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¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo se define como la organización sistemática de recursos para construir procesos que transforman materiales, prestan servicios o procesan información. Esencialmente, es una secuencia de operaciones realizadas por una persona, una organización de personal o uno o varios mecanismos simples o complejos.
Los flujos de trabajo se producen en todos los sectores. Son los componentes básicos de toda empresa, combinados con otras partes de la estructura de una organización, como la tecnología de la información, los equipos, los proyectos y las jerarquías.
Este artículo definirá un proceso de flujo de trabajo, explicará sus componentes y tipos, y demostrará cómo el uso de pizarras en línea para crear y supervisar flujos de trabajo ayuda a mejorar la eficiencia general del equipo.
Los tres componentes básicos de un flujo de trabajo
Todo flujo de trabajo tiene tres componentes básicos. Se trata de componentes fundamentales que permanecen inalterados, independientemente del tipo de flujo de trabajo. De hecho, todas las etapas de un flujo de trabajo entran en alguno de estos componentes:
- Entrada:La entrada es el primer componente de cualquier flujo de trabajo. Es el recurso que completa o inicia una fase del flujo de trabajo.
- Transformación: La dirección o regla por la que se recibe la entrada y lo que ocurre cuando se recibe se denomina transformación.
- Salida: La salida es el producto final o entregable de un proceso de flujo de trabajo. Es el resultado de la transformación. La salida también puede funcionar como entrada para el siguiente paso de un flujo de trabajo.
Todos los procedimientos de flujo de trabajo pueden simplificarse a estos tres componentes, incluso a un nivel superior. De hecho, la mayoría de los procesos tienen una combinación de varias entradas, transformaciones y salidas.
Cuatro componentes principales constituyen la mayor parte de un flujo de trabajo. Se trata de actores, actividades, resultados y estados.
- Los actores son personas o máquinas responsables del trabajo.
- Las actividades son las tareas o procesos empresariales realizados. Representan un paso único y lógico en el proceso.
- Los resultados son las consecuencias de cada paso.
- El estado se produce cuando un proyecto se encuentra entre procesos. Para garantizar que los procesos fluyen en la secuencia especificada, se utiliza el control de flujo.
Documentar el proceso de flujo de trabajo es esencial tanto para los gestores de proyectos como para los profesionales y académicos, ya que proporciona una hoja de ruta para el futuro, fomenta la transparencia y la reproducibilidad y permite el análisis de datos. Los expertos en la materia aconsejan documentar cuidadosamente cómo se evalúan y transforman los datos.
Los tres tipos de flujos de trabajo
Existen tres tipos de flujos de trabajo que puede utilizar para su empresa. Cada uno tiene sus ventajas en función del caso de uso.
- Flujo de trabajo de procesos: Los flujos de trabajo más utilizados en las empresas son los flujos de trabajo de procesos. Son más adecuados cuando la secuencia de tareas es sistemática y predecible. Algunos ejemplos de flujos de trabajo de procesos son los pedidos de compra, la incorporación de empleados, la aprobación de facturas y las solicitudes de vacaciones.
- Flujo de trabajo de casos: Los flujos de trabajo de casos son lo opuesto a los flujos de trabajo de procesos, ya que no tienen un camino sistemático o predecible. No están planificadas de antemano y no tienen una solución clara desde el principio. La solución se revela a medida que se recopilan más datos a través de la investigación, por ejemplo, una reclamación de seguros o una inspección de activos.
- Flujo de trabajo del proyecto: Un flujo de trabajo de proyecto es adecuado para proyectos en los que intervienen numerosas variables y varias partes interesadas. Estos proyectos, como el diseño y lanzamiento de páginas web, siguen un planteamiento definido pero flexible. Aunque los resultados del proyecto pueden especificarse, los flujos de trabajo del proyecto suelen ser instancias de uso único.
Ejemplos de flujos de trabajo
A continuación, veremos algunos ejemplos comunes de flujos de trabajo en todas las empresas.
- Pedido de venta
A pedido de venta es un componente crucial de toda empresa. Normalmente, el flujo de trabajo de un pedido de ventas consta de las siguientes etapas: un vendedor crea un pedido, se factura al cliente, el cliente paga la factura y, por último, el departamento de cumplimiento entrega el pedido.
