O que é um fluxo de trabalho? Definição, componentes, tipos, exemplos, vantagens e sistemas de gerenciamento

O que é um fluxo de trabalho?

Um fluxo de trabalho é definido como a organização sistemática de recursos para criar processos que transformam materiais, fornecem serviços ou processam informações. Essencialmente, é uma sequência de operações conduzidas por uma pessoa, uma organização de pessoal ou um ou mais mecanismos simples ou complexos.

Os fluxos de trabalho ocorrem em todos os setores. Eles são os blocos de construção de todos os negócios, combinados com outras partes da estrutura de uma organização, como tecnologia da informação, equipes, projetos e hierarquias.

Este artigo definirá um processo de fluxo de trabalho, explicará seus componentes e tipos e demonstrará como o uso de quadros brancos on-line para criar e monitorar fluxos de trabalho ajuda a melhorar a eficiência geral da equipe.

Os três componentes básicos de um fluxo de trabalho

Todo fluxo de trabalho tem três componentes básicos. Esses são componentes fundamentais que permanecem inalterados, independentemente do tipo de fluxo de trabalho. Na verdade, cada estágio de um fluxo de trabalho se enquadra em um desses componentes:

• Entrada:a entrada é o primeiro componente de qualquer fluxo de trabalho. Esse é o recurso que conclui ou inicia uma fase do fluxo de trabalho.

• Transformação: A direção ou regra pela qual a entrada é recebida e o que acontece quando ela é recebida é chamada de transformação.

• Saída: O resultado é o produto final ou a entrega de um processo de fluxo de trabalho. É o resultado da transformação. A saída também pode funcionar como a entrada para a etapa seguinte em um fluxo de trabalho.

Todos os procedimentos de fluxo de trabalho podem ser simplificados para esses três componentes, mesmo em um nível mais alto. De fato, a maioria dos processos tem uma combinação de várias entradas, transformações e saídas.

Quatro componentes principais constituem a maior parte de um fluxo de trabalho. Esses são atores, atividades, resultados e estados.

• Os atores são pessoas ou máquinas responsáveis pelo trabalho.

• As atividades são as tarefas ou os processos comerciais executados. Elas representam uma etapa única e lógica do processo.

• Os resultados são os resultados de cada etapa.

• O estado ocorre quando um projeto está entre processos. Para garantir que os processos fluam na sequência especificada, é usado o controle de fluxo.

A documentação do processo de fluxo de trabalho é essencial para gerentes de projeto, profissionais e acadêmicos, pois fornece um roteiro para o futuro, promove a transparência e a reprodutibilidade e permite a análise de dados. Os especialistas da área aconselham documentar cuidadosamente como os dados são avaliados e transformados.

Os três tipos de fluxos de trabalho

Há três tipos de fluxos de trabalho que você pode usar em sua empresa. Cada um tem suas vantagens, dependendo do caso de uso.

• Fluxo de trabalho de processo: Os fluxos de trabalho mais comumente usados nas empresas são os fluxos de trabalho de processo. Eles são mais adequados quando a sequência de tarefas é sistemática e previsível. Alguns exemplos de fluxos de trabalho de processos incluem pedidos de compra, integração de funcionários, aprovação de faturas e solicitações de férias.

• Fluxo de trabalho de caso: Os fluxos de trabalho de caso são o oposto dos fluxos de trabalho de processo, pois não têm um caminho sistemático ou previsível. Eles não são pré-planejados e não têm uma solução clara desde o início. A solução se revela à medida que você coleta mais dados por meio de investigação – por exemplo, um sinistro de seguro ou uma inspeção de ativos.

• Fluxo de trabalho do projeto: Um fluxo de trabalho de projeto é adequado para projetos que envolvem inúmeras variáveis e diversas partes interessadas. Esses projetos, como o design e o lançamento de sites, seguem uma abordagem definida, porém flexível. Embora os resultados do projeto possam ser especificados, os fluxos de trabalho do projeto geralmente são instâncias de uso único.

Exemplos de fluxo de trabalho

A seguir, veremos alguns exemplos comuns de fluxos de trabalho em todas as empresas.

• Ordem de vendas

A ordem de venda é um componente crucial de toda empresa. Normalmente, o fluxo de trabalho de um pedido de vendas envolve os seguintes estágios: um vendedor cria um pedido, a fatura é cobrada do cliente, o cliente paga a fatura e, por fim, o departamento de atendimento entrega o pedido.

