Was ist Remote-Zusammenarbeit? Definition, Bedeutung, Schlüsselfaktoren, Tools, bewährte Praktiken und Vorteile

Inhaltsübersicht

Was ist Remote Collaboration?

Unter Remote Collaboration versteht man die Zusammenarbeit und die Durchführung von Teamaktivitäten an verschiedenen Standorten. Sie ermöglicht es Teams, ohne räumliche Nähe zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, um individuelle und organisatorische Ziele zu erreichen. Die Zusammenarbeit per Fernzugriff wird durch leistungsstarke Software-Tools erleichtert, die es den Mitarbeitern ermöglichen, eine herkömmliche Arbeitsumgebung zu simulieren und darauf aufzubauen. Da immer mehr Unternehmen einen globalen Pool von Talenten nutzen und zu hybriden Arbeitsumgebungen übergehen, ist die Zusammenarbeit per Fernzugriff wichtiger denn je.

Die Zusammenarbeit per Fernzugriff ist nicht so einfach wie die herkömmliche Zusammenarbeit. Sie erfordert eine Reihe von Werkzeugen, präzises Timing und eine tiefere Ausrichtung, um effektiv zu funktionieren. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie keine Priorität haben sollte, und es ist wichtig, dass Ihr Unternehmen bei Bedarf auf Remote-Zusammenarbeit umstellen kann. In diesem Artikel definieren wir die Remote-Zusammenarbeit, erörtern, warum sie so wichtig ist, welche Verfahren sich für ihre Umsetzung am besten eignen und welche Tools sie am besten unterstützen.

Warum ist Remote Collaboration wichtig?

Die Zusammenarbeit per Fernzugriff ist wichtig, um das Potenzial eines globalen Arbeitsbereichs zu erschließen, und hat es vielen Organisationen ermöglicht, nach der COVID-19-Pandemie ihre Mitarbeiterzahl zu erhöhen. Durch den Zugriff auf einen globalen Pool von Talenten und die Implementierung von Kommunikationsstrukturen über Zeitzonen hinweg können Unternehmen die Zusammenarbeit aus der Ferne erleichtern und unabhängig von ihrem physischen Standort effizient arbeiten.

Das größte Problem, das durch die Remote-Zusammenarbeit gelöst wird, ist die Entfernung. Die Zusammenarbeit erforderte schon immer die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht und die unmittelbare räumliche Nähe, aber die Remote-Zusammenarbeit ermöglicht es den Menschen, zusammenzuarbeiten, ohne sich in unmittelbarer Nähe zu befinden. Wie sich herausstellt, gibt es bei Verwendung der richtigen Tools eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, auch über den Globus hinweg.

Die räumliche Entfernung ist nicht die einzige Art von Distanz, die bei der Remote-Zusammenarbeit berücksichtigt werden muss. Es gibt mehrere Arten von Entfernungen, die bei der Remote-Zusammenarbeit berücksichtigt werden müssen, und alle müssen bei der Erstellung eines Arbeitsablaufs für die Zusammenarbeit berücksichtigt werden. Neben der räumlichen Distanz müssen bei der Fernzusammenarbeit auch die funktionale und die emotionale Distanz berücksichtigt werden. Nachfolgend werden die drei Arten der Entfernung und ihre Optimierung bei der Erleichterung der Fernzusammenarbeit beschrieben:

• Physische Entfernung: Die räumliche Entfernung ist der Hauptgrund für die Zusammenarbeit aus der Ferne und betrifft getrennte Teams, die sich miteinander verbinden müssen, während sie voneinander getrennt sind. Die physische Distanz lässt sich am besten durch die Aufrechterhaltung regelmäßiger Kommunikationskanäle, teamübergreifende Zusammenarbeit und die allgemeine Pflege persönlicher und beruflicher Beziehungen überwinden. Der Aufbau von Beziehungen ist eines der größten Probleme bei der Remote-Zusammenarbeit. Daher ist es wichtig, dass jede Strategie für die Remote-Zusammenarbeit dies als Hauptziel vorsieht.

• Funktionale Distanz: Die funktionale Distanz ist nicht die physische Distanz in einem entfernten Arbeitsbereich, sondern die psychologische Distanz zwischen Menschen in einer entfernten Arbeitsumgebung. Es geht um die spezifischen Strategien und Instrumente, die Teams zur Kommunikation verwenden, und um deren Wirksamkeit in Bezug auf Teamdynamik und Arbeitsabläufe. Bei der Verringerung der funktionalen Distanz geht es nicht nur um den Einsatz von Technologie zur Annäherung, sondern auch um die richtige Technologie, die für Ihr Team geeignet sein muss. Wenn ein Unternehmen die funktionale Distanz sehr gut reduziert hat, können die Teammitglieder problemlos zusammenarbeiten und Tools verwenden, die ihren Kommunikations- und Kooperationsbedürfnissen entsprechen.

• Emotionale Distanz: Die emotionale Distanz ist wohl der wichtigste Bereich für die Optimierung der Fernzusammenarbeit. Emotionale Distanz bezieht sich auf die Ausrichtung zwischen Einzelpersonen und Teams und darauf, wie verbunden die Menschen in einem entfernten Arbeitsbereich sind. Selbst wenn sich die Menschen funktional sehr nahe stehen, kann eine Kluft in ihrer Beziehung zueinander und zur Arbeit bestehen, was eine effektive Zusammenarbeit erschwert. Die Überwindung der emotionalen Distanz ist einer der wichtigsten Aspekte der Fernzusammenarbeit und wird oft als Ursache für Probleme in der Zusammenarbeit übersehen. Die Optimierung der emotionalen Distanz kann tatsächlich einer der besten Indikatoren für die Steigerung der Produktivität und des Mitarbeitererlebnisses sein, daher ist es auf jeden Fall wichtig, ihr Priorität einzuräumen.

