Che cos’è un Kanban? Definizione, metodologia, processo, esempi e analisi

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Le lavagne Kanban sono tra i modelli di collaborazione più flessibili e diffusi sul posto di lavoro. Se siete alle prime armi con la collaborazione visiva, sono un ottimo punto di partenza e offriranno enormi vantaggi al vostro team. Questo articolo vi illustrerà cosa sono i kanban e alcune strategie per sfruttarli al meglio.

Se volete saperne di più su come utilizzare altri tipi di schede, consultate le nostre guide all’uso delle mappe del viaggio del cliente o delle analisi SWOT.

Che cos’è un Kanban?

Il Kanban, derivato dal termine giapponese che significa “segnale visivo” o “scheda”, è definito come un potente strumento di gestione visiva dei progetti e di ottimizzazione dei flussi di lavoro. Originariamente concepito nel settore manifatturiero, Kanban si è evoluto in una metodologia versatile applicabile in diversi settori, tra cui lo sviluppo di software, la gestione di progetti e il lavoro sulla conoscenza.

Nel sistema Kanban, un tabellone con colonne e schede rappresenta visivamente gli elementi di lavoro che avanzano nelle varie fasi di un processo. Ogni colonna indica una fase distinta del flusso di lavoro, mentre le schede simboleggiano singole attività o voci di lavoro. L’obiettivo fondamentale di Kanban è fornire trasparenza nei processi di lavoro, consentendo ai team di gestire e ottimizzare i propri flussi di lavoro in modo efficiente.

Implementando un sistema Kanban, i team possono limitare strategicamente il lavoro in corso (WIP) e concentrarsi sul completamento delle attività in modo sistematico. Questo approccio riduce i colli di bottiglia, aumenta la produttività e garantisce un flusso di lavoro costante. L’enfasi sul miglioramento continuo e sull’adattabilità consente ai team di perfezionare i processi nel tempo, aumentando l’efficienza per soddisfare le richieste dei clienti in continua evoluzione.

Caratteristiche principali di Kanban:

• Rappresentazione visiva: Utilizza una lavagna visiva con colonne e schede per una chiara rappresentazione degli elementi di lavoro.

• Trasparenza del flusso di lavoro: Migliora la visibilità dei processi di lavoro per migliorare il coordinamento del team.

• Limiti WIP: Si concentra sulla limitazione del lavoro in corso per migliorare l’efficienza del completamento delle attività.

• Miglioramento continuo: Incoraggia un approccio iterativo per il miglioramento continuo dei processi.

• Adattabilità: Consente ai team di evolvere e adattare i processi per soddisfare i requisiti in evoluzione.

Comprendendo e implementando i principi di Kanban, i team possono ottenere non solo una gestione efficiente del flusso di lavoro, ma anche promuovere una cultura del miglioramento continuo, garantendo un successo duraturo in ambienti di lavoro dinamici.

Come utilizzare un Kanban

Le schede Kanban sono suddivise in diverse sezioni. Queste sezioni si basano sulle diverse fasi del flusso di lavoro e costituiscono la base per l’organizzazione basata sui compiti che si intende intraprendere. La nostra lavagna Kanban è suddivisa in 5 diverse sezioni: Idee possibili, Backlog, In programma, In corso e Completato. Questa è una configurazione comune per un kanban, mentre alcuni prevedono solo tre sezioni: Backlog, In Progress e Complete, oppure aggiungono una sezione per i compiti “bloccati”, in cui raggruppare le attività che si sono arenate.

Qualunque sia la configurazione del kanban utilizzato, il metodo di interazione sarà lo stesso per tutti. Si inizia concentrandosi su un progetto o uno sprint specifico. Questo progetto sarà la base dell’intero kanban. Lo scopo dell’utilizzo di un kanban è quello di visualizzare e organizzare i compiti realizzabili per raggiungere il successo del progetto. Per questo motivo, si procederà alla creazione di note basate su tutti i compiti tangibili e attuabili che devono essere portati a termine per il successo del progetto. Questi compiti devono essere il più possibile specifici per indirizzare le azioni da intraprendere per completarli.