• Pedido de compra

Os pedidos de compra são essenciais para que as empresas gerenciem seus gastos gerais. Eles ajudam a garantir que você e seu fornecedor estejam na mesma página. O fluxo de trabalho de um pedido de compra geralmente tem a seguinte aparência:

– Primeiramente, o setor de compras cria o pedido, o gerente aprova e o pedido é enviado ao fornecedor,

– Em seguida, os bens ou serviços são recebidos

– A fatura é recebida do fornecedor e autorizada

– Por fim, pague o fornecedor.

• Integração de membros da equipe

Vários setores, como o bancário e o de seguros, utilizam fluxos de trabalho para a integração de funcionários e o processamento de empréstimos. Após o envio de uma solicitação, inicia-se uma sequência de tarefas sequenciais, como verificação da identificação do cliente, divulgação de declarações, aprovações de crédito e assinatura do contrato. Além disso, todos esses registros de transações são documentados e salvos para fins de auditoria.

• Comércio eletrônico

O envio de pedidos é um fluxo de trabalho padrão do comércio eletrônico. Um consumidor faz um pedido, insere suas informações de pagamento, conclui a transação e recebe o dinheiro. Depois de receber o pedido, o(s) item(ns) é(são) retirado(s) de um depósito, embalado(s) em um pacote e despachado(s) para o consumidor.

As vantagens de usar fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho são uma excelente oportunidade para romper com o trabalho em equipe ineficiente e utilizar uma nova estratégia de colaboração. Veja a seguir alguns motivos pelos quais a implementação de fluxos de trabalho é essencial e vantajosa.

• Aumento da produtividade

Ao criar um diagrama de fluxo de trabalho, você pode criar um plano para suas equipes seguirem ao resolver problemas no futuro.

As equipes são sempre mais eficientes quando compartilham um conjunto comum de conhecimentos e suposições. Falhas de comunicação e colaboração são muito mais frequentes quando você não tem um processo de fluxo de trabalho diagramado.

• Tempos de ciclo mais rápidos

Ao planejar seu fluxo de trabalho e definir um conjunto de atividades, você pode identificar os gargalos existentes e eliminá-los. Isso leva a fluxos de trabalho otimizados com tempos de ciclo mais rápidos.

• Custos reduzidos

A configuração do fluxo de trabalho aumenta a eficiência, reduz a burocracia e melhora a eficácia dos funcionários. Esses aprimoramentos resultam em despesas operacionais totais mais baixas.

• Redução de imprecisões

Fluxos de trabalho padronizados e automatizados reduzem o risco de erros. Fluxos de trabalho padronizados também produzem resultados mais consistentes, resultando em resultados consistentes e eficazes.

• Aumento da receita

Fluxos de trabalho eficientes podem ajudar as empresas a proporcionar experiências mais conscientes e eficazes aos clientes, resultando em fidelidade e aquisição de novos clientes, o que leva a um aumento geral da receita.

• Melhor cultura da empresa

Os fluxos de trabalho incentivam a independência e a responsabilidade. Os funcionários planejam e criam cada etapa de seu trabalho para ajudá-los a ter sucesso, o que leva ao sucesso geral. Confiança, independência e responsabilidade são os pilares de uma cultura empresarial sólida.

O que são sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho?

Os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho são softwares voltados para a automação de processos de negócios. Eles têm a infraestrutura necessária para organizar, rastrear, controlar e coordenar fluxos de trabalho.

Um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho tem funcionalidade detalhada, pois permite que os usuários definam fluxos de trabalho com base em várias características. O software usa essas características para analisar e fornecer sugestões de melhorias.

Além disso, os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho também têm os seguintes recursos:

• Roteamento automático

• Processamento automatizado

• Combinação de vários sistemas e processos em uma estrutura coesa

• Integração com a infraestrutura existente

• Organização de produtos de fontes variadas

• Notificar e fornecer os dados necessários para concluir sua etapa

• Fornecer acompanhamento para processos não concluídos

Os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho são capazes de criar três tipos diferentes de fluxos de trabalho. São fluxos de trabalho sequenciais, de máquina de estado e orientados por regras. Seus casos de uso dependem inteiramente das necessidades dos processos de fluxo de trabalho.

• Um fluxo de trabalho sequencial, como um fluxograma, é linear e progressivo. Esse fluxo de trabalho passa de uma atividade ou procedimento para o próximo sem parar no meio.

• Um fluxo de trabalho de máquina de estado é mais sofisticado do que um fluxo de trabalho sequencial e pode exigir várias iterações. Esses processos passam de um “estado” para outro.

