O que é automação do fluxo de trabalho? Definição, tipos, vantagens, casos de uso e exemplos

Índice

O que é automação do fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho é definida como o projeto, a implementação e a automação de processos baseados em regras de fluxo de trabalho existentes. Por meio da automação, tarefas humanas, dados ou arquivos são roteados entre pessoas ou computadores de acordo com padrões comerciais predefinidos.

Ele aprimora os processos ao substituir tarefas manuais por um software que automatiza todo ou parte de um processo. Isso é feito por meio de software que inclui low-code, funcionalidade de arrastar e soltar e interfaces de usuário fáceis de usar.

Se você quiser saber o que é um fluxo de trabalho, leia este artigo. Este artigo discutirá a automação do fluxo de trabalho, seus tipos, vantagens, casos de uso e como criar fluxos de trabalho automatizados usando o software.

Tipos de automação do fluxo de trabalho

Há dois tipos de automação de fluxo de trabalho: fluxos de trabalho de processos de negócios e fluxos de trabalho de processos robóticos.

Automação de processos de negócios

A abordagem de gerenciamento de processos de negócios (BPM) é a forma como as empresas criam operações para atender melhor aos seus consumidores. Ele promove fluxos de trabalho de processos de negócios com o objetivo de aumentar a eficiência para atingir objetivos comerciais de missão crítica.

O software de automação de fluxo de trabalho automatiza os fluxos de trabalho dos processos de negócios para otimizar as operações que antes eram realizadas manualmente. Por exemplo, os recursos de preenchimento automático e de macro no Excel são os primeiros exemplos de automação de processos.

Automação de processos robóticos

Atualmente, existe um software que automatiza processos robóticos (conhecido como automação de processos robóticos ou RPA). Projetado para que os robôs realizem trabalhos semelhantes aos humanos.

Os bots podem detectar e recomendar as informações mais relevantes para resolver problemas de processamento. Eles também podem ajudar com consultas ao help desk, autenticações de login e problemas de processamento. Além disso, eles também podem trabalhar com TI e outras áreas para dar suporte aos processos administrativos.

A automação do fluxo de trabalho é um nome técnico para o que tem sido uma prática há centenas de anos. Durante a Revolução Industrial, as linhas de montagem, a manufatura e a agricultura foram os primeiros setores a empregar processos de RPA. No entanto, eles eram baseados em máquinas e não em software.

Por que a automação do fluxo de trabalho é usada?

Ao automatizar seus fluxos de trabalho, você pode melhorar significativamente as operações predominantemente realizadas manualmente por pessoas. A automação de fluxos de trabalho leva a um aumento nos seguintes aspectos:

• Eficiência

• Produtividade

• Precisão

• Responsabilidade

• Satisfação no trabalho

Saiba mais:
O que é um mecanismo de fluxo de trabalho?

Casos de uso de automação de fluxo de trabalho

A maioria dos fluxos de trabalho pode se beneficiar da automação. Por exemplo, você pode estabelecer e automatizar todos os procedimentos de aprovação dos membros da equipe ou os documentos de integração de funcionários para os recursos humanos.

É possível encontrar software de automação de fluxo de trabalho na maioria dos setores industriais:

Fabricação

A automação do fluxo de trabalho mudou o cenário da manufatura. Ele se ajusta às mudanças no fornecimento e nas estruturas da empresa. A manufatura pode automatizar solicitações de compra, trocas de gerenciamento de contratos e projetos de desenvolvimento de produtos para entrar no mercado.

Ele elimina a redundância, diminui os problemas de controle de qualidade e reduz os tempos de aquisição, orçamento, aprovação da cadeia de suprimentos e ciclos.

Finanças

A automação melhora a consistência dos pagamentos, reduz as obrigações de conformidade e permite maior precisão na previsão e na coleta de receitas.

Marketing

Os processos de operações de marketing (MOPS) usam a automação do fluxo de trabalho para campanhas de marketing, canais de comunicação com o cliente, monitoramento de KPIs e análise de mercado.

