Qu’est-ce que la collaboration en équipe ? Définition, importance, avantages, exemples et comment s’améliorer

Table des matières

Qu’est-ce que la collaboration en équipe ?

La collaboration au sein d’une équipe est un processus dynamique dans lequel les individus unissent leurs efforts pour atteindre un objectif commun ou accomplir des tâches partagées. Cet effort de collaboration implique la coordination et l’intégration orchestrées de diverses compétences et ressources parmi les membres de l’équipe, ce qui permet d’atteindre les objectifs avec une efficacité et une efficience exceptionnelles, dépassant les efforts individuels isolés.

La réussite de la collaboration au sein d’une équipe repose sur des mesures de performance partagées et des principes directeurs qui améliorent considérablement la communication et le travail d’équipe. Les organisations qui font de la collaboration en équipe un principe fondamental doivent tenir compte d’éléments clés tels que la technologie, les styles de communication et la culture de l’entreprise lorsqu’elles formulent des lignes directrices en matière de collaboration. Cette approche différencie nettement la collaboration en équipe des simples efforts collectifs sur une tâche ou un projet.

Dans un paysage en pleine évolution, notamment en réponse à la pandémie de Covid-19 et aux fermetures qui ont suivi, la technologie permettant la collaboration d’équipes à distance est apparue comme une tendance essentielle. Cette transformation fait de la collaboration en équipe un thème central pour les entreprises du monde entier. Notamment, une étude de Fortune Business Insights prévoit une croissance substantielle du marché des logiciels de collaboration en équipe, qui atteindra près de 41 milliards USD d’ici 2028, contre environ 17 milliards USD en 2021. Cela souligne l’importance croissante de la collaboration en équipe, non seulement en tant que technique de gestion de projet, mais aussi en tant qu’outil technologique essentiel pour atteindre les objectifs de l’entreprise dans un avenir proche.

Les principaux aspects de la collaboration au sein d’une équipe sont les suivants

• La communication : Une communication ouverte et efficace est essentielle à la collaboration au sein d’une équipe. Les membres de l’équipe doivent échanger des informations, des mises à jour et des idées pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

• Coordination : Les équipes doivent coordonner leurs efforts afin d’éviter les doubles emplois, de minimiser les conflits et de s’assurer que les tâches sont accomplies en temps voulu. Il peut s’agir de créer des calendriers, d’attribuer des rôles et de fixer des échéances.

• Partage des ressources : Les équipes collaboratives partagent souvent des ressources, telles que des connaissances, des compétences et des outils, afin d’exploiter les points forts de chaque membre et d’atteindre un résultat collectif.

• Résolution de problèmes : Les équipes collaborent pour résoudre les problèmes et relever les défis. En mettant en commun des perspectives et des compétences diverses, les équipes peuvent élaborer des solutions novatrices que les efforts individuels n’auraient pas permis d’atteindre.

• Soutien mutuel : Les membres de l’équipe se soutiennent mutuellement, ce qui favorise un environnement de travail positif et collaboratif. Ce soutien peut prendre la forme d’encouragements, d’une aide dans l’accomplissement des tâches et d’un partage des responsabilités.

• Prise de décision : Les équipes collaborent pour prendre des décisions collectivement. Il peut s’agir de discussions, de séances de remue-méninges et de la recherche d’un consensus pour s’assurer que les décisions sont bien informées et acceptées par l’équipe.

• Flexibilité : Une collaboration efficace exige de la souplesse et de l’adaptabilité. Les membres de l’équipe doivent être ouverts aux nouvelles idées, prêts à adapter leurs approches et à réagir aux changements dans le projet ou la dynamique de l’équipe.

La collaboration en équipe est essentielle dans divers contextes, notamment dans le monde des affaires, de la recherche, de l’éducation et des projets communautaires. Elle peut améliorer la productivité, la créativité et les performances globales en tirant parti de la diversité des compétences et des points de vue des membres de l’équipe. Les technologies telles que les outils de collaboration, les logiciels de gestion de projet et les plateformes de communication jouent un rôle crucial en facilitant et en soutenant la collaboration au sein d’une équipe, en particulier dans les environnements de travail distants ou distribués.

