Qu’est-ce que la collaboration à distance ? Définition, importance, facteurs clés, outils, meilleures pratiques et avantages

Table des matières

Qu’est-ce que la collaboration à distance ?

La collaboration à distance est définie comme la pratique de travailler ensemble et de s’engager dans des activités d’équipe tout en étant dispersé dans différents endroits. Il permet aux équipes de communiquer et de collaborer sans proximité physique afin d’atteindre les objectifs individuels et organisationnels. La collaboration à distance est facilitée par des outils logiciels puissants qui permettent de simuler et de construire un environnement de collaboration traditionnel. Avec un nombre croissant d’organisations utilisant une réserve mondiale de talents et passant à des environnements de travail hybrides, la collaboration à distance est plus importante que jamais.

La collaboration à distance n’est pas aussi simple que la collaboration traditionnelle. Elle nécessite une série d’outils, un timing précis et un alignement plus profond pour fonctionner efficacement. Cela ne signifie pas pour autant qu’il ne faut pas en faire une priorité, et il est important que votre organisation puisse passer à la collaboration à distance si nécessaire. Dans cet article, nous définirons la collaboration à distance, nous verrons pourquoi elle est si importante, les meilleures pratiques pour la mettre en œuvre et les meilleurs outils pour la faciliter.

Pourquoi la collaboration à distance est-elle importante ?

La collaboration à distance est importante pour libérer le potentiel d’un espace de travail mondial et a permis à de nombreuses organisations de se développer à la suite de la pandémie de COVID-19. En accédant à un vivier mondial de talents et en mettant en place des structures de communication par-delà les fuseaux horaires, les entreprises peuvent faciliter la collaboration à distance et fonctionner efficacement quelle que soit leur localisation physique.

Le plus grand problème que la collaboration à distance résout est celui de la distance. La collaboration a toujours nécessité une communication en face à face et une proximité physique immédiate, mais la collaboration à distance permet aux personnes de travailler ensemble sans être à proximité. Il s’avère que lorsque vous utilisez la bonne suite d’outils, les possibilités de collaboration peuvent être très nombreuses, même à l’échelle mondiale.

La distance physique n’est pas le seul type de distance que la collaboration à distance doit prendre en compte. La collaboration à distance tient compte de plusieurs types de distance, qui doivent tous être pris en considération lors de la création d’un flux de travail collaboratif. Outre la distance physique, la collaboration à distance doit tenir compte de la distance fonctionnelle et de la distance émotionnelle. Vous trouverez ci-dessous les trois types de distance et la manière de les optimiser pour faciliter la collaboration à distance :

• Distance physique : La distance physique est la raison principale de la collaboration à distance et implique des équipes séparées qui ont besoin de se connecter alors qu’elles sont éloignées les unes des autres. Le meilleur moyen de remédier à la distance physique est de maintenir des canaux de communication réguliers, de s’engager dans une collaboration entre équipes et d’entretenir des relations personnelles et professionnelles. L’établissement de relations est l’un des éléments les plus importants que la collaboration à distance peine à prendre en compte. Il est donc important que toute stratégie de collaboration à distance en fasse un objectif principal.

• Distance fonctionnelle : La distance fonctionnelle n’est pas l’écart physique dans un espace de travail à distance, mais l’écart psychologique entre les personnes dans un environnement de travail à distance. Il s’agit des stratégies et des outils spécifiques que les équipes utilisent pour communiquer et de leur efficacité en ce qui concerne la dynamique d’équipe et les flux de travail. Réduire la distance fonctionnelle ne consiste pas seulement à utiliser la technologie pour se rapprocher, il faut aussi que ce soit la bonne technologie et qu’elle convienne à votre équipe. Si une organisation a réussi à réduire la distance fonctionnelle, les membres de l’équipe pourront collaborer facilement et utiliser des outils qui correspondent à leurs besoins en matière de communication et de collaboration.

• Distance émotionnelle : La distance émotionnelle est sans doute le domaine le plus important pour l’optimisation de la collaboration à distance. La distance émotionnelle fait référence à l’alignement entre les individus et les équipes et à la façon dont les personnes sont connectées au sein d’un espace de travail à distance. Même si les personnes sont fonctionnellement très proches, il peut subsister un fossé entre elles et avec le travail, ce qui rend difficile une collaboration efficace. La lutte contre la distance émotionnelle est l’un des aspects les plus importants de la collaboration à distance et est souvent négligée en tant que cause fondamentale des problèmes de collaboration. L’optimisation de la distance émotionnelle peut en fait être l’un des meilleurs indicateurs de l’augmentation de la productivité et de l’expérience des employés, il est donc important d’en faire une priorité.

