Qu’est-ce que la cartographie des parties prenantes ? Définition, exemples, avantages et bénéfices

Table des matières

Comprendre le rôle des parties prenantes dans une entreprise est essentiel pour répondre à leurs attentes communes. Les opinions et les besoins réels des parties prenantes peuvent être un mystère, et le fait de dévoiler ces positions peut fournir des informations précieuses pour l’avenir. Une bonne compréhension de ce qu’ils veulent et de la manière de communiquer avec eux est nécessaire pour répondre à leurs attentes et peut être facilement réalisée en pratiquant la cartographie des parties prenantes.

Les parties prenantes doivent être distinguées des actionnaires et peuvent inclure toute personne ayant un intérêt substantiel dans le succès du produit/service. En revanche, le terme « actionnaires » désigne uniquement les personnes qui détiennent une participation dans l’entreprise. Ainsi, le terme « parties prenantes » peut s’appliquer à un éventail beaucoup plus large de clients, d’employés et d’investisseurs.

Dans ce guide, nous allons définir la cartographie des parties prenantes et discuter des principaux avantages de l’utilisation d’une carte des parties prenantes. Lisez la suite pour savoir pourquoi la cartographie des parties prenantes est essentielle pour toute entreprise en croissance.

Qu’est-ce que la cartographie des parties prenantes ?

La cartographie des parties prenantes est définie comme le processus d’identification, de schématisation et de hiérarchisation des parties prenantes par l’analyse de leur influence et de leur intérêt pour un projet. Les parties prenantes sont représentées sur une matrice à quatre quadrants, avec un intérêt et une influence croissants. Chaque quadrant sera classé en fonction de la position de la partie prenante sur l’échelle.

La carte des parties prenantes identifiera toutes les parties clés ayant des intérêts dans votre entreprise et les alignera efficacement sur un axe XY en fonction de leur intérêt et de leur influence relatifs dans votre projet. Ce faisant, vous pouvez hiérarchiser efficacement l’affectation des ressources, la stratégie de communication et l’orientation du produit en tenant compte du point de vue de vos parties prenantes. En outre, ce diagramme présente les positions de tous les acteurs concernés, ce qui vous permet de vous référer facilement à cette structure et de la communiquer.

Qui sont vos parties prenantes ?

Comme indiqué précédemment, le terme « parties prenantes » couvre plus de parties que les seuls actionnaires. Une partie prenante peut être toute personne ayant une influence et un intérêt dans un projet donné, qu’elle soit interne ou externe. La différence entre les parties prenantes internes et externes est essentielle, et la compréhension des différences entre les deux vous aidera à définir des priorités claires pour votre projet. Voici quelques-unes des différences entre les parties prenantes internes et externes.

Parties prenantes internes

Les parties prenantes internes sont les personnes qui travaillent avec l’entreprise à l’élaboration, à la promotion, à la réalisation et à la participation d’un projet. Leur niveau d’implication peut varier, mais ils ont tous un lien direct avec le projet. Voici quelques exemples de parties prenantes internes :

• CEO, COO, CTO, etc.

• Gestionnaires (projet, produit, etc.)

• Salariés

• Conseillers internes

• Équipe de développement

Parties prenantes externes

Les parties prenantes externes sont des personnes qui peuvent avoir un lien avec votre projet mais qui n’en font pas partie. Le projet aura un impact sur eux, mais ils ne participent pas à sa construction. Voici quelques exemples de parties prenantes externes :

• Clients

• Fonctionnaires du gouvernement

• Parrains

• Fournisseurs

• Clients

• Prêteurs

La cartographie des parties prenantes est généralement bénéfique pour toute entreprise, mais elle s’applique à des scénarios plus spécifiques. Dans ces scénarios, il y aura généralement de nouvelles parties prenantes à aborder et de nouvelles relations à prendre en compte, de sorte qu’il peut être extrêmement utile d’en dresser la carte.