7 avantages clés de la collaboration au sein d’une équipe

Après avoir compris ce qu’est la collaboration en équipe, nous allons nous pencher sur son importance en 2023 et sur les avantages qu’elle apporte en tant que méthodologie de collaboration pour une meilleure réalisation des objectifs de l’entreprise dans son ensemble :

1. Augmentation des contacts entre employés

Dans l’environnement de travail hybride et à distance d’aujourd’hui, ou même dans les emplois sur site, les employés peuvent souvent travailler en silos et se sentir isolés. Quel que soit l’endroit où nous travaillons, ce sens du contact humain est absolument essentiel pour que toute organisation fonctionne dans un environnement de travail sain.

La collaboration en équipe permet et améliore les contacts entre les employés, encourage les relations amicales et contribue à créer un environnement de travail plus collaboratif.

2. Une gestion de projet plus efficace

Une équipe qui collabore davantage est également plus efficace dans la gestion des projets existants, ainsi que dans l’absorption de nouveaux projets et de nouvelles tâches. En effet, les membres de l’équipe connaissent déjà le rôle et les responsabilités de chacun, sont souvent autonomes dans leur collaboration sans intervention de l’encadrement et sont plus productifs.

En effet, selon Forbes, la collaboration au sein d’une équipe peut permettre d’augmenter la productivité des employés de 50 % de plus que les employés qui travaillent en silo ou de manière individuelle.

3. Amélioration de la satisfaction des employés

La collaboration au sein d’une équipe favorise la collaboration entre les employés, mais elle n’efface pas la contribution individuelle d’un employé. Les employés continuent d’être soumis à des mesures individuelles et, bien que celles-ci puissent à leur tour être liées aux objectifs plus vastes de l’équipe ou de l’organisation, les mesures de réussite restent individuelles. Cela permet aux employés de conserver leur sens de l’individualité, tout en faisant partie de quelque chose de plus grand et de plus collaboratif. Souvent, le fait de travailler avec d’autres permet également aux employés d’être remarqués par leurs pairs et leurs supérieurs pour leurs compétences uniques et d’obtenir une reconnaissance.

Cet équilibre entre les objectifs individuels et ceux de l’équipe, obtenu grâce à la collaboration au sein de l’équipe, peut conduire à une amélioration de la confiance en soi et de la satisfaction des employés au sein de l’entreprise.

4. Skillshare et la découverte des forces latentes

Quiconque a déjà eu une conversation avec une autre personne sait que les autres peuvent souvent être un moteur pour la découverte de la force.

Par exemple, dans une équipe créative, un rédacteur peut découvrir un talent latent pour la conception lorsqu’il travaille avec d’autres concepteurs sur un projet. Ou un programmeur informatique qui peut également être un bon gestionnaire de projet.

Il ne s’agit pas nécessairement d’un vaste champ d’application ; parfois, ce sont des compétences plus modestes qui sont partagées, telles que les raccourcis de conception, la gestion des processus, l’utilisation des logiciels, etc.

5. Identification des faiblesses

Travailler en équipe pour collaborer ne révèle pas seulement les forces individuelles et collectives, mais aussi les faiblesses. Il peut s’agir de défauts macro-organisationnels tels que l’embauche d’employés qui ne correspondent pas à la structure de l’équipe existante, une pile technologique insuffisante pour faciliter la communication ou l’absence d’une gouvernance et d’une métrologie appropriées pour les employés. De même, il peut y avoir des problèmes au niveau de l’équipe ou de l’employé, comme le fait de ne pas fixer les bonnes attentes en matière de résultats, le détournement de ressources au sein de l’équipe, etc.

Quels que soient les problèmes identifiés, il est toujours préférable qu’ils aient été identifiés grâce à la collaboration de l’équipe plutôt que de les voir causer des dommages sans être détectés.

6. Plus prêts pour l’avenir

Si la pandémie a appris quelque chose aux entreprises, c’est la nécessité d’avoir un environnement collaboratif. Une équipe qui collabore peut mieux gérer les situations d’urgence, absorber les changements d’objectifs de l’entreprise et se réorienter sans confusion ni chaos.