Ces trois types de distance sont des aspects que la collaboration à distance aborde par le biais d’outils, de structures de communication et d’une collaboration régulière. Pour en savoir plus sur le fonctionnement pratique de la collaboration à distance, voici quelques-uns des facteurs qui la définissent.

En savoir plus : Qu’est-ce que la collaboration d’équipe ?

Facteurs clés de la collaboration à distance

La collaboration à distance n’est pas une idée abstraite dans laquelle les équipes doivent se retrouver ; certains facteurs et pratiques la définissent et la rendent unique. Outre la méthode générale de collaboration, certains facteurs définissent la collaboration à distance.

• Accessibilité

La collaboration à distance se définit notamment par l’accessibilité. En utilisant des outils à distance, les sessions de collaboration et les exercices deviennent accessibles aux personnes de n’importe quelle équipe, de n’importe quel endroit et de n’importe quel niveau d’expérience. Les tableaux blancs en ligne, en particulier, rendent la collaboration facile, égale et accessible à tous et permettent aux gens de s’engager dans des exercices de collaboration uniques auxquels ils n’auraient pas accès en personne.

Si la collaboration à distance est théoriquement plus accessible à tous, elle exige que les équipes puissent collaborer en même temps. Ce n’est pas un problème pour la collaboration traditionnelle, mais la collaboration à distance exige des personnes qu’elles soient disponibles sur plusieurs fuseaux horaires, ce qui peut s’avérer très difficile depuis l’autre bout du monde.

La plupart des organisations, même lorsqu’elles passent à un espace de travail à distance ou hybride, s’appuient généralement sur des heures de travail ou de collaboration régulières, au cours desquelles les membres de l’organisation doivent être libres de collaborer ensemble, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Il s’agit d’un moyen facile de combler le fossé temporel entre les équipes et de faciliter la collaboration à distance. Il lui manque toutefois la flexibilité nécessaire pour répondre aux besoins des membres de l’équipe qui ne peuvent pas participer aux heures de travail régulières. Dans ce cas, les organisations doivent s’appuyer sur une collaboration asynchrone.

La collaboration asynchrone est une autre stratégie qui accroît l’accessibilité de la collaboration à distance. Il s’agit de personnes qui travaillent ensemble, mais pas en temps réel, et qui collaborent sur un produit commun à leur propre rythme jusqu’à ce qu’elles parviennent à une solution finale. Nous reviendrons plus loin sur la collaboration asynchrone.

• La participation

La collaboration à distance ne se fait pas dans le vide ; des équipes entières de personnes s’engagent activement à créer cet environnement. La participation n’est pas seulement un facteur qui définit la collaboration à distance, c’est aussi un avantage. En organisant des sessions de collaboration virtuelles, personne ne manque à l’appel et vous pouvez faire appel à un plus grand nombre de talents. Bien que cela rende la collaboration à distance plus utile, cela ne servira pas à grand-chose si les gens ne sont pas disposés à collaborer.

Garantir une participation universelle est un aspect essentiel de la collaboration à distance. Les dirigeants doivent trouver des solutions qui encouragent la collaboration à tous les niveaux, en incitant les équipes à travailler ensemble et à bénéficier des avantages de la collaboration. La participation universelle engage les équipes de manière à faire entendre la voix des membres de l’équipe qui ne contribuent pas habituellement et à fournir un forum permettant à chacun d’interagir de manière égale.

La participation est essentielle à la réussite de la collaboration à distance et, grâce aux outils qu’elle utilise, c’est la plateforme idéale pour engager les équipes dans une collaboration universelle.

• Collaboration de routine

Lorsque l’on collabore à distance, il peut être facile de perdre ses habitudes et de travailler en silos plutôt qu’en collaboration. Cela signifie qu’un facteur déterminant de la collaboration à distance est l’organisation de sessions de collaboration régulières. Tout comme la création d’heures de collaboration standard, la mise en œuvre d’habitudes de collaboration doit être une seconde nature dans le cadre de la collaboration à distance afin de garantir une communication efficace entre les personnes. Ce sera un facteur déterminant de leur réussite.

La collaboration de routine ne se limite pas aux grandes réunions d’équipe et aux regroupements ; elle doit être présente dans la collaboration inter- et inter-équipes en tant que pratique quotidienne. Il est évident que cela changera en fonction de l’équipe, mais les routines de collaboration doivent être solides et reproductibles afin de s’assurer que les équipes se connectent souvent.