Exemple de cartographie des parties prenantes

La cartographie des parties prenantes est une représentation visuelle des relations entre une organisation et ses différentes parties prenantes. Il permet d’identifier et d’analyser les intérêts, l’influence et l’importance des différentes parties prenantes d’un projet, d’une initiative ou d’une organisation. Voici un exemple de carte des parties prenantes :

Quadrant 1 : Grande influence, grand intérêt (gestion étroite)

Principaux clients (existants) :

• Intérêt : Élevé (en fonction du produit/service)
• Influence : Élevée (fournit un retour d’information précieux)

Principaux investisseurs :

• Intérêt : Élevé (performances financières)
• Influence : Élevée (peut avoir un impact sur les décisions stratégiques)

Quadrant 2 : Forte influence, faible intérêt (rester satisfait)

Organismes de réglementation gouvernementaux :

• Intérêt : Faible (pas directement concerné)
• Influence : Élevée (peut imposer des réglementations)

Quadrant 3 : Faible influence, intérêt élevé (se tenir informé)

Représentants syndicaux des employés :

• Intérêt : Élevé (préoccupé par la sécurité de l’emploi)
• Influence : Faible (impact limité sur les décisions stratégiques)

Quadrant 4 : Faible influence, faible intérêt (moniteur)

Communauté locale :

• Intérêt : Faible (indirectement affecté par les opérations)
• Influence : Faible (impact limité sur les activités quotidiennes)

Voici trois exemples de parties prenantes à analyser dans des scénarios spécifiques.

1. Création d’un projet interne

Les projets internes sont généralement ceux qui subissent le moins d’influence extérieure, de sorte que l’établissement d’une carte des parties prenantes est un processus relativement simple. Pour l’essentiel, il s’agit des personnes ayant une influence directe sur l’orientation, la création et le développement du projet. Les parties prenantes pourraient être les suivantes

• Direction générale

• Chefs de projet

• Équipe de développement

• Équipe de conception

• L’équipe marketing

2. Entrer sur un nouveau marché

Les groupes de parties prenantes se compliquent lorsqu’il s’agit d’innovation commerciale, et l’entrée sur un nouveau marché est une situation où la cartographie des parties prenantes peut être utile. Voici quelques groupes de parties prenantes possibles pour ce scénario :

• Marché cible: Lorsque vous pénétrez sur un nouveau marché, vous devez cibler et convertir un nouveau groupe d’utilisateurs. À quoi ressemble cet utilisateur ? En quoi sont-ils différents des autres utilisateurs ? Essayez d’utiliser un
  Carte Persona
  s’il est difficile de comprendre le profil d’un nouveau client.

• Clients existants: Ce n’est pas parce que vous pénétrez sur un nouveau marché que vos clients existants disparaissent. Comment leur expérience change-t-elle ? Comment les optimiser pour lutter contre l’isolement ?

• Nouveaux partenaires: Les nouveaux marchés s’accompagnent de nouveaux partenaires, de nouveaux sponsors et de nouvelles opportunités. Comment ces partenaires interagissent-ils avec l’entreprise ? Y a-t-il des sous-groupes dont il faut tenir compte ? Quels sont les partenariats les plus importants pour réussir ?

3. Innovations commerciales

Lorsque vous innovez dans votre entreprise, vous devez trouver un équilibre entre les parties prenantes internes et les nouvelles parties externes. Voici quelques parties à prendre en compte dans cette situation :

• Clients existants et nouveaux: Comprendre les besoins besoins de vos clients est essentiel pour améliorer leur expérience. Dans l’idéal, vos innovations amélioreront l’expérience des clients existants et permettront à votre entreprise d’atteindre de nouveaux clients. Essayez d’explorer une
  carte du parcours client
  si vous avez besoin d’aide pour cartographier cette expérience.

• Investisseurs: L’expansion de votre entreprise s’accompagne souvent d’une augmentation des investissements ou de nouveaux investissements, ce qui peut entraîner l’arrivée de nouveaux investisseurs ou modifier la dynamique avec les partenaires existants. Réfléchissez à la manière dont les nouveaux investissements pourraient jouer un rôle dans le positionnement de vos parties prenantes et à la manière dont cela se traduira dans leur engagement et leurs attentes.

• Écosystème: Lors de la création d’un produit, si l’écosystème concurrentiel n’a pas d’influence sur vos activités, il peut certainement guider et inspirer votre travail. Veillez à cartographier, éventuellement dans une couleur différente ou sur une autre carte, l’influence que d’autres produits ont sur vos plans et la manière dont ils informent vos parties prenantes.

