar a estruturar projetos no futuro.

3. Desenvolver uma maior comunicação

A comunicação é a espinha dorsal da colaboração entre equipes e, se a equipe precisar melhorar, esse é o primeiro lugar a ser observado. A colaboração entre equipes exige um nível muito alto de comunicação entre pessoas, equipes e departamentos. Como a comunicação é tão importante, é provável que, se os projetos não estiverem sendo planejados, seus requisitos não estejam sendo comunicados adequadamente. Seja um problema com ferramentas de comunicação, estrutura ou fluxos de trabalho, tente solucionar problemas de sistemas de comunicação para melhorar a colaboração entre equipes.

4. Alinhar cronogramas e metas

Um tema comum para aprimorar a colaboração entre equipes é melhorar a comunicação e o alinhamento. Quando as equipes não estão devidamente alinhadas, haverá mais problemas com a estratégia e as atribuições de tarefas. Cada pessoa trabalha de forma um pouco diferente, portanto, se houver algum desalinhamento, é provável que isso resulte em uma consequência para o projeto.

Algo que pode ajudar a alinhar as metas é a documentação, como mencionamos acima. Ter um local para armazenar a documentação compartilhada e atualizada permite que as equipes nunca saiam do alinhamento, o que significa que elas podem trabalhar juntas com mais facilidade e sem consequências negativas.

Outro ponto em que as equipes precisam permanecer alinhadas é com seus cronogramas. Essa é uma área que, reconhecidamente, é mais difícil de ser mal comunicada, mas que exige documentação formal. Se os funcionários estiverem misturando projetos que incluem colaboração e trabalho individual, os cronogramas podem ficar confusos e as equipes podem ficar desalinhadas. Para evitar isso, é importante que um cronograma sólido seja estabelecido antes do início do projeto e seja seguido por cada membro por meio de documentação compartilhada. Se feito corretamente, isso pode melhorar muito os resultados e os produtos da colaboração entre equipes.

5. Facilitar a colaboração mais orgânica

Se as equipes não colaboram regularmente, a colaboração entre equipes pode parecer muito forçada e inorgânica. Para melhorar os resultados, você precisa fazer com que o processo de colaboração pareça mais orgânico e impactante. Se as equipes se sentirem mais naturalmente inclinadas a colaborar, isso aumentará a produtividade, a eficiência e a experiência geral.

Para melhorar as oportunidades de colaboração orgânica, faça com que as equipes compartilhem regularmente o progresso, as perguntas e os cronogramas para que possam encontrar momentos benéficos para colaborar com outras pessoas. Se isso não funcionar, tente implementar estruturas mais regulares de colaboração para que as pessoas tenham um modelo que possam editar rapidamente em vez de criar algo do zero. Muitas vezes, esse pequeno impulso pode ajudar a reduzir a barreira de entrada para a colaboração entre equipes.

Saiba mais: O que é colaboração remota?

Exemplos de colaboração entre equipes

A colaboração entre equipes pode ocorrer em vários cenários diferentes e ocorre principalmente quando equipes de diferentes departamentos trabalham juntas em um determinado projeto. Um exemplo poderia ser uma equipe de design e marketing trabalhando em conjunto para criar o design de um site. Uma equipe de design pode não entender as nuances das taxas de cliques ou das mensagens da empresa, enquanto a equipe de marketing pode não saber como expressar a identidade da marca em um site. No entanto, quando colaboram, podem combinar seus conhecimentos para criar algo que nenhum deles poderia ter feito de forma independente. Embora esse seja apenas um exemplo, há muitos cenários em que a colaboração entre equipes pode ser aplicada. Abaixo estão alguns bons exemplos:

• Equipes de vendas e marketing trabalhando em um arquivo de mensagens atualizado.
• Equipes de design e engenharia desenvolvendo modelos de novos produtos.
• Equipes de engenharia e vendas criando novas integrações com clientes.
• As equipes de sucesso do cliente trabalham com as equipes de design para criar recursos mais úteis.