Meilleurs outils de collaboration à distance

Pour que la collaboration à distance se déroule sans heurts, il faut disposer de plusieurs ensembles d’outils permettant de se connecter, de communiquer et d’obtenir des résultats. En fonction de vos besoins, vous aurez besoin d’un ensemble différent d’outils, et il existe plusieurs catégories d’outils qui sont de plus en plus importants pour les équipes à distance. Vous trouverez ci-dessous une brève description des types d’outils de collaboration à distance dont votre équipe pourrait avoir besoin, ainsi que quelques exemples des outils les plus performants pour vous aider à démarrer.

Lorsqu’il s’agit de choisir un outil de collaboration à distance, il existe généralement trois catégories. Il s’agit de

• Outils de communication et de réunion

• Outils de gestion des tâches et des projets

• Outils de collaboration

En fonction de votre cas d’utilisation, vous pouvez avoir besoin d’une sélection de ces outils. C’est pourquoi nous vous présentons ci-dessous quelques-unes des options les plus populaires des trois catégories. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une liste exhaustive des meilleurs outils de collaboration pour les équipes à distance, elle représente bien les principales catégories et met en évidence certaines des meilleures options à explorer dans chaque section.

1. Tableau blanc IdeaScale

IdeaScale Whiteboard permet la collaboration à distance pour les équipes partout dans le monde en facilitant les interactions en temps réel et asynchrones grâce à des tableaux blancs en ligne et à la gestion des tâches. En combinant ces deux flux, les équipes peuvent utiliser IdeaScale Whiteboard comme une boîte à outils de collaboration à distance tout-en-un pour communiquer, collaborer et gérer des projets.

2. Fente

Slack est l’un des outils de communication les plus populaires qui existent, et il fait un travail formidable en connectant les équipes de manière professionnelle et informelle. En créant un espace de communication connecté, Slack permet aux équipes de collaborer régulièrement, de partager des informations à la volée et de stocker des documents pour les consulter et les utiliser ultérieurement. Slack crée également des canaux groupés afin que les équipes puissent communiquer en un seul endroit partagé plutôt que de dépendre de chaînes d’e-mails fastidieuses. Remplaçant les interminables entonnoirs de communication inefficace, Slack est l’un des outils de collaboration à distance les plus importants pour toute équipe en ligne.

3. Zoom

Zoom est l’un des outils de collaboration à distance les plus populaires, car il permet de communiquer de n’importe où dans le monde par le biais d’un appel vidéo sécurisé de haute qualité. Bien qu’il ait explosé pendant la pandémie, Zoom s’était développé avant cela et avait révolutionné la façon dont les gens se rencontraient grâce à des salles de réunion personnelles. Cela a permis aux personnes de se réunir régulièrement dans la même salle plutôt que d’organiser de nouvelles réunions à chaque fois. Si vous ne pouviez utiliser qu’un seul outil de communication à distance, Zoom pourrait être celui que vous choisiriez.

4. Trello

Trello est un exemple d’outil de gestion des tâches, mais il existe une multitude d’autres outils qui font un travail similaire : Jira, Asana et ClickUp, pour n’en citer que quelques-uns. Bien que ces outils permettent tous aux équipes de gérer des tâches et d’accéder à des informations dans un espace de travail partagé, ils sont englobés par la capacité de IdeaScale Whiteboard à gérer des tâches dans le cadre d’un flux de travail collaboratif plus important. En utilisant IdeaScale Whiteboard, vous pouvez bénéficier de toute la valeur de la gestion des tâches dans un outil comme Trello tout en intégrant des sessions de collaboration régulières sur la même plateforme.

5. Le beurre

Butter est un outil de collaboration puissant qui permet aux équipes d’animer des ateliers virtuels et d’intégrer des outils dans le processus de présentation. Si vous faites partie d’une équipe qui fait régulièrement des présentations ou qui réunit des personnes pour des ateliers ou de grandes réunions, le beurre pourrait être un complément très utile à votre boîte à outils.

En savoir plus : Qu’est-ce que la collaboration inter-équipes ?

12 bonnes pratiques pour une collaboration à distance réussie

Pour faciliter efficacement la collaboration à distance, il existe quelques bonnes pratiques que tout le monde devrait suivre. Ces principes ne s’appliquent pas exclusivement à la collaboration à distance, mais si vous les suivez de manière générale, ils seront très bénéfiques pour votre processus de collaboration à distance.

1. Une communication cohérente

La pratique régulière la plus importante de la collaboration à distance est la communication. On ne saurait trop insister sur l’importance d’une communication cohérente et claire pour une collaboration à distance efficace. Les équipes à distance doivent créer de nouvelles règles de communication, car il ne suffira pas de s’appuyer sur les normes en vigueur en personne.