• Chaîne d’approvisionnement: Pour les entreprises proposant des produits physiques, la création d’un nouvel article implique la mise en place d’une nouvelle chaîne de livraison ou l’optimisation de la chaîne existante. Réfléchissez à la manière dont ces parties prenantes sont affectées par vos innovations et aux changements que vous pourriez apporter pour les satisfaire.

Quelles sont les parties prenantes auxquelles vous donnez la priorité ?

Comprendre comment hiérarchiser vos parties prenantes est un processus minutieux qui dépend des objectifs internes et externes de votre entreprise. Cela dépendra également du nombre de parties intéressées et de la manière dont vous envisagez de les gérer. Il est important de donner la priorité aux bonnes parties prenantes, et tout commence par la création d’une carte des parties prenantes.

Les quatre quadrants d’une carte des parties prenantes permettent de clarifier la manière dont vous pouvez approcher les parties prenantes ayant différents niveaux d’intérêt et d’influence. Les quatre quadrants d’une carte des parties prenantes sont les suivants :

• Peu d’influence, peu d’intérêt (Moniteur)

• Peu d’influence, beaucoup d’intérêt (Keep Informed)

• Forte influence, faible intérêt (Maintenir la satisfaction)

• Grande influence, grand intérêt (Gérer de près)

Maintenant que nous avons une brève compréhension de la carte des parties prenantes, voyons comment l’utiliser au mieux.

Comment utiliser une carte des parties prenantes

Que vous ayez besoin de mieux comprendre le positionnement de vos parties prenantes ou de développer des solutions spécifiques pour elles, une carte des parties prenantes est un excellent outil pour aider à analyser leurs besoins. Voici un guide pour créer une carte détaillée des parties prenantes.

Remue-méninges sur les parties prenantes

La première étape de la création d’une carte des parties prenantes consiste à faire un brainstorming sur les parties prenantes internes et externes. Le choix des parties prenantes à inclure se fera finalement par préférence, mais il est important de tenir compte de leur influence, de leur intérêt, de leurs contributions passées et de leur impact potentiel. En outre, si les objectifs de votre atelier collaboratif sont différents, cela peut avoir une incidence sur les personnes que vous incluez. Dans la mesure du possible, essayez d’inclure autant de parties propriétaires que possible et d’intégrer des clients à gros budget pour comprendre la position des parties prenantes les plus influentes.

La carte des parties prenantes commence sur un
tableau blanc en ligne
en organisant une séance de remue-méninges avec les parties prenantes. Vous les analyserez et les consignerez dans une banque de notes à côté de la matrice. Cela vous permet de les regrouper avant d’examiner où ils se situent dans la matrice.

Après avoir fait un brainstorming sur les parties prenantes, vous commencerez à les représenter sur le modèle. Il y a quatre sections dont nous parlerons ci-dessous, chaque section correspondant à un quadrant différent de la carte des parties prenantes.

Quadrant 1 : Contrôler

La section « moniteur » se trouve en bas à gauche de la carte des parties prenantes et correspond au niveau d’influence et d’intérêt le plus bas. C’est dans cette partie que vous réunirez les parties prenantes qui se situent à la périphérie du projet et dont les opinions n’ont pas beaucoup d’influence sur votre prise de décision.

La stratégie d’engagement optimale pour ces parties prenantes consiste à les suivre périodiquement et à rester partiellement engagé avec elles. Parce qu’ils ont un certain intérêt mais ne sont pas très engagés, il est important de s’assurer que cet intérêt est maintenu au fil du temps. En surveillant leur comportement et leur engagement, vous pouvez mieux comprendre ce qui les attire spécifiquement vers votre entreprise et ce qu’ils recherchent. Grâce à cela, vous pouvez commencer à pousser les choses que vous savez à piquer leur intérêt dans le but d’augmenter leur engagement.

Quadrant 2 : Se tenir informé

La section « se tenir informé » relève de la catégorie « intérêt élevé, mais influence faible », ce qui signifie que de nombreuses personnes dans cette section sont extrêmement intéressées par l’entreprise, mais n’ont pas d’influence significative sur son orientation. Un exemple d’utilisateur de ce type pourrait être un client régulier qui utilise le produit avec avidité, mais qui n’a aucune influence sur son orientation.