Una volta raccolti tutti i compiti realizzabili e le possibili idee, si inizia a stabilire un ordine di priorità. Si tratta di un processo più particolare, poiché il vostro team avrà priorità diverse in base al progetto specifico a cui state lavorando. Tuttavia, qualunque siano le vostre priorità, potete organizzare i vostri compiti nelle sezioni di cui sopra in base al momento in cui devono essere completati e al loro possibile impatto.

Il passo successivo all’utilizzo del kanban è la sua rivisitazione man mano che il progetto procede. Man mano che il team completa i compiti e avanza verso il completamento, è possibile aggiornare il tabellone e spostare i compiti verso il lato completato.

È anche importante controllare che le priorità siano ancora corrette e, se è necessario rivalutare le priorità, è possibile trasferire facilmente i compiti in arretrato e iniziare a lavorarne altri. La visualizzazione di questi compiti offre un’ottima panoramica del progetto e aiuta ad allineare i team.

L’uso delle lavagne Kanban è possibile su lavagne fisiche, ma è reso incredibilmente più semplice dalle lavagne online. È possibile gestire tutti i compiti su note adesive e allineare facilmente il team.

Tuttavia, le lavagne fisiche limitano leggermente le possibilità di utilizzo di un kanban. Grazie alla loro accessibilità, le lavagne online rendono molto più facile organizzare tutti i compiti nello stesso posto e successivamente rivisitare la lavagna per aggiornarla o ricordarsi della prossima priorità. L’accessibilità permanente delle lavagne online le rende il luogo perfetto per il vostro prossimo kanban e un luogo ideale per utilizzare qualsiasi organizzatore visivo.

Per saperne di più:
Waterfall vs Kanban vs Scrum vs Lean

Metodologia Kanban

Kanban è una metodologia popolare utilizzata nella gestione dei progetti e nell’ottimizzazione dei flussi di lavoro. È noto per la sua rappresentazione visiva del lavoro, che aiuta i team a gestire in modo efficiente attività e processi. Il Kanban è nato nel settore manifatturiero in Giappone ed è stato successivamente adattato al lavoro sulla conoscenza e a vari altri settori. Ecco i principi e i concetti chiave della metodologia Kanban:

• Visualizzare il lavoro: L’idea centrale di Kanban è quella di visualizzare il lavoro. In genere questo viene fatto su una lavagna Kanban, una rappresentazione visiva del flusso di lavoro. Il tabellone è composto da colonne e carte. Ogni colonna rappresenta una fase del lavoro e le schede rappresentano singoli compiti o elementi.

• Limitare il lavoro in corso (WIP): Kanban enfatizza la definizione di limiti al numero di attività che possono essere in corso in qualsiasi momento in ogni colonna. In questo modo si evita di sovraccaricare i membri del team e si garantisce un flusso di lavoro costante.

• Gestire il flusso: l’obiettivo di Kanban è far fluire il lavoro in modo fluido e prevedibile da una fase all’altra. Limitando il WIP e prestando attenzione ai colli di bottiglia, i team possono ottimizzare i processi per migliorare il flusso.

• Rendere esplicite le politiche di processo: I team che utilizzano Kanban devono definire politiche esplicite per ogni colonna della lavagna. Queste politiche aiutano a chiarire come deve fluire il lavoro e quali criteri devono essere soddisfatti per spostare un’attività da una colonna all’altra.

• Cicli di feedback e miglioramento continuo: Kanban incoraggia i team a rivedere e migliorare continuamente i propri processi. Le riunioni periodiche o “stand-up” sono comuni per discutere lo stato del lavoro, identificare i problemi e apportare modifiche al processo.