La communication est un aspect essentiel de la collaboration à distance, car c’est l’une des principales différences entre les espaces de travail en personne et les espaces de travail virtuels. L’écart étant si important, il faut mettre en place un nouvel ensemble de pratiques de communication que les équipes utilisent pour stimuler leur productivité et leur efficacité.

Ces pratiques peuvent être appliquées à l’échelle de l’entreprise ou au sein d’équipes individuelles. En raison de la nature distante de la collaboration, les équipes devront expérimenter pour trouver le rapport idéal de communication à distance qui leur convient. Cela peut aller jusqu’aux outils qu’ils utilisent, à leurs styles de communication et à la fréquence de leurs réunions. Une fois que votre équipe aura atteint un niveau de communication efficace et durable, vous pourrez commencer à mener à bien vos projets de manière plus prévisible et plus organisée. La prévisibilité et l’organisation sont importantes pour les équipes à distance, car lorsque vous ne communiquez pas en face à face tous les jours, vous devez avoir confiance dans le fait que les projets suivront une structure prévisible.

Une pratique courante en matière de collaboration à distance consiste à « surcommuniquer », ce qui peut être très positif dans ce contexte. La surcommunication ne signifie pas que les gens parlent deux fois plus et perdent leur temps ; la surcommunication signifie être très clair, faire un effort supplémentaire pour communiquer les priorités et soulever tous les problèmes possibles afin de formaliser un plan d’action pour les obstacles potentiels. Dans cette optique, la surcommunication consiste simplement à aller plus loin pour s’assurer que tous les membres d’une équipe sont correctement informés et disposent de toutes les ressources dont ils ont besoin pour réussir. En associant cette démarche à des contrôles réguliers et à des réunions d’équipe, il est possible de faciliter l’alignement pour les équipes éloignées.

2. Créer des canaux de communication efficaces

La communication en général n’est pas le seul moyen pour les équipes de réussir leur collaboration à distance. Si vous utilisez régulièrement une plateforme de communication commune, le fait de tout y publier et de n’utiliser que ce seul canal sera une source de distraction pour les gens et peut diluer l’importance de la communication au sein de l’équipe. En l’absence d’une stratégie de communication claire et de canaux dédiés pour faciliter des conversations spécifiques, la communication peut se diluer, perdre de son importance et avoir du mal à transmettre l’information de manière efficace.

Lorsque vous collaborez avec votre équipe, vous avez besoin d’une stratégie efficace pour accompagner une communication accrue. L’utilisation de canaux de communication efficaces peut accroître la productivité en se concentrant uniquement sur les parties concernées et intéressées, au lieu de distraire des équipes entières qui ne sont pas impliquées.

Cela ne signifie pas pour autant que les équipes doivent cloisonner les informations et ne travailler qu’en leur sein. Au lieu de cela, créez des canaux basés sur des sujets clés dans vos flux de travail et encouragez les employés à partager des informations sur ces canaux. Ainsi, la communication peut s’étendre entre les équipes et atteindre les personnes qui en ont besoin. Si ce système nécessite un certain temps d’adaptation, c’est tout à fait normal ; les gens peuvent avoir besoin d’une chance pour apprendre à communiquer via plusieurs canaux de communication, mais une fois perfectionné, c’est un excellent moyen de faciliter la collaboration à distance.

3. Se retrouver face à face lorsque c’est possible

Bien que la collaboration à distance utilise des stratégies qui aident à remplacer la collaboration en personne, il y aura toujours un besoin de communication en face à face. Même à distance, c’est le moyen le plus rapide et le plus simple de communiquer des informations.

Une communication efficace n’est pas le seul avantage de l’appel vidéo. Communiquer directement est l’un des meilleurs moyens pour les équipes d’accroître la confiance, d’établir des liens et de créer de l’empathie les uns pour les autres. Lorsqu’on travaille à distance, ces facteurs sont beaucoup plus difficiles à créer organiquement et peuvent être déterminants pour la cohésion de l’équipe.

Les appels vidéo ne doivent pas toujours se faire en temps réel, et il arrive que l’envoi d’une vidéo enregistrée permette de communiquer des informations d’une manière beaucoup plus claire et compréhensible. Il s’agit d’une solution intermédiaire qui peut être utilisée pour communiquer efficacement de grandes quantités d’informations de manière asynchrone, ce qui permet de maintenir la productivité de l’équipe tout en augmentant l’empathie.