Avec ces parties prenantes, il est important de les informer et de les tenir au courant tout en maintenant leur niveau d’intérêt. Même s’ils n’ont pas leur mot à dire sur le produit, ils se sentent plus importants lorsqu’ils sont informés de l’évolution de votre entreprise.

Ces parties prenantes seront informées sur l’entreprise et constitueront une source essentielle de retour d’information au fur et à mesure qu’elles interagiront avec le produit/service. Pour obtenir un retour d’information cohérent, il est essentiel de maintenir le niveau d’intérêt des parties prenantes au moyen de feuilles de route, d’enquêtes et d’autres mécanismes d’engagement.

Quadrant 3 : Rester satisfait

C’est dans la section « satisfaire » que l’on pense traditionnellement placer la plupart des parties prenantes, et c’est là que se trouveront de nombreuses parties influentes. Cette section se situe dans la partie du diagramme où l’influence est élevée et l’intérêt faible, ce qui signifie que les parties de cette section ont une grande influence sur l’entreprise mais ne s’intéressent pas entièrement aux opérations quotidiennes.

Les parties prenantes de cette section font souvent partie des groupes de propriété ou de financement.

Lorsque vous répondez aux attentes de ces parties prenantes, vous devez être en mesure de comprendre leurs objectifs pour l’entreprise et de les intégrer à vos objectifs personnels. Cela permet de créer des scénarios gagnant-gagnant pour les parties prenantes et l’entreprise et de les satisfaire à l’avenir.

Cette catégorie de parties prenantes peut parfois créer des conflits avec d’autres parties car, bien qu’ils ne soient pas des champions du produit, ils ont leurs propres exigences en ce qui concerne l’orientation de l’entreprise. Ces demandes peuvent souvent entrer en conflit avec les intérêts d’autres personnes et nécessitent généralement un compromis pour trouver une solution.

Quadrant 4 : S’engager activement

La dernière section est la plus critique de toute la carte des parties prenantes et c’est la section « s’engager activement ». Cette partie correspond à la fois à une influence et à un intérêt élevés, ce qui signifie que les parties de cette section seront vos parties prenantes les plus importantes.

Ces parties prenantes auront une grande influence sur l’orientation de l’entreprise et de grands espoirs pour le projet lui-même. Cela signifie qu’ils sont extrêmement intéressés par la réussite de l’entreprise, mais qu’ils ont également une grande influence sur le processus décisionnel global.

Ces personnes doivent être impliquées régulièrement et consultées sur le produit, car elles constituent le groupe d’intérêt le plus important pour le succès de votre entreprise. La stratégie d’engagement optimale pour ce groupe consistera en des contacts fréquents et une implication stratégique, car il s’agit des parties prenantes les plus importantes.

Facultatif : Catégoriser les parties prenantes

Après avoir terminé la carte des parties prenantes, il est constructif d’utiliser vos résultats et de classer les parties prenantes en plusieurs catégories. Voici trois catégories dans lesquelles vos parties prenantes pourraient se classer une fois que vous aurez terminé.

• Des parties prenantes engagées: Ce sont les parties engagées dans le produit et elles devraient toujours être au courant. Leurs opinions sont importantes et elles auront un impact sur la croissance future.

• Parties prenantes intéressées: Ces personnes, bien qu’elles utilisent et apprécient le produit, ne sont pas aussi engagées que le groupe précédent. Il convient de les surveiller pour s’assurer qu’ils ne sont pas complètement perdus.

• Utilisateurs: Les utilisateurs sont au cœur du produit et leur avis doit toujours être pris en compte dans le processus de création. Bien que leurs réactions ne soient pas aussi cruciales que celles des parties prenantes engagées, elles doivent être considérées comme prioritaires à leur manière, en accordant une grande attention à leurs besoins.

La catégorisation des parties prenantes est une autre façon de les organiser pour créer une stratégie d’engagement efficace. Que vous souhaitiez vous engager dans une stratégie basée sur les quatre quadrants ci-dessus ou dans une stratégie qui dépend de l’engagement, une carte des parties prenantes peut vous permettre de définir des priorités claires pour votre entreprise.

