A eficiência do local de trabalho é uma área que toda empresa tenta resolver à sua maneira. Com um número cada vez maior de espaços de trabalho sendo movidos on-line ou para uma estrutura híbrida, garantir a eficiência do local de trabalho é mais difícil do que nunca. Para equipes de todos os lugares, estabelecer um processo de fluxo de trabalho pode ser a peça que faltava para aumentar a eficiência.
Neste artigo, definiremos um processo de fluxo de trabalho, falaremos sobre algumas de suas maiores vantagens e demonstraremos por que o uso de quadros brancos on-line para criar e monitorar fluxos de trabalho ajuda a melhorar a eficiência geral da equipe.
O que é o processo de fluxo de trabalho?
Um processo de fluxo de trabalho é definido como um diagrama visual que percorre as tarefas necessárias para atingir uma meta de negócios. A maioria dos processos de fluxo de trabalho será uma sequência linear de tarefas que terminam com um determinado resultado desejado. Isso pode ser a conclusão de um projeto, a entrega de uma proposta ou o reinício do fluxo de trabalho. Tradicionalmente, a sequência de um processo de fluxo de trabalho é predefinida e mapeia as etapas de uma atribuição antes de sua criação. Isso faz com que um processo de fluxo de trabalho seja útil ao gerenciar movimentos repetitivos ou ciclos de comunicação que seguem o mesmo padrão todas as vezes.
É muito provável que sua equipe já tenha muitos fluxos de trabalho estabelecidos, seja para responder a solicitações de clientes, solucionar um problema ou iniciar um novo sprint de produto. Todos esses projetos e outros exigem uma certa progressão de tarefas a serem realizadas, e isso é essencialmente um fluxo de trabalho informal. Cada elemento de um processo de fluxo de trabalho já está sendo executado nos bastidores, mas é importante documentá-los em um mapa de fluxo de trabalho para melhor compreendê-los e aprimorá-los.
A maioria das pessoas entende a ideia de um fluxo de trabalho, mas um processo de fluxo de trabalho pode parecer um pouco vago e talvez não faça tanto sentido. Um fluxo de trabalho analisa as etapas individuais necessárias para concluir uma tarefa, e um processo é a soma e o fluxo das tarefas necessárias para atingir uma meta. Isso significa que eles se referem a processos semelhantes, mas em escalas diferentes. As pessoas geralmente agrupam os termos em “processo de fluxo de trabalho” porque ele acompanha todos os vários casos de uso que podem ser associados a esses dois termos. Se você tiver interesse em saber a diferença entre os dois termos, nós a abordamos no final deste artigo.
O diagrama do processo de fluxo de trabalho se assemelha a um fluxograma, que toma um gatilho inicial e segue vários caminhos para atingir uma meta final. Abaixo está um breve exemplo de como pode ser um processo simples de fluxo de trabalho.
Sabendo que um processo de fluxo de trabalho é mais útil para diagramar uma série de tarefas ou etapas previsíveis, é fácil entender como ele pode afetar a automação comercial. Um processo de fluxo de trabalho projeta uma sequência que pode ser automatizada e seguida para aumentar a eficiência das equipes que antes eram responsáveis por seguir manualmente essas sequências. A automação comercial é útil em situações em que informações, tarefas ou artefatos são transmitidos de pessoa para pessoa em uma sequência repetida e documentada.
Por que um processo de fluxo de trabalho é importante?
Às vezes, as equipes podem ficar presas em rotinas ineficientes e resistir a mudar a forma como abordam os projetos. A mudança de uma abordagem exige que as equipes se afastem do que sempre consideraram ser o caminho mais eficiente para buscar algo que possa desbloquear um novo nível de eficiência. A criação de um processo de fluxo de trabalho é uma boa oportunidade para romper com padrões ineficientes e utilizar uma nova estratégia de colaboração. Para mostrar melhor como os processos de fluxo de trabalho são importantes, aqui estão alguns dos maiores benefícios da implementação de um processo de fluxo de trabalho.
Aumenta a eficiência da equipe
As equipes sempre serão mais eficientes se compartilharem um conjunto comum de informações e puderem trabalhar com base em um conjunto compartilhado de suposições. Quando você não tem um processo de fluxo de trabalho diagramado para criar esse conhecimento compartilhado, é muito mais provável que haja falhas de comunicação e de colaboração.
