Qu’est-ce qu’un Kanban ? Définition, méthodologie, processus, exemples et analyse

Table des matières

Les tableaux Kanban font partie des modèles de collaboration les plus flexibles et les plus répandus sur le lieu de travail. Si vous êtes novice en matière de collaboration visuelle, ils constituent un excellent point de départ et apporteront d’énormes avantages à votre équipe. Cet article vous explique ce que sont les kanbans et vous propose quelques stratégies pour en tirer le meilleur parti.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l’utilisation d’autres types de tableaux, consultez nos guides sur l’utilisation des cartes de parcours client ou des analyses SWOT.

Qu’est-ce qu’un Kanban ?

Kanban, dérivé du terme japonais signifiant « signal visuel » ou « carte », se définit comme un puissant outil visuel de gestion de projet et d’optimisation du flux de travail. Conçu à l’origine pour l’industrie manufacturière, le Kanban a évolué pour devenir une méthodologie polyvalente applicable à divers secteurs, notamment le développement de logiciels, la gestion de projets et le travail de la connaissance.

Dans le système Kanban, un tableau composé de colonnes et de cartes représente visuellement les éléments de travail progressant à travers les différentes étapes d’un processus. Chaque colonne représente une étape distincte du flux de travail, tandis que les cartes symbolisent des tâches ou des éléments de travail individuels. L’objectif fondamental du Kanban est d’assurer la transparence des processus de travail, ce qui permet aux équipes de gérer et d’optimiser efficacement leurs flux de travail.

En mettant en œuvre un système Kanban, les équipes peuvent limiter stratégiquement le travail en cours (WIP) et se concentrer sur l’achèvement systématique des tâches. Cette approche permet d’atténuer les goulets d’étranglement, de stimuler la productivité et de garantir un flux de travail constant. L’accent mis sur l’amélioration continue et l’adaptabilité permet aux équipes d’affiner les processus au fil du temps, en améliorant l’efficacité pour répondre à l’évolution des demandes des clients.

Caractéristiques principales de Kanban :

• Représentation visuelle : Utilise un tableau visuel avec des colonnes et des cartes pour une représentation claire des éléments de travail.

• Transparence du flux de travail : Améliore la visibilité des processus de travail pour une meilleure coordination de l’équipe.

• Limites des travaux en cours : Se concentre sur la limitation du travail en cours afin d’améliorer l’efficacité de l’achèvement des tâches.

• Amélioration continue : Encourage une approche itérative pour l’amélioration continue des processus.

• Adaptabilité : Permet aux équipes d’évoluer et d’adapter les processus pour répondre à l’évolution des besoins.

En comprenant et en mettant en œuvre les principes du Kanban, les équipes peuvent non seulement gérer efficacement le flux de travail, mais aussi favoriser une culture de l’amélioration continue, garantissant ainsi un succès durable dans des environnements de travail dynamiques.

Comment utiliser un Kanban

Les tableaux Kanban sont divisés en plusieurs sections. Ces sections sont basées sur les différentes étapes du flux de travail et constituent la base de l’organisation par tâches dans laquelle vous allez vous engager. Notre tableau Kanban est divisé en 5 sections différentes : Idées possibles, Backlog, On Deck, In Progress et Complete. Il s’agit d’une configuration courante pour un Kanban, alors que d’autres se contentent de trois sections, à savoir Backlog, In Progress et Complete, ou ajoutent une section « stuck » (bloqué) où vous pouvez regrouper les tâches lorsque vous vous trouvez dans une impasse.

Quelle que soit la configuration du Kanban que vous utilisez, la méthode d’interaction sera la même pour tous. Vous commencez par vous concentrer sur un projet ou un sprint spécifique. Ce projet servira de base à l’ensemble du Kanban. Le but de l’utilisation d’un Kanban est de visualiser et d’organiser les tâches réalisables que vous devez accomplir pour assurer la réussite de votre projet. C’est pourquoi vous allez créer des notes basées sur toutes les tâches tangibles et réalisables qui doivent être accomplies pour que le projet soit mené à bien. Ces tâches doivent être aussi spécifiques que possible afin de cibler les actions à entreprendre pour les mener à bien.

