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Che cos’è l’automazione del flusso di lavoro?
L’automazione dei flussi di lavoro è definita come la progettazione, l’implementazione e l’automazione di processi basati su regole di flusso di lavoro esistenti. Grazie all’automazione, le attività umane, i dati o i file vengono instradati tra persone o computer in base a standard aziendali predefiniti.
Migliora i processi sostituendo le attività manuali con un software che automatizza tutto o parte di un processo. Ciò è possibile grazie a un software che include codice ridotto, funzionalità drag-and-drop e interfacce utente di facile utilizzo.
Se volete sapere cos’è un flusso di lavoro, leggete questo articolo. In questo articolo si parlerà dell’automazione dei flussi di lavoro, dei suoi tipi, dei vantaggi, dei casi d’uso e di come creare flussi di lavoro automatizzati utilizzando il software.
Tipi di automazione del flusso di lavoro
Esistono due tipi di automazione dei flussi di lavoro: i flussi di lavoro dei processi aziendali e i flussi di lavoro dei processi robotici.
Automazione dei processi aziendali
L’approccio alla gestione dei processi aziendali (BPM) è il modo in cui le aziende costruiscono le operazioni per servire al meglio i loro consumatori. Promuove i flussi di lavoro dei processi aziendali verso una maggiore efficienza per raggiungere gli obiettivi aziendali mission-critical.
Il software di automazione dei flussi di lavoro automatizza i flussi dei processi aziendali per ottimizzare le operazioni precedentemente eseguite manualmente. Ad esempio, le funzioni di Autofill e Macro di Excel sono i primi esempi di automazione dei processi.
Automazione robotica dei processi
Oggi esiste un software che automatizza i processi robotici (noto come automazione dei processi robotici o RPA). Progettato per consentire ai robot di svolgere un lavoro simile a quello umano.
I bot sono in grado di rilevare e consigliare le informazioni più rilevanti per risolvere i problemi di elaborazione. Possono anche aiutare nelle richieste dell’help desk, nelle autenticazioni di login e nei problemi di elaborazione. Inoltre, possono lavorare a fianco dell’IT e di altri settori per supportare i processi amministrativi.
L’automazione del flusso di lavoro è un nome tecnico per una pratica che esiste da centinaia di anni. Durante la rivoluzione industriale, le catene di montaggio, l’industria manifatturiera e l’agricoltura sono state le prime industrie a utilizzare i processi RPA. Questi, tuttavia, erano basati su macchine piuttosto che su software.
Perché si usa l’automazione del flusso di lavoro?
Automatizzando i flussi di lavoro, è possibile migliorare in modo significativo le operazioni prevalentemente gestite manualmente dalle persone. L’automatizzazione dei flussi di lavoro comporta un aumento di quanto segue:
- Efficienza
- Produttività
- Precisione
- Responsabilità
- Soddisfazione lavorativa
Per saperne di più:
Cos’è un motore di flusso di lavoro?
Casi d’uso dell’automazione del flusso di lavoro
La maggior parte dei flussi di lavoro può beneficiare dell’automazione. Ad esempio, si possono stabilire e automatizzare le procedure di approvazione di tutti i membri del team o i documenti di ingresso dei dipendenti per le risorse umane.
È possibile trovare software di automazione del flusso di lavoro nella maggior parte dei settori industriali:
Produzione
L’automazione dei flussi di lavoro ha cambiato il panorama produttivo. Si adatta ai cambiamenti dell’offerta e delle strutture aziendali. La produzione può automatizzare le richieste di acquisto, gli scambi di gestione dei contratti e i progetti di sviluppo dei prodotti go-to-market.
Elimina la ridondanza, riduce i problemi di controllo della qualità e riduce i tempi di approvvigionamento, di budget, di approvazione della catena di fornitura e di ciclo.
Finanza
L’automazione migliora la coerenza dei pagamenti, riduce gli obblighi di conformità e consente una maggiore precisione nelle previsioni e nella riscossione dei ricavi.
Marketing
I processi operativi di marketing (MOPS) utilizzano l’automazione del flusso di lavoro per le campagne di marketing, i canali di comunicazione con i clienti, il monitoraggio dei KPI e le analisi di mercato.