En 2022, il est devenu évident que l’avenir du travail sera hybride et/ou à distance. Dans tout environnement de travail hybride, la collaboration entre les membres de l’équipe devient primordiale pour une gestion efficace des données, des fonctionnalités commerciales et des livraisons.

7. Amélioration de la reprise après sinistre et de la continuité des activités

Une équipe collaborative peut gérer la documentation, les actifs et les données de l’entreprise de manière beaucoup plus efficace et sécurisée. Ces équipes répondent également aux menaces logicielles et aux urgences de l’entreprise beaucoup plus rapidement puisque des protocoles de collaboration sont déjà en place. Cela signifie qu’en cas de catastrophe commerciale ou naturelle, la continuité de l’entreprise aura beaucoup plus de chances que dans une organisation où la collaboration est rare.

En savoir plus : Qu’est-ce que la collaboration à distance ?

Les 10 meilleurs exemples de collaboration d’équipe

La collaboration en équipe est essentielle dans divers contextes professionnels et peut prendre de nombreuses formes. Voici quelques exemples de collaboration en équipe dans différents contextes :

1. Gestion du projet

• Équipes Agile Scrum : Dans le domaine du développement de logiciels, les équipes interfonctionnelles travaillent ensemble par sprints pour développer et livrer des incréments de produits.
• Projets de construction : Les architectes, les ingénieurs et les ouvriers du bâtiment collaborent pour mener à bien les projets de construction dans le respect des délais et du budget.

2. Santé

• Les visites médicales : Les médecins, les infirmières et les spécialistes collaborent pendant les tournées des patients pour discuter des plans de traitement et des soins aux patients.
• Équipes interdisciplinaires : Une équipe de professionnels de la santé travaille ensemble pour fournir des soins complets aux patients, par exemple dans le cadre d’un traitement contre le cancer ou de soins palliatifs.

3. Commercialisation

• Création de contenu : Les rédacteurs, les concepteurs et les spécialistes du marketing collaborent pour créer et lancer des campagnes de marketing, y compris du contenu pour les médias sociaux, les sites web et les documents imprimés.
• Lancement de produits : Des équipes interfonctionnelles travaillent sur les lancements de produits, impliquant des études de marché, le développement de produits et des stratégies de marketing.

4. L’éducation

• Collaboration des enseignants : Les éducateurs d’une école collaborent pour créer un programme d’études, partager des ressources et discuter des progrès des élèves.
• Projets d’étudiants : Les étudiants collaborent à des projets de groupe, ce qui leur permet d’acquérir des compétences en matière de travail d’équipe et de communication.

5. Travail à distance

• Équipes virtuelles : Les équipes distribuées utilisent des outils en ligne tels que Slack, Zoom et des logiciels de gestion de projet pour collaborer efficacement, même lorsqu’elles travaillent dans des lieux différents.
• Collaboration documentaire : Les équipes utilisent des plateformes de partage de documents basées sur le cloud (par exemple, Google Docs ou Microsoft Teams) pour l’édition collaborative en temps réel.

6. Arts créatifs

• Production cinématographique : Les cinéastes, y compris les réalisateurs, les acteurs, les scénaristes et les équipes de production, collaborent à la création de films ou d’émissions de télévision.
• Groupes musicaux : Les musiciens collaborent pour composer et interpréter de la musique, ce qui nécessite un travail d’équipe et de la créativité.

7. Recherche et développement

• Équipes de recherche scientifique : Des chercheurs d’horizons divers collaborent aux expériences, à l’analyse des données et aux publications.
• Équipes de développement de produits : Les ingénieurs, les concepteurs et les spécialistes du marketing collaborent pour développer de nouveaux produits et les mettre sur le marché.

8. Soutien à la clientèle

• Équipes de service à la clientèle : Les agents collaborent pour répondre aux demandes des clients et résoudre les problèmes de manière efficace.
• Équipes d’escalade : Lorsque des problèmes complexes se posent, des équipes spécialisées peuvent collaborer pour trouver des solutions.