Une fois que vous avez rassemblé toutes les tâches réalisables et les idées possibles, vous commencez à les classer par ordre de priorité. Il s’agit d’un processus plus particulier, car votre équipe aura des priorités différentes en fonction du projet spécifique sur lequel vous travaillez. Cependant, quelles que soient vos priorités, vous pouvez organiser vos tâches dans les sections ci-dessus en fonction du moment où elles doivent être accomplies et de leur impact éventuel.

L’étape suivante de l’utilisation du Kanban consiste à le revoir au fur et à mesure de l’avancement du projet. Au fur et à mesure que l’équipe accomplit des tâches et progresse vers l’achèvement, vous pouvez mettre à jour le tableau et déplacer les tâches vers le côté achevé.

Il est également important de vérifier que vos priorités sont toujours correctes. Si vous devez réévaluer vos priorités, vous pouvez facilement transférer des tâches dans l’arriéré et en commencer d’autres. La visualisation de ces tâches donne une bonne vue d’ensemble du projet et permet d’aligner les équipes.

L’utilisation de tableaux Kanban est possible sur des tableaux physiques, mais elle est incroyablement plus facile grâce aux tableaux blancs en ligne. Vous pouvez gérer toutes vos tâches sur des notes autocollantes et aligner facilement votre équipe.

Cependant, les tableaux physiques limitent légèrement les possibilités d’utilisation d’un Kanban. En raison de leur accessibilité, les tableaux blancs en ligne facilitent grandement l’organisation de toutes les tâches au même endroit et la consultation ultérieure du tableau pour le mettre à jour ou se rappeler la prochaine priorité. L’accessibilité permanente des tableaux blancs en ligne en fait l’endroit idéal pour votre prochain kanban et pour l’utilisation de tout organisateur visuel.

En savoir plus :
Waterfall vs Kanban vs Scrum vs Lean

Méthodologie Kanban

Kanban est une méthodologie populaire utilisée dans la gestion de projets et l’optimisation des flux de travail. Il est connu pour sa représentation visuelle du travail, qui aide les équipes à gérer efficacement les tâches et les processus. Le Kanban a vu le jour dans le secteur manufacturier au Japon et a ensuite été adapté au travail de la connaissance et à d’autres secteurs. Voici les principes et concepts clés de la méthodologie Kanban :

• Visualiser le travail : L’idée centrale du Kanban est de visualiser le travail. Cela se fait généralement sur un tableau Kanban, une représentation visuelle du flux de travail. Le plateau est constitué de colonnes et de cartes. Chaque colonne représente une étape du travail et les cartes représentent des tâches ou des éléments individuels.

• Limiter le travail en cours (TEC) : Kanban met l’accent sur la fixation de limites au nombre de tâches qui peuvent être en cours à tout moment dans chaque colonne. Cela permet d’éviter de surcharger les membres de l’équipe et d’assurer un flux de travail régulier.

• Gérer le flux : L’objectif du Kanban est de faire en sorte que le travail s’écoule de manière fluide et prévisible d’une étape à l’autre. En limitant les encours et en prêtant attention aux goulets d’étranglement, les équipes peuvent optimiser leurs processus afin d’améliorer les flux.

• Rendre les politiques de processus explicites : Les équipes qui utilisent Kanban doivent définir des politiques explicites pour chaque colonne du tableau. Ces politiques permettent de clarifier la manière dont le travail doit être effectué et les critères à remplir pour qu’une tâche passe d’une colonne à l’autre.

• Boucles de rétroaction et amélioration continue : Kanban encourage les équipes à revoir et à améliorer en permanence leurs processus. Des réunions régulières ou « stand-ups » sont courantes pour discuter de l’état d’avancement des travaux, identifier les problèmes et ajuster les processus.