Diese drei Arten von Distanz werden bei der Remote-Zusammenarbeit durch Tools, Kommunikationsstrukturen und regelmäßige Zusammenarbeit berücksichtigt. Um mehr darüber zu erfahren, wie die Remote-Zusammenarbeit in der Praxis funktioniert, werden im Folgenden einige der bestimmenden Faktoren der Remote-Zusammenarbeit aufgeführt.

Erfahren Sie mehr: Was ist Team Collaboration?

Schlüsselfaktoren der Fernzusammenarbeit

Die Remote-Zusammenarbeit ist keine abstrakte Idee, mit der sich Teams auseinandersetzen müssen; es gibt bestimmte Faktoren und Praktiken, die sie definieren und einzigartig machen. Neben der allgemeinen Methode der Zusammenarbeit gibt es eine Reihe von Faktoren, die die Fernzusammenarbeit definieren.

• Erreichbarkeit

Die Remote-Zusammenarbeit definiert sich unter anderem über die Zugänglichkeit. Durch den Einsatz von Remote-Tools werden Collaboration-Sitzungen und -Übungen für Mitarbeiter aus jedem Team, an jedem Ort und auf jedem Erfahrungsniveau zugänglich. Vor allem Online-Whiteboards machen die Zusammenarbeit einfach, gleichberechtigt und für alle zugänglich und ermöglichen einzigartige Kooperationsübungen, zu denen die Teilnehmer persönlich keinen Zugang hätten.

Die Zusammenarbeit per Fernzugriff ist zwar theoretisch für alle zugänglicher, setzt aber voraus, dass die Teams zur gleichen Zeit zusammenarbeiten können. Bei der herkömmlichen Zusammenarbeit ist dies kein Problem, aber bei der Remote-Zusammenarbeit müssen die Mitarbeiter über Zeitzonen hinweg erreichbar sein, was von der anderen Seite des Globus aus sehr schwierig sein kann.

Die meisten Unternehmen, auch wenn sie zu einem dezentralen oder hybriden Arbeitsplatz übergehen, verlassen sich in der Regel auf reguläre Arbeits- oder Kollaborationszeiten, bei denen die Mitarbeiter im Unternehmen unabhängig vom Standort zusammenarbeiten können müssen. Dies ist eine einfache Möglichkeit, die Zeitspanne zwischen den Teams zu überbrücken und eine reibungslose Zusammenarbeit aus der Ferne zu ermöglichen. Was jedoch fehlt, ist die Flexibilität, um Teammitgliedern entgegenzukommen, die nicht regelmäßig an der Zusammenarbeit teilnehmen können. In diesem Fall müssen sich die Unternehmen auf eine asynchrone Zusammenarbeit verlassen.

Asynchrone Zusammenarbeit ist eine weitere Strategie, die die Zugänglichkeit der Fernzusammenarbeit erhöht. Dabei arbeiten Menschen zusammen, aber nicht in Echtzeit, und arbeiten in ihrer eigenen Zeit an einem gemeinsamen Produkt, bis sie eine endgültige Lösung gefunden haben. Auf die asynchrone Zusammenarbeit gehen wir weiter unten ein.

• Teilnahme

Die Zusammenarbeit per Fernzugriff findet nicht im luftleeren Raum statt, sondern es gibt ganze Teams von Mitarbeitern, die sich aktiv an der Schaffung dieser Umgebung beteiligen. Die Teilnahme ist nicht nur ein Faktor, der die Remote-Zusammenarbeit definiert, sondern auch ein Vorteil. Durch die virtuelle Durchführung von Kollaborationssitzungen muss niemand etwas verpassen, und Sie können einen viel größeren Pool von Talenten einbeziehen. Das macht die Zusammenarbeit aus der Ferne zwar hilfreicher, nützt aber nicht viel, wenn die Menschen nicht bereit sind, zusammenzuarbeiten.

Ein wichtiger Aspekt der Fernzusammenarbeit ist die Sicherstellung einer universellen Beteiligung. Die Führungskräfte müssen Lösungen finden, die die Zusammenarbeit in allen Bereichen fördern und die Teams dazu bringen, zusammenzuarbeiten und von den Vorteilen der Teamzusammenarbeit zu profitieren. Die universelle Beteiligung bindet Teams auf eine Art und Weise ein, die den Stimmen von Teammitgliedern, die normalerweise keinen Beitrag leisten, mehr Gehör verschafft, und bietet ein Forum, in dem sich alle gleichermaßen einbringen können.

Die Teilnahme ist der Schlüssel zum Erfolg der Remote-Zusammenarbeit, und aufgrund der Tools, die für die Remote-Zusammenarbeit zur Verfügung stehen, ist sie die perfekte Plattform, um Teams in die universelle Zusammenarbeit einzubinden.

• Routine-Zusammenarbeit

Bei der Zusammenarbeit aus der Ferne kann es leicht passieren, dass man aus der Übung kommt und in Silos arbeitet, anstatt zusammenzuarbeiten. Das bedeutet, dass ein wichtiger Faktor für die Remote-Zusammenarbeit routinemäßige Zusammenarbeitssitzungen sind. Ähnlich wie bei der Einführung von Standard-Zusammenarbeitszeiten muss auch bei der Remote-Zusammenarbeit die Umsetzung von Gewohnheiten für die Zusammenarbeit zur zweiten Natur werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter effektiv miteinander kommunizieren. Dies wird ein entscheidender Faktor für ihren Erfolg sein.