- Orden de compra
Las órdenes de compra son esenciales para que las empresas gestionen su gasto global. Ayudan a garantizar que usted y su proveedor están en sintonía. El flujo de trabajo de una orden de compra suele tener el siguiente aspecto:
– En primer lugar, Compras crea un pedido, el gestor lo aprueba y el pedido se envía al proveedor,
– A continuación, se reciben los bienes o servicios
– Se recibe la factura del proveedor y se autoriza
– Por último, paga al proveedor.
- Incorporación de miembros del equipo
Diversos sectores, como la banca y los seguros, utilizan flujos de trabajo para la incorporación de empleados y la tramitación de préstamos. Tras presentar una solicitud, comienza una secuencia de tareas secuenciales como la verificación de la identificación del cliente, la divulgación de la declaración, la aprobación del crédito y la firma del contrato. Además, todos estos registros de transacciones se documentan y guardan con fines de auditoría.
- Comercio electrónico
El envío de pedidos es un flujo de trabajo estándar del comercio electrónico. Un consumidor hace un pedido, introduce sus datos de pago, completa la transacción y recibe el dinero. Tras recibir el pedido, los artículos se recogen en un almacén, se empaquetan en un paquete y se envían al consumidor.
Ventajas de utilizar flujos de trabajo
Los flujos de trabajo son una excelente oportunidad para romper con la ineficacia del trabajo en equipo y utilizar una nueva estrategia de colaboración. A continuación se exponen algunas razones por las que resulta esencial y ventajoso implantar flujos de trabajo.
- Aumento de la productividad
Mediante la creación de un diagrama de flujo de trabajo, puede establecer un modelo para que sus equipos lo sigan a la hora de resolver problemas en el futuro.
Los equipos son siempre más eficientes cuando comparten un conjunto común de conocimientos y supuestos. Los fallos de comunicación y colaboración son mucho más frecuentes cuando no se dispone de un proceso de flujo de trabajo diagramado.
- Ciclos más rápidos
Si planifica su flujo de trabajo y define un conjunto de actividades, podrá identificar los cuellos de botella existentes y eliminarlos. Esto permite optimizar los flujos de trabajo con ciclos más rápidos.
- Costes reducidos
La configuración del flujo de trabajo aumenta la eficiencia, reduce el papeleo y mejora la eficacia de los empleados. Estas mejoras se traducen en una reducción de los gastos totales de explotación.
- Reducción de imprecisiones
Los flujos de trabajo normalizados y automatizados reducen el riesgo de error. Los flujos de trabajo normalizados también producen resultados más coherentes y eficaces.
- Mayores ingresos
Unos flujos de trabajo eficientes pueden ayudar a las empresas a ofrecer experiencias de cliente más conscientes y eficaces, lo que se traduce en fidelización de clientes y captación de nuevos clientes, con el consiguiente aumento general de los ingresos.
- Mejor cultura de empresa
Los flujos de trabajo fomentan la independencia y la responsabilidad. Los empleados planifican y diseñan cada etapa de su trabajo para ayudarles a tener éxito, lo que conduce al éxito general. La confianza, la independencia y la responsabilidad son los pilares de una cultura empresarial sólida.
¿Qué son los sistemas de gestión de flujos de trabajo?
Los sistemas de gestión de flujos de trabajo son programas informáticos orientados a la automatización de procesos empresariales. Disponen de la infraestructura necesaria para organizar, seguir, controlar y coordinar los flujos de trabajo.
Un sistema de gestión de flujos de trabajo tiene una funcionalidad detallada, ya que permite a los usuarios definir flujos de trabajo basados en diversas características. El software utiliza estas características para analizar y ofrecer sugerencias de mejora.
Además, los sistemas de gestión de flujos de trabajo también disponen de las siguientes capacidades:
- Enrutamiento automático
- Tratamiento automatizado
- Combinar múltiples sistemas y procesos en una estructura cohesionada
- Integración con la infraestructura existente
- Organizar productos de distintas procedencias
- Notificar y dar los datos necesarios para completar su paso
- Dar seguimiento a los procesos inacabados
Los sistemas de gestión de flujos de trabajo son capaces de crear tres tipos diferentes de flujos de trabajo. Se trata de flujos de trabajo secuenciales, de máquinas de estados y basados en reglas. Sus casos de uso dependen totalmente de las necesidades de los procesos de flujo de trabajo.
- Un flujo de trabajo secuencial, como un organigrama, es lineal y progresivo. Este flujo de trabajo pasa de una actividad o procedimiento a otro sin detenerse en el medio.