• Système à flux tendu : Le système Kanban fonctionne en flux tendu, ce qui signifie que les nouveaux travaux ne sont introduits dans le système que lorsqu’il y a une capacité disponible. Ce système s’oppose au système « push », dans lequel le travail est imposé aux membres de l’équipe sans tenir compte de leurs capacités.

• Mettre l’accent sur la valeur pour le client : Kanban met fortement l’accent sur la valeur ajoutée pour le client. Il encourage à donner la priorité aux tâches qui ont l’impact le plus important sur le client.

• Adaptabilité : Kanban est très adaptable et peut être utilisé parallèlement à d’autres méthodologies telles que Scrum ou en tant qu’approche autonome. Les équipes peuvent personnaliser les tableaux Kanban pour répondre à leurs besoins spécifiques.

• Accords de niveau de service (SLA) : Les accords de niveau de service sont souvent utilisés dans le cadre de Kanban pour définir les attentes concernant la rapidité avec laquelle le travail doit passer par les différentes étapes. Cela peut aider les équipes à répondre aux demandes et aux attentes des clients.

• Délai d’exécution et durée du cycle : Le système Kanban utilise des mesures telles que le délai d’exécution (le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche à partir du moment où elle est ajoutée au tableau) et la durée du cycle (le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche une fois que le travail actif commence) pour analyser et optimiser le flux de travail.

Kanban est une méthodologie flexible qui peut être appliquée à différents domaines, du développement de logiciels et de la gestion de projets à la fabrication et à l’assistance à la clientèle. Il offre une approche visuelle et réactive de la gestion du travail et de l’amélioration de l’efficacité.

Processus Kanban

Le processus Kanban est une approche visuelle et flexible de la gestion du travail et des flux de travail. Il s’articule autour d’un tableau Kanban, qui est une représentation visuelle des étapes du travail et des tâches. Le processus comprend plusieurs étapes clés :

1. Visualiser le flux de travail :

• Créez un tableau Kanban : Il s’agit généralement d’un tableau physique avec des colonnes ou d’un tableau électronique utilisant un logiciel spécialisé. Chaque colonne du tableau correspond à une phase de travail spécifique.

• Définir les étapes du flux de travail : Identifier et énumérer les étapes par lesquelles les éléments de travail ou les tâches seront acheminés. Les phases typiques peuvent comprendre « À faire », « Travaux en cours », « Test » et « Terminé ».

2. Cartes d’éléments de travail :

• Créer des cartes d’éléments de travail : Chaque élément de travail ou tâche est représenté par une carte, souvent une note adhésive ou une carte numérique sur le tableau Kanban.

• Ajoutez des détails sur la tâche : Incluez des informations essentielles sur chaque carte, telles qu’une brève description, la priorité, la date d’échéance et toute autre information pertinente.

3. Limiter les travaux en cours (WIP) :

• Fixer des limites aux encours : Déterminez le nombre maximal de tâches autorisées dans chaque colonne afin d’éviter toute surcharge et de maintenir un flux de travail régulier. Ces limites permettent aux équipes de se concentrer sur l’achèvement du travail plutôt que sur le lancement de nouvelles tâches.

4. Système de traction :

• Travailler sur les tâches : Les membres de l’équipe ne font passer les tâches de la colonne « À faire » à la colonne « En cours » que lorsqu’ils ont la capacité de travailler dessus. Cela permet de s’assurer que le travail n’est entamé que lorsqu’il y a une capacité disponible.

• Les tâches se déroulent parétapes : Au fur et à mesure que le travail progresse, les cartes passent d’une colonne à l’autre en fonction des politiques de processus définies dans le tableau Kanban.

5. Contrôle et amélioration continus :

• Réunions régulières : Organisez des réunions quotidiennes ou périodiques pour examiner l’état d’avancement du travail sur le tableau Kanban, identifier les problèmes ou les goulets d’étranglement et discuter de la manière d’optimiser le flux de travail.