• Um fluxo de trabalho orientado por regras é apenas um fluxo de trabalho sequencial mais avançado. O progresso do fluxo de trabalho é determinado por “regras”. Eles empregam condições para determinar se as frases são “verdadeiras” ou “falsas”, e as regras são representadas pelas expressões “if”, “then” ou “else”.

Como integrar quadros brancos on-line em seu processo de fluxo de trabalho

A identificação de seus recursos é a primeira etapa na criação de um processo de fluxo de trabalho. Algumas perguntas importantes que você pode fazer a si mesmo são: o que está em vigor atualmente? como ele é tratado? quem está engajado? etc. Em seguida, faça o layout dos processos de fluxo de trabalho, dos vários resultados possíveis e dos dados que passarão por cada etapa.

Determine quem é responsável por cada estágio e designe as partes interessadas. Por fim, desenhe um esquema do fluxo de trabalho para ajudá-lo a visualizá-lo.

Criar um processo de fluxo de trabalho é simples depois que você aprendeu a usar um quadro branco on-line. Os quadros brancos on-line são ferramentas ideais para criar esses diagramas, pois permitem a colaboração de toda a sua equipe.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre fluxos de trabalho e processos?

Um fluxo de trabalho examina as etapas individuais necessárias para concluir um trabalho, enquanto um processo é o agregado e o fluxo das atividades necessárias para atingir uma meta. Normalmente, as pessoas combinam os conceitos em um “processo de fluxo de trabalho”, pois ele engloba os muitos casos de uso relacionados a esses dois termos. Isso sugere que eles estão se referindo a processos semelhantes, mas em escalas diferentes.

Embora essa distinção lhe dê alguma margem de manobra para usar as frases de forma independente, tente não ficar muito preso à diferença. Como são muito parecidos, haverá muitos cruzamentos entre eles. A distinção mais importante está relacionada a comparáveis procedimentos comparáveis de conclusão de coisas em várias dimensões.

O que é automação do fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho refere-se ao uso da tecnologia para automatizar parte ou todo um processo. Há várias vantagens em aumentar a automação. Para começar, os sistemas de computador geralmente podem realizar mais trabalho em menos tempo. Além disso, a pessoa que estava realizando esse trabalho anteriormente pode agora se concentrar em outras tarefas que podem ser mais difíceis de automatizar.

Por exemplo, a equipe financeira precisa analisar os dados gerados pelo seu fluxo de trabalho. Nesse caso, um fluxo de trabalho automatizado pode criar um relatório e realizar testes computadorizados para identificar quaisquer problemas. Em seguida, alguém da equipe financeira deve analisar as informações e fazer escolhas com base nelas. Isso economiza tempo na compilação, organização e análise de dados.

Qual é a diferença entre um fluxo de trabalho manual e automatizado?

Os processos manuais têm muitos dos benefícios dos fluxos de trabalho automatizados. No entanto, como duas ou mais pessoas gerenciam fluxos de trabalho manuais, há mais fases intermediárias, podem ocorrer erros e, em geral, eles demoram mais.

Um processo automatizado pode atingir muitos dos mesmos objetivos de um processo manual, mas em um ritmo mais rápido e preciso. Além disso, os procedimentos automatizados são distintos, pois podem eliminar o intermediário e quaisquer estágios intermediários que desperdiçam tempo e contribuem para erros.

O que é um diagrama de fluxo de trabalho?

Um diagrama de fluxo de trabalho representa visualmente um processo repetível e sequencial projetado para ver uma tarefa até a conclusão. Portanto, esses diagramas descrevem o que deve ocorrer e em que ordem.

Como o gerenciamento do fluxo de trabalho difere do gerenciamento de projetos?

Esses conceitos são muito semelhantes, mas não são idênticos. Por exemplo, o gerenciamento do fluxo de trabalho automatiza os processos comerciais que são manuais e repetitivos. Portanto, ele elimina redundâncias e maximiza a eficiência geral. No entanto, o gerenciamento de projetos é um processo mais amplo que engloba coordenação e planejamento e exige iterações constantes.

Você pode usar muitas ferramentas e recursos para atingir suas metas organizacionais e concluir o projeto.

Nota final

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a perceber como o emprego de um processo de fluxo de trabalho pode ser uma excelente ferramenta para aumentar a eficiência e a produtividade da sua equipe. Se você quiser saber mais sobre Workshops virtuaisConfira
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