As possibilidades de colaboração entre equipes são realmente infinitas e podem ser utilizadas em qualquer lugar em que uma determinada equipe possa agregar insight e valor.

Benefícios da colaboração entre equipes – Por que ela é importante?

A criação de padrões de colaboração é vital para que qualquer organização permaneça inovadora e continue a impulsionar seus negócios. Trabalhar isoladamente é perigoso para indivíduos e equipes porque não há um sistema natural de verificações em um fluxo de trabalho. As pessoas não sabem o que está acontecendo com outros membros da equipe ou com outros departamentos, o que significa que há uma grande probabilidade de que as prioridades e o progresso não estejam sendo comunicados.

Dentro desse sistema, a colaboração entre equipes é vital para evitar e eliminar a mentalidade de silo. A mentalidade de silos é “A mentalidade de silos é uma mentalidade de exclusividade que existe quando pessoas de equipes diferentes se recusam a compartilhar informações com outros departamentos ou membros da equipe.” Libertar-se da mentalidade de silo significa que as equipes podem se comunicar adequadamente umas com as outras e funcionar como uma unidade alinhada, em vez de várias equipes separadas.

Veja a seguir alguns dos maiores benefícios da colaboração entre equipes:

• Aumento da inovação: A melhor maneira de estimular a inovação é aumentar a comunicação e a colaboração. A colaboração entre equipes oferece às pessoas uma caixa de ressonância para testar constantemente novas ideias e fazer experimentos, levando-as a uma maior inovação em seus projetos.
• Coesão da equipe: A colaboração e a comunicação consistentes ajudam a criar coesão entre indivíduos, equipes e departamentos. Ter um relacionamento sólido pode ajudar as equipes a navegar por projetos desafiadores e obstáculos e, além disso, levará a melhores resultados no longo prazo.
• Elimina o desperdício: Uma das partes mais irritantes de não colaborar regularmente é sentir-se desalinhado com as equipes e perder tempo se comunicando por meio de inúmeros e-mails. A colaboração entre equipes oferece a elas uma plataforma para que se mantenham na mesma página e, por meio desse alinhamento, eliminem comunicações desnecessárias em seu fluxo de trabalho.
• Mais propriedade: Colaborar com equipes significa que as pessoas colocam mais esforço, pensamento e intenção em seu produto de trabalho. Com a supervisão adicional, os funcionários normalmente se sentem mais responsáveis por seu trabalho, o que leva a melhores resultados.
• Procedimentos minuciosos: Trabalhar em colaboração entre equipes significa que as equipes têm um método interno para verificar os resultados e os processos antes de entregar um produto final. Ter outra camada de verificações e balanços significa que as equipes podem complementar os projetos com procedimentos mais completos e padrões mais elevados. Ser mais minucioso também é um fator que deixa as partes interessadas cada vez mais satisfeitas com os processos e resultados da empresa, mais uma vantagem da colaboração entre equipes.
• Retenção de talentos: Quando as equipes criam coesão e colaboram com mais frequência, as pessoas tendem a aproveitar mais a experiência e a se apegar mais aos colegas de trabalho. A construção de relacionamentos e a colaboração são partes importantes da retenção de talentos, algo que pode ser muito melhorado pela colaboração entre equipes.
• Equipes bem informadas: Trabalhar com equipes que não são de sua especialidade ajuda a ampliar sua compreensão do assunto e de como os projetos são concluídos sob vários ângulos. A colaboração entre equipes ajuda as equipes a entenderem várias perspectivas durante todo o ciclo do projeto, criando equipes bem informadas em toda a organização.
• Progresso mais rápido: As equipes que trabalham em colaboração regular conseguem progredir em seus projetos de forma mais rápida e eficaz. Ao compartilhar tarefas e colaborar, as equipes podem efetivamente seguir a mesma visão para obter maior progresso do que suas contrapartes isoladas.