• Mesures etanalyse des données: Mesurer et suivre les indicateurs clés, tels que le délai d’exécution (temps écoulé entre la demande et l’achèvement) et le temps de cycle (temps passé à travailler activement sur une tâche). Utilisez ces données pour prendre des décisions éclairées sur l’amélioration des processus.

6. S’adapter et optimiser :

• Apporter des ajustements au processus : Sur la base des informations obtenues grâce au suivi et à l’analyse du flux de travail, apporter des modifications pour améliorer l’efficacité, réduire les goulets d’étranglement et garantir la fluidité des tâches.

• Culture de l’amélioration continue : Favoriser une culture de l’apprentissage et de l’adaptation, en encourageant les membres de l’équipe à suggérer et à mettre en œuvre des changements qui améliorent le processus Kanban.

7. Gérer les attentes des clients :

• Hiérarchiser les tâches en fonction de la valeur ajoutée pour le client : Concentrez-vous sur les tâches qui apportent la plus grande valeur au client, en veillant à ce que ses besoins soient satisfaits de manière efficace.

8. Réviser et affiner les politiques :

• Examinez et affinez périodiquement les politiques associées à chaque colonne du tableau Kanban. Cela permet de s’assurer que le flux de travail reste aligné sur les objectifs de l’équipe et les exigences du client.

9. Collaboration et communication :

• Une communication efficace : Les équipes doivent maintenir une communication et une collaboration ouvertes pour aborder les problèmes, partager les idées et s’assurer que tout le monde est en phase avec le flux de travail et les objectifs.

Le processus Kanban est très adaptable et peut être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques des différentes équipes et organisations. Il favorise la transparence, réduit le gaspillage et améliore continuellement les processus de travail.

Exemples de Kanban

Explorez ces exemples pratiques de tableaux Kanban dans divers contextes pour comprendre comment ils peuvent révolutionner votre gestion de projet :

• Tableau Kanban pour le développement de logiciels : Rationalisez votre processus de développement logiciel avec des colonnes telles que Backlog, Ready, Development, Testing et Deployment. Vous bénéficiez d’une visibilité sur l’avancement des travaux et identifiez les goulets d’étranglement en toute simplicité.

• Flux de travail du marketing de contenu : Améliorez votre stratégie de création de contenu grâce à un tableau Kanban comprenant des étapes telles que Idées, Rédaction, Édition, Conception et Publication. Gérez sans effort votre pipeline de contenu, de la conception à la publication.

• Tableau de gestion des tâches personnelles : Optimisez votre gestion personnelle des tâches grâce à un tableau Kanban présentant les colonnes Backlog, To-Do, Doing et Done. Restez organisé et concentré sur vos priorités.

• Visualisation du développement de produits : Gérer efficacement le cycle de vie des produits physiques à l’aide d’un tableau Kanban présentant les étapes de conception, de design, de prototypage, de test et de lancement.

• Gestion du pipeline de vente : Donnez plus de pouvoir à votre équipe de vente en visualisant les pistes et les opportunités dans les colonnes Prospection, Qualification, Présentation, Négociation, Conclu – Gagné et Conclu – Perdu.

• Suivi du support client : Améliorez les processus de support client grâce à un tableau Kanban mettant en évidence les étapes telles que les nouvelles demandes, le triage, les demandes en cours, les tests, les demandes résolues et les demandes clôturées.

• Flux de travail marketing agile : Révolutionnez vos campagnes de marketing grâce à un tableau Kanban qui met l’accent sur les phases Planifier, Exécuter, Analyser et Optimiser. Favorisez un cycle d’amélioration continue pour votre équipe de marketing.

• Coordination de la planification d’événements : Rationalisez la planification des événements grâce à un tableau Kanban couvrant les étapes de la planification, de la logistique, de la promotion, de l’exécution et du suivi.