Quels sont les avantages de la cartographie des parties prenantes ?

L’utilisation d’une carte des parties prenantes est avantageuse pour les équipes qui cherchent à schématiser leurs parties prenantes, à comprendre leur positionnement et à collaborer sur les solutions possibles. Si cela ne suffit pas, voici quelques-uns des principaux avantages de l’utilisation d’une carte des parties prenantes.

1. Établir des priorités en connaissance de cause

La cartographie des parties prenantes n’est pas seulement un outil visuel ; elle permet de positionner vos parties prenantes et vous informe de leur influence et de leur pouvoir relatifs. Il s’agit d’une considération importante et, sans cartographie des parties prenantes, il peut être difficile de discerner celles qui ont le plus d’influence.

2. Impliquer les parties prenantes

Un objectif commun de la carte des parties prenantes est de créer un plan d’engagement pour la communication et l’intégration des parties prenantes dans le projet. La cartographie des parties prenantes vous permet de déterminer qui sera le plus touché, d’où proviennent les ressources les plus importantes et quelles sont les parties prenantes sur lesquelles vous devez vous concentrer à l’avenir.

3. Permet le classement

La carte des parties prenantes étant dynamique et modifiable, vous pouvez à tout moment modifier l’organisation des parties. Non seulement vous pouvez les organiser différemment, mais vous pouvez aussi les classer librement dans les quadrants sur un axe XY. Ce système de classement vous permet de positionner les différents partis à des endroits légèrement différents en fonction de leurs besoins et opinions spécifiques, ce qui est beaucoup plus difficile à faire sans une interface visuelle commune.

4. Créer un alignement de l’équipe

L’utilisation d’une interface collaborative signifie que les personnes peuvent partager leurs opinions, leurs préférences et leur processus de réflexion en temps réel. Cette transparence et cette communication créent une compréhension concrète et partagée entre toutes les personnes travaillant sur la carte des parties prenantes. Cette compréhension commune est le moyen le plus facile de faire avancer votre stratégie d’engagement et garantit que les personnes travailleront pour atteindre un objectif commun.

5. Une stratégie d’engagement en plein essor

L’une des principales raisons de remplir une carte des parties prenantes est de créer une stratégie d’engagement. Cette stratégie est beaucoup plus facile à formuler lorsque vous pouvez visualiser le positionnement de plusieurs parties prenantes sur le même tableau. Vous pouvez ensuite les comparer directement et élaborer une stratégie d’engagement qui réponde à tous vos objectifs.

6. Aversion pour le risque

En créant des cartes des parties prenantes, vous obtenez une bonne image non seulement de toutes les parties intéressées, mais aussi de la manière dont elles se situent les unes par rapport aux autres. L’absence d’une carte des parties prenantes peut empêcher de comprendre comment les différents intérêts s’opposent et se disputent les priorités, alors que la visualisation sur une carte des parties prenantes permet une comparaison directe.

En visualisant les intérêts sur un tableau blanc en ligne, vous pouvez atténuer certains des risques liés au fait de plaire aux différentes parties et créer la stratégie la plus mutuellement bénéfique pour vous et vos parties prenantes.

Avantages de la cartographie des parties prenantes

La cartographie des parties prenantes présente plusieurs avantages pour les organisations et les projets. Il s’agit d’un outil précieux pour la planification stratégique, la gestion des risques et l’engagement efficace des parties prenantes. Voici quelques-uns des principaux avantages de la cartographie des parties prenantes :

• Meilleure compréhension des parties prenantes : La cartographie des parties prenantes permet aux organisations d’identifier et de classer toutes les parties prenantes pertinentes, ce qui les aide à mieux comprendre qui est concerné par le projet ou l’organisation, ou qui peut l’être.

• Établissement de priorités : En classant les parties prenantes en fonction de leur niveau d’intérêt et d’influence, les organisations peuvent hiérarchiser leurs efforts et leurs ressources, en se concentrant sur celles qui ont l’impact le plus important sur la réussite du projet.