Routinemäßige Zusammenarbeit findet nicht nur bei großen Teambesprechungen und Umgruppierungen statt, sondern muss auch in der täglichen Praxis der teaminternen und teamübergreifenden Zusammenarbeit präsent sein. Natürlich wird sich dies je nach Team ändern, aber die Routinen für die Zusammenarbeit sollten solide und wiederholbar sein, um sicherzustellen, dass die Teams häufig zusammenarbeiten.

Beste Tools für die Remote-Zusammenarbeit

Um eine reibungslose Zusammenarbeit per Fernzugriff zu gewährleisten, sind mehrere Tools erforderlich, um Verbindungen herzustellen, zu kommunizieren und Ergebnisse zu erzielen. Je nach Ihren Bedürfnissen benötigen Sie unterschiedliche Tools, und es gibt mehrere Kategorien von Tools, die für Remote-Teams immer wichtiger werden. Nachfolgend finden Sie einige kurze Hinweise auf die Arten von Tools für die Remote-Zusammenarbeit, die Ihr Team benötigen könnte, sowie einige Beispiele für die leistungsstärksten Tools, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Bei der Auswahl eines Tools für die Remote-Zusammenarbeit gibt es im Allgemeinen drei Kategorien, aus denen man wählen kann. Sie sind:

• Tools für Kommunikation und Meetings

• Tools für Aufgaben- und Projektverwaltung

• Kollaborative Tools

Je nach Anwendungsfall benötigen Sie möglicherweise eine Auswahl dieser Tools. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige der beliebtesten Optionen aus den drei Kategorien vor. Dies ist zwar keine erschöpfende Liste der besten Collaboration-Tools für Remote-Teams, aber sie stellt die wichtigsten Kategorien dar und hebt einige der besten Optionen in jedem Abschnitt hervor, die Sie sich ansehen sollten.

1. IdeaScale Whiteboard

IdeaScale Whiteboard ermöglicht die Remote-Zusammenarbeit für Teams überall, indem es Echtzeit- und asynchrone Interaktionen durch Online-Whiteboards und Aufgabenmanagement erleichtert. Durch die Verschmelzung dieser beiden Abläufe können Teams IdeaScale Whiteboard als All-in-One-Toolbox für die Remote-Zusammenarbeit nutzen, um zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und Projekte zu verwalten.

2. Schlupf

Slack ist eines der populärsten Kommunikationstools, die es gibt, und es leistet hervorragende Arbeit bei der Verbindung von Teams, sowohl auf professioneller als auch auf informeller Ebene. Durch die Schaffung eines vernetzten Kommunikationsraums ermöglicht es Slack Teams, regelmäßig zusammenzuarbeiten, Informationen spontan auszutauschen und Dokumentationen zur späteren Verwendung zu speichern. Slack erstellt auch gruppierte Kanäle, damit Teams an einem gemeinsamen Ort kommunizieren können, anstatt sich auf langwierige E-Mail-Ketten zu verlassen. Slack ersetzt endlose Trichter ineffizienter Kommunikation und ist eines der wichtigsten Tools für die Remote-Zusammenarbeit in jedem Online-Team.

3. Zoomen

Zoom ist eines der beliebtesten Tools für die Remote-Zusammenarbeit, weil es Menschen ermöglicht, von jedem Ort der Welt aus über einen sicheren, qualitativ hochwertigen Videoanruf zu kommunizieren. Während es während der Pandemie explodierte, wuchs Zoom auch schon vorher und revolutionierte die Art und Weise, wie Menschen durch persönliche Besprechungsräume zusammenkommen. Auf diese Weise konnten die Menschen regelmäßig im selben Raum zusammenkommen, ohne jedes Mal neue Treffen zu organisieren. Wenn Sie nur ein einziges Fernkommunikationstool verwenden könnten, würden Sie vielleicht Zoom wählen.

4. Trello

Trello ist ein Beispiel für ein Aufgabenmanagement-Tool, aber es gibt eine ganze Reihe anderer Tools, die eine ähnliche Aufgabe erfüllen: Jira, Asana und ClickUp, um nur einige zu nennen. Alle diese Tools ermöglichen es Teams, Aufgaben zu verwalten und auf Informationen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich zuzugreifen, aber sie werden durch die Fähigkeit von IdeaScale Whiteboard, Aufgaben innerhalb eines größeren kollaborativen Workflows zu verwalten, ergänzt. Mit IdeaScale Whiteboard können Sie alle Vorteile der Aufgabenverwaltung in einem Tool wie Trello nutzen und gleichzeitig regelmäßige Kollaborationssitzungen in dieselbe Plattform integrieren.

5. Butter

Butter ist ein leistungsstarkes Tool für die Zusammenarbeit, mit dem Teams virtuelle Workshops durchführen und Tools in den Präsentationsprozess integrieren können. Wenn Sie zu einem Team gehören, das regelmäßig Präsentationen hält oder Menschen zu Workshops und großen Besprechungen zusammenbringt, könnte Butter eine wirklich wertvolle Ergänzung zu Ihrem Werkzeugkasten sein.

Erfahren Sie mehr: Was ist teamübergreifende Zusammenarbeit?

12 Best Practices für erfolgreiche Remote-Zusammenarbeit

Um die Zusammenarbeit aus der Ferne effektiv zu gestalten, gibt es einige bewährte Verfahren, die jeder befolgen sollte. Diese müssen sich nicht ausschließlich auf die Zusammenarbeit per Fernzugriff beziehen, aber wenn Sie sie allgemein befolgen, werden sie für Ihren Prozess der Zusammenarbeit per Fernzugriff von großem Nutzen sein.