• Gestion des processus de fabrication : Transformez vos opérations de fabrication grâce à un tableau Kanban intégrant des étapes telles que les matières premières, la production, le contrôle de la qualité, l’emballage et l’expédition.

• Intégration du développement Scrum et Agile : Intégrez les tableaux Kanban de manière transparente aux méthodologies Scrum ou Agile. Visualisez le travail, gérez les sprints et suivez les progrès sans effort.

Ces exemples de tableaux Kanban servent de base pour personnaliser votre approche en fonction des besoins uniques de votre équipe ou de votre projet. Optimisez votre flux de travail, stimulez la collaboration et augmentez votre productivité grâce à cet outil flexible de visualisation et de gestion du travail.

Kanban vs Scrum

Les gens confondent souvent les différences entre l’utilisation d’un Kanban et d’un Scrum, et ce à juste titre. Ces deux systèmes de gestion de projet sont très similaires et utilisent souvent les mêmes formats physiques, mais peuvent être très différents dans leur état d’esprit et leurs objectifs. Voici quelques-unes des principales différences entre les deux :

En bref, bien qu’ils se concentrent tous deux sur la réalisation et l’organisation de tâches exploitables, les flux de travail Kanban sont plus malléables et fluides, tandis que les organisations scrum sont plus rigides et basées sur des sprints de petite taille.

• Les sprints Scrum sont assortis de délais stricts et de dates limites de publication. Bien que les flux Kanban puissent également se concentrer sur des projets spécifiques, ils sont davantage utilisés pour l’alignement continu de l’équipe.

• L’organisation Kanban pousse le contenu/produit en continu alors que les sprints scrum ont une date de publication hebdomadaire/bimensuelle programmée.

• Les tableaux Scrum ont des rôles et des lignes directrices clairs, tandis que les tableaux Kanban sont plus auto-organisés et basés sur le travail d’équipe.

• Les tableaux Kanban sont conçus pour être revus et réévalués. Cette flexibilité est la clé du flux de travail Kanban.

Analyse rétrospective

Les kanbanes sont très utiles pour planifier les projets futurs ou organiser celui sur lequel votre équipe travaille actuellement, mais il est tout aussi important d’organiser et d’évaluer vos travaux antérieurs que vos projets actuels.

Les modèles rétrospectifs organisent les tâches et les actions des travaux antérieurs et vous permettent de classer les tâches en fonction de « ce qui s’est bien passé », « ce qui pourrait être amélioré » et « les tâches réalisables pour mettre en œuvre ces changements ». En organisant les tâches en fonction de ces sections, vous pouvez analyser votre sprint précédent, les bons comme les mauvais. Ce faisant, vous comprenez comment vous pouvez améliorer vos projets futurs et créer des actions tangibles qui en feront une réalité.

Les modèles rétrospectifs fonctionnent de manière très similaire aux Kanban, et c’est pour cette raison que nous avons créé un tableau qui les met en œuvre tous les deux au même endroit. Notre tableau Kanban & Analyse hebdomadaire permet aux utilisateurs d’analyser la réussite de leur projet le plus récent tout en évaluant et en hiérarchisant leurs tâches futures. Ces actions sont étroitement liées et, grâce à l’analyse intersectionnelle, vous êtes en mesure de maximiser l’efficacité avec laquelle vous accomplissez vos tâches et établissez des priorités dans votre flux de travail.

En savoir plus : Qu’est-ce qu’un Lean Canvas ? Définition et marche à suivre

Conclusion

Les Kanban font partie des modèles les plus agiles que les équipes peuvent mettre en œuvre afin d’optimiser leur flux de travail, et nous espérons que cet article vous a donné l’envie d’en utiliser un. Si vous souhaitez découvrir nos conseils pour réussir dans l’innovation tout en travaillant à domicile, vous pouvez consulter notre récent article sur le blog d’IdeaScale, et n’oubliez pas d’essayer gratuitement notre tableau Kanban !

Comme toujours, vous pouvez consulter nos guides sur les ateliers virtuels et les tableaux blancs en ligne.