Vendite
Anche la gestione dei flussi di lavoro è una caratteristica dei software di Customer Relationship Management (CRM). Semplifica il servizio clienti, la compilazione dei moduli e la cooperazione tra i reparti. Un CRM, ad esempio, può automatizzare gli avvisi del flusso di approvazione e aggiornare il cruscotto interno quando un cliente completa una particolare azione, come la firma di un documento o l’inserimento di informazioni.
Gestione dei sistemi
L’IT as a service (ITaaS) è un modello di software che offre servizi cloud gestiti per le aziende e include la programmazione del flusso di lavoro.
Il software di automazione dei flussi di lavoro implementa controlli centralizzati per la configurazione, l’implementazione e la gestione delle reti aziendali.
Operazioni IT
L’automazione dei flussi di lavoro aiuta a gestire gli utenti della rete in molti dipartimenti, come quelli commerciali, finanziari, legali e amministrativi. Questa automazione è vantaggiosa per le operazioni di rete interne.
Come automatizzare i flussi di lavoro
Di seguito sono riportate le cinque fasi di realizzazione di un piano di automazione del flusso di lavoro
Identificare un processo ripetitivo
In primo luogo, individuate un processo manuale e ripetitivo nella vostra azienda. Quindi, coinvolgete i dipendenti responsabili dell’operazione e prendete in considerazione il loro contributo.
Definire gli obiettivi
Dopodiché, articolate chiaramente i vantaggi che volete ottenere dall’automazione di un’attività specifica e comunicateli ai dipendenti responsabili. Ad esempio, i vostri obiettivi potrebbero essere: aumentare il ROI, migliorare i tempi di ciclo e aumentare l’efficienza del team.
Formare il team
La parte più importante di ogni iniziativa è il successo dell’attuazione. Allo stesso modo, il successo dell’automazione dei flussi di lavoro dipende dalla formazione e dalla volontà dei dipendenti incaricati di gestirla. Pertanto, incoraggiate il loro feedback in modo chiaro e comunicate gli obiettivi e i vantaggi ai responsabili del processo.
Progettare il flusso di lavoro
Costruire il processo nello strumento di gestione del flusso di lavoro. Creare un modulo, definire il flusso di lavoro e assegnare le autorizzazioni e le regole per ogni fase e stakeholder.
Misurare i KPI e il ROI
Infine, è fondamentale valutare i dati successivi all’implementazione e confrontarli con i risultati ottenuti in passato. Questa analisi vi aiuterà a determinare se avete raggiunto o meno i vostri obiettivi.
Per saperne di più: Cos’è un processo di flusso di lavoro?
Come automatizzare un flusso di lavoro utilizzando un software di automazione del flusso di lavoro
Per automatizzare il flusso di lavoro, è necessario che il processo di lavoro sia ben definito. La creazione di un processo di flusso di lavoro è semplice una volta che si è compreso meglio come utilizzare le lavagne online. Sono strumenti eccellenti per la creazione di diagrammi di flusso di lavoro, in quanto consentono di incorporare l’intero team e di promuovere un ambiente di collaborazione.
Non è complicato automatizzare i flussi di lavoro aziendali. Infatti, è possibile automatizzare i flussi di lavoro, pianificarli e costruirli graficamente per imitare o migliorare i processi attuali. utilizzando un’interfaccia drag-and-drop per aggiungere e organizzare le attività.
Il processo viene mostrato staticamente e valutato da tutte le parti interessate per verificarne l’accuratezza. Una volta completata la progettazione statica, inizia lo sviluppo del processo vero e proprio, che comprende moduli, attività, destinatari e avvisi/notifiche.
Software di automazione del flusso di lavoro
I migliori software per automatizzare i flussi di lavoro sono Process Maker, Integrify, Kissflow, Flokzu, Comindware Tracker e Nintex. Di solito, gli strumenti di gestione dei processi aziendali (BPM) o un pacchetto software più ampio, come l’automazione del marketing o il CRM, includono un software di automazione dei flussi di lavoro.
Nota finale
Speriamo che questo articolo vi abbia aiutato a capire come l’automazione dei flussi di lavoro possa essere uno strumento incredibilmente efficace per migliorare l’efficienza aziendale complessiva. Se volete saperne di più sulle lavagne online, date un’occhiata a IdeaScale Whiteboard.