1. Konsistente Kommunikation

Die wichtigste regelmäßige Praxis der Fernzusammenarbeit ist die Kommunikation. Es kann nicht hoch genug eingeschätzt werden, wie wichtig eine konsistente und klare Kommunikation für eine effektive Remote-Zusammenarbeit ist. Remote-Teams müssen neue Spielregeln für ihre Kommunikation entwickeln, da es nicht ausreicht, sich auf ihre persönlichen Normen zu verlassen.

Kommunikation ist ein wichtiger Aspekt der Remote-Zusammenarbeit, denn sie ist einer der größten Unterschiede zwischen persönlichen und virtuellen Arbeitsplätzen. Da hier eine so große Lücke klafft, müssen neue Kommunikationspraktiken entwickelt werden, mit denen die Teams ihre Produktivität und Effizienz steigern können.

Diese Praktiken können sowohl unternehmensweit als auch innerhalb einzelner Teams angewandt werden, und aufgrund des distanzierten Charakters der Zusammenarbeit müssen die Teams experimentieren, um das ideale Verhältnis der Fernkommunikation zu finden, das für sie funktioniert. Das kann so weit gehen wie die von ihnen verwendeten Instrumente, ihr Kommunikationsstil und die Häufigkeit ihrer Sitzungen. Sobald Ihr Team einen effektiven, nachhaltigen Zustand der Kommunikation erreicht hat, können Sie damit beginnen, Projekte mit einer besser vorhersehbaren, organisierten Kadenz abzuschließen. Vorhersehbarkeit und Organisation sind für Remote-Teams wichtig, denn wenn man nicht täglich von Angesicht zu Angesicht miteinander kommuniziert, muss man sich darauf verlassen können, dass die Projekte einer vorhersehbaren Struktur folgen.

Eine gängige Praxis bei der Zusammenarbeit per Fernzugriff ist die „Überkommunikation“, was in diesem Zusammenhang sehr positiv sein kann. Überkommunikation bedeutet nicht, dass man doppelt so viel redet und die Zeit des anderen vergeudet; Überkommunikation bedeutet, dass man sich übermäßig klar ausdrückt, zusätzliche Anstrengungen unternimmt, um Prioritäten zu kommunizieren, und alle möglichen Probleme anspricht, um einen Aktionsplan für mögliche Hindernisse zu erstellen. In diesem Sinne ist Überkommunikation nichts anderes, als dafür zu sorgen, dass alle Mitglieder eines Teams gut informiert sind und über alle Ressourcen verfügen, die sie für ihren Erfolg benötigen. In Verbindung mit regelmäßigen Kontrollbesprechungen und Teamsitzungen kann die Anpassung für Remote-Teams leicht erreicht werden.

2. Effiziente Kommunikationskanäle schaffen

Die Kommunikation im Allgemeinen ist nicht die einzige Möglichkeit, wie Teams bei der Remote-Zusammenarbeit erfolgreich sein können. Wenn Sie regelmäßig eine gemeinsame Kommunikationsplattform nutzen, ist es eine Ablenkung für die Mitarbeiter, wenn Sie alles dort posten und nur diesen einen Kanal nutzen, was die Bedeutung der Teamkommunikation verwässern kann. Ohne eine klare Kommunikationsstrategie und spezielle Kanäle zur Erleichterung spezifischer Gespräche kann die Kommunikation verwässern, an Bedeutung verlieren und die Übermittlung von Informationen erschweren.

Wenn Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten, brauchen Sie eine wirksame Strategie, die mit einer verstärkten Kommunikation einhergeht. Die Nutzung effizienter Kommunikationskanäle kann die Produktivität steigern, da sie sich nur auf die betroffenen und interessierten Parteien konzentriert, anstatt ganze Teams, die nicht beteiligt sind, abzulenken.

Das bedeutet jedoch nicht, dass die Teams Informationen isolieren und nur in sich selbst arbeiten sollten. Richten Sie stattdessen Kanäle ein, die sich auf wichtige Themen innerhalb Ihrer Arbeitsabläufe beziehen, und ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, dort Informationen auszutauschen. Auf diese Weise kann sich die Kommunikation zwischen den Teams ausdehnen und die Menschen erreichen, die sie braucht. Wenn dieses System eine gewisse Eingewöhnungszeit benötigt, ist das völlig in Ordnung. Die Mitarbeiter müssen vielleicht erst lernen, wie man über mehrere Kommunikationskanäle kommuniziert, aber wenn es einmal perfektioniert ist, ist es eine großartige Möglichkeit, die Zusammenarbeit aus der Ferne zu erleichtern.

3. Wenn möglich von Angesicht zu Angesicht gehen

Auch wenn bei der Remote-Zusammenarbeit Strategien zum Einsatz kommen, die die persönliche Zusammenarbeit ersetzen, wird es immer einen Bedarf an persönlicher Kommunikation geben. Selbst aus der Ferne ist es der schnellste und einfachste Weg, Informationen zu übermitteln.

Effiziente Kommunikation ist nicht der einzige Vorteil eines Videoanrufs. Die direkte Kommunikation ist eine der besten Möglichkeiten für Teams, Vertrauen zu schaffen, Verbindungen aufzubauen und Empathie füreinander zu entwickeln. Bei der Fernarbeit sind diese Faktoren viel schwieriger organisch zu schaffen und können für den Zusammenhalt des Teams von entscheidender Bedeutung sein.

Videoanrufe müssen nicht immer in Echtzeit erfolgen, und es gibt Zeiten, in denen die Übermittlung eines aufgezeichneten Videos Informationen viel klarer und verständlicher vermitteln kann. Dies ist ein Mittelweg, der für die effektive asynchrone Kommunikation großer Informationsmengen genutzt werden kann, um die Produktivität des Teams aufrechtzuerhalten und gleichzeitig das Einfühlungsvermögen zu erhöhen.

