O que é um mecanismo de fluxo de trabalho?
Um mecanismo de fluxo de trabalho é definido como um software que automatiza uma sequência de tarefas, conduzindo-as passo a passo com base em processos predefinidos. Além de automatizar as tarefas, os mecanismos de fluxo de trabalho podem tomar decisões para orientar a abordagem para a etapa mais eficiente, reduzindo assim o tempo de tomada de decisão dos funcionários. Os mecanismos de fluxo de trabalho executam essas funções com uma resposta cronometrada.
Como os mecanismos de fluxo de trabalho revolucionaram o gerenciamento de processos nas empresas
Tradicionalmente, as empresas realizavam a maioria dos fluxos de trabalho por meio de papelada ou e-mails para aprovação de processos. No entanto, nos últimos anos, as empresas passaram a usar ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho para automatizar seus fluxos de trabalho. Esses softwares permitem que as empresas automatizem seus fluxos de trabalho para aumentar a velocidade e a eficiência e eliminem redundâncias para melhorar a produtividade geral.
A maioria desses softwares vem com criadores de fluxo de trabalho integrados, que permitem aos usuários criar um fluxo de trabalho e automatizá-lo sem precisar codificar. O criador de fluxo de trabalho permite que os usuários programem tarefas em ordem sequencial, atribuam trabalhos dinamicamente com base nos dados do formulário e incluam condições, exceções, etc.
Os mecanismos de fluxo de trabalho são scripts pré-programados que executam etapas com base no design do fluxo de trabalho, ou seja, como as tarefas devem fluir de um estágio para o outro. Essencialmente, um mecanismo de fluxo de trabalho é um trecho de código integrado ao software que move um trabalho de uma etapa para outra.
Vale a pena observar que o mecanismo de fluxo de trabalho não tem nada a dizer sobre “como” os fluxos de trabalho são executados. Em vez disso, ele segue o projeto e executa as tarefas.
Os principais recursos de um mecanismo de fluxo de trabalho
Os mecanismos de fluxo de trabalho permitem que seus funcionários realizem menos tarefas manuais e repetitivas. A maioria das opções de software disponíveis inclui alguns ou todos esses recursos:
- Low-code configuration
- Management with visual designers
- Drag-and-drop visual workflow builders
- Version control
- User authentication to control access
- Code-based, developer-friendly customizations
- Support to run over a long period, for longer process lifecycles
Saiba mais: O que é um processo de fluxo de trabalho?
Benefícios de um mecanismo de fluxo de trabalho
O mecanismo de fluxo de trabalho correto oferece total transparência para cada tarefa, tornando simples para todos se responsabilizarem por seu trabalho. Veja a seguir alguns benefícios adicionais dos mecanismos de fluxo de trabalho que fazem com que eles valham a pena,
Fluxo contínuo de dados
Os mecanismos de fluxo de trabalho permitem que dados, documentos, tarefas e eventos fluam em harmonia.
Aumento da visibilidade
Cada funcionário tem acesso às informações da tarefa, o que facilita a realização das tarefas no prazo.
Redução de gargalos
Os mecanismos de fluxo de trabalho permitem que você identifique e elimine redundâncias rapidamente, pois cada tarefa e processo é transparente.
Aumenta a eficiência e reduz os custos
Os mecanismos de fluxo de trabalho reduzem drasticamente os sistemas tradicionais, como e-mails, documentos e memorandos. Assim, você economiza dinheiro e recursos sem perder os dados.
Casos de uso
Veja a seguir alguns dos casos de uso mais comuns dos mecanismos de fluxo de trabalho:
Integração de funcionários
De acordo com uma pesquisa realizada pelo Brandon Hall Group, as empresas com processos robustos de integração têm 82% mais retenção de funcionários e 70% mais produtividade.
Além disso, cerca de 58% das organizações dependem de processos manuais de integração de funcionários, o que resulta em uma experiência fragmentada e frustrante para os funcionários.
Assim, uma organização pode desenvolver um processo de integração estratégico, em vez de administrativo, usando mecanismos de trabalho.
Processos de aprovação
Tradicionalmente, os processos de aprovação manual resultavam em custos consideráveis. Para ilustrar, os dados do Centre for Advanced Procurement Strategy sugerem que o custo médio incorrido por pedido de compra varia de US$ 50 a US$ 1.000, dependendo do setor.
O uso de um mecanismo de fluxo de trabalho pode reduzir consideravelmente esses custos por meio da automação. Por exemplo, um processo de aprovação automatizado teria a seguinte aparência:
- Employee submits a purchase request
- The request for approval is automatically routed to a supervisor
- Once signed, the approval is sent back to the employee
Dessa forma, o funcionário pode acompanhar facilmente o status da solicitação sem perder tempo procurando o supervisor para obter uma assinatura.
Saiba mais: Automação do fluxo de trabalho
Perguntas frequentes
O que é um mecanismo de regras de negócios?
Um mecanismo de regras de negócios tem um conjunto de condições incorporadas em seu software de gerenciamento de fluxo de trabalho que executa uma operação desde que algumas condições especificadas sejam atendidas. Ele define critérios para o desempenho do software dentro de parâmetros específicos.
A seguir, um exemplo de como um site de comércio eletrônico pode ter mecanismos de regras aplicados ao seu gateway de pagamento:
- Apply a 20% student discount on the item if the buyer enters with valid proof of college enrollment.
Você precisa de um mecanismo de regras comerciais ou de um mecanismo de fluxo de trabalho?
Para otimizar totalmente seus fluxos de trabalho, você precisa de ambos. O mecanismo de fluxo de trabalho conecta as equipes para simplificar as operações diárias. O mecanismo de regras de negócios é um componente essencial de uma solução mais ampla, especialmente para empresas com um conjunto complicado de regras.
Nota final
Em resumo, a otimização do fluxo de trabalho envolve a simplificação dos fluxos de trabalho da sua equipe para fazer mais com menos. Além disso, um mecanismo de fluxo de trabalho desempenha um papel fundamental no acionamento de tarefas para garantir que os processos continuem a progredir. Ele também agiliza o fluxo de dados, aumenta a visibilidade entre as equipes, elimina gargalos e reduz custos.
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