- Un flujo de trabajo de máquina de estados es más sofisticado que un flujo de trabajo secuencial y puede requerir múltiples iteraciones. Estos procesos pasan de un «estado» a otro.
- Un flujo de trabajo basado en reglas no es más que un flujo de trabajo secuencial más avanzado. El progreso del flujo de trabajo está determinado por «reglas». Emplean condiciones para determinar si las frases son «verdaderas» o «falsas», y las reglas se representan mediante las expresiones «si», «entonces» o «si no».
Cómo integrar las pizarras en línea en su flujo de trabajo
Identificar sus recursos es el primer paso para crear un proceso de flujo de trabajo. Algunas preguntas importantes que puede hacerse son: ¿qué existe actualmente? ¿cómo se gestiona? ¿quién está comprometido? etc. A continuación, organice los procesos del flujo de trabajo, los distintos resultados posibles y los datos que pasarán por cada paso.
Determine quién es responsable de cada etapa y designe a las partes interesadas. Por último, dibuja un esquema del flujo de trabajo que te ayude a visualizarlo.
Crear un proceso de flujo de trabajo es sencillo después de haber aprendido el uso de una pizarra en línea. Las pizarras online son herramientas ideales para crear estos diagramas, ya que te permiten colaborar con todo tu equipo.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre flujos de trabajo y procesos?
Un flujo de trabajo examina los pasos individuales necesarios para completar un trabajo, mientras que un proceso es el conjunto y el flujo de las actividades necesarias para alcanzar un objetivo. La gente suele combinar los conceptos en «proceso de flujo de trabajo», ya que engloba los numerosos casos de uso relacionados con estos dos términos. Esto sugiere que se refieren a procesos similares pero a escalas diferentes.
Aunque esta distinción le da cierto margen para utilizar las frases de forma independiente, no se deje llevar demasiado por la diferencia. Dado lo similares que son, habrá muchos cruces entre ellos. La distinción más importante está relacionada con comparable procedimientos de realización de cosas en varias dimensiones.
¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo consiste en utilizar la tecnología para automatizar parte o la totalidad de un proceso. El aumento de la automatización tiene varias ventajas. Para empezar, los sistemas informáticos a menudo pueden realizar más trabajo en menos tiempo. Además, la persona que antes realizaba ese trabajo puede centrarse ahora en otras tareas que pueden ser más difíciles de automatizar.
Por ejemplo, el equipo financiero tiene que revisar los datos generados por su flujo de trabajo. En ese caso, un flujo de trabajo automatizado puede crear un informe y realizar pruebas informatizadas para identificar cualquier problema. A continuación, alguien del equipo financiero debe revisar la información y tomar decisiones basándose en ella. Esto ahorra tiempo de recopilación, organización y análisis de datos.
¿Cuál es la diferencia entre un flujo de trabajo manual y uno automatizado?
Los procesos manuales tienen muchas de las ventajas de los flujos de trabajo automatizados. Sin embargo, como dos o más personas gestionan los flujos de trabajo manuales, hay más fases intermedias, pueden producirse errores y suelen llevar más tiempo.
Un proceso automatizado puede alcanzar muchos de los mismos objetivos que un proceso manual, pero a un ritmo más rápido y preciso. Además, los procedimientos automatizados se distinguen porque pueden eliminar al intermediario y cualquier etapa intermedia que haga perder tiempo y contribuya a cometer errores.
¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?
Un diagrama de flujo de trabajo representa visualmente un proceso repetible y secuencial diseñado para llevar a cabo una tarea hasta su finalización. Por lo tanto, estos diagramas representan lo que debe ocurrir y en qué orden.
¿En qué se diferencia la gestión de flujos de trabajo de la gestión de proyectos?
Son conceptos muy similares, pero no idénticos. Por ejemplo, la gestión de flujos de trabajo automatiza procesos empresariales que son manuales y repetitivos. Por tanto, elimina redundancias y maximiza la eficiencia global. Sin embargo, la gestión de proyectos es un proceso más amplio que abarca la coordinación y la planificación y requiere iteraciones constantes.
Puede utilizar muchas herramientas y recursos para alcanzar sus objetivos organizativos y completar el proyecto.
Nota final
Esperamos que este artículo le haya ayudado a comprender cómo el empleo de un proceso de flujo de trabajo puede ser una herramienta excelente para aumentar la eficacia y la productividad de su equipo. Si quiere saber más sobre Talleres virtualesEcha un vistazo Pizarra IdeaScale.