4. Asynchrone Zusammenarbeit nutzen

Wie wir bereits erwähnt haben, gibt es einige Fälle, in denen die traditionelle Zusammenarbeit durch asynchrone Strategien modifiziert werden kann, um den Bedürfnissen eines Teams gerecht zu werden. Es ist schwer zu garantieren, dass die Mitarbeiter immer zu bestimmten Zeiten verfügbar sind, und selbst wenn sie es sind, kann es oft dazu führen, dass Arbeitsabläufe unterbrochen werden, um freie Zeit zu schaffen.

Bei der Zusammenarbeit an bestimmten Aufgaben gibt es je nach Projekt ein bestimmtes Maß an Dringlichkeit, was sich immer auf die Zusammenarbeit Ihres Teams auswirken wird. Wenn Ihr Team sich darüber im Klaren ist, welche Aufgaben erledigt werden müssen und welche Fristen einzuhalten sind, können Sie asynchrone Strategien zur Zusammenarbeit nutzen, um sich zu vernetzen und auf eine Weise zu kommunizieren, die für ein verteiltes Team effizienter ist. Auf diese Weise können globale Teams trotz der Herausforderungen, die entfernte Arbeitsumgebungen mit sich bringen, in Verbindung bleiben und zusammenarbeiten.

5. Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge

Wir haben oben einige der besten Tools für die Zusammenarbeit in Remote-Teams vorgestellt, aber das bedeutet nicht, dass diese Tools die einzigen sind, die Sie verwenden können. Es gibt eine ganze Reihe verschiedener Stacks, auf die sich Teams verlassen, um die Remote-Zusammenarbeit zu erleichtern, und jedes Team muss experimentieren, um die perfekte Mischung von Tools zu finden.

Anders als bei der traditionellen Zusammenarbeit kommen Remote-Teams nicht um den Einsatz von Software-Tools zur Erleichterung ihrer Kommunikation herum. Aus diesem Grund muss jeder eine Reihe von Tools auswählen, die für ihn am besten geeignet sind, damit sein Team sich entfalten und problemlos kommunizieren kann. Bei der Auswahl aus einer Vielzahl von Remote-Tools sollten Sie sich überlegen, welche Aktionen Ihr Team durchführen muss und wie diese Aktionen durch den Einsatz von Tools für die Remote-Zusammenarbeit verbessert werden können. Die von Ihnen ausgewählten Tools sollten die Effizienz fördern, auf Ihre wichtigsten Aktionsbereiche ausgerichtet sein und nahtlos ineinander übergehen, um ein nahtloses Erlebnis zu schaffen.

6. Klarheit und Ausrichtung beibehalten

Es ist wichtig anzumerken, dass mit der Zunahme der Fernkommunikation auch eine größere Klarheit erforderlich ist, um möglichen Missverständnissen zu begegnen. Selbst wenn Sie alle möglichen Maßnahmen ergreifen, um häufig zu kommunizieren und sich auszutauschen, kann es immer zu Missverständnissen kommen.

Eine klare Kommunikation muss Vorrang vor allem anderen haben. Wenn Sie bei allem, was Sie tun, der Klarheit den Vorrang geben, legen Sie auch Wert auf die Abstimmung, was ein weiterer entscheidender Faktor für eine erfolgreiche Remote-Zusammenarbeit ist. Wenn Ihr Team sich über alle Anforderungen und Prioritäten im Klaren ist, fällt es ihm viel leichter, zusammenzuarbeiten und gemeinsame Ziele zu erreichen. Diese Abstimmung ist der Schlüssel zur Remote-Zusammenarbeit und ermöglicht es den Teams, sich zu konzentrieren und mit höchster Effizienz zu arbeiten.

7. Zugängliche Dokumentation erstellen

Wenn man persönlich arbeitet, kann es leicht sein, sich schnell bei jemandem zu melden, ein Dokument zu finden und weiterzugehen. Bei der Online-Arbeit kann die Dokumentenverwaltung jedoch zu einem echten Albtraum werden, wenn sie nicht ordnungsgemäß überwacht wird. Die Erstellung einer zugänglichen Dokumentation ist ein Schlüsselfaktor für die Schaffung eines effizient arbeitenden Remote-Arbeitsbereichs, der es allen Beteiligten ermöglicht, auf dem Laufenden zu bleiben und über alles, was auftaucht, Bescheid zu wissen.

Da ein Arbeitsplatz bereits dezentral betrieben wird, ist die Einrichtung einer zugänglichen Cloud-Verwaltung eine der ersten Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen sollten, um ihren Raum zu organisieren und den Mitarbeitern eine klare Anleitung für den Zugriff auf erforderliche Dokumente zu geben.

Durch die Speicherung von Dokumenten in der Cloud entfallen Überarbeitungen und unnötige Überprüfungen, so dass die Teams mehr Einfluss darauf nehmen können, wie ihre Dokumente verwaltet werden und wer Zugriff darauf hat. Die Erstellung von Online-Dokumentationssystemen ist recht einfach – es wird lediglich ein gemeinsames Google Drive des Unternehmens und eine einfache Dateiverwaltung benötigt. Manche Teams bevorzugen andere Tools wie Dropbox oder Notion, aber alles ist möglich, solange Ihre Organisation auf eine ganzheitliche Lösung ausgerichtet ist.

