Was ist Workflow-Automatisierung? Definition, Arten, Vorteile, Anwendungsfälle und Beispiele

Inhaltsübersicht

Was ist Workflow-Automatisierung?

Unter Workflow-Automatisierung versteht man den Entwurf, die Implementierung und die Automatisierung von Prozessen auf der Grundlage von bestehenden Workflow-Regeln. Durch Automatisierung werden menschliche Aufgaben, Daten oder Dateien zwischen Menschen oder Computern gemäß vordefinierten Geschäftsstandards weitergeleitet.

Sie verbessert Prozesse, indem sie manuelle Aufgaben durch Software ersetzt, die den gesamten Prozess oder einen Teil davon automatisiert. Erreicht wird dies durch Software, die Low-Code, Drag-and-Drop-Funktionen und benutzerfreundliche Benutzeroberflächen umfasst.

Wenn Sie wissen wollen, was ein Workflow ist, lesen Sie diesen Artikel. Dieser Artikel befasst sich mit der Workflow-Automatisierung, ihren Arten, Vorteilen und Anwendungsfällen sowie mit der Frage, wie automatisierte Workflows mithilfe der Software erstellt werden können.

Arten der Workflow-Automatisierung

Es gibt zwei Arten der Workflow-Automatisierung: Geschäftsprozess-Workflows und Robotic Process Workflows.

Automatisierung von Geschäftsprozessen

Der Ansatz des Geschäftsprozessmanagements (BPM) ist die Art und Weise, wie Unternehmen Abläufe aufbauen, um ihre Kunden optimal zu bedienen. Sie fördert die Effizienz von Geschäftsprozessabläufen, um geschäftskritische Ziele zu erreichen.

Software zur Workflow-Automatisierung automatisiert die Arbeitsabläufe von Geschäftsprozessen, um zuvor manuell ausgeführte Vorgänge zu optimieren. Autofill und Makrofunktionen in Excel sind beispielsweise frühe Beispiele für Prozessautomatisierung.

Robotergestützte Prozessautomatisierung

Heute gibt es Software, die Roboterprozesse automatisiert (bekannt als Robotic Process Automation oder RPA). Entwickelt für Roboter, die menschenähnliche Arbeiten ausführen.

Bots können die relevantesten Informationen zur Lösung von Verarbeitungsproblemen erkennen und empfehlen. Sie können auch bei Helpdesk-Anfragen, Anmeldeauthentifizierungen und Verarbeitungsproblemen helfen. Darüber hinaus können sie auch mit IT- und anderen Bereichen zusammenarbeiten, um Verwaltungsprozesse zu unterstützen.

Workflow-Automatisierung ist ein technischer Name für etwas, das schon seit Hunderten von Jahren praktiziert wird. Während der industriellen Revolution waren Fließbänder, die Fertigung und die Landwirtschaft die ersten Branchen, in denen RPA-Prozesse eingesetzt wurden. Diese waren jedoch eher maschinen- als softwarebasiert.

Warum wird die Workflow-Automatisierung eingesetzt?

Durch die Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe können Sie Vorgänge, die überwiegend manuell von Menschen erledigt werden, erheblich verbessern. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen führt zu einem Anstieg der folgenden Punkte:

• Wirkungsgrad

• Produktivität

• Genauigkeit

• Rechenschaftspflicht

• Arbeitszufriedenheit

Erfahren Sie mehr:
Was ist eine Workflow-Engine?

Anwendungsfälle der Workflow-Automatisierung

Die meisten Arbeitsabläufe können von einer Automatisierung profitieren. So können Sie beispielsweise Genehmigungsverfahren für alle Teammitglieder oder Einführungsunterlagen für die Personalabteilung einrichten und automatisieren.

Software zur Workflow-Automatisierung ist in den meisten Industriezweigen zu finden:

Herstellung

Die Workflow-Automatisierung hat die Fertigungslandschaft verändert. Es passt sich an Veränderungen in der Angebots- und Unternehmensstruktur an. Die Fertigung kann Kaufanfragen, den Austausch von Verträgen und Produktentwicklungsprojekte für die Markteinführung automatisieren.

Es beseitigt Redundanzen, verringert Probleme bei der Qualitätskontrolle und verkürzt die Beschaffungs-, Budget- und Genehmigungszeiten in der Lieferkette sowie die Durchlaufzeiten.

Finanzen

Die Automatisierung verbessert die Konsistenz der Zahlungen, verringert die Verpflichtungen zur Einhaltung von Vorschriften und ermöglicht eine höhere Genauigkeit bei Prognosen und der Einnahmeerhebung.

Marketing

Marketing Operations Processes (MOPS) nutzen die Workflow-Automatisierung für Marketingkampagnen, Kundenkommunikationskanäle, die Überwachung von KPIs und Marktanalysen.