Ao diagramar a organização das tarefas em seu projeto, você pode garantir que haja um plano de como as pessoas resolverão os problemas no futuro. Você pode não apenas garantir que esse plano seja seguido, mas também que ele inclua a ordem correta das pessoas, o gerenciamento de tarefas mais eficiente e especifique um prazo para cada item.
A formalização de um processo de fluxo de trabalho ajudará todos a entenderem sua função no processo, o que permitirá que as pessoas trabalhem de forma muito mais eficiente umas com as outras.
Elimina a redundância
Uma das maiores causas de ineficiência nas equipes é o trabalho redundante. Quando as pessoas trabalham na mesma coisa ou ignoram sua tarefa porque acham que outra pessoa está fazendo isso, há muito desperdício de tempo e esforço. Essa redundância pode ser eliminada com a utilização de um processo de fluxo de trabalho.
Ao criar um processo de fluxo de trabalho, um dos detalhes mais importantes é diagramar cada etapa com um indivíduo/função específica em mente. Isso significa que você pode criar tarefas para pessoas específicas e eliminar completamente qualquer espaço para mal-entendidos e falhas de comunicação.
Além de eliminar a falta de comunicação, você também pode eliminar a redundância de tarefas. Ao colaborar visualmente em um processo de fluxo de trabalho, você encontrará itens que, quando visualizados, parecem desnecessários. O diagrama de um processo de fluxo de trabalho ajuda a expor a redundância e a sobreposição.
A menos que você adicionasse um elemento visual ao seu fluxo de trabalho, seria muito difícil entender como algumas tarefas são desnecessárias. Ao atualizar seu processo de fluxo de trabalho para uma interface visual, você pode eliminar as redundâncias do fluxo de trabalho.
Aumenta o alinhamento da equipe
O alinhamento da equipe é fundamental para operar como uma equipe bem-sucedida, e o alinhamento da sua equipe fica muito mais fácil quando ela compartilha uma interface visual.
A criação de um processo de fluxo de trabalho permite que todos os membros da equipe visualizem e colaborem no mesmo documento. Essa colaboração significa que eles têm uma melhor compreensão não apenas de suas tarefas, mas também das tarefas de todos ao seu redor.
Esse senso de compreensão mútua promove o alinhamento da equipe e ajudará todos a trabalharem juntos com mais eficiência.
Cria uma resposta rápida da equipe
Como os processos de fluxo de trabalho são feitos on-line e podem ser colaborados, eles podem ser manipulados e ajustados com muita facilidade. Isso significa que você pode criar um processo de fluxo de trabalho que seja flexível e responsivo às mudanças ambientais, algo que nunca foi possível antes dos quadros brancos on-line.
Ter um processo de fluxo de trabalho adaptável significa que as pessoas podem mudar facilmente sua abordagem de solução de problemas, dependendo das necessidades da equipe. Essa adaptabilidade cria uma resposta rápida da equipe, não apenas para situações em mudança, mas também para as já existentes.
Quando as pessoas compreendem suas funções e sabem onde se encaixam no processo de fluxo de trabalho, o tempo entre as tarefas é minimizado e toda a sequência pode ser simplificada. Por meio da delegação da equipe, as pessoas podem encontrar o caminho mais eficiente para uma solução e criar um ambiente que permita uma resposta rápida da equipe.
O mapeamento de um processo de fluxo de trabalho não apenas aumenta o tempo de resposta dos funcionários, mas também pode apontar áreas que podem ser automatizadas. Por exemplo, talvez por meio de diagramação, você encontre áreas de resposta do cliente que podem ser automatizadas com um e-mail de resposta. Esse é apenas um exemplo de um caminho para a automação de emissões que é exposto pela criação de um processo de fluxo de trabalho.
Saiba mais: O que é um mecanismo de fluxo de trabalho?