• Communication sur mesure : Comprendre les intérêts, les besoins et les préoccupations des différents groupes de parties prenantes permet aux organisations d’adapter leurs stratégies de communication. Cela garantit que les messages et les interactions sont pertinents et trouvent un écho auprès de chaque partie prenante, augmentant ainsi la probabilité d’un soutien et d’une coopération.

• Atténuation des risques : En identifiant les opposants potentiels et en comprenant leurs préoccupations, les organisations peuvent aborder les problèmes de manière proactive et atténuer les risques. Cela peut contribuer à prévenir les conflits et les difficultés qui pourraient survenir de manière inattendue.

• Allocation des ressources : Une cartographie efficace des parties prenantes permet aux organisations d’allouer plus efficacement leurs ressources, telles que le temps, le budget et le personnel. Ils peuvent se concentrer sur les parties prenantes prioritaires et les domaines qui auront le plus d’impact.

• Résolution des conflits : En cas de conflit ou de différend, le fait de disposer d’une carte claire des parties prenantes peut servir de cadre à la résolution des problèmes. Elle permet d’identifier les causes profondes des conflits et d’élaborer des stratégies de résolution.

• Aide à la prise de décision : Les cartes des parties prenantes offrent des informations précieuses pour les processus de prise de décision. Comprendre l’impact potentiel de diverses décisions sur les différentes parties prenantes peut aider les organisations à faire des choix conformes à leurs objectifs et à leurs valeurs.

• Amélioration de la réputation et de la confiance : Un engagement efficace avec les parties prenantes peut renforcer la confiance et améliorer la réputation d’une organisation. Ceci est particulièrement important pour les entreprises, les organisations à but non lucratif et les agences gouvernementales qui recherchent le soutien et la confiance du public.

• L’établissement de relations à long terme : En entretenant des relations ouvertes et constructives avec les principales parties prenantes, les organisations peuvent favoriser des partenariats à long terme qui profitent aux deux parties. Ceci est particulièrement important pour la durabilité et le succès à long terme.

• Conformité réglementaire : Dans certains secteurs, les agences de régulation et les organismes gouvernementaux peuvent être des parties prenantes ayant une influence significative. Comprendre et respecter leurs exigences peut aider les organisations à rester en conformité et à éviter les problèmes juridiques.

• Innovation et collaboration : L’identification de collaborateurs et de partenaires potentiels parmi les parties prenantes peut déboucher sur des solutions innovantes et des possibilités de collaboration qui n’auraient peut-être pas été visibles sans la cartographie des parties prenantes.

• Amélioration continue : La cartographie des parties prenantes est un processus dynamique qui doit être revu régulièrement pour s’adapter aux changements de circonstances et à l’évolution des intérêts des parties prenantes. Ce processus d’examen et d’adaptation continus aide les organisations à rester réactives et efficaces.

La cartographie des parties prenantes est un outil précieux qui peut améliorer la prise de décision, réduire les risques, renforcer les relations et contribuer au succès global d’une organisation ou d’un projet en fournissant une vue d’ensemble des parties prenantes impliquées et de leurs rôles et intérêts respectifs.

Comment Ideascale Whiteboard vous aide-t-il à identifier les intérêts des parties prenantes ?

IdeaScale Whiteboard est la plateforme idéale pour cartographier l’intérêt des parties prenantes, créer une stratégie d’engagement et collaborer sur des tâches partagées afin de s’assurer que votre carte apporte des changements concrets. Dans ce cadre, vous serez en mesure d’évaluer :

• Les motivations et les priorités de chaque partie prenante

• Influence et intérêt comparés entre les parties

• Obstacles potentiels à la réalisation de vos objectifs

Tous ces détails sous-jacents peuvent être résolus en utilisant Ideascale Whiteboard et en collaborant avec votre équipe. En outre, chacun de ces détails peut être développé dans une autre section de votre tableau, ce qui vous permet d’analyser de plus petits détails parallèlement à votre carte des parties prenantes. Grâce à cette polyvalence, Ideascale Whiteboard est en mesure de combiner plusieurs exercices de collaboration différents en même temps pour offrir une expérience holistique.

Conclusion

Si vous vous demandez comment impliquer vos parties prenantes et comment elles se situent les unes par rapport aux autres, la cartographie des parties prenantes est l’exercice idéal à réaliser avec votre équipe.