Vendas

O gerenciamento do fluxo de trabalho também é um recurso do software de CRM (Customer Relationship Management). Ele simplifica o atendimento ao cliente, o preenchimento de formulários e a cooperação departamental. Um CRM, por exemplo, pode automatizar alertas de fluxo de aprovação e atualizar o painel interno quando um cliente concluir uma determinada ação, como assinar um documento ou inserir informações.

Gerenciamento de sistemas

A TI como serviço (ITaaS) é um modelo de software que oferece serviços de nuvem gerenciados para empresas e inclui a programação do fluxo de trabalho.

O software de automação de fluxo de trabalho implementa controles centralizados para configurar, implementar e gerenciar redes corporativas.

Operações de TI

A automação do fluxo de trabalho ajuda no gerenciamento de usuários de rede em vários departamentos, como equipes de vendas, finanças, jurídica e administrativa. Essa automação é benéfica para as operações de rede internas.

Como automatizar seus fluxos de trabalho

Veja a seguir as cinco etapas envolvidas na execução de um plano de automação de fluxo de trabalho

Identificar um processo repetitivo

Em primeiro lugar, descubra um processo repetitivo e manual em sua empresa. Em seguida, envolva os funcionários responsáveis pela operação e considere suas opiniões.

Definir metas

Depois disso, articule claramente o benefício que você deseja obter com a automação de uma tarefa específica e comunique-o aos funcionários responsáveis. Por exemplo, suas metas poderiam ser: aumentar o ROI, melhorar os tempos de ciclo e aumentar a eficiência da equipe.

Treine a equipe

A parte mais importante de toda iniciativa é a implementação bem-sucedida. Da mesma forma, o sucesso da automação do fluxo de trabalho depende do treinamento e da disposição dos funcionários encarregados de gerenciá-la. Portanto, incentive o feedback deles com clareza e comunique as metas e os benefícios aos proprietários do processo.

Projetar o fluxo de trabalho

Crie o processo na ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho. Crie um formulário, defina o fluxo de trabalho e atribua permissões e regras para cada etapa e parte interessada.

Medir KPIs e ROI

Por fim, é essencial avaliar os números pós-implementação e compará-los com os resultados anteriores. Essa análise ajudará a determinar se você alcançou suas metas ou não.

Saiba mais: O que é um processo de fluxo de trabalho?

Como automatizar um fluxo de trabalho usando um software de automação de fluxo de trabalho

Para automatizar seu fluxo de trabalho, você deve ter um processo de fluxo de trabalho bem definido. A criação de um processo de fluxo de trabalho é simples quando você entende melhor como usar os quadros brancos on-line. Eles são excelentes ferramentas para criar diagramas de fluxo de trabalho, pois permitem incorporar toda a equipe e promover um ambiente de colaboração.

Não é complicado automatizar os fluxos de trabalho de sua empresa. Na verdade, você pode automatizar fluxos de trabalho, planejá-los e criá-los graficamente para imitar ou melhorar os processos atuais. usando uma interface de arrastar e soltar para adicionar e organizar tarefas.

O processo é mostrado de forma estática e avaliado por todas as partes interessadas quanto à precisão. Após a conclusão do design estático, começa o desenvolvimento do processo real, incluindo formulários, tarefas, destinatários e alertas/notificações.

Softwares de automação de fluxo de trabalho

Os melhores softwares para automatizar seus fluxos de trabalho incluem Process Maker, Integrify, Kissflow, Flokzu, Comindware Tracker e Nintex. Normalmente, as ferramentas de gerenciamento de processos de negócios (BPM) ou um pacote de software mais amplo, como automação de marketing ou CRM, incluem software de automação de fluxo de trabalho.

Nota final

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender como a automação de seus fluxos de trabalho pode ser uma ferramenta incrivelmente eficaz para melhorar a eficiência geral de seus negócios. Se você quiser saber mais sobre quadros brancos on-line, dê uma olhada no IdeaScale Whiteboard.