A colaboração entre equipes sempre funciona? Principais maneiras de melhorar

Embora recomendemos a integração da colaboração em toda a organização, isso não resolverá automaticamente seus problemas. Definitivamente, a colaboração tem lugar em um fluxo de trabalho eficiente, mas pode ser mais difícil para algumas organizações facilitá-la em comparação com outras. Mesmo em lugares onde ele deve ser bem-sucedido, haverá dificuldades de crescimento para que tudo dê certo. Sempre vale a pena tentar a colaboração entre equipes, mas isso não garante que será um sucesso.

Embora seja importante continuar inovando o seu processo e encontrar um fluxo de trabalho colaborativo que funcione para a sua equipe, certamente há alguns desafios para implementá-lo. Aqui estão alguns dos maiores desafios para implementar a colaboração entre equipes:

1. Como fazer com que funcione em todos os fusos horários

Com um número cada vez maior de organizações optando por um ambiente de trabalho remoto e híbrido, pessoas de todo o mundo puderam se beneficiar de um influxo de novas oportunidades. Isso pode causar dificuldades, no entanto, quando se torna difícil gerenciar as horas de colaboração entre fusos horários. Facilitar a colaboração entre equipes é um grande desafio para empresas globais e pode ser um problema intransponível para algumas organizações.

Para encontrar equilíbrio ao operar em vários fusos horários, tente encontrar uma distribuição equitativa dos períodos de colaboração para as pessoas. Isso significa que uma equipe ou pessoa não precisará marcar consistentemente um horário que seja muito difícil para ela, e toda a equipe terá uma distribuição relativamente igual de horas de trabalho entre os vários horários de reunião. Obviamente, há alguns casos em que isso não é possível e, nesse caso, talvez valha a pena considerar o uso de um quadro branco on-line para facilitar a colaboração assíncrona entre as equipes.

2. Distribuição injusta do trabalho

Todo mundo já fez parte de um projeto em grupo em que alguém ficou fazendo bagunça o tempo todo, enquanto o restante da equipe se esforçava ainda mais para concluir o projeto no prazo. Infelizmente, isso não ficou na escola, e também pode ser encontrado no mundo profissional.

Seja por causa de estruturas de trabalho ineficazes, falta de supervisão ou recrutamento/cultura inadequados, as organizações com intensa colaboração podem, muitas vezes, estar sujeitas a negligência nos esforços de colaboração.

Um aspecto a ser lembrado ao combater esse problema é que as equipes geralmente precisam de tempo para desenvolver um relacionamento e entender como trabalhar melhor umas com as outras. Para que isso se concretize, talvez seja necessário superar algumas dificuldades de crescimento. No entanto, esse seria um problema fácil de resolver, e as pessoas que não assumem a responsabilidade podem representar um grande desafio para a colaboração entre equipes se não forem controladas.

3. Falha no alinhamento

O alinhamento é fundamental para que a colaboração entre equipes seja implementada de forma eficaz. Embora seja essencial para que a colaboração ocorra, nem sempre é fácil organizá-la em várias equipes.

À medida que diferentes pessoas e diferentes equipes trabalham juntas, geralmente fica claro que elas têm diferentes motivações e prioridades para o sucesso. Você pode fazer tudo o que puder para alinhar essas peças corretamente, mas se elas não se alinharem naturalmente, as equipes terão dificuldade para trabalhar de forma eficaz em direção a uma meta final compartilhada.

Embora a colaboração entre equipes seja uma ótima maneira de aproximar as equipes, se elas não conseguirem encontrar um alinhamento compartilhado com uma organização e entre si, terão dificuldade para colaborar de forma eficaz.

Conclusão

A colaboração entre equipes é uma peça vital para qualquer organização que pretenda criar metas e melhorar os fluxos de trabalho. Se este artigo o ajudou, experimente dar uma olhada no IdeaScale Whiteboard para ver como nossa solução gratuita de quadro branco on-line pode ajudar sua equipe a aumentar a eficiência.