Mit diesen Dokumentenverwaltungsplattformen entfällt die Notwendigkeit, sich mit den Mitarbeitern zu beraten, um die neueste Version eines Dokuments zu verstehen. Sie können aktualisierte Dateien bei Bedarf einfach anzeigen, Dokumente schnell aktualisieren und die richtige Datei finden. Darüber hinaus ermöglichen die meisten Plattformen die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten durch Teams, so dass keine Hin- und Her-Kommunikation mehr erforderlich ist und die Mitarbeiter einmal zusammenarbeiten können, bevor sie eine endgültige Version finden. Dies ist eine weitere zusätzliche Funktion, die die Produktivität durch Remote-Zusammenarbeit und zugängliche Dokumentation erhöht. Auch muss nicht jedes Dokument zugänglich sein, und die Verwaltung kann den Dokumentenzugriff sorgfältig strukturieren, um sicherzustellen, dass der Zugriff im gesamten Unternehmen angemessen verteilt ist.

8. Erleichterung informeller Interaktionen

Einer der frustrierendsten Aspekte eines Remote-Arbeitsplatzes ist die Unmöglichkeit, organische, informelle Interaktionen zu ermöglichen. Dies ist etwas, was in persönlichen Arbeitsumgebungen sehr fehlt und es viel schwieriger macht, eine starke Unternehmenskultur ohne diese Interaktionen aufzubauen.

Bei der Zusammenarbeit per Fernzugriff muss der Schwerpunkt auf der bewussten Schaffung von Räumen außerhalb der Arbeit und von Orten liegen, an denen die Menschen auf persönliche Weise miteinander kommunizieren können. Dabei kann es sich um geplante Aktivitäten, spezielle Kanäle oder strukturierte Wochen handeln, die eine Auszeit ermöglichen. In jedem Fall muss die Zusammenarbeit per Fernzugriff auch einige Interaktionen außerhalb der Arbeit umfassen, um den Aufbau einer Kultur und einen effektiven Teamzusammenhalt zu fördern.

9. Meetings optimieren

Bei der Zusammenarbeit per Fernzugriff werden Sie wahrscheinlich an viel mehr Besprechungen beteiligt sein als sonst, und das kann eine große Zeitverschwendung sein, wenn die Teams nicht wissen, wie sie Besprechungen effektiv durchführen können. Um die Zusammenarbeit aus der Ferne effektiv zu gestalten, müssen Teams lernen, wie sie Meetings optimieren können, um das Beste aus ihrer gemeinsamen Zeit herauszuholen.

Jede Sitzung sollte eine klare Tagesordnung, Ziele und Aktionspunkte haben. Es reicht nicht aus, nur eine allgemeine Tagesordnung zu besprechen; die Teams brauchen etwas Konkreteres, um sicherzustellen, dass sie täglich Fortschritte machen. Wenn Sie eine Führungsposition innehaben, sollten Sie Sitzungen im Voraus planen, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer einen festen Zeitplan vor Augen haben und es immer etwas Relevantes zu besprechen gibt. Die Abwechslung mit verschiedenen Übungen ermöglicht es den Teilnehmern, regelmäßig an neuen Aktivitäten teilzunehmen, wodurch ihre Motivation für die künftige Zusammenarbeit hoch bleibt.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Optimierung von Besprechungen ist das Führen von soliden Aufzeichnungen über alles, was gesagt und bearbeitet wurde. Damit wird der Wert mit der zugänglichen Dokumentation für das Team verschmolzen, aber es geht mehr darum, zu verfolgen, worum es in den Sitzungen geht, was gesagt wird und welche Maßnahmen folgen sollen. Remote-Teams müssen diese Dokumentation wirklich gut formalisieren, um sicherzustellen, dass sie in der Lage sind, alle ihre Meetings zu optimieren.

10. Erstellen von Flussdiagrammen und Protokollen

Bei der Arbeit in einem entfernten Arbeitsbereich muss nicht jede Frage in einer gemeinsamen Sitzung beantwortet werden. Manchmal, vor allem wenn man in einem zyklischen Arbeitsablauf arbeitet, kann ein persönliches Gespräch zur Klärung einer schnellen Frage dazu führen, dass Zeit verschwendet wird, anstatt eine effiziente Antwort zu geben. In solchen Situationen kann es effizienter sein, ein Flussdiagramm oder ein Workflow-Diagramm zu erstellen, um häufige Probleme, Aufgaben und Fragen zu visualisieren und den Mitarbeitern zu helfen, Hindernisse selbst zu beseitigen.

Die Erstellung von Kommunikationsprotokollen hilft dabei, festzulegen, wann es notwendig ist, sich zusammenzusetzen und ein Problem zu klären, und wann nicht. Die Erstellung von Flussdiagrammen kann dabei helfen, gängige Arbeitsabläufe oder Problemlösungsprozesse darzustellen, so dass die Mitarbeiter diese Prozesse bei Bedarf visualisieren können. Auf diese Weise kann Ihr Team visuelle Diagramme für die Zusammenarbeit nutzen, um die Effizienz zu steigern und die Zeit aller Beteiligten zu respektieren.

Die Verwendung dieser Kommunikationsdiagramme steigert nicht nur die Effizienz und hilft bei der Erstellung zugänglicher und skalierbarer Dokumentationen für ein Team, sondern schafft auch Grenzen innerhalb des Remote-Arbeitsbereichs. Wenn die Kommunikation im Vordergrund steht, fällt es den Menschen oft sehr schwer, den Arbeitsmodus abzuschalten und gesunde Grenzen für ihre Work-Life-Balance zu schaffen. Die Erstellung von Diagrammen kann eine Methode sein, mit der Teams abgrenzen können, was Unterstützung benötigt und wofür es bereits eine dokumentierte Anzahl von Lösungen gibt.