Vertrieb

Workflow-Management ist auch eine Funktion von Customer Relationship Management (CRM)-Software. Es rationalisiert den Kundenservice, das Ausfüllen von Formularen und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Ein CRM kann zum Beispiel Genehmigungswarnungen automatisieren und das interne Dashboard aktualisieren, wenn ein Kunde eine bestimmte Aktion durchführt, z. B. ein Dokument unterzeichnet oder Informationen eingibt.

System-Management

IT as a Service (ITaaS) ist ein Softwaremodell, das verwaltete Cloud-Dienste für Unternehmen anbietet und Workflow-Programmierung umfasst.

Workflow-Automatisierungssoftware implementiert zentralisierte Kontrollen für die Konfiguration, Implementierung und Verwaltung von Unternehmensnetzwerken.

IT-Betrieb

Die Workflow-Automatisierung hilft bei der Verwaltung von Netzwerkbenutzern in vielen Abteilungen, z. B. im Vertrieb, in der Finanzabteilung, in der Rechtsabteilung und in Verwaltungsteams. Diese Automatisierung ist für den internen Netzbetrieb von Vorteil.

Wie Sie Ihre Arbeitsabläufe automatisieren

Die folgenden fünf Schritte sind für die Durchführung eines Plans zur Automatisierung von Arbeitsabläufen erforderlich

Identifizieren Sie einen sich wiederholenden Prozess

Finden Sie erstens einen sich wiederholenden und manuellen Prozess in Ihrem Unternehmen heraus. Beziehen Sie dann die für den Betrieb verantwortlichen Mitarbeiter ein und berücksichtigen Sie ihren Beitrag.

Ziele definieren

Danach sollten Sie den Nutzen, den Sie sich von der Automatisierung einer bestimmten Aufgabe versprechen, klar formulieren und den zuständigen Mitarbeitern mitteilen. Ihre Ziele könnten zum Beispiel sein: – Erhöhung des ROI, Verbesserung der Zykluszeiten und Steigerung der Teameffizienz.

Ausbildung des Teams

Der wichtigste Teil jeder Initiative ist die erfolgreiche Umsetzung. Ebenso hängt der Erfolg der Workflow-Automatisierung von der Ausbildung und der Bereitschaft der Mitarbeiter ab, die für die Verwaltung zuständig sind. Ermutigen Sie sie daher zu einem klaren Feedback und vermitteln Sie den Prozessverantwortlichen die Ziele und Vorteile.

Gestalten Sie den Arbeitsablauf

Erstellen Sie den Prozess im Workflow-Management-Tool. Erstellen Sie ein Formular, definieren Sie den Arbeitsablauf und weisen Sie den einzelnen Schritten und Akteuren Berechtigungen und Regeln zu.

KPIs und ROI messen

Schließlich ist es wichtig, die Zahlen nach der Umsetzung zu bewerten und sie mit den bisherigen Ergebnissen zu vergleichen. Anhand dieser Analyse können Sie feststellen, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben oder nicht.

Erfahren Sie mehr: Was ist ein Workflow-Prozess?

Wie man einen Arbeitsablauf mit Hilfe von Software zur Workflow-Automatisierung automatisiert

Um Ihren Arbeitsablauf zu automatisieren, müssen Sie den Arbeitsablauf genau kennen. Die Erstellung eines Arbeitsablaufs ist ganz einfach, wenn Sie erst einmal wissen, wie man Online-Whiteboards verwendet. Sie eignen sich hervorragend für die Erstellung von Workflow-Diagrammen, da sie es Ihnen ermöglichen, Ihr gesamtes Team einzubeziehen und eine Umgebung der Zusammenarbeit zu fördern.

Es ist nicht kompliziert, Ihre Unternehmensabläufe zu automatisieren. Sie können sogar Arbeitsabläufe automatisieren und grafisch planen und erstellen, um bestehende Prozesse zu imitieren oder zu verbessern. mit einer Drag-and-Drop-Schnittstelle zum Hinzufügen und Organisieren von Aufgaben.

Der Prozess wird statisch dargestellt und von allen Beteiligten auf seine Richtigkeit geprüft. Sobald der statische Entwurf abgeschlossen ist, beginnt die Entwicklung des eigentlichen Prozesses, einschließlich der Formulare, Aufgaben, Empfänger und Warnungen/Benachrichtigungen.

Workflow-Automatisierungssoftware

Zu den besten Programmen für die Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe gehören Process Maker, Integrify, Kissflow, Flokzu, Comindware Tracker und Nintex. In der Regel enthalten Tools für das Geschäftsprozessmanagement (BPM) oder ein umfassenderes Softwarepaket wie Marketing-Automatisierung oder CRM Software für die Workflow-Automatisierung.

Endnote

Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen geholfen hat zu verstehen, wie die Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe ein unglaublich effektives Werkzeug zur Verbesserung der Effizienz Ihres Unternehmens sein kann. Wenn Sie mehr über Online-Whiteboards erfahren möchten, besuchen Sie IdeaScale Whiteboard.