4. Utiliser la collaboration asynchrone

Comme nous l’avons dit plus haut, il existe des cas où la collaboration traditionnelle peut être modifiée en stratégies asynchrones pour répondre aux besoins d’une équipe. Il est difficile de garantir que les gens seront toujours disponibles à certains moments, et même s’ils le sont, cela peut souvent entraîner une rupture des flux de travail afin de créer du temps libre.

Lorsque vous collaborez à certaines tâches, il existe un certain degré d’urgence en fonction du projet, et cela affectera toujours la façon dont votre équipe travaille ensemble. Si votre équipe est au courant des tâches à accomplir et des délais à respecter, vous pouvez utiliser des stratégies de collaboration asynchrones pour vous connecter et communiquer d’une manière plus efficace pour une équipe distribuée. Ainsi, les équipes internationales peuvent rester connectées et collaborer malgré les défis posés par les espaces de travail distants.

5. Utiliser les bons outils

Nous avons détaillé ci-dessus certains des meilleurs outils de collaboration pour les équipes à distance, mais cela ne signifie pas que ces outils sont les seuls que vous pouvez utiliser. Il existe une multitude d’outils différents sur lesquels les équipes s’appuient pour faciliter la collaboration à distance, et chaque équipe devra expérimenter pour trouver la combinaison d’outils idéale.

Contrairement à la collaboration traditionnelle, les équipes à distance ne peuvent se passer d’outils logiciels pour faciliter leur communication. C’est pourquoi chacun devra sélectionner un ensemble d’outils qui lui conviennent le mieux, permettant à son équipe de s’épanouir et de communiquer avec facilité. Lorsque vous choisissez parmi une variété d’outils à distance, essayez de considérer les actions que votre équipe doit entreprendre et la façon dont ces actions peuvent être améliorées par l’utilisation d’outils de collaboration à distance. Les outils que vous sélectionnez doivent favoriser l’efficacité, cibler vos domaines d’action clés et s’intégrer les uns aux autres pour créer une expérience homogène.

6. Maintenir la clarté et l’alignement

Il est important de noter qu’avec l’augmentation de la communication à distance, il est nécessaire de faire preuve de plus de clarté pour éviter les erreurs de communication et les malentendus. Même si vous prenez toutes les mesures possibles pour communiquer fréquemment et vous contacter souvent, il y a toujours un risque de mauvaise communication.

Une communication claire doit être une priorité absolue. En donnant la priorité à la clarté dans tout ce que vous faites, vous donnez également la priorité à l’alignement, qui est un autre facteur crucial pour une collaboration à distance réussie. Si votre équipe est au clair sur ses besoins et ses priorités, il lui sera beaucoup plus facile de travailler ensemble pour atteindre des objectifs communs. Cet alignement est essentiel pour la collaboration à distance et permet aux équipes de rester concentrées et de fonctionner avec une efficacité maximale.

7. Créer une documentation accessible

Lorsqu’on travaille en personne, il peut être facile de prendre rapidement des nouvelles de quelqu’un, de trouver un document et de passer à autre chose. Cependant, lorsque l’on travaille en ligne, la gestion des documents peut devenir un véritable cauchemar si elle n’est pas correctement suivie. La création d’une documentation accessible est un facteur clé dans la création d’un espace de travail à distance qui fonctionne efficacement, et elle permet à chacun de rester informé et de se tenir au courant de tout ce qui se passe.

Étant donné qu’un espace de travail fonctionne déjà à distance, la création d’une gestion accessible du cloud est l’une des premières choses que les entreprises devraient faire pour organiser leur espace et fournir aux employés des indications claires sur l’accès aux documents requis.

Le stockage de la documentation dans le nuage supprime le besoin de révision et les vérifications inutiles, ce qui permet aux équipes de donner un avis plus formel sur la manière dont leurs documents sont gérés et sur les personnes qui y ont accès. La création de systèmes de documentation en ligne est relativement simple – il suffit d’un lecteur Google partagé au sein de l’entreprise et d’une gestion simple des fichiers. Certaines équipes préfèrent des outils différents comme Dropbox ou Notion, mais tout peut fonctionner tant que votre organisation s’aligne sur une solution holistique.