9. Organisations à but non lucratif et bénévolat

• Projets communautaires : Les bénévoles et les membres de la communauté collaborent à la planification et à l’exécution d’initiatives, telles que la construction d’un terrain de jeu ou l’organisation d’un événement caritatif.
• Organisations à but non lucratif : Les équipes des organisations à but non lucratif travaillent ensemble pour faire avancer leur mission, souvent avec des ressources limitées.

10. Fabrication

• Chaînes d’assemblage : Les travailleurs collaborent le long d’une chaîne de montage pour fabriquer des produits de manière efficace.
• Équipes de contrôle de la qualité : Les équipes inspectent et garantissent la qualité des produits au cours du processus de fabrication.

Il ne s’agit là que de quelques exemples, et la collaboration en équipe est un aspect fondamental de nombreux secteurs et professions. Une collaboration efficace implique souvent une communication claire, des objectifs communs et l’utilisation d’outils et de technologies de collaboration pour rationaliser les processus de travail.

Comment améliorer la collaboration au sein d’une équipe : Les 15 meilleures pratiques

1. Fixer des buts et des objectifs clairs pour la collaboration au sein de l’équipe

La collaboration au sein d’une équipe nécessite un ensemble spécifique d’objectifs et de buts. Les buts et objectifs de la collaboration existent déjà, il s’agit de les identifier clairement et de les communiquer aux chefs d’équipe et aux membres de l’équipe.

Par exemple, un objectif de collaboration pour une équipe de vente serait de maintenir le logiciel de gestion de la relation client à jour pour chaque client afin que le prochain employé à qui il s’adresse ait la compréhension la plus récente de la relation. Cela peut à son tour permettre d’atteindre l’objectif plus large d’atteindre les objectifs de vente et de fidélisation.

2. Une communication efficace

Favoriser une communication ouverte et transparente au sein de l’équipe. Promouvoir un environnement dans lequel les membres de l’équipe se sentent à l’aise pour partager leurs pensées, leurs idées et leurs préoccupations. Utiliser plusieurs canaux de communication, tels que les réunions en personne, les appels vidéo, la messagerie instantanée et le courrier électronique, afin de tenir compte des différents styles et préférences en matière de communication.

3. Définir les rôles et les responsabilités

Clarifier les rôles et les responsabilités de chacun au sein de l’équipe afin d’éviter la confusion et la duplication des efforts.
Créez une matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) pour préciser qui est responsable de quelles tâches.

4. S’attaquer aux barrages routiers

Les chefs d’équipe et la direction de l’entreprise doivent veiller à ce que les voies et les chaînes de décision appropriées soient mises en place pour remédier aux blocages au sein d’une équipe. Ces obstacles peuvent provenir de problèmes technologiques, de relations entre employés, de malentendus sur les délais de livraison, d’un manque de transparence, d’un manque de clarté et/ou d’un chevauchement des rôles et des responsabilités au sein de l’équipe, etc.

5. Définir le processus et les protocoles de collaboration

La collaboration au sein d’une équipe nécessite un ensemble de processus et de protocoles que chaque membre doit suivre lorsqu’il communique avec ses pairs et ses dirigeants. Cela dépend fortement de la culture générale de l’entreprise. Par exemple, une entreprise peut ou non interdire strictement l’utilisation d’un langage grossier dans les réunions, exiger le partage d’écran lors de la discussion de données ou exiger des heures de connexion spécifiques pour que les membres de l’équipe puissent synchroniser leurs horaires de travail.

6. Impliquer les membres de l’équipe lors de la prise de décisions relatives à la collaboration au sein de l’équipe

Lors de la prise de décisions sur les processus visant à rationaliser la collaboration, il est toujours important de donner à chaque membre de l’équipe un siège à la table. Il est tout à fait compréhensible que certaines décisions doivent être prises unilatéralement par la direction et les chefs d’équipe, mais il est important d’écouter les préoccupations ou les obstacles prévus avant de définir les étapes finales.