11. Den Zusammenhalt des Teams betonen

Der Aufbau einer Kultur und einer Gemeinschaft aus der Ferne kann sehr schwierig sein, und die Betonung des Teamzusammenhalts ist ein wesentlicher Bestandteil jeder erfolgreichen Strategie für die Zusammenarbeit aus der Ferne. Ähnlich wie bei der Umsetzung informeller Interaktionen müssen Teams Wege zur Zusammenarbeit finden, um den Zusammenhalt im Team zu stärken. Eine Möglichkeit, den Zusammenhalt von Teams zu stärken, besteht darin, gute Arbeit von Einzelpersonen und Teams gleichermaßen zu belohnen und anzuerkennen. Die Anerkennung von Engagement und harter Arbeit ist eine gute Möglichkeit, die kleinen Erfolge der Mitarbeiter anzuerkennen und ihnen dafür zu danken, dass sie das Team besser machen.

Diese Praktiken tragen nicht nur dazu bei, dass sich die Mitarbeiter in ihrer Rolle wohler fühlen, sondern auch dazu, dass das Team weiterhin mit gleichbleibender und gesteigerter Produktivität arbeiten kann. Weitere Strategien zur Stärkung des Teamzusammenhalts können die Durchführung virtueller Workshops, externe Teambuilding-Übungen, Brainstorming-Sitzungen und regelmäßige Teambesprechungen sein. All diese Aktivitäten tragen zum Aufbau von Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Teams bei, was ein wesentliches Element für einen starken Teamzusammenhalt ist. Wenn Teams einander vertrauen, können sie die Zusammenarbeit per Fernzugriff viel effizienter gestalten.

12. Zuständigkeiten klar definieren

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine effiziente Zusammenarbeit in einem entfernten Arbeitsbereich sind klar definierte Zuständigkeiten in allen Bereichen. Dies ist entscheidend für die Zusammenarbeit von Teams aus der Ferne und zwischen verschiedenen Teams und hilft jedem Team, richtig zu kommunizieren und Projekte erfolgreich abzuschließen.

Die Schaffung klarer Richtlinien und Verantwortlichkeiten für jede Person innerhalb eines Teams ermöglicht es ihnen, ihre Zusammenarbeit und Kommunikation effektiv zu strukturieren, um ihre individuellen und gemeinsamen Ziele bestmöglich zu erreichen. Die Festlegung von Zuständigkeiten für alle Teammitglieder schafft Klarheit, Struktur und Organisation für alle. Außerdem wird die Arbeit jedes Einzelnen eindeutig mit bestimmten Prioritäten in Verbindung gebracht, so dass die Mitarbeiter ihre Ausrichtung auf große Ziele klar erkennen können.

Diese Verantwortlichkeiten sollten für jeden Sprint erstellt und in der gemeinsamen Dokumentation festgehalten werden, um die individuellen und gemeinsamen Prioritäten zu kommunizieren und zu formalisieren. Wenn Ihr Team erst einmal weiß, wofür es zuständig ist, kann es effektiv kommunizieren und seine wichtigsten Prioritäten mit Leichtigkeit verfolgen.

Erfahren Sie mehr: Asynchrone vs. synchrone Zusammenarbeit

Vorteile der Remote-Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit per Fernzugriff bietet sowohl aus organisatorischer Sicht als auch im Hinblick auf die Vorteile für die Mitarbeiter eine Reihe von Vorteilen. Viele dieser Fragen waren im Umlauf, als die Fernarbeit im Jahr 2020 ihren Siegeszug antrat, aber jetzt wissen die Menschen viel besser, wie vorteilhaft die Zusammenarbeit per Fernzugriff wirklich sein kann. Hier sind einige der größten Vorteile der Remote-Zusammenarbeit.

• Unterstützt mehrere Arbeitsstile: Die Remote-Zusammenarbeit ist in der Lage, mehrere unterschiedliche Arbeitsstile zu berücksichtigen, so dass die Mitarbeiter so zusammenarbeiten und arbeiten können, wie es ihren Stärken am besten entspricht. Unabhängig davon, wie Sie am besten zusammenarbeiten, gibt es in der Toolbox für die Remote-Zusammenarbeit immer eine Lösung, die Ihre Anforderungen erfüllt.

• Kann die Produktivität steigern: Da die Menschen auf eine Art und Weise arbeiten, die personalisiert ist, um einen größeren Nutzen zu erzielen, können sie oft ihre Produktivität steigern, wenn sie die Remote-Zusammenarbeit nutzen. Mehr Eigenverantwortung bedeutet bessere Ergebnisse bei der Zusammenarbeit aus der Ferne.

• Einfache Anpassung an skalierbare Dokumentation: Die Zusammenarbeit per Fernzugriff ist oft Teil einer größeren digitalen Transformation, und das bedeutet, dass sich Unternehmen verstärkt auf gemeinsam genutzte Online-Dokumentation stützen werden. Diese Dokumente sind viel einfacher zu skalieren und zu verteilen als herkömmliche Versionen, so dass die Remote-Zusammenarbeit für jedes Unternehmen eine einfache Umstellung darstellt.

• Ein größerer Talentpool wird angezogen: Wenn Sie Stellen aus der Ferne anbieten, sind Sie nicht auf einen bestimmten geografischen Pool von Talenten beschränkt. Die Zusammenarbeit per Fernzugriff ermöglicht es Unternehmen, einzigartige und besondere Talente zu gewinnen und zu integrieren, sei es für eine Vollzeitstelle oder eine einzelne Zusammenarbeitssitzung. Diese Fähigkeit kann die technische Stärke eines jeden Teams erhöhen.

• Fördert die Kommunikationsfähigkeiten: Der Einsatz von Fernkommunikationstools ist nicht immer einfach, aber ein zusätzlicher Vorteil kann darin bestehen, die Kommunikationsfähigkeiten der Mitarbeiter zu verbessern. Die Zusammenarbeit per Fernzugriff erfordert eine aktive und häufige Kommunikation, die die Kommunikationsfähigkeiten aller Beteiligten aktiv verbessern wird.