• Sistema pull: Kanban funziona con un sistema pull, ovvero il nuovo lavoro viene inserito nel sistema solo quando c’è capacità disponibile. Ciò contrasta con un sistema di tipo push, in cui il lavoro viene trasferito ai membri del team indipendentemente dalle loro capacità.

• Concentrarsi sul valore per il cliente: Kanban pone una forte enfasi sulla fornitura di valore al cliente. Incoraggia a dare priorità alle attività che hanno l’impatto più significativo sul cliente.

• Adattabilità: Kanban è altamente adattabile e può essere utilizzato insieme ad altre metodologie come Scrum o come approccio autonomo. I team possono personalizzare le schede Kanban in base alle loro esigenze specifiche.

• Accordi di livello di servizio (SLA): Gli SLA sono spesso utilizzati in Kanban per definire le aspettative sulla velocità con cui il lavoro deve passare attraverso le varie fasi. Questo può aiutare i team a soddisfare le richieste e le aspettative dei clienti.

• Lead Time e Cycle Time: Kanban utilizza metriche come il lead time (il tempo necessario per completare un’attività dal momento in cui viene aggiunta alla lavagna) e il cycle time (il tempo necessario per completare un’attività una volta iniziato il lavoro attivo) per analizzare e ottimizzare il flusso di lavoro.

Kanban è una metodologia flessibile che può essere applicata a diversi ambiti, dallo sviluppo di software e dalla gestione di progetti alla produzione e all’assistenza clienti. Fornisce un approccio visivo e reattivo alla gestione del lavoro e al miglioramento dell’efficienza.

Processo Kanban

Il processo Kanban è un approccio visivo e flessibile alla gestione del lavoro e dei flussi di lavoro. Si basa su una tavola Kanban, che è una rappresentazione visiva delle fasi di lavoro e dei compiti. Il processo prevede diverse fasi chiave:

1. Visualizzare il flusso di lavoro:

• Creare una lavagna Kanban: In genere si tratta di una lavagna fisica con colonne o di una lavagna elettronica che utilizza un software specializzato. Ogni colonna della lavagna indica una specifica fase di lavoro.

• Definire le fasi del flusso di lavoro: Identificare ed elencare le fasi attraverso le quali scorreranno gli elementi di lavoro o le attività. Le fasi tipiche possono comprendere “Da fare”, “Lavori in corso”, “Collaudo” e “Completato”.

2. Schede di lavoro:

• Creare le schede degli elementi di lavoro: Ogni elemento di lavoro o attività è rappresentato da una scheda, spesso una nota adesiva o una scheda digitale sulla lavagna Kanban.

• Aggiungere i dettagli dell’attività: Includere informazioni essenziali su ogni scheda, come una breve descrizione, la priorità, la data di scadenza e qualsiasi altra informazione rilevante.

3. Limitare il lavoro in corso (WIP):

• Impostare i limiti di WIP: Determinare il numero massimo di attività consentite in ogni colonna per evitare il sovraccarico e mantenere un flusso di lavoro costante. Questi limiti aiutano i team a concentrarsi sul completamento del lavoro piuttosto che sull’avvio di nuove attività.

4. Sistema di trazione:

• Lavorare sui compiti: I membri del team spostano i compiti dalla colonna “Da fare” alla colonna “In corso” solo quando hanno la capacità di lavorarci. In questo modo si garantisce che il lavoro venga avviato solo quando c’è capacità disponibile.

• I compiti si muovono attraverso lefasi: Man mano che il lavoro procede, le schede si spostano da una colonna all’altra in base alle politiche di processo definite dalla lavagna Kanban.

5. Monitoraggio e miglioramento continuo:

• Riunioni periodiche di stand-up: Organizzare riunioni giornaliere o periodiche per esaminare lo stato del lavoro sulla lavagna Kanban, identificare eventuali problemi o colli di bottiglia e discutere come ottimizzare il flusso di lavoro.