Ces plateformes de gestion des documents suppriment la nécessité de consulter les employés pour comprendre la dernière version d’un document. Vous pouvez simplement consulter les fichiers mis à jour chaque fois que nécessaire, en mettant rapidement à jour les documents et en retrouvant le bon fichier. En outre, la plupart des plateformes permettent aux équipes d’éditer des documents en collaboration, ce qui évite les allers-retours et permet aux personnes de collaborer une seule fois avant de trouver une version finale. Il s’agit d’une autre fonctionnalité supplémentaire qui permet d’accroître la productivité grâce à la collaboration à distance et à l’accessibilité de la documentation. Il n’est pas non plus nécessaire que tous les documents soient accessibles, et l’administration peut soigneusement structurer l’accès aux documents pour s’assurer que l’accès est partagé de manière appropriée dans l’ensemble de l’organisation.

8. Faciliter les interactions informelles

L’un des aspects frustrants d’un espace de travail à distance est l’impossibilité de faciliter les interactions organiques et informelles. C’est un aspect qui manque cruellement aux environnements de travail en personne et qui rend beaucoup plus difficile la construction d’une culture d’entreprise forte sans ces interactions.

La collaboration à distance doit mettre l’accent sur la création intentionnelle d’espaces non professionnels et de lieux où les personnes peuvent interagir de manière personnelle. Il peut s’agir d’activités planifiées, de canaux dédiés ou de semaines structurées offrant du temps libre. Quoi qu’il en soit, la collaboration à distance doit inclure des interactions non professionnelles afin de faciliter la création d’une culture et d’une cohésion d’équipe efficace.

9. Optimiser les réunions

Dans le cadre d’une collaboration à distance, vous serez probablement amené à participer à beaucoup plus de réunions que d’habitude, ce qui peut représenter une perte de temps considérable si les équipes ne savent pas comment organiser des réunions de manière efficace. Pour faciliter efficacement la collaboration à distance, les équipes doivent apprendre à optimiser les réunions afin de tirer le meilleur parti du temps passé ensemble.

Chaque réunion doit avoir un ordre du jour clair, des objectifs et des mesures à prendre. Il ne suffit pas d’avoir un ordre du jour général à discuter ; les équipes ont besoin de quelque chose de plus concret pour s’assurer qu’elles progressent au quotidien. Si vous occupez un poste de direction, veillez à planifier les sessions à l’avance afin de vous assurer que les personnes disposent d’un calendrier solide et qu’il y a toujours quelque chose de pertinent à discuter. Le fait de combiner ces activités avec un ensemble varié d’exercices permet aux personnes de participer régulièrement à de nouvelles activités, ce qui maintient leur motivation pour de futures collaborations.

Un autre élément clé de l’optimisation des réunions consiste à conserver des enregistrements solides de tout ce qui a été dit et travaillé. Il s’agit d’une valeur ajoutée à la documentation accessible à l’équipe, mais il s’agit surtout de suivre le contenu des réunions, ce qui s’y dit et les actions qui en découlent. Les équipes à distance doivent s’efforcer de formaliser cette documentation afin d’optimiser toutes leurs réunions.

10. Créer des organigrammes et des protocoles

Lorsque l’on travaille dans un espace de travail à distance, il n’est pas toujours nécessaire d’organiser une session de collaboration pour répondre à toutes les questions. Parfois, en particulier dans le cadre d’un flux de travail cyclique, l’organisation d’un appel en face à face pour répondre à une question rapide peut faire perdre du temps au lieu d’apporter une réponse efficace. Dans ces situations, il peut être plus efficace de créer un organigramme ou un diagramme de flux de travail pour visualiser les problèmes, les tâches et les questions les plus courants afin d’aider les employés à résoudre les problèmes par eux-mêmes.

La création de protocoles de communication permet de déterminer quand il est nécessaire de se réunir pour régler un problème et quand il ne l’est pas. La création d’organigrammes peut aider à schématiser les flux de travail communs ou les processus de résolution de problèmes afin que les personnes puissent visualiser ces processus chaque fois qu’elles en ont besoin. Ainsi, votre équipe peut utiliser des diagrammes de collaboration visuelle pour améliorer l’efficacité et respecter le temps de chacun.

Tout en augmentant l’efficacité et en aidant à créer une documentation accessible et évolutive pour une équipe, l’utilisation de ces diagrammes de communication permet également de créer des limites au sein de l’espace de travail à distance. Lorsque la communication est une priorité, les gens ont souvent beaucoup de mal à se détacher de leur mode de travail et à créer des limites saines pour l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. La schématisation peut être une méthode utilisée par les équipes pour délimiter ce qui nécessite une assistance et ce qui dispose d’un nombre documenté de solutions existantes.