7. Utiliser des logiciels et des outils de collaboration en équipe

Les logiciels de collaboration en équipe, tels que IdeaScale Whiteboard, permettent une collaboration visuelle entre les membres de l’équipe. Ces outils peuvent être utilisés pour l’idéation et le partage d’idées, le brainstorming, la gestion des tâches, le partage de données d’analyse dans un format visuel et facilement consommable, etc.

Les outils de collaboration en équipe permettent une communication plus efficace entre les membres, tout en fournissant la technologie adéquate pour présenter les analyses et les résultats à la direction.

8. Mettre en œuvre la bonne pile technologique pour l’équipe

Les facilitateurs technologiques sont aujourd’hui la pierre angulaire de toute fonction de l’entreprise. Cette pile technologique doit prendre en compte les besoins des membres de l’équipe travaillant sur des tâches différentes, car chaque tâche peut nécessiter son propre logiciel/outil. Souvent, ces outils doivent être intégrés les uns aux autres pour une meilleure collaboration.

9. Assurer la reconnaissance des individus et des équipes

Si la collaboration au sein de l’équipe facilite la réalisation d’objectifs communs, chaque employé doit avoir ses propres critères de mesure sur lesquels il doit être félicité et reconnu lorsqu’il les atteint. En fait, la collaboration au sein de l’équipe souffre souvent du fait que les employés individuels se sentent perdus et non reconnus par l’ensemble de l’équipe.

Si les petites entreprises peuvent y parvenir sans équipe RH, pour les entreprises, cette fonction est mieux réalisée lorsqu’une équipe neutre, comme les RH, est impliquée pour garantir que les décisions sont impartiales et que les bons paramètres sont évalués.

10. Organiser le bon type de sessions d’engagement des employés

Les différents groupes de salariés peuvent réagir différemment aux types d’activités d’engagement des salariés. Certains réagiront mieux à une session de débat en groupe, tandis que d’autres voudront participer à des sessions de jeux. Il est important de comprendre les personnalités et les préférences des employés avant d’organiser les sessions d’engagement. Ces sessions peuvent se dérouler au sein de l’équipe ou entre les équipes, voire à l’échelle de l’entreprise.

11. Faciliter le bien-être des employés en matière de santé mentale

Outre Covid, la santé mentale est aujourd’hui une autre pandémie. Le bien-être de l’équipe dépend du bien-être de chacun de ses membres, et les employés sont plus productifs et créatifs lorsqu’ils sont mentalement frais et détendus.

Cela signifie que les employeurs et les chefs d’équipe doivent veiller à ce que la culture de travail soit exempte de préjugés personnels, de harcèlement psychologique et d’intimidation, à ce que l’environnement de travail soit respectable et ouvert, à ce que la liberté d’expression soit respectée autant que possible sur le plan professionnel, à ce que les employés puissent prendre des congés pour des raisons de santé mentale sans subir de préjugés ou perdre leur pouvoir discrétionnaire, etc.

12. Promouvoir la socialisation des employés

Dans le monde hybride d’aujourd’hui, il est important d’observer que les employés sont parfois trop éloignés géographiquement pour se rencontrer en personne. Toutefois, la socialisation doit être encouragée parmi les personnes vivant à proximité et peut-être même une réunion trimestrielle ou annuelle à l’échelle de l’entreprise. Si la socialisation physique entre les membres de l’équipe reste le meilleur moyen de cultiver de bonnes relations de travail, même des événements à distance, par le biais de la conférence, pour des discussions occasionnelles en dehors du bureau, peuvent contribuer à combler les lacunes.

13. Prise de décision inclusive

Impliquer les membres de l’équipe dans le processus de prise de décision, en particulier lorsque les décisions affectent l’ensemble de l’équipe. Encourager la recherche de consensus et la prise de décision démocratique, le cas échéant.

14. Montrer l’exemple

Les dirigeants doivent donner l’exemple d’une collaboration efficace en participant activement, en communiquant ouvertement et en s’engageant pour la réussite de l’équipe.

15. Amélioration continue

Évaluer régulièrement les performances de l’équipe et les processus de collaboration et y réfléchir. Reconnaître les aspects à améliorer et procéder aux ajustements nécessaires.

En savoir plus : Qu’est-ce que la collaboration inter-équipes ?