• Metriche eanalisi dei dati: Misurare e monitorare le metriche chiave, come il lead time (tempo dalla richiesta al completamento) e il cycle time (tempo trascorso a lavorare attivamente su un’attività). Utilizzate questi dati per prendere decisioni informate sul miglioramento dei processi.

6. Adattare e ottimizzare:

• Apportare modifiche al processo: In base alle informazioni ottenute dal monitoraggio e dall’analisi del flusso di lavoro, è possibile apportare modifiche per migliorare l’efficienza, ridurre i colli di bottiglia e garantire un flusso regolare delle attività.

• Cultura del miglioramento continuo: Promuovere una cultura dell’apprendimento e dell’adattamento, incoraggiando i membri del team a suggerire e implementare cambiamenti che migliorino il processo Kanban.

7. Gestire le aspettative dei clienti:

• Dare priorità alle attività in base al valore del cliente: Concentratevi sulla consegna delle attività che forniscono il valore più significativo al cliente, assicurando che le sue esigenze siano soddisfatte in modo efficiente.

8. Rivedere e perfezionare le politiche:

• Rivedere e perfezionare periodicamente le politiche associate a ciascuna colonna della lavagna Kanban. In questo modo si garantisce che il flusso di lavoro rimanga allineato agli obiettivi del team e ai requisiti del cliente.

9. Collaborazione e comunicazione:

• Comunicazione efficace: I team devono mantenere una comunicazione e una collaborazione aperte per affrontare i problemi, condividere le intuizioni e garantire che tutti siano allineati con il flusso di lavoro e gli obiettivi.

Il processo Kanban è altamente adattabile e può essere personalizzato per adattarsi alle esigenze specifiche di diversi team e organizzazioni. Promuove la trasparenza, riduce gli sprechi e promuove continui miglioramenti nei processi di lavoro.

Esempi di Kanban

Esplorate questi esempi pratici di lavagna Kanban in diversi contesti per capire come può rivoluzionare la gestione dei progetti:

• Lavagna Kanban per lo sviluppo del software: Semplificate il processo di sviluppo del software con colonne come Backlog, Ready, Development, Testing e Deployment. Ottenere visibilità sui progressi e identificare i colli di bottiglia senza sforzo.

• Flusso di lavoro del marketing dei contenuti: Elevate la vostra strategia di creazione di contenuti con una lavagna Kanban con fasi come Idee, Scrittura, Editing, Design e Pubblicazione. Gestite senza problemi la vostra pipeline di contenuti dall’inizio alla pubblicazione.

• Lavagna personale per la gestione delle attività: Ottimizzate la vostra gestione personale delle attività con una lavagna Kanban che presenta le colonne Backlog, To-Do, Doing e Done. Rimanete organizzati e concentrati sulle vostre priorità.

• Visualizzazione dello sviluppo del prodotto: Gestire in modo efficiente il ciclo di vita dei prodotti fisici utilizzando un pannello Kanban con le fasi di ideazione, progettazione, prototipazione, test e rilascio.

• Gestione della pipeline di vendita: Date più potere al vostro team di vendita visualizzando i lead e le opportunità attraverso le colonne Prospecting, Qualification, Presentation, Negotiation, Closed-Won e Closed-Lost.

• Monitoraggio dell’assistenza clienti: Migliorate i processi di assistenza clienti con un pannello Kanban che evidenzia fasi come Nuove richieste, Triaging, In corso, Test, Risolte e Chiuse.

• Flusso di lavoro del marketing agile: Rivoluzionate le vostre campagne di marketing con un pannello Kanban che enfatizza le fasi di pianificazione, esecuzione, analisi e ottimizzazione. Promuovete un ciclo di miglioramento continuo per il vostro team di marketing.

• Coordinamento della pianificazione degli eventi: Semplificate la pianificazione dell’evento con un pannello Kanban che copre le fasi di pianificazione, logistica, promozione, esecuzione e follow-up.