11. Mettre l’accent sur la cohésion de l’équipe

Il peut être très difficile de créer une culture et une communauté à distance, et mettre l’accent sur la cohésion de l’équipe est un élément clé de toute stratégie de collaboration à distance réussie. Comme pour la mise en place d’interactions informelles, les équipes doivent trouver des moyens collaboratifs pour renforcer la cohésion de l’équipe. L’un des moyens de renforcer la cohésion des équipes consiste à récompenser et à reconnaître le bon travail des individus et des équipes. Remarquer l’engagement et le travail acharné est une bonne façon de reconnaître les petites victoires des gens et de les remercier de contribuer à l’amélioration de l’équipe.

Ces pratiques ne permettent pas seulement aux personnes de se sentir mieux dans leur rôle, mais elles aident l’équipe à continuer à fonctionner avec une productivité constante et accrue. L’organisation d’ateliers virtuels, d’exercices externes de renforcement de l’esprit d’équipe, de séances de remue-méninges et de réunions d’équipe régulières sont d’autres stratégies qui contribuent à renforcer la cohésion de l’équipe. Toutes ces activités contribuent à instaurer la confiance entre les employés et les équipes, ce qui est un élément essentiel pour une forte cohésion d’équipe. Lorsque les équipes se font confiance, elles sont en mesure de collaborer à distance de manière beaucoup plus efficace.

12. Définir clairement les responsabilités

Pour collaborer efficacement dans un espace de travail à distance, il est important de définir clairement les responsabilités de chacun. Il s’agit d’un élément essentiel pour la collaboration à distance et entre les équipes, qui permet à toutes les équipes de communiquer correctement et de mener à bien leurs projets.

La définition de lignes directrices et de responsabilités claires pour chaque personne au sein d’une équipe leur permettra de structurer efficacement leur collaboration et leur communication afin d’atteindre au mieux leurs objectifs individuels et communs. L’identification des responsabilités de chaque membre de l’équipe permet de clarifier, de structurer et d’organiser les choses pour tout le monde. Il établit également un lien clair entre le travail de chaque personne et des priorités spécifiques, ce qui permet aux gens de suivre clairement leur orientation vers les grands objectifs.

Ces responsabilités doivent être créées pour chaque sprint et faire l’objet d’un suivi dans la documentation partagée afin de mieux communiquer et formaliser les priorités individuelles et partagées. Une fois que votre équipe aura bien compris ce dont elle est responsable, elle sera en mesure de communiquer efficacement et de cibler facilement ses principales priorités.

En savoir plus : Collaboration asynchrone ou synchrone

Avantages de la collaboration à distance

La collaboration à distance présente de nombreux avantages, tant du point de vue de l’organisation que du point de vue des avantages pour les employés. Bon nombre de ces questions ont été soulevées lorsque le travail à distance a pris son essor en 2020, mais aujourd’hui, les gens comprennent beaucoup mieux à quel point la collaboration à distance peut être avantageuse. Voici quelques-uns des principaux avantages de la collaboration à distance.

• S’adapte à plusieurs styles de travail : La collaboration à distance peut s’adapter à différents styles de travail, ce qui permet aux personnes de collaborer et de travailler de la manière qui leur convient le mieux. Quelle que soit la manière dont vous collaborez le mieux, il y aura toujours une solution qui répondra à vos besoins dans une boîte à outils de collaboration à distance.

• Augmentation de la productivité : Parce que les gens travaillent selon des méthodes personnalisées pour en tirer des avantages accrus, ils seront souvent en mesure d’augmenter leur productivité lorsqu’ils utilisent la collaboration à distance. Plus d’appropriation et de responsabilité, c’est plus de résultats pour la collaboration à distance.

• S’adapte facilement à une documentation évolutive : La collaboration à distance s’inscrit souvent dans le cadre d’une transformation numérique plus importante, ce qui signifie que les organisations s’appuieront davantage sur la documentation partagée en ligne. Ces documents sont beaucoup plus faciles à mettre à l’échelle et à distribuer que les versions traditionnelles, ce qui fait de la collaboration à distance une transition facile pour n’importe quelle entreprise.

• Attirer un plus grand nombre de talents : Lorsque vous proposez des emplois à distance, vous n’êtes pas limité à un bassin géographique spécifique de talents. La collaboration à distance permet aux entreprises d’attirer et d’intégrer des types de talents uniques et particuliers, que ce soit pour un poste à plein temps ou pour une simple session de collaboration. Cette capacité peut accroître la force technique de n’importe quelle équipe.

• Renforcement des compétences en matière de communication : Il n’est pas toujours facile de s’appuyer sur des outils de communication à distance, mais l’un des avantages supplémentaires de leur utilisation est qu’ils permettent d’améliorer les compétences en matière de communication. La collaboration à distance nécessite une communication active et fréquente, qui améliorera activement les compétences de communication de toutes les personnes impliquées.