• Geringere Unternehmensausgaben: Die Remote-Zusammenarbeit erfordert zusätzliche Software und Tools, um korrekt zu funktionieren, aber sie bedeutet auch, dass Unternehmen ihre Ausgaben gegenüber persönlichen Arbeitsplätzen enorm senken können. Aus organisatorischer Sicht ist diese Nettoeinsparung zu gut, um sie zu ignorieren.

• Erhöht die Flexibilität: Die Zusammenarbeit aus der Ferne bietet den Mitarbeitern mehr Flexibilität in ihrem Privat- und Berufsleben. Da die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben immer mehr verschwimmen, kann diese Flexibilität den Menschen helfen, sich auf sich selbst zu konzentrieren und gleichzeitig in ihrem Beruf erfolgreich zu sein.

• Vielseitigere Aktivitäten: Bei der Remote-Zusammenarbeit können die Teilnehmer eine Vielzahl von Vorlagen nutzen, um ihre Zusammenarbeitssitzungen zu strukturieren. Diese bearbeitbaren Vorlagen sind über ein Online-Whiteboard zugänglich und bieten eine Vielzahl von Rahmenbedingungen, die Teams bei jeder beliebigen Aktivität zum Erfolg verhelfen werden.

Herausforderungen der Fernzusammenarbeit

Die Zusammenarbeit per Fernzugriff kann sich zwar auf viele Teams sehr positiv auswirken, ist aber keine Einheitslösung für alle. Es wäre nachlässig, einige der Herausforderungen nicht zu erwähnen, mit denen Teams und Mitarbeiter konfrontiert sind, wenn sie zur Remote-Zusammenarbeit übergehen.

• Isolation: Im Zuge der Covid-19-Pandemie haben viele Menschen gelernt, dass sie an einem persönlichen Arbeitsplatz einfach besser zurechtkommen als bei der Arbeit von zu Hause aus. Allein von zu Hause aus zu arbeiten, kann manchmal sehr einsam sein, und manche Arbeitnehmer haben mit diesem Gefühl der Isolation wirklich zu kämpfen, was ihre Arbeitsprodukte und ihre psychische Gesundheit ernsthaft beeinträchtigen kann.

• Erreichbarkeitsbeschränkungen: Eine der größten Fragen, die sich Teams bei der Arbeit mit globalen Talenten stellen, ist die Frage, wie sie für potenzielle Mitarbeiter erreichbar bleiben. Wie bereits erwähnt, kann die asynchrone Zusammenarbeit eine Strategie sein, die hilft, Veränderungen bei Zeitzonen und Erreichbarkeit zu bewältigen. Wenn Teams jedoch nicht gut auf Änderungen in der Art der Zusammenarbeit reagieren, kann die mangelnde Zugänglichkeit für die Zusammenarbeit in Echtzeit ein unüberwindbares Problem darstellen. Bevor Sie aufgeben, sollten Sie mehrere Methoden der asynchronen Zusammenarbeit ausprobieren, aber wenn das nicht hilft, ist die Zusammenarbeit per Fernzugriff für Ihr Team möglicherweise nicht erfolgreich.

• Begrenzte persönliche Zeit: Bei der Arbeit aus der Ferne, selbst wenn Sie sich in derselben Zeitzone wie Ihr Team befinden, haben Sie naturgemäß viel weniger persönliche Zeit miteinander als an einem herkömmlichen Arbeitsort. Es kann schwierig sein, mit diesem Mangel an Interaktion zurechtzukommen, sowohl persönlich als auch beruflich, und egal, was Sie tun, Sie können die persönliche Zusammenarbeit mit Ihrem Team nicht direkt ersetzen.

• Erfordert ein selbstmotiviertes Team: Wenn Ihr Team von zu Hause aus arbeitet, gibt es naturgemäß weniger Aufsicht und Einfluss seitens der Geschäftsleitung. Unabhängig von der Verwendung von Instrumenten zur Verfolgung der Nutzung und zur Sicherstellung der Aktivität werden die Menschen viel mehr Raum haben, ihr eigenes Ding zu machen, während sie von unabhängigen Räumen aus arbeiten. Um bei der Fernzusammenarbeit produktiv und aktiv zu bleiben, ist ein sehr selbstmotiviertes Team erforderlich. Wenn Teams sich nur schwer selbst motivieren können oder in der Regel mehr Aufsicht benötigen, könnte die Zusammenarbeit per Fernzugriff eine besondere Herausforderung darstellen.

• Abhängig von Tools für die Zusammenarbeit: Wie bereits erwähnt, verlassen sich Teams bei der Remote-Zusammenarbeit in der Regel auf eine Reihe von Tools, um ihre Kommunikationskanäle aktiv zu halten. Das bedeutet jedoch, dass sie auf diese Werkzeuge angewiesen sind, um ihre Zusammenarbeit voranzutreiben. Wenn Sie von einem Tool abhängig sind, sind Sie allen Abstürzen, Bugs oder Fehlern des Systems ausgesetzt, und wenn Ihr Team nicht technisch versiert ist, können diese Ihren Fortschritt ernsthaft behindern.

Erfahren Sie mehr: Was ist Team Collaboration?

Schlussfolgerung

Die Zusammenarbeit per Fernzugriff ist eine äußerst wichtige Facette des modernen Arbeitsplatzes, und wenn Sie die Vorteile dieser Möglichkeit nutzen, kann dies für Ihr Team von großem Nutzen sein. Wenn Sie mehr über die besten Tools für die Remote-Zusammenarbeit erfahren und diese in Ihr Team integrieren möchten, sollten Sie sich unser kostenloses Online-Whiteboard-Tool ansehen.