• Gestione dei processi produttivi: Trasformate le vostre operazioni di produzione con un pannello Kanban che incorpora fasi quali materie prime, produzione, controllo qualità, imballaggio e spedizione.

• Integrazione dello sviluppo Scrum e Agile: Integrare le lavagne Kanban con le metodologie Scrum o Agile. Visualizzare il lavoro, gestire gli sprint e monitorare i progressi senza sforzo.

Questi esempi di lavagna Kanban servono come base per personalizzare il vostro approccio in base alle esigenze uniche del vostro team o progetto. Ottimizzate il flusso di lavoro, aumentate la collaborazione e la produttività con questo strumento flessibile per la visualizzazione e la gestione del lavoro.

Kanban vs Scrum

Spesso le persone confondono le differenze tra l’uso di un kanban e di uno scrum, e a ragione. Questi due sistemi di gestione dei progetti sono molto simili e spesso utilizzano gli stessi formati fisici, ma possono differire notevolmente nella mentalità e negli obiettivi. Ecco alcune delle principali differenze tra i due:

Come breve definizione, sebbene entrambi si concentrino sul completamento e sull’organizzazione di attività realizzabili, i flussi di lavoro Kanban sono più malleabili e fluidi, mentre le organizzazioni Scrum sono più rigide e basate su piccoli sprint.

• Gli sprint di Scrum hanno tempi stretti e scadenze di rilascio. Sebbene i flussi kanban possano anche concentrarsi su progetti specifici, sono più utilizzati per l’allineamento continuo dei team.

• L’organizzazione Kanban spinge i contenuti/prodotti in modo continuo, mentre gli sprint di Scrum hanno una data di rilascio programmata settimanale/ bimestrale.

• Le tavole Scrum hanno ruoli e linee guida chiare, mentre le tavole kanban sono più auto-organizzate e basate sul team.

• I pannelli Kanban sono progettati per essere rivisti e rivalutati. Questa flessibilità è fondamentale per il flusso di lavoro Kanban.

Analisi retrospettiva

I Kanban sono molto utili per pianificare i progetti futuri o per organizzare quello a cui il team sta lavorando attualmente, ma è altrettanto importante organizzare e valutare il lavoro precedente e i progetti attuali.

I modelli retrospettivi organizzano i compiti e le azioni del lavoro precedente e consentono di classificare i compiti in base a “cosa è andato bene”, “cosa potrebbe essere migliorato” e “compiti attuabili per implementare questi cambiamenti”. Organizzando i compiti in base a queste sezioni, è possibile analizzare lo sprint precedente, sia quello buono che quello cattivo. In questo modo si capisce come migliorare i progetti futuri e si creano azioni tangibili che li renderanno realtà.

I modelli retrospettivi funzionano in modo molto simile ai Kanban e per questo motivo abbiamo creato una scheda che li implementa entrambi nello stesso posto. La nostra lavagna settimanale Kanban & Analysis consente agli utenti di analizzare il successo del progetto più recente, valutando e dando priorità alle attività future. Queste azioni diventano molto intrecciate e, grazie all’analisi intersettoriale, siete in grado di massimizzare l’efficienza con cui portate a termine i vostri compiti e di stabilire le priorità del vostro flusso di lavoro.

Per saperne di più: Che cos’è un Lean Canvas? Definizione e guida

Conclusione

I Kanban sono alcuni dei modelli più agili che i team possono implementare per ottimizzare il loro flusso di lavoro e si spera che questo articolo abbia fornito l’ispirazione per utilizzarne uno. Se volete scoprire i nostri consigli su come avere successo nell’innovazione lavorando da casa, potete consultare il nostro recente post sul blog di IdeaScale, e non dimenticate di provare gratuitamente la nostra lavagna Kanban!

Come sempre, potete consultare anche le nostre guide ai workshop virtuali e alle lavagne online.