• Réduction des dépenses de l’entreprise : La collaboration à distance nécessite des logiciels et des outils supplémentaires pour fonctionner correctement, mais cela signifie également que les organisations peuvent réduire considérablement les dépenses liées aux espaces de travail en personne. D’un point de vue organisationnel, cette économie nette est trop importante pour être ignorée.

• Augmentation de la flexibilité : La collaboration à distance offre aux employés une plus grande flexibilité dans leur vie personnelle et professionnelle. L’équilibre entre vie professionnelle et vie privée étant de plus en plus flou, cette flexibilité peut aider les personnes à se concentrer sur elles-mêmes tout en réussissant dans leur travail.

• Des activités plus polyvalentes : L’utilisation de la collaboration à distance permet de tirer parti d’un grand nombre de modèles différents pour structurer les sessions de collaboration. Ces modèles modifiables sont accessibles via un tableau blanc en ligne et fournissent une variété de cadres qui aideront les équipes à réussir dans toutes les activités qu’elles choisissent.

Les défis de la collaboration à distance

Si la collaboration à distance peut avoir un impact positif important sur de nombreuses équipes, il ne s’agit pas d’une solution unique. Il serait dommage de ne pas mentionner certains des défis auxquels les équipes et les employés sont confrontés lorsqu’ils passent à la collaboration à distance.

• L’isolement : À la suite de la pandémie de Covid-19, de nombreuses personnes ont appris qu’elles s’adaptaient mieux à un lieu de travail en personne qu’à un travail à domicile. Travailler seul depuis son domicile peut parfois être très solitaire, et certains employés auront vraiment du mal à supporter ce sentiment d’isolement, ce qui peut avoir de graves répercussions sur leur travail et leur santé mentale.

• Contraintes d’accessibilité : L’une des plus grandes questions auxquelles les équipes sont confrontées lorsqu’elles travaillent avec des talents internationaux est de savoir comment ils resteront accessibles pour le potentiel. Comme indiqué précédemment, la collaboration asynchrone peut être une stratégie qui permet de lutter contre les changements de fuseaux horaires et d’accessibilité. Cependant, si les équipes ne réagissent pas bien aux changements de style de collaboration, le manque d’accessibilité pour la collaboration en temps réel peut poser un problème insurmontable. Avant d’abandonner, essayez plusieurs méthodes de collaboration asynchrone, mais si cela ne suffit pas, il se peut que la collaboration à distance ne soit pas une réussite pour votre équipe.

• Temps de présence limité : lorsque vous travaillez à distance, même si vous vous trouvez dans le même fuseau horaire que votre équipe, le temps de présence des uns et des autres sera intrinsèquement plus réduit que dans un espace de travail traditionnel. Il peut être difficile de faire face à ce manque d’interaction, tant sur le plan personnel que professionnel, et quoi que vous fassiez, vous ne pouvez pas remplacer directement le temps passé à travailler avec votre équipe en personne.

• Nécessite une équipe motivée : Si votre équipe travaille depuis son domicile, la supervision et l’influence de la direction seront intrinsèquement moindres. Indépendamment de l’utilisation d’outils pour suivre l’utilisation et garantir l’activité, les gens auront beaucoup plus d’espace pour faire ce qu’ils veulent tout en travaillant dans des espaces indépendants. Pour rester productif et actif lors d’une collaboration à distance, il faut une équipe très motivée. Si les équipes ont du mal à se motiver ou ont généralement besoin d’une supervision accrue, elles peuvent trouver la collaboration à distance particulièrement difficile.

• Dépendance à l’égard des outils de collaboration : Comme indiqué précédemment, les équipes qui collaborent à distance s’appuient généralement sur une série d’outils pour maintenir leurs canaux de communication actifs. Cela signifie toutefois qu’ils sont dépendants de ces outils pour alimenter leur collaboration. Lorsque vous dépendez d’un outil, vous êtes soumis aux pannes, aux bogues ou aux erreurs du système et, à moins que votre équipe ne soit compétente en matière de technologie, ces problèmes peuvent sérieusement entraver vos progrès.

En savoir plus : Qu’est-ce que la collaboration d’équipe ?

Conclusion

La collaboration à distance est un aspect extrêmement important du lieu de travail moderne, et le fait d’en tirer parti peut produire de sérieux résultats pour votre équipe. Si vous souhaitez en savoir plus sur les meilleurs outils de collaboration à distance et les intégrer dans votre équipe, consultez notre outil gratuit de tableau blanc en ligne.