3 modelos úteis de processos de fluxo de trabalho
A compreensão de como diagramar um processo de fluxo de trabalho depende muito do fluxo de trabalho que você está mapeando e da estrutura que melhor se adapta a ele. Algumas pessoas preferem um sistema de organização baseado em tarefas, enquanto outras precisam de algo mais linear. Abaixo estão três modelos de processos de fluxo de trabalho que ajudam a visualizar como criar e implementar um processo de fluxo de trabalho.
Matriz RACI
Uma matriz RACI é um gráfico de atribuição de responsabilidades que define e documenta as tarefas, os marcos e as decisões críticas necessárias para concluir um projeto. É um gráfico abrangente que detalha quem é responsável por cada tarefa em um determinado sprint e facilita a definição das funções e responsabilidades do projeto.
Em um processo de fluxo de trabalho, o entendimento é tudo, e uma matriz RACI é uma ótima maneira de desenvolver um entendimento profundo das funções do projeto com toda a equipe. Há várias alternativas para a matriz RACI, que também podem ser úteis.
Fluxograma
Embora a matriz RACI ajude a detalhar quem é responsável pelo quê em um gráfico abrangente, um fluxograma é melhor para detalhar ações direcionais e responsabilidades. Os fluxogramas são bons para documentar uma sequência de ações e explorar várias rotas de conclusão. A criação de um fluxograma será uma boa opção se o seu processo de fluxo de trabalho tiver uma função repetitiva, cíclica e por etapas e puder ser visualizado em um fluxo consistente.
Mapa mental
Se o seu fluxo não for uma função simples em etapas, mas você ainda quiser uma opção de visualização, a criação de um mapa mental é uma boa opção para você. Os mapas mentais são capazes de diagramar sequências de forma semelhante aos fluxogramas, mas se expandem para fora em vez de fluir para baixo, o que significa que você pode criar vários ramos separados de informações. Isso torna a visualização possível para equipes que não têm um fluxo de tarefas estritamente processual em seu fluxo de trabalho. Os mapas mentais consideram mais etapas variáveis em um processo de fluxo de trabalho, o que os torna uma opção valiosa para muitas equipes.
Saiba mais: Automação do fluxo de trabalho
Fluxo de trabalho vs. processo: Qual é a diferença?
Se você precisar desenvolver uma compreensão mais profunda do que é um processo de fluxo de trabalho, pode ser útil diferenciar os termos fluxo de trabalho e processo. Isoladamente, esses dois significam coisas ligeiramente diferentes, e analisar suas diferenças pode ajudar a expor algumas nuances importantes em seu planejamento.
Um fluxo de trabalho e um processo são estratégias semelhantes para atingir uma meta, mas têm escopos ligeiramente diferentes. Um fluxo de trabalho é uma abordagem orientada a tarefas, o que significa que ele se concentra em sequências de tarefas que podem ser concluídas para finalizar um projeto. Um processo é orientado por metas e geralmente se concentra nas metas estratégicas de um projeto e em como você pode alcançá-las com mais eficiência.
Quando combinados, os dois processos facilitam uma compreensão abrangente de um projeto e fornecem visões estratégicas e detalhadas sobre a busca do sucesso.
Como integrar quadros brancos on-line
É muito provável que você já tenha vários processos de fluxo de trabalho diferentes operando em seu local de trabalho, e identificá-los é uma ótima maneira de começar a otimizá-los. A primeira etapa pode ser analisar os problemas comuns que sua equipe resolve e, em seguida, anotar as etapas realizadas para atingir suas metas. Depois de fazer isso, você pode começar a criar seu processo de fluxo de trabalho.
A criação de um processo de fluxo de trabalho é algo realmente fácil de fazer depois que você tiver um melhor entendimento de como usar um quadro branco on-line. Os quadros brancos on-line permitem que você e sua equipe colaborem na criação desse diagrama e de outros modelos e os salvem em um espaço permanentemente acessível. Elas são as melhores ferramentas para criar esses diagramas e incorporar toda a sua equipe para promover um ambiente de colaboração e alinhamento.
Conclusão
Esperamos que este guia tenha ajudado a entender como o uso de um processo de fluxo de trabalho pode ser uma ferramenta incrivelmente eficaz para aumentar a eficiência da sua equipe. Se quiser saber mais sobre como aumentar sua eficiência por meio do gerenciamento de tarefas, não deixe de conferir o Fresco.
